Como admin da monday.com, gerenciar os usuários da sua conta deve ser uma tarefa simples e eficiente. Neste artigo, mostraremos tudo de que você precisa saber. 🙌
Localize a seção de gerenciamento de usuários
Para acessar o gerenciamento de usuários, clique em sua foto de perfil e selecione Administração. Em seguida, acesse a seção Diretório no painel esquerdo e selecione Usuários no menu expandido.
Filtrando usuários
Conforme sua conta cresce, a filtragem se torna essencial para gerenciar os usuários com eficácia. Use a barra de pesquisa para localizar rapidamente um usuário específico ou clique no botão Filtro para ver opções mais avançadas, como função, status, assinatura de produto e mais.
Desativar ou reativar um usuário
Se um membro tiver saído da equipe ou se você tiver um usuário duplicado com e-mails diferentes, esse membro poderá ser desativado para manter sua conta organizada e em segurança. Basta encontrar o usuário na lista, clicar no menu de três pontos ao lado do nome, selecionar Desativar usuário e seguir o resto das instruções. Depois de desativado, o usuário perderá acesso à sua conta.
Desativar um usuário também desativará qualquer automação ou integração criada por ele. Para mantê-las em funcionamento, você pode transferir a propriedade para outro usuário ativo. Se houver automações em vigor, você será solicitado a escolher um novo responsável antes de concluir a desativação:
O que acontece com os membros desativados?
Quando um membro da equipe tiver sido desativado, lembre-se do seguinte:
- Usuários desativados aparecem em cinza e como inativos, mas ainda serão atribuídos às tarefas às quais já haviam sido atribuídos — e as atualizações publicadas por eles continuarão nos elementos:
- Se o usuário for o único responsável pelo quadro, quadros privados e compartilháveis se tornarão inacessíveis. Um admin da conta pode transferir a propriedade do quadro dentro da seção Administração, conforme mostrado aqui, para obter acesso aos quadros.
- Os quadros principais permanecerão acessíveis, e um admin da conta pode solicitar a propriedade no diálogo de inscritos ou na seção Administração, conforme explicado acima.
- Áreas de trabalho criadas por um usuário desativado permanecerão ativas. Um administrador da conta pode solicitar a propriedade da área de trabalho na página dessa área.
Para reativar um usuário desativado, você pode filtrar por status de usuário para mostrar somente usuários inativos ou usar a barra de pesquisa para localizar o usuário desativado.
Em seguida, selecione no menu de três pontos à esquerda e clique em Ativar usuário:
Excluindo permanentemente um usuário
Para excluir permanentemente as informações de um usuário, você deverá desativá-lo primeiro. Após desativar, filtre por usuários inativos ou pesquise o nome e, em seguida, abra o menu de três pontos ao lado do nome e selecione Excluir informações do usuário:
Uma janela pop-up será exibida na qual você pode confirmar a exclusão e escolher como o nome do usuário será exibido na sua conta após a remoção. Quando estiver pronto, clique em Excluir membro para finalizar a ação.
O que acontece com usuários totalmente excluídos?
É importante observar que usuários excluídos não podem ser restaurados. Isso significa que, mesmo que o mesmo usuário seja adicionado novamente a uma conta com o mesmo endereço de e-mail depois de ter sido totalmente excluído, não haverá conexão entre os detalhes do usuário excluído e o novo.
No entanto, quando um usuário tiver sido permanentemente excluído, lembre-se do seguinte:
- Os dados pessoais do usuário excluído (ex.: nome, endereço de e-mail, título etc) serão totalmente removidos da conta. No entanto, o conteúdo criado por esse usuário, como quadros, elementos e atualizações, permanecerão na conta anonimamente.
- Todos os locais em que o ícone desse usuário aparecia (ex.: quando atribuído a um elemento, em uma atualização postada por ele, no ícone "última visualização" na parte superior do quadro, etc.) serão alterados e mostrarão um ícone genérico cinza.
- Todos os locais em que o nome desse usuário aparecia (ou seja, ao passar o mouse sobre seu ícone na coluna de pessoas, em uma atualização publicada por ele ou na qual tenha sido marcado, etc.) agora mostrarão "Membro excluído", a menos que você tenha configurado seu nome para ser exibido de outra forma.
