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Automações entre quadros

Você tem quadros na monday.com que organizam projetos e tarefas distintos mas que possuem informações diretamente relacionadas? 

Os modelos de automação multiquadros oferecem a capacidade de interação entre quadros ao permitir que uma ação em um quadro acione uma ação em um quadro completamente diferente. Muitos desses modelos também ligarão elementos conectados entre quadros. Esses modelos de automação adicionam uma nova camada à colaboração em equipe e permitem que sua equipe gerencie projetos inter-relacionados de maneira integrada e coesa. 🌟

 

Como adicionar uma automação personalizada

Com as automações personalizadas, você pode criar novas combinações de automações adaptadas às necessidades da sua equipe e fazer com que elas se encaixem perfeitamente em um determinado fluxo de trabalho.

Para adicionar um modelo multiquadros relevante ao seu fluxo de trabalho, você precisará visitar nossa central de automações no topo do seu quadro:

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Escolha a opção "criar automação personalizada":

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Escolha seu gatilho. Um gatilho pode envolver uma coluna do seu quadro (ex.: status, pessoa, data, etc) ou uma ação que acontece em seu quadro (ex.: elemento criado, elemento movido para o grupo, etc.). Para este exemplo, selecionaremos "When a Status changes to Something" ("Quando um Status mudar para Algo"). Em nosso quadro, vamos usar a coluna "Tried it?" e o rótulo "Yes".

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Agora vamos escolher as ações que ocorrerão como resultado do gatilho escolhido. Para criar um modelo de automação multiquadros, primeiro escolheremos o bloco de automação "create item in board & connect boards" ("criar elemento no quadro e conectar quadros")"

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Agora, vamos configurar o bloco "criar elemento no quadro e conectar quadros"!

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As etapas para configurar este bloco são:

1. Escolha o quadro em que deseja criar o novo elemento. Neste caso, queremos criar um novo elemento em "Cassandra Tried It!" para monitorar os restaurantes que visitamos.

2. Vamos mapear as informações do elemento (ou restaurante) que visitamos no quadro Local Lunch Spots para o novo elemento que criaremos no quadro "Cassandra Tried It!".

3. Selecionaremos o quadro em que queremos exibir a conexão entre esses dois elementos.

4. Em seguida, vamos escolher a coluna em que exibiremos esta conexão. Se ainda não tiver uma coluna conectar quadros no seu quadro, você pode criar uma durante a configuração deste modelo clicando em "adicionar nova coluna".

5. Clique em "criar automação" para concluir.

É isso! Veja como essa automação personalizada funciona:

CrossBoardInAction.gif

 

Como adicionar uma automação padrão

Para adicionar o template multiquadros relevante ao seu fluxo de trabalho, você precisará visitar nossa loja de automações no topo do seu quadro:

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Nela, você pode escolher um dos nossos diversos templates e configurar a automação multiquadros adequada ao seu fluxo de trabalho. Tente pesquisar "no quadro" ou "em outro quadro" para localizar facilmente os templates relevantes: 

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Role a tela para baixo para visualizar mais templates multiquadros:

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Há muitas opções para escolher!

 

Nota: para fazer o mapeamento entre quadros, a coluna que você quer mapear deve existir em ambos os quadros. Além disso, as informações na seção atualizações só serão movidas ao usar as automações "mover elemento", mas não ao usar automações que criam novos elementos. 

 

 

Mapeamento de colunas

Se o modelo escolhido criar ou mover um elemento, você terá a oportunidade de definir quais informações serão enviadas para o quadro selecionado e para onde essas informações serão enviadas dentro da estrutura do quadro selecionado. Esse processo é chamado de mapeamento

Os subelementos se movem ao usar uma automação "mover elemento para quadro". No entanto, você não terá a oportunidade de mapear o subelemento ao configurar esse tipo de automação. Se o elemento tiver um subelemento, o mapeamento do subelemento acontecerá automaticamente para você. Contanto que o tipo de coluna no subelemento e o título da coluna no subelemento sejam os mesmos no quadro em que você configurou a automação (quadro de origem) e no quadro para o qual pretende mover o elemento (quadro destinatário), os valores nas colunas do subelemento serão transferidos.

