Wie können wir dir helfen?

So bleibt dein Konto übersichtlich

Wir halten ALLES in unseren Boards fest: Meetings, Zeitpläne, Aufgaben, Projekte, To-Do-Listen, Pipelines, KPIs und sogar einige persönliche Dinge! Wir lieben es, alles an einem Ort zu haben, aber manchmal kann es ein wenig unübersichtlich und überwältigend werden. Deshalb haben wir diesen Leitfaden mit all unseren besten Tipps und Tricks zusammengestellt, damit du dein Konto bestmöglich organiseren kannst.

 

Dein Konto kategorisieren 

  • Arbeitsbereiche

Arbeitsbereiche sind eine hervorragende Möglichkeit, die Arbeit verschiedener Abteilungen oder Teams zu trennen. Sie sind wie ein großer Ordner mit verwandten Boards. Nehmen wir an, unser monday.com-Konto wird vom gesamten Unternehmen geteilt.  Wir können unseren Account in Arbeitsbereiche für jede Abteilung aufteilen, z. B. Finance, Marketing, IT und Vertrieb! In jedem Arbeitsbereich können verschiedene Teams innerhalb ihrer eigenen Boards und Ordner arbeiten und trotzdem Zugriff auf die Boards ihrer Abteilung haben! 🗃

Wie du sehen kannst, hat unser Unternehmen mehrere verschiedene Arbeitsbereiche, die im linken Bereich des Bildschirms aufgelistet sind.

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In diesem Beispiel repräsentieren die meisten unserer Arbeitsbereiche eine Abteilung in unserem Unternehmen, aber du bist nicht auf die Verwendung dieser Kategorien beschränkt! Du kannst deine Arbeitsbereiche so organisieren, wie sie für dich am bequemsten und logischsten sind! Organisiere nach Projekt, nach Kunde, nach Büro- oder Kundenstandort oder nach Zeitspanne!

 

  • Ordner

Unter jedem separaten Arbeitsbereich können Teams Ordner hinzufügen, um verwandte Boards zu gruppieren und Arbeitsabläufe besser zu organisieren. Ordner sorgen für eine weitere Untergliederung und Organisation und stellen sicher, dass dein Konto für deine Teams immer nutzbar ist. 📂

Unsere Marketing-Abteilung kümmert sich zum Beispiel um verschiedene Arten von Projekten auf einmal! Wir haben einen Arbeitsbereich für das gesamte Marketing-Team erstellt, aber wir haben ihre Projekte in Ordner unterteilt, wie du im Bild unten sehen kannst. Jeder Ordner enthält alle für das jeweilige Projekt relevanten Boards. 

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  • Linkes Panel aufräumen

Jetzt, da wir so viele verschiedene Arbeitsbereiche und Ordner haben, sieht unser linker Bereich etwas aufgeräumter aus. Ein guter Tipp, um alles ein wenig übersichtlicher zu gestalten, ist das Komprimieren deiner Ordner.

Klappe einen Ordner zu oder öffne ihn, indem du einfach auf den Ordnernamen klickst!

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Um das Arbeitsbereich-Panel auszublenden, klicke einfach auf das Arbeitsbereich-Rastersymbol ganz oben. Du kannst die gleichen Schritte befolgen, um es wieder zu öffnen!

 

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Schauen dir das Bild unten an, um zu sehen, wie schön übersichtlich dein Konto ist, wenn alles im linken Bereich komprimiert ist!

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Finde, was du suchst

Manchmal wissen wir genau, wonach wir suchen, aber wir können es einfach nicht finden! Anstatt jedes Board zu überprüfen und jedes Mal dein gesamtes Konto zu durchsuchen, wenn du etwas finden musst, schau dir diese Tastenkombinationen an, um schneller dorthin zu kommen! 🔍

 

  • Favoriten

Hast du bestimmte Boards und Dashboards, die du häufig verwendest und die für deinen Workflow wichtig sind?  Die Einstellung Favoriten ermöglicht es dir, deine bevorzugten und am häufigsten verwendeten Boards auszuwählen und sie für einen schnellen, einfachen Zugriff oben im linken Fensterbereich anzeigen zu lassen. ⭐️

Um ein Board zu deinen Favoriten hinzuzufügen, klicke auf den grauen Stern neben dem Namen des Boards!

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Wenn du auf den Stern klickst, wird er gelb, wie im GIF unten! ⭐️

Jetzt kannst du all deine Lieblingsboards in deinem linken Bereich direkt über deinen Arbeitsbereichen sehen, damit du sie jederzeit finden kannst!

