Pronto para assumir o controle dos seus projetos? Neste artigo, mostraremos como gerenciar cada etapa do ciclo de vida do seu projeto com a monday.com—desde reunir ideias e aprová-las até planejar, executar e acompanhar o progresso facilmente.

 

Reúna ideias de projeto através de formulários

Os workforms facilitam para reunir ideias de projeto, sugestões ou solicitações em um único lugar. Qualquer um — sejam colegas, gerentes ou partes interessadas externas— pode enviar um formulário com informações importantes para avaliar a necessidade de negócio de uma ideia. Os envios aparecem automaticamente no grupo "Novas solicitações" do seu quadro de pipeline de aprovação de projeto. 

 

Configure o quadro Aprovação do Projeto 

A seguir: organizando as ideias recebidas! O quadro "Pipeline de aprovação de projeto" é a base do seu fluxo de trabalho de gestão de projeto. Ele ajuda a centralizar todas as novas ideias de projeto em um único lugar, bem como revisar cada solicitação, atribuir gerentes de projetos, definir orçamentos e aprovar os projetos que avançarem.

Ideias enviadas através do formulário são capturadas no primeiro grupo do quadro e passar por diferentes etapas de aprovação. As colunas do quadro representam detalhes importantes para ajudar os tomadores de decisão a avaliar cada proposta.

 

Crie um quadro de panorama geral de projeto

Assim que os projetos são aprovados, é hora de acompanhá-los a partir de uma perspectiva mais ampla. O quadro de panorama geral de projeto ajuda a ver como seus projetos aprovados se alinham às metas de negócios gerais. Este quadro automaticamente preencherá os projetos aprovados a partir do nosso quadro de pipeline de aprovação de projeto.

 

Para conectar seu pipeline de aprovação com o quadro de panorama geral, comece configurando uma automação multiquadros. Esta automação é acionada quando o status de aprovação de um projeto é alterado para "Aprovado", automaticamente criando um novo elemento no quadro geral para começar o processo de acompanhamento.

Um novo elemento no quadro de panorama geral de projeto será automaticamente criado no grupo "Próximos projetos". Com a ajuda das automações, seu projeto avançará entre diferentes grupos de acordo com sua situação atual.

 

Crie e gerencie quadros de projeto específico

Vamos focar nos detalhes! Enquanto o quadro geral oferece um panorama estratégico, cada projeto também precisa de sua própria área de trabalho para gerenciar o dia a dia—isso exigirá um quadro específico dedicado. 

Novamente, as automações serão usadas de modo a criar um quadro específico para cada projeto. Quando a fase de um projeto muda para "Planejamento" no quadro de panorama geral de projeto, um quadro específico de projeto é criado a partir de um template. Ele se tornará o espaço da sua equipe para agendar, atribuir e gerenciar o trabalho.

Digamos que você esteja lançando um "Projeto bot". Seu quadro específico, gerado a partir do template, dividirá o projeto em entregas menores e ajudará a gerenciar cronogramas, recursos e orçamentos. Vamos conferir em detalhes como cada um pode ser implementado usando diferentes recursos de quadro.

 

Gerencie cronogramas com ferramentas de agendamento

Dependências 

Dependências ajudam a vincular tarefas relacionadas e manter tudo sincronizado. Escolha entre diferentes tipos de dependência (FS, SS, FF, SF) e modos de resposta (flexível, estrito ou nenhuma ação) de acordo com a forma como deseja que os elementos reajam a alterações.

 

Gráfico de Gantt

As dependências podem ser visualizadas através da visualização de Gantt, na qual linhas de setas conectam tarefas que dependem umas das outras. Você pode personalizar a visualização para destacar prioridades e marcos e facilitar a navegação.

 

Cronograma planejado x real

Acompanhe cronogramas planejados x reais adicionando uma coluna de cronograma para seu plano de projeto e uma coluna de data para avaliar a data de conclusão real. Use uma automação para definir a data de conclusão real quando a coluna de status de uma tarefa mudar para "Feito".

Para analisar atrasos, adicione uma coluna de fórmula que calcula a diferença entre suas datas planejadas e reais para cada elemento. Podemos usar esses dados para diferentes relatórios a fim de obter insights aprimorados sobre nosso processo de planejamento. 

 

 

Marcos

Assinale marcos principais diretamente no cronograma. Eles aparecerão como diamantes nas visualizações de cronograma e Gantt, ajudando sua equipe a identificar facilmente os principais checkpoints.

 

Gerencie o esforço, volume de trabalho e custos da equipe

Gestão de recursos 

Use a visualização de volume de trabalho para analisar a capacidade de cada membro da equipe. Ela ajuda a evitar sobrecargas e garante que todos estejam trabalhando com eficácia no seu projeto.

 

Gerenciamento de custos 

Um orçamento bem administrado ajuda a manter tudo dentro do planejado. Adicione uma coluna de número para reunir as despesas de cada tarefa e uma coluna suspensa para categorizar os tipos de custos:

 

Em seguida, use uma visualização de gráfico para dividir os custos por tipo ou comparar as despesas com o budget aprovado em um gráfico de barra.

 

Pronto! Você tem todos os requisitos necessários para configurar seu quadro específico de projeto. Agora você pode cuidar do gerenciamento do cronograma, do volume de trabalho e de custos, tudo em um só lugar!  

 

Obtenha insights com os painéis

Agora é hora de visualizar o panorama geral. Os painéis fornecem um panorama claro e visual das principais métricas de projeto e mantêm sua equipe alinhada.

 

 

Resumo 

Para resumir nosso fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos: 

• Ideias de projetos são enviadas via WorkForms e revisadas no quadro de pipeline de aprovação de projeto.
• Projetos aprovados são automaticamente adicionados ao seu quadro de panorama geral para acompanhar o progresso por meio de automação multiquadros.
• Quando uma fase de projeto avança para "Planejamento", um quadro específico detalhado é criado a partir de um template, e o gerente do projeto é notificado.
• A equipe do projeto usa o quadro específico para gerenciar cronogramas, recursos e orçamentos durante a execução.
• Um painel geral dedicado mantém tudo visível, mensurável e no rumo certo.

E, simples assim, você tem tudo de que precisa para levar seus projetos da ideia à execução — tudo na monday.com! 

 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!