Como administrador de monday.com, es crucial que puedas gestionar de forma rápida y fácil a los usuarios de tu cuenta para asegurarte de que puedas mantener tu cuenta organizada y funcionando de la mejor manera posible. Por eso, la pestaña Usuarios en la sección de administración de tu cuenta se ha renovado recientemente con una sección nueva para gestionar usuarios.

¡Sigue leyendo para saber más acerca de esto! 🙌

 

¿Cómo localizarlo?

Para acceder a la sección Gestión de usuarios, haz clic en tu foto de perfil y selecciona "Administración". En la sección de administrador de tu cuenta, haz clic en “Usuarios” en el lado izquierdo.

¡Listo! Esto te llevará a nuestra nueva sección para la administración de usuarios, donde podrás realizar todas las acciones que se mencionan a continuación en este artículo. 🌟

 

¿Cómo filtrar usuarios? 

Ya sea que desees administrar los detalles de un determinado usuario, mostrar solo los invitados, mostrar una lista de los usuarios pendientes o más, es posible que desees filtrar los usuarios que se muestran en la sección de administración de usuarios. Esto es particularmente útil cuantos más usuarios tengas en tu cuenta.

Para filtrar la sección de administración de usuarios, puedes usar la barra de búsqueda para ubicar un usuario o hacer clic en el botón "Filtrar" para filtrar por su tipo de usuario o estado.

 

Desactivar o reactivar a un usuario

Puede resultar útil desactivar un usuario de tu cuenta si un miembro se ha ido del equipo o si accidentalmente tienes un usuario duplicado en tu cuenta con diferentes direcciones de e-mail asociadas.
Para desactivar un usuario en tu cuenta, ubica el usuario deseado y presiona en el menú de tres puntos en el lado derecho. En el menú que aparece, selecciona "Desactivar usuario".

Después de hacer clic en “Desactivar usuario” como se muestra arriba, el usuario desactivado ya no tendrá acceso a la cuenta de monday.com en la que estaba antes. 

 

Es importante tener en cuenta que al desactivar un usuario se desactivarán todas las automatizaciones e integraciones que haya creado. Sin embargo, puedes transferir la propiedad de las automatizaciones a los miembros activos de la cuenta para que sus automatizaciones sigan ejecutándose en la cuenta.

Si intentas desactivar un usuario con automatizaciones activas en su cuenta, aparecerá la siguiente pantalla que te permitirá seleccionar un nuevo propietario de sus automatizaciones:

 

¿Qué sucede con los miembros desactivados?

Una vez que un miembro del equipo ha sido desactivado, ten en cuenta lo siguiente:

• Los usuarios desactivados aparecen en gris y como inactivos, pero seguirán estando asignados a las tareas que les fueron asignadas y sus actualizaciones publicadas permanecerán en los elementos:

• Los tableros compartibles y privados ya no estarán disponibles si el usuario era el único propietario del tablero. Un administrador de la cuenta puede transferir la propiedad del tablero dentro de la sección Administración como se muestra aquí para poder acceder a los tableros.
• Será posible seguir accediendo a los tableros principales y un administrador de la cuenta puede solicitar ser propietario desde el diálogo de suscriptores o la sección Administración como se explica anteriormente.
• Se deshabilitarán las automatizaciones e integraciones creadas por un usuario desactivado. Un administrador de la cuenta puede cambiar quién es propietario de las automatizaciones desde la sección Administración como se muestra aquí.
• Los espacios de trabajo creados por un usuario desactivado seguirán estando activos. Un administrador de una cuenta puede solicitar ser propietario del espacio de trabajo desde la página del espacio de trabajo. 

 

Para reactivar un usuario que estuvo desactivado, puedes filtrar por estado de usuario para mostrar usuarios inactivos solamente o usar la barra de búsqueda para localizar el usuario desactivado.

Desde allí, selecciona en el menú de los tres puntos sobre el lado derecho y presiona "Activar usuario".