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  • Alles durchsuchen

Alles Durchsuchen ermöglicht es dir, alles   mögliche  über all deine Boards hinweg zu suchen! Möchtest du die Aufgaben filtern, die auf all deinen Boards „blockiert“ sind? Kein Problem! Möchtest du sehen, wie viel Arbeit dein Kollege hat? Suche nach seinem Namen! Möchtest du sehen, was diese Woche bei dir ansteht? Suche nach den dir zugewiesenen Elementen und filtere sie dann anhand des Datums! 🔍

Um dorthin zu gelangen, klicke einfach auf das kleine Lupensymbol über deinem Profilbild im linken Bereich des Fensters.

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Im Feld Alles Durchsuchen kannst du nach einem bestimmten Update, einer Datei, einem Tag und vielem mehr suchen!

 

  • Filtern der Liste deiner Boards

Mit der Suchleiste „Filtern“ kannst du die Anzahl der Boards, die du in deinem linken Bereich siehst, einschränken. Gehe zur Suchleiste unter „Arbeitsbereiche“ und gib den Namen des Boards ein, nach dem du suchst, oder eine Gruppe von Boards mit ähnlichen Themen.

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Du kannst die Boards, die du in deinem linken Bereich sehen möchtest, filtern, indem du mit dem Mauszeiger über die Suchleiste „Boards filtern“ fährst und auf das Tornado-Symbol klickst. 🌪Von hier aus kannst du auswählen, welche Arten von Boards du angezeigt bekommen willst, sowie die Option, nur die Boards zu sehen, bei denen du angemeldet bist!

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Schnellsuche

Findest du, dass du während der Arbeit oft zwischen einigen bestimmten Boards wechselst? Wir auch, deshalb verwenden wir gerne die Schnellsuche, um nahtlos zwischen unseren Boards zu navigieren! Anstatt endlos durch deine Ordner zu scrollen, um das gesuchte Board zu finden, kannst du mit der Schnellsuche ganz  einfach von einem Board zum anderen navigieren. 

Um die Schnellsuche zu starten, klicke auf das Blitzsymbol oben links auf dem Bildschirm.⚡️

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Tippe den Namen des gewünschten Boards ein, um blitzschnell zwischen den Boards zu wechseln! Du kannst dieses Fenster sogar für die Suche nach Ordnern verwenden!

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Tipp:  Verwende eine Tastenkombination, um die Schnellsuche zu starten! Auf einem Mac drücke Command + B  und auf einem PC drücke Strg + B.

 

Sortiere aus, was du nicht brauchst

Hängst du immer noch an alten Elementen und Boards, die längst nicht mehr in Gebrauch sind, nur für den Fall, dass du die Informationen in der Zukunft benötigen könntest? Wenn ja, dann wirst du die Funktionen Aufräumen und Archivieren lieben! Anstatt an alten Informationen festzuhalten, archiviere sie, um deine Liste der Boards oder die Anzahl der Elemente auf diesen zu bereinigen. Du hast jederzeit die Möglichkeit, sie wiederherzustellen, wenn du sie brauchst! 🗄

 

Aufräumen

Im Admin-Bereich deines Kontos findest du eine „Aufräumfunktion“, mit der du dein Konto immer in bester Ordnung halten kannst. In diesem Bereich findest du eine Übersicht über alle aktiven Boards auf deinem Konto und du kannst sie von dort aus direkt archivieren. Außerdem kannst du auf alle archivierten Boards zugreifen, indem du auf „Archivierte Boards” klickst. 

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Archivieren von Elementen und Boards 

  • Ein Board archivieren 

Du kannst ein Board archivieren, indem du auf das 3-Punkt-Menü in der oberen rechten Ecke des Board klickst, auf „Board löschen/archivieren“ klickst und „Board archivieren“ auswählst. Du kannst ein Board immer löschen, wenn du dir sicher bist, dass du es nicht mehr brauchst, aber wir ziehen es vor, es zu archivieren, damit wir die Möglichkeit haben, es wiederherzustellen, wenn wir wollen!

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Wenn du jemals das archivierte Element oder Board wiederherstellen möchtest, folge den einfachen Schritten in diesem Artikel

  • Ein Element archivieren

Du kannst ein Element archivieren, indem du auf den Pfeil links neben dem Element und auf „Archivieren" klickst. 

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Wenn du jemals das archivierte Element wiederherstellen möchtest, folge den einfachen Schritten in diesem Artikel.

  • Archiviere automatisch

Du kannst deine Elemente sogar mit Automatisierungen wie dieser archivieren:

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  • Archiviere deine Automatisierungen

Wenn du eine Automatisierung hast, die du nicht aktiv verwenden möchtest, aber nicht komplett loswerden möchtest, kannst du sie deaktivieren! Wenn eine Automatisierung deaktiviert wird, bleibt sie in der Liste der Automatisierungen auf deinem Board, so dass du sie wieder einschalten kannst, wenn du sie jemals wieder aktivieren willst!

