Los administradores de cuenta gestionan todo en la sección de administración, desde los ajustes de seguridad y gestión de usuarios hasta la facturación y la personalización de la cuenta. ¡Veámoslo en detalle!
¿Cómo convertirte en administrador?
Primero, debemos aclarar quién es un administrador y cómo alguien se puede convertir en uno. Eres administrador automáticamente si creaste la cuenta o si otro administrador te agregó como administrador en la cuenta. Lee más acerca de cómo agregar otro administrador a tu cuenta.
Encuentra la sección de administración
Puedes encontrar la sección de administración haciendo clic en tu foto de perfil en la esquina superior derecha de tu pantalla. En el menú, selecciona “Administración”, como se muestra a continuación:
La sección administración está compuesta por varias secciones. Veamos juntos cada una de ellas. 👇
General
Perfil
En la pestaña Perfil, puedes cambiar el nombre y la URL de la cuenta. Para obtener más información, lee este artículo.
Cuenta
Puedes cambiar el primer día de la semana laboral seleccionando el fin de semana como "viernes—sábado" o "sábado—domingo" y decidir mostrar u ocultar los fines de semana dentro del Cronograma. Al seleccionar "Ocultar fines de semana" aquí, se atenuarán los fines de semana que se muestran en la columna Cronograma y solo te permitirá seleccionar fechas dentro de la semana laboral.
Puedes configurar cualquier panel principal como página de inicio para personalizar la página de inicio de todos en tu cuenta.
En esta sección, también puedes exportar todos los datos de tu cuenta.
Puedes agregar o ajustar calendarios de trabajo para diferentes equipos según su ubicación, tiempo libre y horario de trabajo. Esto garantiza que se tengan en cuenta con precisión los diferentes estilos de trabajo de tus usuarios.
Para crear un cronograma de trabajo, elige “Cronograma de trabajo”, haz clic en “Agregar un cronograma” y configura los días y las horas de trabajo semanales de tu equipo. También puedes designar los días libres habituales y los días festivos específicos o a nivel de la empresa para que la disponibilidad del equipo se refleje con más precisión. Haz clic una vez más, asigna un equipo al calendario ¡y eso es todo!
De forma predeterminada, solo los administradores tienen la capacidad de agregar, editar o asignar horarios de trabajo. Sin embargo, hay dos permisos de cuenta que se pueden otorgar a usuarios que no sean administradores para mayor flexibilidad:
El permiso “Editar cronogramas” permite a los miembros crear nuevos cronogramas y editar todos los existentes, incluido el cronograma predeterminado. Sin embargo, no pueden asignar ni cambiar quién está asignado a cada cronograma.
Con el permiso "Asignar usuarios a horarios", los miembros pueden administrar quién está asignado a cada horario, incluido el horario predeterminado, agregando o eliminando equipos. Ten en cuenta que este permiso solo es efectivo si también se ha otorgado el permiso "Editar horarios".
Personalización
En la pestaña “Personalización” de la sección de administración, puedes personalizar la configuración de tu cuenta. Lee este artículo para aprender todo sobre la pestaña Personalización.
Directorio
Usuarios
Aquí es donde gestionas todos los usuarios de la cuenta de monday.com. No importa si quieres ver una lista de los usuarios activos, desactivar un usuario o más, ¡esta sección te ayudará a hacerlo! Aquí puedes ver quiénes son los administradores de la cuenta en la columna “Rol de usuario” y también cambiar el tipo de usuario relevante a Administrador para agregar uno nuevo a tu cuenta de la siguiente manera:
Para obtener más información sobre cómo gestionar los usuarios en tu cuenta, consulta este artículo.
Departamentos
Si tu organización se divide en múltiples departamentos, puedes agregar fácilmente los departamentos de tu empresa en la pestaña “Departamentos” y luego asignar cada usuario al correspondiente en la sección de administración de usuarios.
Propiedad de tableros
¿Alguien se fue de tu cuenta y dejó un tablero sin propietario? En esta sección, puedes asignar un propietario nuevo a un tablero. Puedes obtener más información aquí.
