Como administrador de monday.com, gestionar los usuarios de tu cuenta debe ser simple y eficiente. En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber. 🙌
Encuentra la sección de Gestión de usuarios
Para acceder a la gestión de usuarios, haz clic en tu foto de perfil y selecciona Administración. Luego, ve a la sección Directorio en el panel izquierdo y elige Usuarios en el menú expandido.
¿Cómo filtrar usuarios?
A medida que tu cuenta crece, el filtrado se vuelve clave para gestionar a los usuarios de manera eficiente. Utiliza la barra de búsqueda para encontrar rápidamente un usuario específico o haz clic en el botón Filtrar para obtener opciones más avanzadas como rol, estado, membresía del producto y más.
Desactivar o reactivar a un usuario
Si un miembro del equipo se ha ido o tienes un usuario duplicado con diferentes e-mails, puedes desactivarlo para mantener tu cuenta limpia y segura. Simplemente busca el usuario en la lista, haz clic en el menú de tres puntos junto a su nombre, selecciona Desactivar usuario y sigue el resto de las instrucciones. Una vez desactivado, el usuario perderá el acceso a su cuenta.
Al desactivar un usuario también se deshabilitarán todas las automatizaciones o integraciones que haya creado. Para mantenerlas en funcionamiento, puedes transferir la propiedad a otro usuario activo. Si hay automatizaciones activadas, se te solicitará que elijas un nuevo propietario antes de completar la desactivación:
¿Qué sucede con los miembros desactivados?
Una vez que un miembro del equipo haya sido desactivado, ten en cuenta lo siguiente:
- Los usuarios desactivados aparecen en gris y como inactivos, pero seguirán estando asignados a las tareas que les fueron asignadas y sus actualizaciones publicadas permanecerán en los elementos:
- Si el usuario es el único propietario del tablero, los tableros privados y compartibles se volverán inaccesibles. Un administrador de cuenta puede transferir la propiedad del tablero dentro de la sección de Administración, como se muestra aquí, para obtener acceso a los tableros.
- Los tableros principales permanecerán accesibles y un administrador de cuenta podrá reclamar la propiedad desde el diálogo de suscriptores o desde la sección de Administración explicada anteriormente.
- Los espacios de trabajo creados por un usuario desactivado seguirán estando activos. Un administrador de una cuenta puede solicitar ser propietario del espacio de trabajo desde la página del espacio de trabajo.
Para reactivar un usuario desactivado, puedes filtrar por estado del usuario para mostrar solo los usuarios inactivos o utilizar la barra de búsqueda para localizar al usuario desactivado.
Desde allí, selecciona el menú de tres puntos en el lado izquierdo y haz clic en Activar usuario:
¿Como eliminar permanentemente a un usuario?
Para eliminar permanentemente la información de un usuario, primero deberás desactivarlo. Una vez desactivado, filtra por usuarios desactivados o busca su nombre, luego abre el menú de tres puntos junto a su nombre y selecciona Eliminar detalles del usuario:
Aparecerá una ventana emergente donde podrás confirmar la eliminación y elegir cómo se mostrará el nombre del usuario en tu cuenta después de la eliminación. Cuando estés listo, haz clic en Eliminar miembro para finalizar la acción.
¿Qué sucede con los usuarios eliminados completamente?
Es importante tener en cuenta que los usuarios eliminados no se pueden restaurar. Esto significa que, incluso si el mismo usuario se vuelve a agregar a una cuenta con la misma dirección de e-mail después de haber sido eliminado por completo, no habrá conexión entre los detalles del usuario eliminado y el nuevo.
Dicho esto, una vez que un usuario ha sido eliminado permanentemente, ten en cuenta lo siguiente:
- Los datos personales del usuario eliminado (es decir, nombre, dirección de e-mail, cargo, etc.) se borrarán por completo de la cuenta. Sin embargo, el contenido que han creado, como tableros, elementos y actualizaciones que escribieron, permanecerán anónimos en la cuenta.
- En cualquier lugar donde solía aparecer el ícono de este usuario (es decir, cuando estaba asignado a un elemento, en una actualización que publicó, en el ícono "visto por última vez" en la parte superior del tablero, etc.) se va a mostrar un ícono gris general.
- En cualquier lugar donde solía aparecer el nombre de este usuario (por ejemplo, al pasar el cursor sobre su ícono en la columna personas, en una actualización que haya publicado o en la que haya sido etiquetados, etc.) ahora aparecerá "Miembro eliminado" a menos que hayas configurado el nombre que se mostrará luego de haberlo eliminado.