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Abmelden von Boards

Du hast das Gefühl, dass zu viele Posteingang-Updates erhältst? Eine Möglichkeit, diese einzugrenzen, ist, sich von Boards abzumelden, von denen du keine Updates sehen möchtest.

Klicke auf das Personen-Symbol, um eine Liste aller Board-Mitglieder zu öffnen und klicke dann auf das 'x' neben deinem Namen, um dich abzumelden! Du wirst nun keine Posteingangs-Updates mehr von diesem Board erhalten!

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Grenze deine Benachrichtigungen ein

Manchmal melden wir uns bei unserem Konto an und fühlen uns von zu vielen Benachrichtigungen bombardiert und in unseren monday.com E-Mails ertränkt! Schau dir diese Lösungen an, um deine Benachrichtigungen einzugrenzen, damit du nur die Dinge siehst, die du sehen musst! 🔕

Verwalte deine Benachrichtigungen

Um die Einstellungen für deine Benachrichtigungen zu ändern, klicke auf dein Profilbild und dann auf „Mein Profil“.

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Wähle die Registerkarte „Benachrichtigungen“ aus und du siehst eine Liste aller möglichen E-Mail-Benachrichtigungen, einschließlich täglicher Updates. Du kannst auswählen, welche E-Mail-Benachrichtigungen du erhalten möchtest! Ich habe keine E-Mail-Benachrichtigungen für mein Konto ausgewählt, da ich bereits für alles, was ich innerhalb der Plattform benötige, benachrichtigt werde, so dass ich nicht auch noch meine E-Mails überprüfen muss. ✉️

Auf dieser Registerkarte kann ich auch meine Desktop-Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren! Wenn ich mit meinem Handy in meinem Konto angemeldet bin, kann ich mit dieser Schaltfläche Push-Benachrichtigungen auf meinem Handy empfangen!

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Verwalte deinen Posteingang 

Dein Posteingang ist der Ort, an dem du alle Updates siehst, die in den Boards, die du abonniert hast, stattfinden. Wir haben ein paar Tipps, die dir helfen, die Menge an Updates zu verwalten, um die du dich kümmern musst.

  • Nach Boards filtern

Wenn du dich nicht von einem bestimmten Board abmelden kannst, aber feststellst, dass du zu viele für dich unwichtige Posteingangs-Updates erhältst, probiere diesen coolen Tipp aus! Gehe zu „Posteingangs-Updates“ unter deinen Posteingangs-Ansichtsoptionen, und du siehst die „Nach Board filtern“ Optionen unten mit einer Liste aller Boards, von denen du Updates bekommst. Wähle ein Board aus, um nur Updates von diesem Board zu sehen. Oben rechts in deinem Posteingang siehst du die Option „Alle schließen“. Klicke darauf, und du wirst alle Updates dieses Boards schließen, ohne jedes einzelne davon durchgehen zu müssen!

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  • Ich wurde erwähnt

Wenn du wenig Zeit hast und nur die wichtigsten Updates überprüfen möchtest, kannst du deinen Posteingang nach „Ich wurde erwähnt“ filtern. Auf diese Weise kannst du die Inhalte auf Updates eingrenzen, die für dich oder dein Team direkt relevant sind! Du kannst diese Ansicht nutzen, um dich zuerst auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren und den Rest in Angriff zu nehmen, wenn du etwas mehr Zeit hast.

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  • Lesezeichen für Updates

Hast du ein paar Minuten Zeit, um deinen Posteingang aufzuräumen, aber keine Zeit, dich um jedes Update zu kümmern, das Maßnahmen erfordert? Du kannst dein Update als Lesezeichen markieren, um es später schnell zu finden! Klicke einfach auf den Pfeil in der oberen rechten Ecke deines Updates und wähle „Lesezeichen“.

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Wenn du unter den Ansichtsoptionen für den Posteingang auf der rechten Seite zu „Lesezeichen für Updates“ gehst, siehst du eine Liste aller Updates, die du für später mit einem Lesezeichen versehen hast.

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Updates nicht mehr folgen

 Wenn dir vor kurzem ein Update gefallen hat oder du darauf geantwortet hast, erhältst du Glockenbenachrichtigungen für alle zukünftigen Antworten auf dieses Update! Wenn du keine weiteren Benachrichtigungen über dieses Update erhalten möchtest, klicke einfach auf den Pfeil in der oberen rechten Ecke des Updates und wähle „Konversation entfolgen“. 

