A visualização e o widget de volume de trabalho

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Recurso

Gerenciamento de recursos é o processo de planejar o uso de seus recursos e agendar a alocação deles. Recursos podem ser qualquer coisa de que sua empresa precisa para operar com eficiência — funcionários, equipamentos ou até mesmo os ativos da sua marca. Sejam quais forem seus recursos, a monday.com está aqui para ajudá-lo a manter seu negócio no rumo certo!

Nota: este recurso está disponível apenas em nossos planos Pro e Empresa

Antes de começar

Para medir a carga de trabalho dos membros da sua equipe, certifique-se que seus quadros contenham as seguintes colunas:

Uma coluna de pessoas
Uma coluna de data ou de linha do tempo
Opcional - uma coluna de número ou fórmula, para indicar o esforço exigido para cada tarefa. Por exemplo, 1 hora, 6 horas

Alternativamente, se você quiser medir qualquer outro recurso, como salas de reuniões, máquinas industriais, ferramentas manuais, câmeras (entre muitas outras coisas), pode usar a coluna de Status ou Suspensa.

Outra configuração importante a considerar é o fim de semana. Você pode contar os fins de semana como dias úteis ou excluí-los dos dias úteis. Você pode personalizar essa configuração na seção Administrador da sua conta. Consulte este artigo para saber mais.

Como adicionar a visualização ao seu quadro

Para adicionar a visualização de volume de trabalho ao seu quadro, clique na opção na parte superior do quadro (você verá a opção "Adicionar visualização" ao passar o mouse sobre ele). Selecione "Mais visualizações" e escolha "Volume de trabalho" na central de visualizações:

Para adicionar uma visualização de quadro, clique em "Adicionar visualização", localizado no canto superior direito da tela. Selecione "Visualizações de quadro" e escolha "Volume de trabalho" na central de visualizações:

Como adicionar um widget ao seu painel

Para adicionar o widget de visualização de volume de trabalho à sua visualização de painel ou de quadro, clique em "+ Adicionar widget" e selecione "Volume de trabalho":

Configurando a visualização

Etapa 1 - Crie seu quadro

Digamos que estamos gerenciando nossa equipe de sucesso do cliente. Em nosso quadro, temos:

Uma coluna de pessoas para atribuir cada tarefa a um ou mais membros da equipe
Uma coluna de timeline ou de data para definir o intervalo de tempo para a tarefa
Opcional - uma coluna de números, que estamos usando como estimativa de tempo para cada tarefa.

Etapa 2 - Escolha a coluna de tempo

Como essa visualização verifica todos os elementos atribuídos a uma pessoa por um período de tempo específico, o seu quadro deve ter uma coluna de data ou de timeline.

Etapa 3 - Escolha o tipo de recurso

Agora você precisa escolher qual tipo de recurso quer que seja representado no volume de trabalho. O tipo de recurso pode ser qualquer coluna no seu quadro, ou um grupo ou quadro. Isso será determinado de acordo com quais parâmetros vemos o volume de trabalho dividido.

Etapa 4 - Mensure o esforço

Você pode exibir os dados de duas maneiras: contar elementos e esforço.

Contar elemento

Se você escolher a opção Contar elementos, cada elemento atribuído a essa pessoa será contado como 1 e exibido no quadro.

Esforço

Às vezes, algumas de nossas tarefas exigem mais esforço ou têm mais peso no projeto. Nesse caso, estamos usando a coluna de Estimativa de tempo. Esta configuração funciona tanto com a coluna de Números quanto com a de Fórmula. Podemos alternar para definir se nosso esforço será definido pelo número de elementos ("Contar elementos") ou pelo esforço necessário para concluir a tarefa.

Quando mais de uma pessoa está trabalhando em uma tarefa, podemos escolher exibir como eles "dividem o esforço" entre eles. Podemos alternar entre "dividir", que dividirá o esforço igualmente entre os parceiros, e "somar", que atribuirá a cada parceiro o número total de horas que o projeto necessita.