Propiedad de las automatizaciones
Desde esta pestaña, puedes transferir la propiedad de las automatizaciones de una persona a otra para que pueda editar o eliminar las automatizaciones correspondientes.
Seguridad
Autenticación
En esta sección, puedes gestionar la manera en que los usuarios se registran e inician sesión en tu cuenta de monday.com. Para saber más acerca de cómo limitar quiénes pueden agregar usuarios nuevos y unirse a tu cuenta, haz clic aquí. Con respecto al inicio de sesión, actualmente ofrecemos Autenticación de dos factores, Autenticación con Google y SAML. También puedes definir qué usuarios necesitan iniciar sesión con el método elegido y la política de contraseñas para tu equipo.
Auditoría
El registro de auditoría te ofrece un informe detallado de quién inició sesión por última vez, la dirección IP, el navegador y el SO usado.
Cumplimiento
Las organizaciones como hospitales, consultorios médicos, planes médicos o cualquier empresa que maneje información médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés) deben cumplir la ley HIPAA. Si eres alguna de estas, puedes configurar el cumplimiento de la HIPAA en esta sección. Para obtener más información, consulta este artículo.
Avanzado
Si las credenciales de inicio de sesión de tu equipo están en riesgo, activa el modo Pánico para bloquear el acceso a tu cuenta de monday.com temporalmente hasta que sea seguro.
Sesiones
Los administradores pueden ver información detallada de todos los miembros de la cuenta, como la ubicación de inicio de sesión, la dirección IP y la actividad reciente. Si hay preocupaciones de seguridad, los administradores pueden cerrar la sesión de cada miembro específico o de todos a la vez en el registro de sesiones.
Asumir dominio
Conecta el dominio de tu negocio con monday.com. Si verificas la propiedad, proteges a tu negocio y puedes bloquear la creación de cuentas nuevas con el mismo dominio. ¡Ingresa el dominio que deseas reclamar, verifica la propiedad y listo!
Protege la información empresarial confidencial con la prevención de fugas de datos (DLP). La DLP escanea según reglas predefinidas y personalizadas en toda tu cuenta de monday.com para proteger tus datos.
Haz clic en “Configurar” para configurar el DLP y comenzar a escanear tu cuenta. En el paso de “Configuración de reglas”, selecciona las reglas predefinidas de DLP o crea tus propias reglas basadas en palabras clave con un clic en “Agregar regla personalizada” al pie de la lista. Luego, ve a “Destinatarios de notificaciones”, donde los administradores de DLP pueden seleccionar uno o más revisores que recibirán un resumen diario de todas las violaciones de DLP detectadas en las últimas 24 horas, en la app y por e-mail. Cuando hayas terminado, haz clic en “Guardar” para activar el escaneo de tu cuenta:
Cuando se configura, verás todas las violaciones que se detecten en tu cuenta. Cada entrada incluye el tipo de violación, el miembro del equipo que subió el contenido, dónde se lo encontró en la plataforma y la hora a la que se detectó. Con un clic en “Revisar” en la columna “Aprobación”, podrás ver el contenido marcado junto con el tipo de violación. Luego, podrás decidir si quieres permitirlo, marcarlo como una falsa alerta, eliminarlo o editar el contenido:
Para gestionar los resultados de los escaneos con más eficiencia, puedes usar un campo de texto arriba del panel para buscar nombres de archivos o patrones específicos. Los resultados se pueden filtrar por tipo de violación (como tarjeta de crédito, IBAN o clave API) y miembro del equipo. También puedes aplicar un rango de fechas para ajustar los resultados según cuándo ocurrió la actividad:
Si necesitas revisar los datos fuera de monday.com, los resultados del análisis se pueden exportar como archivo CSV. Este formato se puede abrir en herramientas como Excel y compartir con equipos externos de auditoría en apoyo de los esfuerzos de cumplimiento:
Nota:
- Las reglas personalizadas basadas en palabras clave están limitadas a 50 palabras clave.
- DLP escanea únicamente archivos recientemente agregados (hasta 20 MB) y actualizaciones del tablero.
