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La Fonction IF

Que vous souhaitiez commencer à utiliser la colonne Formule pour la première fois ou que vous souhaitiez devenir un expert de la colonne Formule, il y a de fortes chances que la fonction IF soit l'endroit où vous arriviez. Compte tenu des possibilités quasi illimitées de la fonction IF, il n'est pas étonnant qu'elle soit la fonction la plus utilisée dans la colonne Formule !

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Dans cet article, nous allons d'abord apprendre les bases de la fonction IF et nous explorerons d'autres variations et conditions qui peuvent lui être ajoutées. Les sujets abordés comprennent : 

Poursuivez votre lecture pour tout savoir sur la fonction IF, son fonctionnement et quelques exemples d'utilisation. 🙌

 

Comprendre la fonction IF 

Si vous êtes nouveau dans le monde des formules, vous vous demandez certainement : « Qu'est-ce que la fonction IF ? » En fait, la fonction IF est un type de formule utilisé pour créer une déclaration conditionnelle qui renvoie une valeur selon que la condition définie est remplie ou non.

Dans sa forme la plus simple, une formule de fonction IF est structurée comme suit : 

  1. Premièrement, la condition (ex : IF({Status}=« Fait »)
  2. Ensuite, la valeur renvoyée si la condition est remplie (ex : « YAY ! » ). 
  3. Enfin, la valeur renvoyée si la condition n'est pas remplie (ex : « Pas encore... »)

Lorsqu'elle est combinée en une seule formule, elle ressemble à ceci :

Formule : IF({Status}=« Fait »,« YAY ! »,« Pas encore... »)

 

Voyons ça en détail !

Dans l'exemple ci-dessus, la formule signifie que si le statut est défini sur « Fait », elle renvoie la valeur « YAY ! ». D'autre part, si le statut n'est pas défini sur « Fait », il renvoie la valeur « Pas encore... ». Par conséquent, le résultat de cette formule est conditionnel au fait que le statut ait ou non l'étiquette de « Fait ».

 

Voici à quoi il ressemblera une fois placé dans un tableau ! ⬇️

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Remarque : vous devez utiliser des parenthèses pour ouvrir et fermer une instruction IF, ainsi que toute autre instruction dans une formule. Tout au long de cet article, cela sera indiqué par l'utilisation de parenthèses colorées dans tout exemple de formule fourni.

 

Cas d'utilisation simple de la fonction IF

Maintenant que nous avons compris ce qu'est la fonction IF, et comment elle est structurée dans sa forme la plus basique, examinons un cas d'utilisation de suivi budgétaire pour voir comment la fonction IF peut être utilisée dans un exemple réel ! 

 

 

Le tableau ci-dessus est utilisé pour suivre le budget d'une organisation. Grâce à la colonne Formule, renommée « Over/Under Budget », nous pouvons voir d'un coup d'œil comment le montant réel des dépenses se compare au budget fixé. La formule suivante est utilisée ici : 

 

Formule : IF( {Budgeted}<{Actual Spending},« Over Budget »,« Under Budget » )

 

Avec cette fonction en place, la colonne de Formule indiquera si la valeur « Budgétée » est moins que la valeur des « Dépenses réelles ». Si la valeur « Budgétée » est effectivement inférieure à la valeur des « Dépenses réelles » , le texte « Over Budget » s'affiche. Sinon, si cette condition n'est pas remplie et que la valeur « Budgétée » est supérieure à la valeur « Dépenses réelles », le texte « Under Budget » sera affiché à la place.

 

Utilisation des condition ET/OU avec la fonction IF

Lorsque vous utilisez la fonction IF, vous pouvez être amené à spécifier des conditions supplémentaires. Ceci sera particulièrement important lorsque vous chercherez à construire des calculs plus longs et plus complexes ! Pour cette raison, d'autres fonctions logiques telles que ET ou OU peuvent être combinées avec la fonction IF.

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Comme indiqué ci-dessus, lorsqu'une condition ou une fonction supplémentaire est ajoutée à une formule IF, l'énoncé supplémentaire (c.-à-d. ET({Total Sales}>350000,{Deals}>12)) seront inclus dans l'énoncé initial IF. Allons plus loin dans un exemple de condition ET, suivi d'un exemple de condition OU, pour voir comment cela fonctionne !

 

Condition ET

La fonction ET peut être utilisée dans une formule IF pour vous permettre de tester plusieurs conditions afin d'afficher une valeur. Lorsque vous utilisez cette option, toutes les conditions mises en place doivent être remplies pour qu'une valeur s'affiche. Si une seule ou plusieurs de ces conditions sont remplies, la valeur placée dans la formule définie pour les conditions qui ne sont pas remplies s'affiche à la place. 

Considérons le tableau de Gestion des prospects de vente ci-dessous pour voir un exemple de la façon dont les fonctions IF et ET peuvent être combinées pour déterminer si une prime de 2 500 $ doit être reçue ou non :

 


Sur ce tableau, nous avons ajouté une colonne de formule intitulée « Valeur de la prime » pour afficher le montant de la prime de 2 500 $ qu'un représentant commercial peut être en droit de recevoir. Pour qu'un commercial puisse recevoir la prime de 2 500 $, la taille de l'affaire doit être supérieure à 3 500 00 $ et le statut du paiement doit être marqué comme « Payé ». La formule suivante peut nous permettre d'effectuer cette opération :

 

Formule : IF( ET( {Deal size}>350000,{Payment}=« Payé » ) ,« 2 500 »,« 0 $ » )

 

L'exemple de formule ci-dessus fonctionnera ainsi : 

  • La formule lira d'abord si la Taille de la transaction est supérieure à 350 000 et la colonne statut de Paiement est marquée comme « Payé »
  • Si ces deux conditions sont remplies, la valeur « 2 500 $ » sera renvoyée.
  • Sinon, si l'une ou l'autre de ces conditions n'est pas remplie, la formule renvoie la valeur « 0 $ ».