 

 

¿Como eliminar permanentemente a un usuario?

Si deseas eliminar permanentemente la información de un usuario, primero debes desactivar a ese usuario. Una vez que haya sido desactivado, sigue los mismos pasos mencionados anteriormente para mostrar solo los usuarios inactivos o busca al usuario relevante. Desde allí, haz clic en el menú de los tres puntos a la derecha de su nombre y selecciona "Eliminar detalles del usuario".

Después de seleccionar "Eliminar detalles del usuario", aparecerá una pantalla emergente en la que puedes confirmar si deseas que este usuario se elimine por completo de la cuenta y editar cómo se mostrará su nombre en tu cuenta una vez que haya sido eliminado. Si deseas continuar, haz clic en el botón "Eliminar miembro".

 

 

¿Qué sucede con los usuarios eliminados completamente?

Es importante tener en cuenta que los usuarios eliminados no se pueden restaurar. Esto significa que, incluso si el mismo usuario se vuelve a agregar a una cuenta con la misma  dirección de correo electrónico después de haber sido eliminado por completo de una cuenta, no habrá conexión entre los detalles del usuario eliminado y el nuevo. 

Dicho esto, una vez que un usuario ha sido eliminado permanentemente, ten en cuenta lo siguiente:

• Los datos personales del usuario eliminado (es decir, nombre, dirección de correo electrónico, cargo, etc.) se borrarán por completo de la cuenta. Sin embargo, el contenido que haya creado, por ejemplo tableros, elementos y actualizaciones que haya escrito, permanecerá en la cuenta de forma anónima.
• En cualquier lugar donde solía aparecer el ícono de este usuario (es decir, cuando estaba asignado a un elemento, en una actualización que publicó, en el ícono "visto por última vez" en la parte superior del tablero, etc.) se va a mostrar un ícono gris general (como se muestra en la imagen a continuación).
• Además, en cualquier lugar donde solía aparecer el nombre de este usuario (por ejemplo, al pasar el cursor sobre su ícono en la columna personas, en una actualización que haya publicado o en la que haya sido etiquetados, etc.) ahora aparecerá "Miembro eliminado" a menos que hayas configurado el nombre que se mostrará luego de haberlo eliminado:

• Si el usuario eliminado era propietario de un tablero, su propiedad también se eliminará. Puedes leer más aquí sobre cómo reclamar o transferir la propiedad de un tablero.
• Se desactivará cualquier automatización creada por este usuario. Para reactivar esas  automatizaciones, la propiedad de las automatizaciones de este usuario deberá transferirse del usuario eliminado a un usuario activo. Puedes leer más sobre cómo hacer esto aquí.

 

Cómo cambiar el tipo de usuario

Para cambiar el tipo de usuario (también conocido como "rol") de un usuario, encuentra al usuario y haz clic en su tipo de usuario actual a la derecha de su nombre bajo la columna "Rol de usuario". En el menú resultante, selecciona el tipo de usuario (Administrador, Miembro, Espectador o Invitado) o un rol personalizado al que quieras cambiarlo.

 

Para leer todo sobre los diferentes tipos de usuarios que ofrecemos, consulta este artículo.

 

Gestiona los departamentos de la cuenta

Si tu organización está dividida en varios departamentos diferentes, ahora puedes agregar fácilmente los departamentos de tu empresa y asignar a cada usuario al departamento correspondiente. ¡Con esta función, mantener organizada tu cuenta y entender el desglose de cada departamento por cantidad de usuarios nunca ha sido tan fácil!

 

 

Para crear un departamento nuevo, haz clic en la pestaña "Departamentos" dentro de la sección Gestión de usuarios y selecciona el botón azul "Agregar departamento". Luego, todo lo que tienes que hacer es cambiar el nombre del departamento recién agregado, ¡ y listo! 🙌

 

Una vez que hayas agregado los departamentos, ¡es hora de asignar a los usuarios correspondientes! Simplemente regresa a la pestaña "Usuarios" y encuentra al usuario relevante. Bajo la columna "Departamento", haz clic en el menú desplegable y selecciona el departamento específico al que deseas asignarlo, como se muestra a continuación.

 

Desde la pestaña "Departamentos", también puedes asignar una cantidad específica de usuarios para cada departamento. Al hacerlo, será fácil saber cuántos usuarios tiene reservados, asignados y disponibles cada departamento, y también puedes saber de un vistazo si un departamento está utilizando más o menos usuarios de lo previsto.

Para reservar una cantidad específica de usuarios para un departamento, haz clic en la pestaña "Departamentos" en la sección Gestión de usuarios y edita el número a la derecha de un determinado departamento bajo la columna "Usuarios reservados". Ahora, cada vez que asignes un departamento a alguien, se deducirá del número de usuarios reservados que hayas establecido.

 

Agregar o quitar usuarios de un equipo

¡Desde la columna "Equipos" dentro de la sección de administración de usuarios, puedes ver y administrar fácilmente los equipos de los que forma parte cada usuario!

 

Para agregar un usuario a un equipo, simplemente haz clic en la columna "Equipos" y luego elige un equipo (¡o varios!) al que te gustaría agregar a ese usuario. En el caso contrario, puedes eliminar a un usuario de un equipo haciendo clic en la columna "Equipos" y luego haciendo clic en la "x" a la derecha del equipo del que ya forma parte.

 

Realiza cambios a varios usuarios a la vez

Si estás intentando editar el tipo de usuario de varias personas simultáneamente, comienza marcando la casilla a la izquierda de sus nombres. Luego, usa el panel en la parte inferior de la pantalla para cambiar el tipo de usuario (administrador, miembro, invitado, espectador) o el estado (activar, desactivar) de los usuarios seleccionados.

 

 

De igual manera, para agregar o eliminar múltiples usuarios de un equipo de una sola vez, simplemente selecciona la casilla que se encuentra a la izquierda de los nombres de los usuarios y luego haz clic en "Gestionar equipos" en el panel inferior. Allí, selecciona al equipo al que quieres agregar los usuarios o del que quieres eliminarlos. Luego, el cambio se hará para todos los usuarios seleccionados.

 

Al modificar el tipo de usuario/el estado de varias personas a la vez, hay algunas cosas importantes para tener en cuenta. Sigue leyendo para obtener más información. ⬇️

 

Al cambiar el tipo de usuario, no se admiten las siguientes acciones:

• Cambiar un usuario a Invitado si ese usuario tiene el mismo dominio de correo electrónico que el resto de la cuenta.
• Cambiar un usuario a Invitado si el dominio de correo electrónico del usuario está en la lista de dominios invitados no admitidos o no está en la lista de dominios aceptados. Puedes leer más sobre esto aquí.
• Cambiar de administrador a no administrador a un usuario que tiene tokens SCIM asociados. Puedes leer más sobre esto aquí.

 

Al cambiar el estado de un usuario, no se admiten las siguientes acciones:

• Cambiar el estado de un usuario cuando su cuenta todavía está pendiente (aún no ha aceptado su invitación).
• Desactivación de un administrador que tiene tokens SCIM asociados. Puedes leer más sobre esto aquí. 

 

Cosas generales a tener en cuenta:

• No puedes incluirte a ti mismo en las acciones por lotes.
• Puedes seleccionar y cambiar el tipo de usuario o el estado de hasta 200 usuarios. Al usar el botón "Seleccionar todo", se seleccionarán los primeros 200 usuarios que aparecen en la tabla.