- Puede analizar texto dentro de archivos PDF, TXT y DOCX cargados, así como actualizaciones del tablero de monday.com.
- El escaneo se aplica a toda la cuenta, incluidos los tableros privados.
- Las reglas predefinidas se crean utilizando patrones de expresiones regulares de Microsoft Presidio.
Conexiones
Esta sección contiene conexiones de automatización, un token de API de la empresa y la gestión de tokens de API:
Ver tokens de API creados recientemente, buscar tokens por usuario y revocarlos según sea necesario directamente en la pestaña “Gestionar tokens de API”. Esto te da mejor visibilidad y control sobre el uso de los tokens en toda la cuenta, ¡sin necesidad de hablar con soporte!
Para obtener más información sobre nuestra API, lee este artículo.
Facturación
La sección de facturación de tu cuenta de monday.com te permite gestionar fácilmente todos los detalles de tu facturación y plan. Tenemos un artículo completo que puedes consultar aquí.
Además de cambiar tu plan, también puedes cancelar tu cuenta en esta sección. Aquí encontrarás más información sobre cómo cancelar tu cuenta.
Estadísticas de uso
En la pestaña “Estadísticas de uso” en la sección de administración, puedes explorar y analizar las diferentes formas en que los miembros usan su cuenta. Lee este artículo para aprender todo sobre la pestaña Estadísticas de uso.
Organizar
La sección Ordenar resume todos los tableros activos en tu cuenta. Desde allí, puedes archivarlos. Además, puedes acceder a todos los tableros archivados haciendo clic en "tableros archivados". Para obtener más información sobre el archivado, haz clic aquí.
Limpieza programada
La limpieza programada de tableros es una forma de archivar los tableros que no se editan desde hace mucho tiempo de manera automática. Mantiene el orden de la cuenta y respeta las políticas de retención de datos de tu equipo sin necesidad de una limpieza manual continua.
Para crear una política de archivado nueva, abre la sección de limpieza programada y haz clic en “Agregar política”. Elige cuántos meses de actividad deberían activar el archivado. También puedes activar un periodo de gracia de 7 días para demorar el archivado después de crear la política y elegir que se notifique a los propietarios del tablero 7 días antes de que se archiven sus tableros:
Los propietarios del tablero recibirán una notificación por e-mail para que puedan hacer los cambios necesarios y mantener el tablero activo, de ser necesario. Toda edición (ya sea por un usuario o por una acción de la API), como renombrar un elemento, cambiar la propiedad o crear y eliminar un elemento, restablece el temporizador de actividad.
Después de hacer clic en “Siguiente”, verás una vista previa de los tableros que cumplen los criterios:
Haz clic en “Siguiente” otra vez para revisar un resumen de tu configuración y confirmar la política:
Cuanto esté confirmada, la política se podrá ver en la pestaña “Políticas”. La lista de tableros que están por archivarse puede verse en la pestaña “Cronograma”.
Nota:
- Actualmente los tableros sin propietario no se pueden archivar.
- Las notificaciones sobre las acciones de archivo programado solo se envían por e-mail.
- Cuando un tablero se archiva, las conexiones de datos como columnas reflejo y paneles conectados se cortan de manera temporal. Si el tablero se desarchiva, estas conexiones se restablecen.
Directorio de contenido
La sección de directorio de contenido permite que los administradores de cuenta vean y gestionen el contenido de la cuenta a nivel general.
Aplicaciones
En la sección “Apps”, se muestran las apps instaladas desde el mercado de apps de monday en toda la cuenta. Allí puedes desinstalar apps o gestionar las instalaciones pendientes, ya sea con aprobaciones o eliminaciones.
Permisos
Configura permisos de cuenta para controlar quién puede hacer cada cosa en tu cuenta. Este tipo de permiso te ayuda a gestionar fácilmente quién puede usar determinadas funciones. En este artículo se explica cómo configurar los permisos de cuenta.
Copiador entre cuentas
Usa esta sección para copiar tableros de una cuenta a otra fácilmente. Lee nuestra guía paso a paso aquí.
Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.