Pouvons-nous vous aider?

Qu'est-ce que le Timeline ?

La colonne Timeline vous donne une représentation visuelle du temps dont vous ou votre équipe disposez pour terminer un élément ou un projet ! Utilisez cette colonne pour afficher le Timeline de n'importe quel élément, ou le total pour un groupe d'éléments ! Vous pouvez également utiliser la vue Timeline pour obtenir un aperçu visuel de l'ensemble de vos tâches ! 

 

La colonne Timeline

Cliquez sur le signe « + » à droite de votre dernière colonne et sélectionnez « Timeline » pour ajouter la colonne Timeline à votre tableau. Cliquez alors dans une cellule du calendrier pour ouvrir un calendrier dans lequel vous pourrez sélectionner la date de Début et de Fin de l'élément. 

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À présent, vous voyez la date limite de la tâche, mais également une batterie qui indique sa progression depuis sa date de début jusqu'à sa date de fin ! La couleur de la batterie correspond à la couleur du groupe et représente le temps écoulé depuis la date de début jusqu'à aujourd'hui. La partie noire de la batterie représente le temps restant pour travailler sur la tâche !

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Ajouter un résumé du Timeline

Ajoutez un résumé du Timeline à votre colonne Timeline pour afficher une batterie représentant le Timeline de tout un groupe. Par exemple, dans mon tableau, un groupe représente un projet et chaque élément correspond à une tâche au sein de ce projet. Dans ce cas, je peux utiliser la colonne Timeline pour voir le temps que j'ai pour chaque tâche, puis utiliser le résumé de la colonne pour afficher le temps dont je dispose pour la totalité du projet !

Pour ajouter le résumé, cliquez sur la flèche située sur le côté droit de votre colonne Timeline et sélectionnez « Afficher le résumé de la colonne » dans le menu déroulant, comme ci-dessous :

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Le résumé des éléments de votre Timeline s'affichera alors au bas de votre colonne, comme ci-dessous :

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Vous pouvez supprimer le résumé de la colonne de la même manière que vous l'avez ajouté, mais cette fois, sélectionnez « Masquer le résumé de la colonne ». 

 

Ajouter la vue Timeline

La vue Timeline vous permet de voir toutes vos tâches dans un seul aperçu !La vue Timeline est particulièrement utile lorsque vous avez des projets ou des tâches qui s'étalent sur plusieurs jours. Cela vous permet d'avoir une représentation visuelle de vos projets. Vous pouvez donc voir qui travaille sur quoi et quand un projet doit être terminé. Cet aperçu indique également à partir de quels tableaux de bord ces tâches sont effectuées et c'est aussi un outil très utile pour contrôler la charge de travail de votre équipe. Une sorte de diagramme de Gantt, mais en plus beau !

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Comment ajouter la vue

Commencez par ajouter la colonne Timeline, comme indiqué au début de cet article. 

Après avoir saisi toutes vos données dans cette nouvelle colonne, sélectionnez n'importe quelle cellule de la colonne. Cliquez sur « Afficher dans le Timeline » dans le coin supérieur droit de la fenêtre contextuelle de la cellule pour lancer la vue Timeline. 

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Vous pouvez également ouvrir la vue Timeline en cliquant sur la flèche située à côté de « Tableau principal » dans le coin supérieur gauche de votre tableau. Cliquez sur « + Ajouter un aperçu » puis sélectionnez « Timeline », comme ci-dessous :

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Personnaliser

Une fois votre Timeline ouvert, vous avez la possibilité de nommer cet aperçu. Mais vous pouvez passer cette étape et le faire ultérieurement ! 

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Ensuite, cliquez sur la roue dentée dans le coin supérieur droit de votre tableau pour ouvrir les paramètres de l'aperçu dans un panneau à droite.

Là, vous avez la possibilité de trier le Timeline par personne, par groupe, par statut et bien plus encore ! Ce filtre peut vous aider à gérer vos tâches, vos ressources ou tout simplement à avoir un aperçu global. 

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En plus, le Timeline a son propre code couleur ! Comme vous pouvez le voir, la couleur affichée dans la vue Timeline correspond à la couleur du groupe d'éléments dans lequel l'événement apparaît.

 

Filtrez votre Timeline

Dans la vue Timeline, vous pouvez filtrer votre Timeline pour afficher uniquement les informations que vous souhaitez voir. Les filtres peuvent être appliqués temporairement ou bien enregistrés. Par exemple, imaginons que nous sommes une entreprise de marketing et que nous voulons voir toutes les tâches de la campagne « Instagram ».

  • Cliquez sur l'icône Filtrer située en haut à droite de votre aperçu comme ceci : 

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  • Sélectionnez le groupe « Instagram »

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  • Enregistrez votre filtre pour que ces paramètres s'affichent à chaque fois que vous regardez votre Timeline ! Il vous suffit de cliquer sur « Enregistrer pour cet aperçu », comme ci-dessous :

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Désormais, chaque fois que vous ouvrirez votre vue Timeline, le filtre sera automatiquement appliqué ! 

Le nombre de filtres que vous avez appliqués est affiché ici :

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Ajoutez plusieurs Timelines en une seule vue !

Lorsque votre tableau comporte plus d'une colonne Timeline, vous pouvez toutes les voir dans un seul aperçu ou choisir celles que vous voulez afficher ! Voyons voir cela !