Veja um exemplo

No exemplo abaixo, escolhemos "dividir" pois Kayla e Ariel vão dividir as 4 horas alocadas para este projeto de forma igual. Na visualização, podemos ver que foram atribuídas 2 horas para cada um. Se Kayla e Ariel estivessem trabalhando juntos no projeto e ambos usassem 4 horas, selecionaríamos "somar". Veríamos todas as 4 horas refletidas na carga de trabalho de Kayla e Ariel.

Apresente o volume de trabalho como número ou porcentagem

Você tem a opção de apresentar suas bolhas em formato de tarefas numeradas ou calculando a porcentagem de cada bolha em relação ao seu volume de trabalho total.

Capacidade semanal

Então, podemos então escolher uma capacidade semanal para toda a equipe. Ela será o limite de quantas horas você deseja que a equipe trabalhe nessas tarefas durante a semana. Em nosso exemplo, definimos a capacidade semanal para 20 horas por semana.

Nota: se estiver visualizando o calendário por semanas, as cores dos círculos refletirão a capacidade definida por você. Entretanto, se alterar o calendário para visualizar por dias, a capacidade será dividida igualmente pelos 5 dias úteis da semana. Ou seja, a capacidade semanal de 20 horas será dividida em 5, e aparecerá como 4 horas por dia da semana.

Você pode personalizar a capacidade semanal de cada membro da equipe, alterar a capacidade para a equipe como um todo, ou até mesmo marcar a caixa para aplicar uma capacidade máxima padrão para cada membro da equipe igualmente.

Nota: De maneira similar, se você estiver visualizando o widget por mês, sua capacidade semanal de 5 será multiplicada por 4 semanas em um mês, exibindo uma capacidade mensal de 20. Isso pode ou não refletir suas intenções ao definir a capacidade semanal, portanto, é importante ter isso em mente.

Colorir por

Escolha como colorir as barras de elementos do seu volume de trabalho para qualquer uma das suas colunas, grupos ou quadros. Vá para "Colorir por" no menu de configurações para colorir os elementos de acordo com a categoria de sua escolha, para que você tenha informações apenas olhando os elementos. As cores exibidas são aquelas que você já escolheu para a visualização do seu quadro principal. Por exemplo, se você escolher "Status", seus elementos serão coloridos pelas cores que representam cada etiqueta na Coluna de status do seu quadro.

Alocando recursos

Com a o recurso de carga de trabalho, você pode alocar não só pessoas mas também qualquer recurso. No exemplo abaixo, queremos nos certificar que nenhum dos nossos veículos estejam ultrapassando o limite semanal total de 1.200 quilômetros de distância percorrida. Podemos definir nossa visualização de carga de trabalho para exibir exatamente isso!

Primeiro, selecionamos nossa coluna de status "veículo" como nosso tipo de recurso. Então, selecionamos "adicionar esforço"! Queremos definir nosso esforço na coluna de números "distância de percurso", assim, inserimos "1.200" no campo "capacidade semanal", abaixo.

Agora, a nossa visualização está exibindo todos os nossos veículos listados no painel esquerdo e, à sua direita, podemos ver quantos quilômetros estão agendados para percorrer em cada dia da semana. É possível ver que nosso Ford vai exceder o limite no dia 13, então podemos prosseguir e agendar um veículo diferente para essa entrega!

Entendendo as cores

Bolha azul: a pessoa atingiu a capacidade
Bolha azul claro com uma bolha mais escura no centro: a pessoa está abaixo da quantidade máxima de esforço. O tamanho do círculo interno reflete o quanto a pessoa está próxima de atingir a capacidade
Bolha vermelha: a pessoa excedeu o limite de capacidade semanal que foi definido

Entendendo os resultados

Vamos voltar ao exemplo do nosso quadro da equipe de Sucesso do Cliente. Aqui Ariel recebeu a atribuição de duas tarefas, que levaram 1 e 2 horas respectivamente.

Para entender os resultados, precisamos considerar dois fatores:

Quantas horas leva para concluir a tarefa
Quantos dias temos para concluí-la.

Vamos voltar ao nosso quadro:

Neste exemplo, a gravação de um vídeo leva 4 horas de trabalho e precisa ser concluída em 8 dias úteis, excluindo os fins de semana. Isso significa que, todos os dias, precisaremos dedicar 0,5 hora de trabalho a essa tarefa. Isso é apenas uma equação matemática simples: