Como podemos ajudar?

Emails & Activities: gerencie suas atividades

 

pp banner.png

 

Quem pode usar esse recurso:
Disponível no monday CRM

 

O app Emails & Activities é uma ferramenta extremamente poderosa para gerir seus relacionamentos. Como os relacionamentos com clientes vão além de apenas e-mails, permitimos que você também acompanhe todas as atividades dos clientes através do app Emails & Activities. De reuniões a chamadas e muito mais, registre cada interação para ver uma linha do tempo de eventos completa em uma visualização única e concisa.

Este artigo abordará as diferentes atividades que você pode registrar com o app. Se quiser saber mais sobre como enviar, receber e acompanhar e-mails, consulte o artigo Emails & Activities na monday.com.

 

Instale o aplicativo

Para instalar o app, acesse o quadro onde você deseja usá-lo. Em seguida, abra a Seção de atualizações de qualquer elemento, clicando no balão. Selecione "Adicionar visualização": 

 

leads.gif

Na central de visualizações de elementos, passe o mouse sobre o ícone do app Emails & Activities e clique em "Adicionar widget":

Frame 1099 (1).png

 

Dica: se você estiver usando o monday CRM, o app Emails & Activities será automaticamente adicionado aos quadros de template. Saiba mais no artigo do monday CRM

 

 

Agendar atividades

Para agendar atividades, selecione “Adicionar atividade” no canto superior esquerdo da tela inicial do app. Você poderá selecionar "Meeting" (reunião) ou "Add Custom Activity" (adicionar atividade personalizada):

Frame 1136.png

Você pode ajustar a data e hora, bem como adicionar notas. Você tem a opção de usar o editor de texto para personalizar e formatar suas notas.

 

Adicionar atividades personalizadas

Com o Emails & Activities, há tipos de atividades padrão para escolher. Você pode adicionar uma "Meeting" (reunião), escrever um "Call summary" (resumo de chamada) e incluir uma "Note" (nota). Você também tem a opção de criar atividades personalizadas.

Mostre-me como criar uma atividade personalizada
  • Etapa 1 - Clique em "Adicionar atividade"
  • Etapa 2 - Selecione "Adicionar atividade personalizada"
  • Etapa 3 - Atribua um nome à atividade
  • Etapa 4 - Escolha o ícone e a cor do ícone
  • Etapa 5 - Ao terminar, clique em "Salvar atividade"
  • Etapa 6 - Clique no botão "Adicionar atividade" para ver sua atividade como opção na lista

custom activity.gif

 

Para excluir uma atividade personalizada, passe o mouse sobre o nome da atividade no menu "Adicionar atividade". Um ícone de lixeira aparecerá. Clique no ícone de lixeira para excluir permanentemente a atividade personalizada. Você só pode excluir atividades personalizadas. Você não poderá excluir os tipos de atividades originais.

 

Quadro de atividades

Quando você cria sua primeira atividade, um quadro é criado automaticamente na área de trabalho de CRM da sua conta. Esse quadro será chamado "Atividades" e ficará visível para todos os membros da sua conta por padrão. Cada membro da equipe pode filtrar e acompanhar seus próximos eventos, criar lembretes e gerar relatórios usando esse quadro.

O quadro ficará assim:

Frame 1073 (1).png

Diga-me como o quadro é estruturado
  • A descrição do evento aparecerá como o nome do elemento e a pessoa que criou o evento será atribuída como "proprietária" do elemento.
  • O "prazo" refletirá a data e a hora inseridas para o evento.
  • O rótulo da coluna de status será "aberto" se o evento ainda não tiver ocorrido e "feito" se o evento tiver passado.
  • O tipo de evento aparecerá em uma coluna de status adicional. 

 

O que é registrado no quadro de atividades?

As atividades registradas no quadro incluem as seguintes:

  • Chamadas telefônicas
  • Resumos de chamadas
  • Reuniões

E-mails e notas padrão não são considerados "atividades" para o quadro de Atividades. E-mails enviados por meio do Emails & Activities não serão registrados no quadro de Atividades.

 

Dica: para saber mais sobre suas opções para criar lembretes usando esse quadro, confira este artigo. Você pode até mesmo ir além e integrar esse quadro ao seu calendário do Google ou Outlook. Sempre que uma reunião for criada, ela também será automaticamente exibida no seu calendário!

