Hast du den Eindruck, dass dein E-Mail-Posteingang und deine monday.com-Boards nicht miteinander verbunden sind? Verlierst du manchmal den Überblick über deine E-Mail-Korrespondenz, die sich auf die Artikel in deinen Boards bezieht? Dann lies weiter, denn diese Anleitung überbrückt die Lücke zwischen deinen E-Mails und deinen Boards in ein paar einfachen Schritten! Mit der Funktion „E-Mail an Board“ kannst du E-Mails aus deinem Posteingang, in Form von neuen Artikeln oder Updates, direkt an deine Boards auf monday.com senden! Schauen wir uns die Funktionen „E-Mail an Board“ und „E-Mail an Element“ mal genauer an.

Wer kann meine Boards oder Elemente per E-Mail versenden?

Jedes Mitglied oder jeder Gast in deinem monday.com-Konto, sowie vertrauenswürdige Kollegen außerhalb deines Kontos, können E-Mails an Boards oder Elemente senden.

• Kontomitglieder

Kontomitglieder können eine E-Mail an jedes private, teilbare oder Haupt-Board senden, von dem sie ein Mitglied sind ! Das Kontomitglied muss die E-Mail von der E-Mail-Adresse senden, die mit seinem monday.com-Konto verknüpft ist (d. h. die E-Mail-Adresse, mit der es dem Konto beigetreten ist).

• Gäste

Gäste deines Kontos können eine E-Mail an jedes teilbare Board senden, von dem sie ein Mitglied sind. Der Gast muss die E-Mail von der E-Mail-Adresse senden, die mit seinem Gastkonto auf monday.com verbunden ist. 

• Betrachter und vertrauenswürdige Kollegen

Betrachter und Kollegen, die nicht mit deinem monday.com-Konto verbunden sind, können E-Mails an deine Elemente oder Boards mit einer anderen E-Mail-Adresse senden als die, die für Kontomitglieder vorgesehen ist. Beachte bitte, dass diese E-Mail-Adresse Personen erlaubt, die nicht Mitglied deines Kontos sind, Elemente und Updates in deinem Konto zu erstellen. Deshalb solltest du vorsichtig sein, wenn du die E-Mail-Adresse herausgibst und sie nur an Personen weitergeben, die vertrauenswürdig sind.

Wie kann ich E-Mails an meine Boards senden? 

Es gibt drei Möglichkeiten deine E-Mails mit deinen Boards auf monday.com zu verbinden. Du kannst:

1. Eine E-Mail als neues Element an dein Board senden 
2. Eine E-Mail als Update an ein vorhandenes Element senden
3. Eine Integration für deinen E-Mail-Posteingang einrichten

In diesem Leitfaden schauen wir uns alle drei Möglichkeiten an. 

Eine E-Mail als Element an ein Board senden

Sowohl Kontomitglieder als auch Nicht-Kontomitglieder können eine E-Mail als neues Element an ein Board senden, allerdings auf eine etwas andere Weise. Lasst uns einen Blick darauf werfen:

• Kontomitglieder und Gäste

Wenn du eine E-Mail an ein monday.com Board sendest, wird die E-Mail zu einem neuen Element im Board. In einem ersten Schritt musst du herausfinden, was die E-Mail-Adresse deines Boards ist. Gehe dazu zu dem Board, an das du eine E-Mail versenden möchtest und klicke auf das Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke. Wähle im Dropdown-Menü „Board-Einstellungen“ und dann „Elemente per E-Mail erstellen“ aus:

Am unteren Rand des Fensters findest du die E-Mail-Adresse deines Boards. Klicke auf „Adresse kopieren“, um sie in deine Zwischenablage zu kopieren, damit du sie direkt in deine E-Mail einfügen kannst. Alternativ kannst du die E-Mail-Adresse ändern, damit du sie dir ein wenig leichter merken kannst. Klicke zum Bearbeiten auf das Stiftsymbol.

Hinweis: Nur der Admin und/oder der Board-Inhaber kann diese E-Mail ändern. 

Gib deinen neuen Namen ein und schon kannst du loslegen. Klicke auf „Kopieren“, um die Adresse in deine Zwischenablage zu kopieren, so dass du sie in deine E-Mail einfügen kannst.

Hinweis:  Du kannst nur den E-Mail-Benutzernamen (vor dem @-Symbol) ändern und nicht die E-Mail-Domäne (nach dem @-Symbol). Die E-Mail-Domäne ist immer der Name deines Kontos, gefolgt von .monday.com. 

Geh dann zu deinem E-Mail-Posteingang und erstelle eine neue E-Mail. 

Vor dem Versenden müssen wir unsere E-Mail möglicherweise ein wenig ändern, damit sie auf dem Board genau so erscheint, wie wir es wollen!

1. Die Empfängerzeile muss die E-Mail-Adresse des Boards enthalten
2. Die Betreffzeile wird zum Namen unseres Elements in unserem Board.

      3. Der Text der E-Mail wird zu einem Update für das neue Element, daher muss der Text der E-Mail alles enthalten, was wir im Update unseres Elements sehen möchten – einschließlich Dateien! 

Tipp: Einige E-Mails haben die Funktion „Über dieser Zeile antworten“. Wenn du diesen Abschnitt nicht entfernst, wenn du die E-Mail an dein Board weiterleitest, wird der Abschnitt „Updates“ leer sein, da der Hauptteil der E-Mail als oberhalb der Antwortzeile stehend betrachtet wird. Entferne einfach diesen Teil der E-Mail und es sollte funktionieren!

Voila! Deine E-Mail wird als neues Element in einer neuen Gruppe mit dem Titel „E-Mail-Pulse“ ganz oben auf deinem Board angezeigt! Alle zukünftigen E-Mails werden in dieser Gruppe angezeigt, ändere also den Namen der Gruppe, damit er deinen Bedürfnissen entspricht! Du musst lediglich die restlichen Spalten für das neue Element manuell ausfüllen. 

Klicke auf die Sprechblase, um den Update-Bereich des Elements zu öffnen und einen Blick auf den Text der E-Mail zu werfen. Hier siehst du alle Details an einem Ort!

• Nicht-Kontomitglieder

Betrachter deines Kontos und Kollegen, die nicht Mitglied deines Kontos sind, können ebenfalls E-Mails als neue Elemente an dein Board senden.

Hinweis: Wer diese E-Mail-Adresse hat, wird als Kontomitglied identifiziert und kann per E-Mail Elemente und Updates auf deinem Board erstellen. Es ist wichtig, dass du diese E-Mail-Adresse nur an Personen weitergibst, denen du die Daten deines Kontos anvertrauen willst.

Die Schritte sind fast identisch mit denen, die Kontomitglieder unternehmen, aber sie müssen sie an eine andere E-Mail-Adresse senden! Um diese Adresse zu finden, öffne das Drei-Punkte-Menü, wähle „Board-Einstellungen“ und dann „Elemente per E-Mail erstellen“ wie im vorherigen Abschnitt aus. 

Klicke nun auf den Pfeil neben „Für Personen außerhalb des Kontos freigeben“:

Du solltest jetzt eine zusätzliche E-Mail-Adresse in diesem Fenster sehen! Klicke auf „Kopieren“, um sie in die Zwischenablage zu kopieren und an deine Kollegen zu senden. Sobald sie diese E-Mail-Adresse haben, können sie dieselben Schritte ausführen, um eine E-Mail zu senden, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben!

Sende eine E-Mail als Update an ein Element

Wenn du eine E-Mail an eine Element in deinem Board sendest, wird diese E-Mail zu einem Update im Update-Bereich des Elements. In einem ersten Schritt musst du herausfinden, was die E-Mail-Adresse deines Boards ist. Klicke dafür auf das Element, das du per E-Mail versenden möchtest, um den Abschnitt Updates des Elements zu öffnen. Klicke hier auf „Updates per E-Mail schreiben“:

Du kannst die E-Mail-Adresse zu etwas ändern, das du dir leichter merken kannst, indem du auf das Stiftsymbol klickst.

Gib einfach einen neuen Namen ein und klicke dann auf das kleine gefaltete Papiersymbol darunter, um ihn in deine Zwischenablage zu kopieren, so dass du ihn direkt in deine E-Mail einfügen kannst.

Hinweis: Benutzer können die E-Mail-Adresse des Elements nur ändern, wenn die Board-Berechtigungen dies zulassen. Wenn du Probleme hast, wende dich an den Eigentümer deines Boards.

Die Greenfield Gardeners erhalten oft E-Mail-Anfragen von Kunden und sie senden ihnen E-Mails, um sie darüber zu informieren, welche Arbeiten beim letzten Auftrag durchgeführt wurden. Um sicherzustellen, dass wir diese Korrespondenz auch in unserem monday.com-Board sehen können, senden wir die E-Mail sowohl an die Adresse unseres Kunden als auch an die unseres Elements. 

Tipp: Wenn du die E-Mail sowohl an das Element als auch an einen Empfänger sendest, der kein Mitglied deines monday.com-Kontos ist, musst du eine Kopie an die Adresse des Elements schicken. So stellst du sicher, dass der Empfänger keine Fehlermeldung von deinem monday.com-Element erhält, wenn der Empfänger deiner E-Mail mit „Allen antworten“ antwortet.

Die E-Mail wird als neues Update im vorhandenen Element auf deinem Board angezeigt. Die Betreffzeile deiner E-Mail wird fett dargestellt, gefolgt vom Text deiner E-Mail. 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach über das Kontaktformular an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!