- Si el usuario eliminado era propietario de un tablero, su propiedad también se eliminará. Puedes leer más aquí sobre cómo reclamar o transferir la propiedad de un tablero.
- Se desactivará cualquier automatización creada por este usuario. Para reactivar esas automatizaciones, la propiedad de las automatizaciones de este usuario deberá transferirse del usuario eliminado a un usuario activo. Puedes leer más sobre cómo hacer esto aquí.
Cómo cambiar el tipo de usuario
Para cambiar el rol de un usuario, busca el usuario en la lista y haz clic en su rol actual en la columna Rol de usuario. Luego, elige el nuevo rol que deseas asignar (Administrador, Miembro, Espectador, Invitado o un rol personalizado) en el menú desplegable.
Gestiona los departamentos de la cuenta
Si tu organización está dividida en departamentos, puedes agregarlos a tu cuenta y asignar cada usuario al departamento correspondiente. Así mantienes las cosas organizadas y ves fácilmente cuántos usuarios hay en cada departamento.
Para crear un departamento, ve a la pestaña Departamentos en la sección de Directorio y haz clic en el botón + Agregar departamento.
También puedes reservar un número específico de usuarios para cada departamento. Esto te permite controlar cuántos usuarios hay asignados, reservados o disponibles y detectar rápidamente si un departamento usa más de lo previsto. Para eso, edita el número en la columna Usuarios reservados junto al nombre del departamento.
Si te gustaría delegar la gestión de usuarios por departamento, puedes asignar uno o más responsables de departamento. Solo los administradores pueden asignar responsables de departamento en la sección de administración. Los responsables de departamento pueden acceder a la sección de administración y gestionar solo a los miembros de la cuenta asignados a su departamento, sin necesidad de acceso completo de administrador. Los responsables asignados recibirán una notificación y también verán una ventana emergente la próxima vez que inicien sesión.
En la pestaña Departamentos, usa el menú desplegable debajo de Responsable para asignar uno o más responsables de cada departamento:
Cuando un responsable de departamento abre la gestión de usuarios, verá una lista filtrada de los miembros de la cuenta en su departamento. También verá los miembros de la cuenta que aún no tengan un departamento, para que puedan asignarlos al departamento correcto. En esta vista, los responsables de departamento pueden ajustar los roles de cuenta y los accesos según sea necesario, y también pueden revisar el uso de los usuarios en sus departamentos, incluidos los usuarios asignados vs. los reservados. Si un responsable de departamento se asigna a más de un departamento, podrá gestionar cada uno de esos departamentos de la misma forma.
Una vez que tus departamentos estén configurados, regresa a la pestaña Usuarios. En la columna departamento, usa el menú desplegable para asignar cada miembro de la cuenta al departamento apropiado:
Agregar o quitar usuarios de un equipo
¡Desde la columna Equipos dentro de la sección Gestión de usuarios, puedes ver y gestionar fácilmente los equipos de los que forma parte cada usuario!
Para agregar un usuario a un equipo, simplemente haz clic en la columna Equipos y luego elige un equipo (¡o varios!) al que te gustaría agregar a ese usuario. En el caso contrario, puedes eliminar a un usuario de un equipo haciendo clic en la columna Equipos y luego haciendo clic en la "x" a la derecha del equipo del que ya forma parte.
Realiza cambios a varios usuarios a la vez
Si estás intentando editar el tipo de usuario de varias personas simultáneamente, comienza marcando la casilla a la izquierda de sus nombres. Luego, utiliza el panel en la parte inferior de la pantalla para cambiar el tipo de usuario (administrador, miembro, invitado, espectador), equipos (agregar o eliminar), estado (activar, desactivar), dominio de e-mail o departamento de los usuarios seleccionados.
Al modificar el tipo de usuario/el estado de varias personas a la vez, hay algunas cosas importantes para tener en cuenta:
Al cambiar el tipo de usuario, no se admiten las siguientes acciones:
- Cambiar un usuario a Invitado si ese usuario tiene el mismo dominio de correo electrónico que el resto de la cuenta.
- Cambiar un usuario a Invitado si el dominio de correo electrónico del usuario está en la lista de dominios invitados no admitidos o no está en la lista de dominios aceptados. Puedes leer más sobre esto aquí.
- Cambiar de administrador a no administrador a un usuario que tiene tokens SCIM asociados. Puedes leer más sobre esto aquí.
Al cambiar el estado de un usuario, no se admiten las siguientes acciones:
- Cambiar el estado de un usuario cuando su cuenta todavía está pendiente (aún no ha aceptado su invitación).
- Desactivación de un administrador que tiene tokens SCIM asociados. Puedes leer más sobre esto aquí.