Génial ! Grâce à la combinaison de la fonction ET et IF, notre formule peut nous aider à déterminer facilement si un représentant commercial est qualifié pour une prime de 2 500 $ ou non ! 💥

 

Condition OU

De manière similaire à la condition ET, la fonction OU vous permet également de tester plusieurs conditions différentes pour qu'une valeur s'affiche. La principale différence entre les deux est que pour la condition OU, , une seule des conditions posées doit être remplie pour qu'une valeur s'affiche.

 

Pour voir cela en action, prenons en compte le tableau Commissions de l'équipe commerciale ci-dessous ! Comme pour le cas d'utilisation précédent, ce tableau nous permet de calculer un taux de bonus pour chacun de nos représentants commerciaux. Toutefois, cette fois, la colonne de formule (intitulée « Taux de bonus ») prend en compte d'autres variables lors de ce calcul. 

 

 

Cette fois, pour qu'un représentant commercial soit considéré comme méritant un bonus, une seule des deux conditions doit être remplie :

  • Soit le montant total de leurs ventes doit être supérieur ou égal (>=) à l'Objectif de vente
  • ou leur nombre de comptes doit être supérieur ou égal à (>= ) l'Objectif de compte

Pour parvenir à ce calcul, la formule ressemblera à ceci :

 

Formule : IF( OU( {Total sales}>={Sales goal},{# accounts}>={Account goal} ) ,{Total sales}*{Commission rate},0 )

 

Si l'une des deux conditions est remplie (Ventes totales >= Objectif de vente ou Nombre de comptes >= Objectif du compte), le représentant commercial sera alors admissible à une prime qui sera calculée en multipliant sa valeur Ventes totales par le taux de commission. Sinon, si aucune de ces conditions n'est remplie, son taux de prime sera de 0 $.

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Formule IF « Imbriquée »

Le type final de fonction IF qui sera exploré ici, appelé formule « Imbriquée » IF, fonctionne en incorporant plusieurs fonctions IF dans une autre. Cette fonction est utilisé lorsque vous souhaitez tester plusieurs conditions différentes et que vous souhaitez qu'une valeur spécifique soit présentée en fonction de laquelle de ces conditions sont remplies.

 

Pour comprendre comment cela peut fonctionner, prenons en compte le tableau ci-dessous qui est utilisé pour gérer une entreprise de fabrication de t-shirts ! La colonne Formule, intitulée « Prix par unité », sera notre priorité pour ce cas d'utilisation.

 

 

Dans ce tableau, il existe trois types de t-shirts différents indiqués par la colonne Statut intitulée « Type de T-shirt » : Ironman, Thor et Captain America. En utilisant une formule IF imbriquée, nous pouvons facilement et automatiquement afficher le Prix par unité en fonction du type de T-shirt sélectionné !

 

Avant de vous plonger dans cette formule, il est important de noter que les différents types de T-shirt sont tarifés comme suit :

  • Thor : 15 $
  • Ironman : 20 $ 
  • Captain America : 30 $

Afin d'afficher le prix par unité, en fonction du type de T-shirt (étiquette de statut) sélectionné, nous voulons inclure trois fonctions IF différentes qui sont imbriquées les unes dans les autres.

Pour créer une formule qui reflète cette logique, nous allons d'abord vérifier si le type de T-shirt est « Thor », si c'est le cas, la valeur présentée est 15 (sur la base de son coût). Si cette condition n'est pas remplie, nous passons à l'instruction IF suivante, dans laquelle nous vérifions si le type de T-shirt est « Ironman », et si c'est le cas, le résultat sera 20. Pour l'option finale, nous allons tester si le type de T-shirt est « Captain America » et si c'est le cas, il en résultera une valeur de 30. Si aucune de ces conditions n'est remplie, 0 s'affiche.

La formule résultante ressemblera à ceci : 

 

Formule : IF( {T-shirt Type}=« Thor »,15, IF( {T-shirt Type}=« Ironman »,20, IF( {T-shirt Type}=« Captain America »,30,0 ) ) )

 

Avez-vous remarqué que chaque fonction IF a ses propres parenthèses qui ouvrent chaque déclaration séparément, puis qu'elles se referment toutes ensemble à la fin ? C'est ainsi que doit être structurée une fonction IF imbriquée pour qu'elle fonctionne correctement. 

 

Une fois cette formule en place, le prix par unité s'affiche automatiquement en réponse à un type de T-shirt sélectionné ! 🙌 

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Génial ! Nous espérons que cet article vous a fourni les bases nécessaires pour commencer à explorer la fonction IF dans la colonne Formule. Il y a tellement de calculs que vous pouvez créer avec cela, et vous pouvez vraiment être créatif ici !

 

Remarque : pour obtenir d'autres conseils, astuces et informations générales sur l'utilisation de la colonne Formule, consultez cet article. Vous trouverez également d'autres exemples de formules dans notre article Cas d'utilisation des formules .

 

Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.