- Se o usuário excluído era um proprietário de quadro, sua propriedade será removida assim que ele for excluído. Leia mais aqui sobre como recuperar ou transferir a propriedade de um quadro.
- Todas as automações criadas por esse usuário serão desativadas. Para reativá-las, será necessário transferir a propriedade das automações para um usuário ativo. Leia mais sobre como fazer isso aqui.
Como alterar o tipo de um usuário
Para alterar a função de um usuário, localize-o na lista e clique na função atual na coluna Função do usuário. Em seguida, escolha a nova função que deseja atribuir — admin, membro, visualizador, convidado ou uma função personalizada — no menu suspenso.
Gerenciar departamentos na conta
Caso sua organização seja dividida em departamentos, você pode adicioná-los à sua conta e atribuir a cada usuário a função relevante.Isso ajuda a manter a organização e também a ver facilmente quantos usuários pertencem a cada departamento.
Para criar um departamento, vá até a aba Departamentos na seção Diretório e clique no botão + Adicionar departamento.
Você também pode reservar um número específico de usuários para cada departamento. Isso permite acompanhar quantos usuários estão atribuídos, reservados ou disponíveis — e identificar rapidamente se um departamento está usando mais do que o pretendido. Para fazê-lo, edite o número na coluna Usuários reservados ao lado do nome do departamento.
Se você quiser delegar a gestão de usuários por departamento, pode atribuir um ou mais responsáveis pelo departamento. Apenas admins podem atribuir responsáveis pelo departamento na seção de administração. Responsáveis pelo departamento podem acessar a seção de administração e gerenciar apenas os membros da conta atribuídos ao seu departamento, sem precisar de acesso total de admin. Os responsáveis atribuídos receberão uma notificação e também verão um pop-up na próxima vez que fizerem login.
Na aba Departamentos, use o menu suspenso em Responsável para atribuir um ou mais responsáveis a cada departamento:
Quando um responsável por departamento abrir a gestão de usuários, ele verá uma lista filtrada dos membros da conta no seu departamento. Ele também verá membros da conta que ainda não têm um departamento, para poder atribuí-los ao departamento correto. A partir dessa visualização, os responsáveis pelo departamento podem ajustar funções e acessos conforme necessário, além de revisar o uso de licenças do departamento, incluindo licenças alocadas e reservadas. Se um responsável por departamento estiver atribuído a mais de um departamento, poderá gerenciar cada um deles da mesma forma.
Quando seus departamentos estiverem prontos, volte à aba Usuários. Na coluna Departamento, use o menu suspenso para atribuir cada usuário ao devido departamento:
Adicione ou remova usuários de uma equipe
Na coluna Equipes na seção de gerenciamento de usuários, você pode visualizar e gerenciar facilmente as equipes das quais cada usuário faz parte!
Para adicionar um usuário a uma equipe, basta clicar na coluna Equipes e escolher uma equipe (ou várias) à qual deseja adicionar esse usuário. Por outro lado, você pode remover um usuário de uma equipe clicando na coluna Equipes e, em seguida, clicando no "x" à direita da equipe da qual ele já faz parte.
Faça alterações em vários usuários ao mesmo tempo
Se você deseja editar o tipo de usuário de várias pessoas simultaneamente, comece marcando a caixa à esquerda de seus nomes. Em seguida, use o painel na parte inferior da tela para alterar o tipo de usuário (admin, membro, convidado, visualizador), equipes (adicionar ou remover), status (ativar, desativar), domínio de e-mail ou departamento dos usuários selecionados.
Ao mudar o tipo/status do usuário de várias pessoas de uma só vez, existem coisas importantes a serem lembradas:
Ao alterar o tipo de usuário, as seguintes ações não são possíveis:
- Alterar um usuário para Convidado se esse usuário tiver o mesmo domínio de e-mail que o restante da conta.
- Alterar um usuário para Convidado se o domínio de e-mail do usuário fizer parte da lista de bloqueios do domínio convidado ou não estiver na lista de permissões. Confira mais informações aqui.
- Alterar de administrador para não administrador um usuário que tenha tokens SCIM associados a ele. Confira mais informações aqui.
Ao alterar o status de usuário, as seguintes ações não são possíveis:
- Alterar o status de um usuário quando ele ainda está pendente (ainda não aceitou o convite).
