Wenn du die KI-Plattform von monday.com nutzt, erhältst du Zugriff auf zwei leistungsstarke Tools: Automatisierungen und Integrationen.
Dabei handelt es sich um äußerst praktische Tools, die deine Arbeitsprozesse optimieren, sodass du dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich wichtig ist, anstatt dich mit wiederkehrenden Aufgaben herumzuschlagen, die wertvolle Zeit in Anspruch nehmen.
Beide diese Tools verbrauchen Aktionen. Es ist also wichtig, dass du verstehst, was Aktionen sind, wie sie funktionieren und wie du die Verwendung deiner Aktionen nachverfolgen kannst.
In diesem Artikel erfährst du alles, was du über Automatisierungs- und Integrationsaktionen wissen musst.
Was ist eine Aktion?
Eine Aktion ist eine Hauptkomponente eines Preismodells von monday.com. Du kannst mehr darüber erfahren, wie Aktionen die Preise beeinflussen, indem du dir unseren Artikel über die Preisgestaltung von Automatisierungen und Integrationen anschaust.
Jeder Automatisierungsvorlage hat einen Trigger und eine Aktion (oder mehrere Aktionen).
Hier ein Beispiel: „Wenn sich ein Status zu etwas ändert, das Element löschen“
In diesem Fall lautet der Trigger: „Wenn sich ein Status zu etwas ändert, ...“. Die Aktion ist „das Element löschen“.
Jedes Mal, wenn ein Element gelöscht wird, wird also eine Aktion verwendet. Wenn du diese Vorlage also dreimal auslöst, werden drei Elemente gelöscht, und das zählt dann als drei verwendete Aktionen.
Wie viele Aktionen verwendet eine Automatisierung?
In den meisten Fällen führt das Auslösen einer Automatisierungsvorlage zur Verwendung einer Aktion.
Es gibt jedoch eine Handvoll Vorlagen, die bei jedem Auslösen zu mehreren Aktionen führen. Nachfolgend einige Beispiele:
Beispiel 1: Wenn sich der Status zu etwas ändert, ein Element im Board erstellen
Wenn eine Vorlage Informationen in einem neuen Element abbildet, werden die Aktionen anders genutzt als in anderen Vorlagen. Immer, wenn ein Element abgebildet wird, zählt jedes als eine angewandte Aktion, wenn die Status-, Tag-, Personen- oder Drop-down-Spalte oder der Updates-Bereich angezeigt wird, each will count as one action used. Zusätzlich wird eine Aktion für die Erstellung des Elements verbraucht.
Schauen wir uns diese Vorlage als Beispiel an:
Wenn du dich für diese Vorlage entscheidest und das Element wie folgt zuordnest:
Jedes Mal, wenn die Automatisierung ausgelöst wird, werden drei Aktionen verwendet. Dies liegt daran, dass zwei Status-Spalten zugeordnet sind und ein Element erstellt wird.
Beispiel 2: Wenn sich ein Status zu etwas ändert, Abonnenten des Boards benachrichtigen
Jede Benachrichtigungsvorlage kann so konfiguriert werden, dass die Board-Abonnenten oder ein Team anstelle einer Einzelperson benachrichtigt werden:
In diesem Fall wird für jede gesendete Benachrichtigung eine Aktion verwendet.Das heißt, wenn du 6 Board-Abonnenten hast, werden jedes Mal 6 Aktionen verwendet, wenn diese Automatisierung ausgeführt wird.
Beispiel 3: Wenn sich der Status zu etwas ändert, eine E-Mail an die Text-Spalte senden
Die Gmail- oder Outlook-Integration kann eine E-Mail an eine E-Mail-Spalte oder eine Text-Spalte senden. Während eine E-Mail-Spalte eine E-Mail-Adresse enthalten kann, kann eine Text-Spalte mehrere E-Mail-Adressen enthalten. Diese Integrationen können auch eine E-Mail an ein Team oder die Abonnenten des Boards senden. Alle diese Fälle führen dazu, dass mehrere Aktionen verwendet werden.
Zum Beispiel diese Vorlage:
Diese Vorlage führt automatisch dazu, dass zwei Aktionen verwendet werden, denn in der Namensspalte steht Folgendes:
Beispiel 4: Für jeden Zeitraum ein Element erstellen
Jede Vorlage, die „jeder Zeitraum“ enthält, ist eine fortwährend Vorlage. Im Fall der untenstehenden Vorlage wird jeden Tag ein neues Element erstellt. Jedes Mal, wenn diese Vorlage ausgeführt und ein Element erstellt wird, wird eine Aktion verwendet.
Wenn die Spalten Status, Tag, Personen, Drop-down oder der Updates-Bereich in der neuen Elementerstellung abgebildet werden, zählt jede als eine zusätzlich verwendete Aktion.
Anpassbare Vorlagen mit mehr als einer Aktion
Wenn du eine anpassbare Vorlage erstellst, ist es wahrscheinlich, dass deine Vorlage mehrere Aktionen mit einbezieht. Jede benutzerdefinierte Vorlage, die du erstellst, wird auf dein Limit für Automatisierungsaktionen angerechnet. Selbst wenn die Vorlage nur aus Integrationsbausteinen besteht, werden sämtliche Aktionen, die aus dem Auslösen der Vorlage resultieren, auf dein Aktionslimit für Automatisierung angerechnet.