Cosas generales a tener en cuenta:
- No puedes incluirte a ti mismo en las acciones por lotes.
- Puedes seleccionar y cambiar el tipo de usuario o el estado de hasta 200 usuarios. Al usar el botón "Seleccionar todo", se seleccionarán los primeros 200 usuarios que aparecen en la tabla.
Cambiar la dirección de correo electrónico de un usuario
¡Puedes editar fácilmente la dirección de e-mail de otro usuario directamente desde la sección de Gestión de usuarios! Simplemente haz clic en el menú de los tres puntos a la derecha del nombre del usuario y haz clic en Editar dirección de e-mail:
En la ventana emergente, ingresa la nueva dirección de e-mail del usuario y haz clic en Cambiar dirección de e-mail para continuar. El usuario recibirá un e-mail de confirmación en la nueva dirección y deberá aceptarlo en menos de tres días. Si no lo hace, la dirección de e-mail no se actualizará en su cuenta de monday.com.
Personificación de usuarios por el administrador: iniciar sesión como otro usuario
A veces, un problema solo ocurre con un miembro específico de la cuenta. La personificación de usuarios por el administrador te permite abrir una sesión segura y por tiempo limitado como ese usuario para resolver el problema y confirmar la configuración de acceso desde su perspectiva. Las actividades durante la personificación se incluyen en el registro de auditoría.
Para iniciar una sesión de personificación, en la lista de Usuarios, busca a la persona que quieres personificar y haz clic en el menú de tres puntos junto a su nombre. Presiona Iniciar sesión como este usuario.
Luego haz clic en Iniciar sesión para confirmar:
Durante la personificación, verás un banner en la parte superior que indica como quién has iniciado sesión. Para detener la personificación, haz clic en Cerrar sesión en el banner superior para volver a tu sesión original de administrador:
Si la sesión de 15 minutos termina y no la cierras manualmente, volverás a la página de inicio de sesión.
Las sesiones de personificación se registran para los fines de visibilidad. Para revisarlas, ve a Administración → Seguridad → Auditoría y busca los eventos de personificación, donde se muestra cuándo empezó y terminó la sesión.
Cambiar en masa los e-mails de los usuarios desde CSV
¿Quieres cambiar las direcciones de e-mail de muchos usuarios a la vez en tu cuenta? ¿Tienes un archivo CSV con los cambios necesarios listo para usar? Si es así, ¡estás de suerte! Ahora puedes usar un archivo CSV con los ajustes para hacer cambios masivos de direcciones de e-mail de los usuarios al instante.🙌
Para comenzar, haz clic en el menú de tres puntos en la parte superior derecha de la sección de administración de usuarios y selecciona Importar datos desde CSV. A continuación, haz clic en el botón azul Cargar o arrastra y suelta el archivo CSV desde tu computadora a la pantalla que aparece.
Después de haber cargado tu archivo CSV, todo lo que tienes que hacer es seleccionar la columna de tu archivo CSV que contiene las direcciones de e-mail actuales de los usuarios de tu cuenta. Luego, selecciona la columna de tu archivo CSV que indica las nuevas direcciones de e-mail a las que deseas cambiar las antiguas. Una vez completado, haz clic en Iniciar importación ¡y listo!
¿Cómo editar el perfil de un usuario?
Como administrador de cuenta, puedes editar ciertos detalles en el perfil de un usuario. Simplemente haz clic en el nombre del usuario para abrir su perfil en una nueva pestaña y realizar los cambios allí:
Haz clic en la pestaña Notificaciones para ajustar la configuración de notificaciones de este usuario.
Restablecer una contraseña de usuario
Si un miembro de cuenta no puede iniciar sesión, puedes disparar un restablecimiento de contraseña desde la tabla de gestión de usuarios. Abre el menú de tres puntos junto al nombre del miembro de la cuenta, luego selecciona Restablecer contraseña y confirma. El miembro de la cuenta saldrá de su sesión actual y deberá configurar una contraseña nueva.
Ver la fecha de la última actividad del usuario
Para ver fácilmente cuándo fue la última vez que cada usuario estuvo activo en tu cuenta, consulta la columna Activo por última vez en la sección Gestión de usuarios. Al pasar el cursor sobre Última actividad, aparecerán dos flechas que te permitirán ordenar la lista de usuarios por su última fecha de actividad en orden ascendente o descendente.
Exportar detalles de usuarios a CSV
¿Buscas descargar la lista completa de usuarios de tu cuenta a Excel o CSV, incluyendo la información que han incluido en su perfil de monday.com? Si es así, haz clic en el botón con tres puntos junto al botón Invitar y luego selecciona Descargar CSV en el menú desplegable:
Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.