 

Painel de atividades

Você pode revisar os dados do seu quadro de "Atividades" por meio do painel incluso. Para acessá-lo, abra seu quadro de "Atividades" e abra a aba "Painel":

Frame 24 (1).png

Você pode reordenar e personalizar este painel para garantir que suas informações necessárias estejam sempre disponíveis:

Frame 23 (2).png

 

Registre notas

Registre notas de reuniões e telefonemas para acompanhar seus relacionamentos. Todas as notas são internas, o que significa que somente você e seus colegas podem vê-las.

Para registrar uma nota, clique no botão "Adicionar atividade" no canto superior esquerdo da tela inicial do app. Então, clique em "Nota" no menu e comece a escrever:

Frame 1137.png

Uma janela aparecerá onde você poderá criar sua nota.

 

Mencione seus colegas

Você pode @ mencionar seus colegas no texto de qualquer atividade interna. Isso inclui reuniões, resumos de chamadas, notas e atividades personalizadas. Digitar o símbolo @ e o nome do seu colega no corpo do compositor exibirá uma lista de opções. Você pode escolher seu colega nesse menu suspenso. Assim que você publicar a atividade na sua linha do tempo, seu colega será notificado de que foi marcado.

Frame 32.png

 

Navegando pela linha do tempo

Você pode ver sua linha do tempo completa abaixo do botão "Adicionar atividade", no topo do app. Sua linha do tempo será organizada cronologicamente. Qualquer e-mail ou nota estará ordenado no mês em que o e-mail foi enviado ou a nota foi adicionada. Qualquer evento agendado para uma data futura estará na seção "Próximos":

Frame 1138.png

 

Filtrar atividades

Você pode filtrar a linha do tempo para ver somente os e-mails, notas, eventos ou atividades de seu interesse. Há também a opção de escolher uma data para o filtro. Além disso, você pode escolher vários filtros para ver, por exemplo, todos os e-mails enviados em um período específico de tempo.

Frame 1139.png

Se você quiser redefinir o filtro, selecione "Limpar" para remover suas seleções.

 

 

Fixar uma publicação

Você pode fixar qualquer atividade na sua linha do tempo. Quando você fixa uma atividade, ela é exibida no topo da sua linha do tempo independentemente de novas atividades publicadas:

pin to timeline.gif

Para fixar uma atividade, localize a publicação que deseja fixar e abra o menu de três pontos no canto superior direito da publicação. Abra o menu e selecione "Fixar no topo":

Frame 19 (3).png

 

 

Definir um lembrete

Você pode definir um lembrete para qualquer elemento da sua linha do tempo. Para definir um lembrete, localize a publicação para a qual deseja defini-lo e abra o menu de três pontos no canto superior direito da publicação. Abra o menu, selecione "Definir um lembrete" e escolha o período do seu lembrete:

Frame 20 (2).png

 

 

Adicionar e-mails automáticos 

Você pode adicionar e-mails de saída automatizados à sua linha do tempo seguindo alguns passos simples. Primeiro, use as orientações citadas neste artigo para configurar o aplicativo Emails & Activities e conecte seu endereço de e-mail. Em seguida, configure um modelo de integração do Outlook ou do Gmail em seu quadro.

Frame_989.png

Finalmente, quando executar a automação, o e-mail de saída automatizado será adicionado à sua linha do tempo do Emails & Activities. O e-mail indicará que ele foi enviado "via Automações":

Frame_990.png

 

 

Configurações do aplicativo

O aplicativo tem quatro configurações. Você pode encontrar essas configurações ao passar o mouse sobre o título da aba Emails & Activities. Ao passar o mouse, um menu de três pontos aparecerá à direita do texto. Clique nos três pontos para ver as quatro opções.

Mostre-me as opções de configuração
  • Adicionar aos meus favoritos - a aba se moverá de forma que seja a segunda após a aba "Atualizações".
  • Renomear - renomeie a aba conforme desejar.
  • Excluir - o app Emails & Activities será removido de todo o quadro.
  • Definir como padrão do quadro - o app Emails & Activities será movido para a primeira aba 

 

FAQ

Você pode sincronizar eventos do quadro de atividades para o seu calendário do Google ou do Outlook?

Você pode sincronizar atividades individuais com um calendário usando a integração de calendário.

 

Se novas atividades forem adicionadas, elas serão sincronizadas automaticamente com o calendário?

Embora você possa sincronizar com seu calendário, as atividades adicionadas ao quadro após a sincronização não serão automaticamente adicionadas ao calendário. Estamos trabalhando para tornar isso possível.

 

 


 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!