Independentemente de ser um elemento ou subelemento que está sendo movido, algumas informações não serão transferidas. Os tipos de coluna abaixo são considerados "estáticos" e atualmente não são compatíveis com o mapeamento:  

  • Espelho
  • Dependência
  • Link para Elemento
  • Controle de tempo

Ao mapear um elemento, as colunas estáticas não terão um sinal azul de "+" ao lado delas:

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Nota: para mapear os valores das colunas, as colunas mapeadas precisarão estar no quadro de origem e no quadro destinatário.  Se você vir a coluna que deseja mapear, mas se não houver um sinal de "+" azul, passe o mouse sobre o campo vazio (ou seja, com a coluna de arquivos).

 

Entendendo modelos "correspondentes"

Como parte de nossas automações multiquadros, temos alguns modelos que envolvem a correspondência dos mesmos dados entre elementos em dois quadros diferentes para conectá-los. Para localizar esses modelos, basta digitar "match" ("correspondência") na barra de pesquisa da Central de Automações, conforme abaixo!

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Esses modelos funcionam identificando os mesmos data points de dois quadros distintos, conforme definido no seu modelo escolhido, e conectando os elementos onde os dados correspondem, por meio de uma coluna de conectar quadros

Vamos ver abaixo como fazer essa configuração!

 

  • Configurando um modelo "correspondente"

Para saber como configurar um modelo "correspondente", vamos considerar o primeiro modelo na imagem acima (parte superior esquerda). Usando esse modelo, queremos conectar elementos entre um quadro e outro quando os responsáveis corresponderem. 
Para isso, primeiramente selecionamos a coluna "Responsável" no quadro atual em que estamos. Então, selecionamos o segundo quadro "Projetos de alto nível", a coluna de conectar quadros que temos no quadro atual e, finalmente, a coluna "Gerente de projeto" no quadro "Projetos de alto nível", a partir de onde os dados serão correspondidos.

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Se um responsável do quadro atual mudar para o mesmo responsável que já está localizado no quadro "Projetos de alto nível", os dois elementos serão conectados imediatamente na coluna de conectar quadros selecionada!

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Exemplos de multiquadros 

Exemplo #1

Uma equipe de gerenciamento de projetos tem um quadro de iteração de alto nível. As tarefas de todos são listadas neste quadro para que toda a equipe tenha uma imagem clara de cada iteração.

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A equipe também precisa que tarefas idênticas sejam criadas nos quadros de baixo nível dos membros da equipe. Será usado o seguinte modelo de automação padrão:

Quando a designação pessoa for atribuída a alguém, crie um elemento em outro quadro e conecte-o ao quadro selecionado

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Com este template, quando a pessoa selecionada for atribuída a um elemento, um novo elemento será criado no quadro selecionado sob "outro quadro". Isso permitirá que o membro da equipe tenha um quadro separado com uma lista completa de suas tarefas!

 

Nota: ao clicar no campo "conectá-los", você terá a opção de adicionar uma coluna conectar quadros no quadro selecionado, no campo "outro quadro". 

 

 

Exemplo #2

Uma empresa de marketing está usando um formulário monday.com incorporado para sua lista de distribuição. Uma vez preenchido o formulário, um elemento é enviado para um quadro da monday.com. Se aprovado, o elemento precisa ser movido automaticamente para o próximo quadro no pipeline. O quadro de origem é assim:

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Para concluir o fluxo de trabalho, o seguinte template deve ser usado:

Quando um status for alterado para outro valor, mova o elemento para o quadro

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Nota: para fins de automação, um elemento movido para um quadro não é considerado um novo elemento. Então, se o quadro de destino tiver uma automação definida para notificar quando um novo elemento for adicionado, ela não será acionada.

 

 

Quer saber mais sobre as nossas várias automações? Confira este artigo!

 

Se você tiver alguma dúvida, contate nossa equipe usando o nosso formulário de contato. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!

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