Como podemos ajudar?

A visualização e o widget de volume de trabalho

 

 

Gerenciamento de recursos é o processo de planejar o uso de seus recursos e agendar a alocação deles. Recursos podem ser qualquer coisa de que sua empresa precisa para operar com eficiência — funcionários, equipamentos ou até mesmo os ativos da sua marca. Sejam quais forem seus recursos, a monday.com está aqui para ajudá-lo a manter seu negócio no rumo certo! 

 

Nota:  este recurso está disponível apenas em nossos planos Pro e Empresa

 

Antes de começar

Para medir a carga de trabalho dos membros da sua equipe, certifique-se que seus quadros contenham as seguintes colunas: 

  • Uma coluna de pessoas 
  • Uma coluna de data ou de linha do tempo 
  • Opcional - uma coluna de número ou fórmula, para indicar o esforço exigido para cada tarefa. Por exemplo, 1 hora, 6 horas

Alternativamente, se você quiser medir qualquer outro recurso, como salas de reuniões, máquinas industriais, ferramentas manuais, câmeras (entre muitas outras coisas), pode usar uma coluna de status!

Outra configuração importante a considerar é o fim de semana. Você pode contar os fins de semana como dias úteis ou excluí-los dos dias úteis. Você pode personalizar essa configuração na seção Administrador da sua conta. Consulte este artigo para saber mais. 

 

Como adicionar a visualização ao seu quadro 

Para adicionar a visualização de volume de trabalho ao seu quadro, clique na opção na parte superior do quadro (você verá a opção "Adicionar visualização" ao passar o mouse sobre ele). Selecione "Mais visualizações" e escolha "Volume de trabalho" na central de visualizações:

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Para adicionar uma visualização de quadro, clique em "Adicionar visualização", localizado no canto superior direito da tela. Selecione "Visualizações de quadro" e escolha "Volume de trabalho" na central de visualizações:

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Como adicionar um widget ao seu painel

Para adicionar o widget de visualização de volume de trabalho à sua visualização de painel ou de quadro, clique em "+ Adicionar widget" e selecione "Volume de trabalho":

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Configurando a visualização

Etapa 1 - Crie seu quadro

Digamos que estamos gerenciando nossa equipe de sucesso do cliente. Em nosso quadro, temos:

 

Etapa 2 - Escolha a coluna de tempo 

Como essa visualização verifica todos os elementos atribuídos a uma pessoa por um período de tempo específico, o seu quadro deve ter uma coluna de data ou de timeline

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Etapa 3 - Escolha o tipo de recurso

Agora, você precisa escolher qual tipo de recurso quer que seja representado na carga de trabalho. O tipo de recurso pode ser uma coluna de pessoas, uma coluna de status ou um grupo! Isso será determinado de acordo com quais parâmetros vemos a carga de trabalho dividida.

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Etapa 4 - Mensure o esforço

Você pode exibir os dados de duas maneiras: contar elementos e esforço. 

  • Contar elemento

Se você escolher a opção Contar elementos, cada elemento atribuído a essa pessoa será contado como 1 e exibido no quadro. 

  • Esforço

Às vezes, algumas de nossas tarefas exigem mais esforço ou têm mais peso no projeto. Em nosso caso de uso, estamos usando a coluna de estimativa de tempo. Essa configuração funciona tanto com uma coluna de números quanto de fórmula. 

Quando mais de uma pessoa está trabalhando em uma tarefa, podemos escolher exibir como eles "dividem o esforço" entre eles. Podemos alternar entre "dividir", que dividirá o esforço igualmente entre os parceiros, e "somar", que atribuirá a cada parceiro o número total de horas que o projeto necessita.

Veja um exemplo
No exemplo abaixo, escolhemos "dividir" pois Kayla e Ariel vão dividir as 4 horas alocadas para este projeto de forma igual. Na visualização, podemos ver que foram atribuídas 2 horas para cada um. Se Kayla e Ariel estivessem trabalhando juntos no projeto e ambos usassem 4 horas, selecionaríamos "somar". Veríamos todas as 4 horas refletidas na carga de trabalho de Kayla e Ariel.

 

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  • Capacidade semanal

Então, podemos então escolher uma capacidade semanal para toda a equipe. Ela será o limite de quantas horas você deseja que a equipe trabalhe nessas tarefas durante a semana. Em nosso exemplo, definimos a capacidade semanal para 4 horas por semana. 

Nota: se estiver visualizando o calendário por semanas, as cores dos círculos refletirão a capacidade definida por você. Entretanto, se alterar o calendário para visualizar por dias, a capacidade será dividida igualmente pelos 5 dias úteis da semana. Ou seja, a capacidade semanal de 20 horas será dividida em 5, e aparecerá como 4 horas por dia da semana.

 

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Nota: De maneira similar, se você estiver visualizando o widget por mês, sua capacidade semanal de 5 será multiplicada por 4 semanas em um mês, exibindo uma capacidade mensal de 20. Isso pode ou não refletir suas intenções ao definir a capacidade semanal, portanto, é importante ter isso em mente.

 

Alocando recursos

Com a o recurso de carga de trabalho, você pode alocar não só pessoas mas também qualquer recurso. No exemplo abaixo, queremos nos certificar que nenhum dos nossos veículos estejam ultrapassando o limite semanal total de 1.200 quilômetros de distância percorrida. Podemos definir nossa visualização de carga de trabalho para exibir exatamente isso!

 

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Primeiro, selecionamos nossa coluna de status "veículo" como nosso tipo de recurso. Então, selecionamos "adicionar esforço"! Queremos definir nosso esforço na coluna de números "distância de percurso", assim, inserimos "1.200" no campo "capacidade semanal", abaixo. 

Agora, a nossa visualização está exibindo todos os nossos veículos listados no painel esquerdo e, à sua direita, podemos ver quantos quilômetros estão agendados para percorrer em cada dia da semana. É possível ver que nosso Ford vai exceder o limite no dia 13, então podemos prosseguir e agendar um veículo diferente para essa entrega!

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Entendendo as cores 

🔵 Bolha azul - a pessoa está abaixo da quantidade máxima de esforço. Você pode continuar atribuindo tarefas!

✔️Bolha azul com uma marca de seleção - você está na capacidade semanal adequada!

🔴 Bolha vermelha - a pessoa excedeu o limite de capacidade semanal que definido

Você pode visualizar a carga de trabalho da equipe por dias, semanas ou meses.

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Entendendo os resultados

Vamos voltar ao exemplo do nosso quadro da equipe de sucesso do cliente. Aqui, a Lea recebeu duas tarefas, cada uma demora uma hora e meia.  

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Para entender os resultados, precisamos considerar dois fatores:

  1. Quantas horas leva para concluir a tarefa
  2. Quantos dias temos para concluí-la.  

Vamos voltar ao nosso quadro: 

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Neste exemplo, a gravação de um vídeo leva 4 horas de trabalho e precisa ser concluída em 8 dias úteis, excluindo os fins de semana. Isso significa que, todos os dias, precisaremos dedicar 0,5 hora de trabalho a essa tarefa. Isso é apenas uma equação matemática simples: 

 

Fórmula: número de horas para concluir a tarefa / número de dias úteis

 

 

Acesse dados detalhados para mais informações

Se você quiser verificar as tarefas da equipe em detalhes, clique em qualquer um dos círculos para visualizar as tarefas listadas nesse período.

 

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Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com a nossa equipe através do nosso formulário de contato. Estamos disponíveis 24 horas do dia para ajudar!

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