 

Cambiar la dirección de correo electrónico de un usuario

Si eres el administrador de tu cuenta, ahora puedes editar fácilmente la dirección de correo electrónico de otro usuario directamente desde la sección de administración de usuarios. Para hacer eso, simplemente haz clic en el menú de los tres puntos a la derecha del nombre del usuario y presiona "Editar dirección de correo electrónico":

 

En la pantalla emergente resultante, ingresa la nueva dirección de correo electrónico del usuario y presiona "Cambiar la dirección de correo electrónico" para continuar:

Una vez hecho esto, el usuario recibirá un correo electrónico de confirmación a la dirección recién ingresada que debe aceptar dentro de tres días para completar este cambio. En caso de que el usuario no confirme el correo electrónico en un plazo de tres días, su dirección de correo electrónico no se modificará en tu cuenta de monday.com. 

Si deseas reemplazar a un usuario por otra persona, primero puedes cambiar su dirección de e-mail como se describe anteriormente y luego hacer clic en su nombre y en "Editar perfil" para editar el resto de sus detalles.

 

¡También puedes editar en lote los dominios de e-mail de varios usuarios seleccionados al mismo tiempo para cambiarlos fácil y eficientemente al que deseas que tengan!

Para hacer esto, simplemente haz clic en el pequeño cuadro a la izquierda de los nombres de usuario deseados y selecciona "Dominio de e-mail" en el panel de selección que aparece en la parte inferior de la pantalla. A continuación, ingresa el nuevo dominio de e-mail y haz clic en "Cambiar dominio de e-mail". Finalmente, después de que los usuarios confirmen este cambio seleccionado por su parte, ¡ya estará todo listo!

 

Cambiar en masa los e-mails de los usuarios desde CSV

¿Estás buscando cambiar las direcciones de e-mail de muchos usuarios a la vez en tu cuenta? ¿Tienes un archivo CSV con los cambios necesarios listo para usar? Si es así, ¡estás de suerte! Ahora puedes realizar instantáneamente un cambio masivo de direcciones de e-mail de usuarios cargando un archivo CSV que contenga los cambios necesarios. 🙌

 

Para comenzar, haz clic en el menú de tres puntos en la parte superior derecha de la sección de administración de usuarios y selecciona "Importar datos desde CSV". A continuación, haz clic en el botón azul "Cargar", o arrastra y suelta el archivo CSV desde tu computadora en la pantalla que aparece.

Después de haber cargado tu archivo CSV, todo lo que tienes que hacer es seleccionar la columna de tu archivo CSV que contiene las direcciones de e-mail actuales de los usuarios de tu cuenta. Luego, selecciona la columna de tu archivo CSV que indica las nuevas direcciones de e-mail a las que deseas cambiar las antiguas. Una vez completado, haz clic en "Iniciar importación" y ¡listo!

 

¿Cómo editar el perfil de un usuario?

Como administrador de cuenta, también tienes la capacidad de editar cierta información del perfil de otro usuario. Para hacerlo, simplemente localiza al usuario y selecciona su foto de perfil. Una vez que lo hayas hecho, presiona para editar su perfil como se muestra a continuación:

 

Al hacer clic en la pestaña "Notificaciones", podrás editar la configuración de notificaciones de este usuario.

 

Ver la fecha de la última actividad del usuario

Para ver fácilmente cuándo fue la última vez que cada usuario estuvo activo en tu cuenta, consulta la columna "Activo por última vez" en la sección Gestión de usuarios. Al pasar el cursor sobre "Activo por última vez", verás aparecer dos flechas pequeñas que te permiten ordenar la lista de usuarios según su fecha de actividad más reciente en orden ascendente o descendente.

Ya no tendrás que adivinar cuándo fue la última vez que cada usuario accedió a tu cuenta, ya que ahora puedes fácilmente ver esta información, directamente en la sección de gestión de usuarios. 🙌

 

Exportar detalles de usuarios a CSV

¿Buscas descargar la lista completa de usuarios de tu cuenta a Excel o CSV, incluyendo la información que han incluido en su perfil de monday.com? Si es así, puedes hacerlo haciendo clic en el botón con tres puntos al lado del botón "Invitar" y luego seleccionando "Descargar CSV" en el menú desplegable.

 

 

 

Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.