Was passiert, wenn ich meine Aktionen überschreite?
Automatisierungs- und Integrationsbegrenzungen
Jedes Konto hat ein Aktionslimit für Automatisierungen und Integrationen. Diese Limits werden von der Stufe deines gebuchten Pakets bestimmt. Dieses Limit wird monatlich erneuert. Hier wollen wir dir ein Bild davon geben, wie das funktioniert:
Im Standard-Paket
Allgemein gilt: Wenn du eine Automatisierung erstellst, werden sämtliche verwendeten Aktionen von deiner Begrenzung für Automatisierungen abgezogen. Wenn du eine Integration erstellst, werden sämtliche verwendeten Aktionen von deiner Begrenzung für Integrationen abgezogen.
Wenn du allerdings eine anpassbare Vorlage erstellst, die sowohl Automatisierungs- als auch Integrationsbausteine beinhaltet, werden die Aktionen in dieser Vorlage von deinem Automatisierungskontingent abgezogen.
Das gilt unabhängig davon, welche Bausteine in deiner Vorlage enthalten sind. Das gilt auch für monday Apps: Aktionen, die im Zusammenhang mit einer monday App verbraucht werden, werden von deinem Automatisierungskontingent abgezogen.
Wenn du deine Begrenzungen überschreitest
Wie bereits erwähnt, stehen Standard-Konten 250 Aktionen pro Monat zur Verfügung. So wirst du über das Nutzungslimit informiert:
Beim ersten Erreichen des Limits von 250 Aktionen:
Du erhältst eine E-Mail mit einem Hinweis auf die bevorstehende Einschränkung. Die Einschränkung wird noch nicht angewendet. Nicht genutzte Aktionen werden in den nächsten Abrechnungszeitraum übertragen.
Beim zweiten Erreichen des Limits:
Die Abrechnungskontakte erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung und im Board wird ein Banner angezeigt, wenn 50 % und erneut 80 % des Limits erreicht sind.
Sobald 100 % erreicht sind, beginnt eine Kulanzfrist von 72 Stunden, bevor deine Automatisierungen pausiert werden. Damit deine Automatisierungen weiterlaufen, kannst du deinen Plan upgraden und zusätzliche Aktionen erhalten oder warten, bis das Limit im nächsten Zyklus zurückgesetzt wird.
Es ist möglich, so viele Aktionen zu verwenden, dass du das Limit des aktuellen Monats und dazu das Kontingent des folgenden Monats aufbrauchst. Das bedeutet, es ist möglich, dass ein Monat mit 0 verfügbaren Aktionen beginnt.
In diesem Fall kannst du einen ganzen Monat lang nicht mit Automatisierungen arbeiten. In diesem Fall empfehlen wir, dein Konto auf die nächste Stufe upzugraden.
Um mehr darüber zu erfahren, welches Paket für dich das richtige ist, lies unseren Artikel zu Automatisierungs- und Integrationspreisen.
Aktionen nachverfolgen und kontrollieren
Die Rechnungskontakte erhalten eine E-Mail, wenn das Konto sich seinem Aktionslimit nähert. Du kannst die Anzahl der Aktionen, die dein Konto verwendet, jedoch jederzeit überwachen.
Dafür navigierst du zum Autopilot-Hub und klickst anschließend auf den linken Tab Nutzung und dann auf Menü. Dort kannst du zwischen der Verwendung von Automatisierungen und Integrationen hin- und herschalten und nachverfolgen, wie viele verbraucht wurden und wie viele du für den laufenden Monat noch übrig hast.
Du kannst dein Paket auch direkt über diese Seite aktualisieren.
Aktionen und Preise
Kann ich Aktionen kaufen?
Zurzeit können nur Enterprise-Kunden zusätzliche Aktionen für ihr Konto erwerben. Wenn du ein Enterprise-Paket hast, wende dich bitte an deinen Ansprechpartner bei monday.com, um dies mit ihm zu besprechen.
Wenn du kein Enterprise-Paket hast, sind die einzigen Aktionen, die für dein Konto verfügbar sind, diejenigen, die beim Kauf deines Pakets enthalten sind.
Kann ich dafür bezahlen, dass meine Aktionen wieder aktiviert werden?
Gegenwärtig ist es nicht möglich, für die Reaktivierung von Aktionen zu bezahlen, wenn sie verbraucht sind.
Aktionsnutzung
Du kannst die Aktionsnutzung der Automatisierungen deines Kontos einsehen, um im Blick zu behalten, wie viele Aktionen bereits genutzt wurden und wie viele noch verfügbar sind.
Gehe zur Verwaltungsseite von monday, indem du oben rechts auf dein Profilbild klickst und dann auf Administration klickst.
Klick dann im Menü auf der linken Seite auf den Bereich Nutzungsstatistiken. Du kannst entscheiden, welche Art von Aktionen (Automatisierungen oder Integrationen) hier nachverfolgt werden sollen.
Außerdem hast du die Möglichkeit, eine CSV-Datei mit der Liste deiner Top-Automatisierungen/Workflows sowie deiner Top-Boards/Workflows und Top-Ersteller herunterzuladen. Klick dazu einfach auf das Download-Symbol oben rechts in jedem Abschnitt:
Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!