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Función
Esta integración solo está disponible en nuestro plan Corporativo.
Salesforce es una herramienta de gestión de procesos de ventas para hacer el seguimiento de clientes potenciales y gestionar tu proceso de ventas de principio a fin.
Con nuestra integración con Salesforce puedes centralizar tu proceso de gestión de las relaciones con los clientes mediante la incorporación de información valiosa sobre los leads directamente en monday.com. 🎉
Antes de configurar la integración
Cuando configures por primera vez la integración, verás este mensaje:
Antes de poder crear y usar esta integración, tienes que instalar un paquete en tu cuenta de Salesforce. Abre la página de registro para el paquete de integración.
Este paquete solo puede ser instalado por un miembro del equipo de Salesforce con el permiso "API habilitado". Probablemente, este sea tu administrador del sistema.
Una vez que el paquete se haya instalado correctamente, cualquier miembro del equipo de Salesforce con el permiso "API habilitada" puede crear la integración con un tablero de monday.com. Comunícate con tu administrador del sistema para obtener este permiso.
Agregar la integración de Salesforce
Para agregar la integración de Salesforce, ve al tablero elegido y haz clic en el botón Integrar ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla y luego busca Salesforce o haz clic en el banner de integración de Salesforce.
Una vez que hagas clic en el banner de integración, verás las plantillas disponibles para integrar monday.com con Salesforce.
Una vez que hagas clic en una plantilla de integración, se te pedirá que ingreses tu subdominio de Salesforce:
Si no estás familiarizado con el subdominio de tu cuenta, puedes encontrarlo en la pestaña Cuenta en la esquina superior derecha de la página de inicio de Salesforce:
En el ejemplo anterior, el subdominio es "monday-dev-ed". Una vez que hayas ingresado tu subdominio, haz clic en Conectar y luego en Permitir acceso:
Integración mediante condiciones
Al configurar tu integración de Salesforce, puedes optar por utilizar la plantilla con condiciones:
Las condiciones que tú estableces solo se verifican una vez. Estas se comprueban cuando el elemento se crea inicialmente. Una vez creado el elemento, este continuará sincronizando todos los cambios futuros sin tener en cuenta las condiciones.
Es importante tener esto en cuenta al configurar la integración como parte de tu flujo de trabajo. Esto puede afectar la forma en que decides utilizar las plantillas o configurar el resto de tu flujo de trabajo después de sincronizar con Salesforce.
Personalización de una plantilla de integración
¡Ahora es el momento de configurar tu integración! Para comprender mejor cómo funciona esta integración, veamos un ejemplo utilizando esta plantilla:
When an object meets these conditions, create an item and sync all future changes from Salesforce. (Cuando un objeto cumpla con estas condiciones, crear un elemento y sincronizar todos los cambios futuros desde Salesforce).
Para configurar esta plantilla de integración, empieza eligiendo un objeto para sincronizar. En este ejemplo, vamos a utilizar Lead.
En condiciones elegiremos lo que queremos filtrar en nuestro tablero. En este caso, estamos filtrando Leads con el apellido Smith:
Puedes agregar varias condiciones, pero serán condiciones y en lugar de condiciones o. Esto significa que la integración leerá todas las condiciones elegidas y solo incluirá elementos que coincidan con todas las condiciones. En este momento, solo puedes configurar varias condiciones con y.
Las condiciones que tú estableces solo se verifican una vez. Estas se comprueban cuando el elemento se crea inicialmente. Una vez creado el elemento, este continuará sincronizando todos los cambios futuros sin tener en cuenta las condiciones de la plantilla.
Ahora, en elemento, puedes hacer clic en cada campo para seleccionar qué tipos de datos se mapearán a cada columna cuando se sincronice un lead:
Cómo funciona la plantilla
Ahora, cuando se cree un Lead nuevo en Salesforce...
... Se creará un elemento en tu tablero de monday.com.
Crear una sincronización bidireccional
Una sincronización bidireccional ocurre cuando los datos se envían de monday.com a Salesforce y se reciben desde Salesforce en monday.com. Esto hace que los datos coincidan en ambas plataformas y permanezcan actualizados.
Para crear una sincronización bidireccional, además de la plantilla utilizada en el ejemplo anterior, deberás configurar una segunda plantilla:
"When an item is created or updated, create an object of this type with these fields and sync all future changes from this board." ("Cuando se crea o actualiza un elemento, crear un objeto de este tipo con estos campos y sincronizar todos los cambios a futuro de este tablero".
Primero, elige un objeto para sincronizar. En este ejemplo, vamos a usar Lead nuevamente. Después de elegir tu objeto, selecciona estos campos para comenzar a mapear. Al mapear con esta plantilla, los campos a la izquierda son campos de datos de Salesforce en lugar de los nombres de las columnas de monday.com.
Aquí, estás mapeando columnas de monday.com en Salesforce. Es lo inverso a la configuración que te mostramos anteriormente en este artículo.
Una vez que termines de asignar los valores y hagas clic en el botón Listo, tu sincronización bidireccional estará lista para usarse.
Objetos y campos admitidos
- Objetos
Los siguientes son los objetos estándar admitidos: Campaign (campaña), Account (cuenta), Case (caso), Lead (cliente potencial), Opportunity (oportunidad), Contact (contacto), Orders (pedidos) y Users (usuarios).
También admitimos objetos personalizados. Sin embargo, mientras que los objetos estándar se sincronizan inmediatamente después de que el registro cambia en Salesforce, los objetos personalizados pueden tardar hasta 3 minutos en sincronizarse.