- Desativar um admin que tem tokens SCIM associados a ele. Confira mais informações aqui.
Alguns lembretes gerais:
- Você não pode se incluir nas ações em lote.
- Você pode selecionar e alterar o tipo de usuário ou o status de até 200 usuários. Usar o botão "Selecionar tudo" selecionará os primeiros 200 usuários que aparecem na tabela.
Alterando o endereço de e-mail de um usuário
Você pode editar facilmente o endereço de e-mail de outro usuário diretamente na seção de gerenciamento de usuários! Basta clicar no menu de três pontos à direita do nome e selecionar Editar endereço de e-mail:
Na janela pop-up, digite o novo endereço de e-mail do usuário e clique em Alterar endereço de e-mail para continuar. O usuário receberá um e-mail de confirmação no novo endereço e deverá aceitá-lo em três dias. Se ele não confirmar no prazo, o endereço de e-mail não será atualizado em sua conta da monday.com.
Representação de admin: fazer login como outro usuário
Às vezes, um problema só aparece para um membro específico da conta. A representação de admin permite que você abra uma sessão segura e com tempo limitado como esse usuário, para que possa solucionar problemas e confirmar as configurações de acesso da perspectiva dele. A atividade de representação é gravada no registro de auditoria.
Para iniciar uma sessão de representação, na lista de Usuários, localize a pessoa que deseja representar e clique no menu de três pontos ao lado do nome dela. Selecione Fazer login como este usuário.
Em seguida, clique em Entrar para confirmar:
Durante a representação, você verá um banner na parte superior da tela confirmando o usuário como qual está conectado. Para encerrar a representação, clique em Encerrar sessão no banner superior para retornar à sua sessão de admin original:
Se a sessão de 15 minutos expirar e você não a encerrar manualmente, será redirecionado para a página de login.
As sessões de representação são registradas para fins de visibilidade. Para revisá-las, acesse Administração → Segurança → Auditoria e procure por eventos de representação que mostrem quando uma sessão foi iniciada e encerrada.
Alterar e-mails de usuários em massa a partir de CSV
Quer alterar o endereço de e-mail de vários usuários ao mesmo tempo em sua conta? Tem um arquivo CSV pronto e com as alterações necessárias? Nesse caso, você está com sorte! Agora você pode alterar instantaneamente o endereço de e-mail de usuários em massa carregando um arquivo CSV que contenha as alterações necessárias. 🙌
Para começar, clique no menu de três pontos na parte superior direita da seção de gerenciamento de usuários e selecione Importar dados do CSV. Em seguida, clique no botão azul Carregar ou arraste e solte o arquivo CSV do seu computador para a tela exibida.
Após enviar seu arquivo CSV, basta selecionar a coluna do seu arquivo CSV que contenha os endereços de e-mail atuais dos usuários em sua conta. Em seguida, selecione a coluna do seu arquivo CSV que indique os novos endereços de e-mail aos quais deseja alterar os endereços antigos. Após a conclusão, clique em Iniciar importação, e pronto!
Editando um perfil de usuário
Como admin da conta, você pode editar algumas informações do perfil de um usuário. Basta clicar no nome do usuário para abrir seu perfil em uma nova aba e fazer as alterações nela:
Clique na aba Notificações para ajustar as configurações de notificação deste usuário.
Redefinir a senha de um usuário
Se um membro da conta não conseguir fazer login, você pode acionar a redefinição de senha pela tabela de gestão de usuários. Abra o menu de três pontos ao lado do nome do membro da conta, selecione Redefinir senha e confirme. O membro da conta será desconectado da sessão atual e solicitado a definir uma nova senha.
Ver data da última atividade do usuário
Para entender facilmente quando cada usuário esteve ativo pela última vez na sua conta, confira a coluna Ativo pela última vez na seção de gerenciamento de usuários! Ao passar o mouse sobre Ativo pela última vez, você verá duas setas que permitem ordenar a lista de usuários pela data da última atividade em ordem crescente ou decrescente.
Exportar dados de usuários para CSV
Quer baixar toda a lista de usuários da sua conta para Excel ou CVS, incluindo as informações que eles adicionaram ao seu perfil da monday.com? Nesse caso, clique no botão com nos três pontos ao lado do botão Convidar e selecione Baixar CSV no menu suspenso:
Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!