Dans le tableau ci-dessous, nous avons un Timeline pour chaque colonne État :

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Ouvrez les paramètres du Timeline en cliquant sur « Paramètres » dans le coin supérieur droit de votre Timeline. Lorsque le panneau s'ouvre, vous pouvez voir toutes les options de personnalisation à droite! À partir de là, vous pouvez sélectionner les colonnes du Timeline que vous souhaitez afficher, comme ci-dessous :

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Vous avez même la possibilité de choisir comment grouper les Timeline ! Par exemple, dans l'image précédente, les Timeline étaient regroupés par Personne. Les tâches s'affichaient donc en fonction de la personne qui en était responsable. Modifiez ce paramètre en sélectionnant le menu déroulant « Regrouper par », comme ceci :

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Là, vous pouvez voir que les tâches sont désormais regroupées par Statut du lancement !

 

Mettez à jour vos éléments directement depuis la vue Timeline !

Il vous suffit simplement de cliquer sur l'une des barres de la vue Timeline pour ouvrir la carte de l'élément. À partir de là, vous pouvez ajouter des modifications et des mises à jour sans avoir à revenir en arrière dans votre aperçu du tableau principal !

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Décalez votre Timeline de « X » jours.

Imaginez que vous ayez un tableau de flux de travail avec une colonne Timeline. Chaque élément est une tâche et son Timeline commence à la fin du Timeline de la tâche précédente. Vous finissez toutes vos tâches à temps mais votre responsable vient d'ajouter un déplacement d'une journée qui n'était pas prévu. Ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas besoin de déplacer la date de début et de fin du Timeline de chaque élément d'une journée. Vous pouvez simplement sélectionner les éléments de votre choix et décaler tous leurs Timeline du nombre de jours que vous voulez.  

  • Sélectionnez les éléments dont vous souhaitez décaler le Timeline et cliquez sur la cellule du calendrier.
  • En bas de la fenêtre du Timeline, sélectionnez « Décaler les éléments sélectionnés par jours ».

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  • Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le nombre de jours dont vous souhaitez décaler le ou les éléments en tapant un nombre ou en utilisant les flèches et en cliquant sur « Décaler ».

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Recevez des rappels d'alerte

Il existe trois options pour les rappels dans la colonne Timeline :

  • Intégration du calendrier - Cet article vous montrera comment cela fonctionne.
  • Le mode Délai - Cet article  explique tout ce que vous devez savoir à ce sujet.
  • Rappels de date avec automatisations - Poursuivez votre lecture pour apprendre à les utiliser ! 

Lorsque votre colonne est définie sur « Mode délai », vous pouvez utiliser des rappels d'échéance. Ouvrez les paramètres de la colonne en cliquant sur la flèche située dans le coin supérieur droit de la colonne. Sélectionnez « Définir les rappels d'échéance », comme ci-dessous :

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  • La formule d'automatisation « Lorsque la date approche et que le statut est/n'est pas Quelque chose, notifiez  quelqu'un » apparaîtra alors. Cliquez sur chaque partie soulignée pour définir les paramètres d'automatisation qui créeront automatiquement vos notifications. 

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  • Cliquez en dessous sur « Ajouter au tableau ».
Remarque :  Si votre colonne Timeline n'est pas définie sur « Mode délai », voici la formule que vous obtiendrez :

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Désormais, vous et votre équipe ne manquerez plus jamais une seule échéance !

 

Imprimer et exporter

Vous pouvez exporter votre Timeline vers Excel en un simple clic ! Dans votre vue Timeline, cliquez simplement sur « Exporter vers Excel » dans le coin supérieur droit, comme ci dessous :

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Vous pouvez même l'exporter sous forme de diagramme de Gantt en sélectionnant « Mode Gantt » dans les paramètres de votre vue Timeline avant de cliquer sur « Exporter vers Excel », comme ceci :

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Mise à niveau sympa : Lorsque vous exportez en mode Gantt, un résumé des noms des éléments, de la date de début et la date de fin de chaque élément apparaîtra sur le côté gauche ! Essayez vous-même !

 

Afficher plusieurs tableaux dans votre Timeline

Vous pouvez facilement afficher plusieurs tableaux dans un même Timeline en utilisant le widget Timeline dans votre Tableau de bord ! Cliquez ici pour en savoir plus sur le widget Timeline.

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Utiliser l'aperçu partagé

Vous pouvez afficher à la fois votre Timeline et votre tableau sur le même écran avec l'aperçu partagé ! Pour cela, il vous suffit de sélectionner « Aperçu partagé » dans le menu Paramètres, comme ci-dessous :

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Voici à quoi cela va ressembler :

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Autre option vraiment sympa, vous pouvez changer le contraste ! Cliquez sur « Mode sombre » dans le menu Paramètres pour obtenir quelque chose d'un peu plus doux pour les yeux !

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Voyez par vous-même :

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En savoir plus ici !

 

Partagez votre vue Timeline !

Vous pouvez maintenant partager votre vue Timeline avec d'autres personnes !

  • Cliquez sur le menu déroulant des Aperçus dans le coin supérieur gauche de votre tableau
  • Cliquez sur le menu à 3 points à droite de « Timeline » dans votre liste d'aperçus
  • Cliquez sur Partager

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Cette fenêtre apparaîtra sur votre écran :

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Plus d'infos sur le partage des aperçus de votre tableau ici.

 

Format date et heure

Vous pouvez personnaliser le format de la date et de l'heure en suivant ces étapes :

  • Cliquez sur votre photo de profil située en bas à gauche de votre écran
  • Cliquez sur « Mon profil »
  • Sélectionnez Préférences 

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Si vous avez d'autres questions sur le Timeline, n'hésitez pas à nous contacter à [email protected] !