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Tipps und Vorschläge

Puh! Es fühlt sich GROSSARTIG an, unser Konto ein wenig aufgeräumt zu haben, aber wir denken, wir können noch einen Schritt weiter gehen. 🧼Schau dir diese coolen Tipps und Tricks an, die wir zusammengestellt haben, um dir dabei zu helfen, unsere tollen Funktionen zu nutzen, um dein Konto noch effizienter zu gestalten!

Dashboards 

Dashboards sind eine tolle Möglichkeit, alles Wichtige an einem Ort anzuzeigen. Anstatt den Fortschritt und die Errungenschaften in all deinen Boards zu überprüfen, kannst du schnell einen Blick auf ein Dashboard werfen, um einen guten Überblick über alles zu bekommen, was du sehen möchtest! Derzeit gibt es über 40 verfügbare Widgets und Apps, die dir dabei helfen, den Projektfortschritt zu verstehen, Budgets zu verfolgen, das Arbeitspensum der Teammitglieder abzuschätzen und vieles mehr! So bleibt dein Team fokussiert und motiviert, die gesteckten Ziele zu erreichen, was die Produktivität steigert! 

Das Marketing Dashboard unten gibt einen Überblick über alle Marketing-Boards unseres Teams! Es hat folgende Funktionen: 

  • Kalender-Widget zur Anzeige aller anstehenden Termine und Fristen auf einen Blick
  • Batterie-Widget, um eine Übersicht über den Fortschritt in allen Projekten anzuzeigen
  • Diagramm-Widget zur Anzeige des Arbeitsstatus der einzelnen Marketingkampagnen
  • Zeitleisten-Widget zur Visualisierung der Spanne jedes Projekts über die kommenden Wochen
  • Zahlen-Widget um zu verfolgen, wie viel unser Team bisher von unserem Budget ausgegeben hat
  • Diagramm-Widget zur Anzeige des Arbeitsstatus der einzelnen Marketingkampagnen
  • Tabellen-Widget zur Anzeige wichtiger Gruppen über mehrere Boards hinweg in nur einer Ansicht
  • Zitat des Tages Widget für eine kleine tägliche Inspiration!

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Automatisierungen

Wir wissen, dass du deine Aufgaben gut im Griff hast, aber manchmal fallen trotzdem Dinge durch die Maschen. Nutze Automatisierungen, um sicherzustellen, dass dir nichts mehr entgeht! Automatisierungen wurden entwickelt, um bestimmte Aktionen für dich auszuführen oder dich zu benachrichtigen, wenn etwas deine Aufmerksamkeit benötigt! Du kannst manuelle Aktionen reduzieren und dein Leben ein wenig vereinfachen!

Da unser Board z. B. nach Monaten organisiert ist und jede Gruppe einen anderen Monat repräsentiert, können wir mit der folgenden Automatisierung jeden Monat eine neue Gruppe erstellen:

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Die Automatisierung unten wird für eins unserer Boards verwendet, in der jede Gruppe eine andere Phase in unserem laufenden Projekt darstellt! Anstatt unsere Elemente manuell von Gruppe zu Gruppe zu verschieben (und dies möglicherweise zu vergessen), haben wir Automatisierungen hinzugefügt, die sie für uns verschieben, wenn sich ein Status ändert!

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Die folgende Automatisierung verwendet Daten aus der Datumsspalte und der Statusspalte, um sicherzustellen, dass der Status des Objekts bis zum angegebenen Datum auf „Erledigt“ gesetzt wird. Ist dies nicht der Fall, wird ein anderes Teammitglied oder ein Manager benachrichtigt, um der Ursache des Problems auf den Grund zu gehen und die Dinge voranzutreiben!

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Es gibt so viele coole Automatisierungen, die deinen Workflow erleichtern und die Kommunikation innerhalb deines Teams verbessern. Sieh dir  diesen Artikel an, um ein Automatisierungsprofi zu werden!

 

Meine Woche

„Meine Woche“ ist eine großartige Möglichkeit für dich, alles zu sehen, was du und dein Team diese oder nächste Woche erledigen müsst oder was sogar überfällig ist. Es funktioniert, indem es alle Aufgaben in deinem  monday.com-Konto sammelt, die diese Woche fällig sind. 📆 

Um dorthin zu gelangen, klicke auf das Kalendersymbol rechts über deinem Profilbild.

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In „Meine Woche“ siehst du alle Aufgaben, die du heute und für den Rest der Woche zu erledigen hast, mit Links zu dem Board, in dem sie sich befinden. Behalte „Meine Woche“ regelmäßig im Auge, um sicherzustellen, dass du deine Aufgaben nicht vernachlässigst.

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach über das Kontaktformular an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!