El paquete de monday más reciente en SFDC (versión 1.18) NO es compatible con el objeto "Order", y solo la versión anterior (versión 1.16) lo es. Para instalar el paquete anterior, puedes usar este enlace.
- Campos
Admitimos todos los campos estándar y personalizados.
Se admiten los siguientes campos cuando se asignan valores de Salesforce a monday.com: campos personalizados, id, booleano, cadena de caracteres, lista de selección, lista múltiple, área de texto, doble, dirección, teléfono, correo electrónico, enlace web(solo campos de texto y no de enlace), moneda, int, fecha y fecha y hora.
Además, se admiten los siguientes campos al asignar valores de monday.com a Salesforce: campos personalizados, booleano, cadena de caracteres, lista de selección, lista múltiple, área de texto, doble, dirección, teléfono, teléfono, correo electrónico, enlace web (solo campos de texto y no de enlace), moneda, int, fecha, fecha y hora, y porcentaje.
¿Por qué la conexión está desactivada?
Si recibes una notificación de que se ha desactivado la conexión a tu cuenta de Salesforce, es posible que te preguntes por qué ha sucedido eso. Este error ocurre cuando algo cambia en la cuenta de Salesforce. Puede ser el resultado de un cambio de seguridad (como una contraseña) o de un cambio en la cuenta por parte de un administrador que ha quitado el permiso para conectarse a algunas aplicaciones de terceros.
La solución es volver a establecer la conexión para volver a habilitar la integración. Para ello, sigue los pasos que completaste inicialmente para configurar la integración y conectar tu cuenta de Salesforce. Si descubres que tu conexión se desactiva repetidamente y no eres el administrador de la cuenta de Salesforce, comunícate con tu administrador de Salesforce para hablar sobre este problema.
Límites de las integraciones
Salesforce tiene un límite de conexiones. Para cada tipo de objeto, solo se permiten menos de 90 plantillas que extraigan información. Un objeto puede ser un lead, una cuenta, etc. Pero no hay límite para las entidades personalizadas.
Cuando alcances un límite con Salesforce, no podrás crear una nueva plantilla de integración. Si intentas configurar otra plantilla, recibirás el siguiente mensaje de error:
"Alcanzaste el límite de Integraciones de Salesforce (90). Elimina integraciones sin usar antes de crear una nueva"
Para corregir el problema, deberás encontrar los tableros donde tienes configuradas las plantillas de integración y eliminar algunas plantillas de integración de tus tableros. Para encontrar estos tableros, deberás seguir estos pasos:
1. Primero, haz clic en el botón Integrar en la esquina superior derecha del tablero:
2. Desde el Centro de automatizaciones, haz clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha de tu plantilla de integración con Salesforce. Haz clic en Editar automatización junto a tu cuenta conectada:
3. Haz clic en el icono de la papelera junto a tu cuenta conectada:
4. Al hacer clic en el icono de la papelera, verás una ventana emergente que enumera los tableros donde se está utilizando tu cuenta conectada:
NO necesitas hacer clic en Eliminar cuenta para resolver el problema. Estos pasos te permiten ver la información en la ventana emergente, pero no es necesario desconectar tu conexión.
Para resolver el problema, en esta ventana emergente podrás ver los nombres de los tableros donde tienes configuradas plantillas de integración. Sin embargo, no podrás hacer clic en los nombres para ver los tableros.
Desde aquí, puedes anotar los tableros relevantes y navegar hasta ellos desde tu menú o usando la Búsqueda rápida. En cada tablero, borra las plantillas que no necesites. Luego podrás crear otras nuevas.
Prácticas recomendadas
Ten en cuenta las siguientes prácticas recomendadas al utilizar la integración de Salesforce.
Configuración de múltiples integraciones de Salesforce
- Puedes tener más de una integración de Salesforce configurada en cada tablero. Sin embargo, te recomendamos que solo configures una integración de Salesforce por tablero y por tipo de objeto de Salesforce.
- Si hay varias integraciones de Salesforce que apuntan al mismo tipo de objeto en el mismo tablero de monday.com, esto puede generar conflictos en las automatizaciones y causar problemas con la sincronización.
- Si hay varias integraciones de Salesforce que apuntan al mismo tipo de objeto en el mismo tablero de monday.com, esto provocará un aumento en el consumo de API y acciones. Esto significa que corres el riesgo de alcanzar los límites de automatizaciones más fácilmente.
Establecer condiciones
- Ten en cuenta que las condiciones solo se verifican cuando se crean los elementos por primera vez. Una vez creado el elemento, este continuará sincronizando todos los cambios futuros sin tener en cuenta las condiciones.
Eliminar y mover elementos sincronizados
- Mover un elemento sincronizado a otro tablero generará un error en el historial de ejecución de tu integración. Sin embargo, el nombre del elemento y el Id. del elemento no se mencionarán en el mensaje de error.
- Después de eliminar un elemento sincronizado, la integración de Salesforce seguirá ejecutándose en el elemento. Esto contará para tus acciones y habrá un registro de la actividad de ejecución del elemento. Esto se hace como medida de seguridad en caso de que elijas restaurar un elemento eliminado, para que el elemento siempre permanezca actualizado.
Más asistencia
Si necesitas ayuda para crear integraciones personalizadas, contamos con una opción de asistencia paga a través de nuestra red de socios certificados de monday.com. Si te interesa, completa este formulario y un miembro de nuestro equipo se pondrá en contacto contigo.
Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.
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