Como admin na monday.com, o gerenciamento rápido e fácil dos usuários em sua conta é crucial para que você possa mantê-la organizada e funcionando da melhor forma possível. Por esse motivo, a aba de usuários na seção de administração da sua conta foi reformulada recentemente com uma nova seção de gerenciamento de usuários!

Continue lendo para saber tudo sobre isso. 🙌

 

Como localizar

Para acessar a seção de gerenciamento de usuários, clique em sua foto de perfil e selecione “Administração”. Na seção de administração da sua conta, clique em “Usuários” no lado esquerdo.

E pronto! Você terá acesso à nova seção de gerenciamento de usuários, onde poderá executar todas as ações mencionadas neste artigo. 🌟

 

Filtrando usuários 

Seja para gerenciar as informações de um determinado usuário, para mostrar apenas os convidados, ou para exibir uma lista de usuários pendentes, você pode filtrar os usuários mostrados na seção de gerenciamento de usuários. Quanto mais usuários você tiver em sua conta, mais importante será essa opção!

Para filtrar a seção de gerenciamento de usuários, você pode usar a barra de busca para localizar um usuário ou clicar no botão "Filtro" para filtrar por tipo de usuário ou status.

 

Desativar ou reativar um usuário

Pode ser útil desativar um usuário da sua conta se um membro saiu da equipe, ou caso você tenha duplicado acidentalmente um usuário com diferentes endereços de e-mail associados!
Para desativar um usuário em sua conta, localize o usuário desejado e clique no menu de três pontos no lado direito. No menu que aparecerá, selecione "desativar usuário".

Depois de clicar em "Desativar usuário" conforme exibido acima, o usuário desativado não terá mais acesso à conta da monday.com da qual ele fazia parte. 

 

É importante não esquecer que desativar um usuário vai desativar todas as automações e integrações criadas por eles. Porém, você pode transferir a propriedade das automações para membros da conta ativos para mantê-las operacionais na conta!

Se você tentar desativar um usuário com automações ativas na conta, a tela a seguir vai aparecer para que você selecione um novo responsável pelas automações:

 

O que acontece com os membros desativados?

Quando um membro da equipe tiver sido desativado, lembre-se do seguinte:

• Usuários desativados aparecem em cinza e como inativos, mas ainda serão atribuídos às tarefas às quais já haviam sido atribuídos e as atualizações publicadas por eles continuarão nos elementos:

• Quadros privados e compartilháveis ficarão inacessíveis nos casos em que o usuário era único proprietário do quadro. Um admin da conta pode transferir a propriedade do quadro dentro da seção Administração, conforme mostrado aqui, para obter acesso aos quadros.
• Os quadros principais permanecerão acessíveis e um administrador da conta pode solicitar a propriedade no diálogo de inscritos ou na seção Administração, conforme explicado acima.
• As automações e integrações criadas pelo usuário desativado serão desativadas. Um admin de conta pode transferir a propriedade da automação dentro da seção Administração, conforme mostrado aqui.
• Áreas de trabalho criadas por um usuário desativado permanecerão ativas. Um administrador da conta pode solicitar a propriedade da área de trabalho na página dessa área. 

 

Para reativar um usuário que foi desativado, você pode filtrar por status de usuário para mostrar somente usuários inativos ou usar a barra de pesquisa para localizar o usuário desativado.

Selecione no menu de três pontos à direita e clique em "Ativar usuário"".

 

 

Excluindo permanentemente um usuário

Se você quiser excluir permanentemente as informações de um usuário, primeiro ele deve ser desativado. Depois de ser desativado, siga as mesmas etapas acima para mostrar apenas usuários inativos, ou procure o usuário relevante. Depois, clique no menu de três pontos à direita do nome e selecione "Excluir informações do usuário".

Após selecionar "excluir informações do usuário", aparecerá uma tela na qual será possível confirmar se deseja que esse usuário seja totalmente excluído da sua conta e editar como o nome dele será exibido após a exclusão. Se você quiser continuar, clique no botão "Excluir membro".

 

 

O que acontece com usuários totalmente excluídos?

É importante observar que usuários excluídos não podem ser restaurados. Isso significa que, mesmo que o mesmo usuário seja adicionado novamente a uma conta com o mesmo endereço de e-mail depois de ter sido totalmente excluído de uma conta, não haverá conexão entre os detalhes do usuário excluído e o novo. 

No entanto, quando um usuário tiver sido permanentemente excluído, lembre-se do seguinte:

• Os dados pessoais do usuário excluído (ou seja, nome, endereço de e-mail, título etc) serão totalmente removidos da conta. No entanto, o conteúdo criado por esse usuário, como quadros, elementos e atualizações, permanecerão na conta anonimamente.
• Todos os locais em que o ícone desse usuário aparecia (ou seja, quando atribuído a um elemento, em uma atualização postada por ele, no ícone "última visualização" na parte superior do quadro, etc.) serão alterados e mostrarão um ícone genérico cinza (como na imagem abaixo).
• Além disso, todos os locais em que o nome desse usuário aparecia (ou seja, ao passar o mouse sobre seu ícone na coluna de pessoas, em uma atualização publicada por ele ou na qual tenha sido marcado, etc.) agora mostrarão "membro excluído", a menos que você tenha configurado seu nome para ser exibido de outra forma:

• Se o usuário excluído era um proprietário de quadro, sua propriedade será removida assim que ele for excluído. Leia mais aqui sobre como recuperar ou transferir a propriedade de um quadro.
• Todas as automações criadas por esse usuário serão desativadas. Para reativá-las, será necessário transferir a propriedade das automações para um usuário ativo. Leia mais sobre como fazer isso aqui.

 

Como alterar o tipo de um usuário

Para alterar o tipo de um usuário (também conhecido como “função”), localize o usuário e clique em seu tipo de usuário atual, à direita do nome dele na coluna “Função do usuário”. No menu que aparecerá, selecione o tipo de usuário (admin, membro, visualizador ou convidado) ou uma função personalizada para a qual você deseja alterá-lo.

 

Para ler mais sobre os diversos tipos de usuário que oferecemos, consulte este artigo.

 

Gerenciar departamentos na conta

Caso sua organização seja dividida em vários departamentos, agora você pode adicioná-los facilmente e atribuir cada usuário ao departamento relevante. Nunca foi tão fácil usar essa funcionalidade, manter sua conta organizada e entender em detalhes cada departamento de acordo com o número de usuários!

 

 

Para criar um novo departamento, clique na aba “Departamentos” na seção de gerenciamento de usuários e, em seguida, no botão azul “Adicionar departamento”. Então, basta apenas renomear o departamento recém-adicionado, e pronto. 🙌

 

Após adicionar os departamentos, é hora de atribuí-los aos usuários relevantes! Basta retornar à aba “Usuários” e localizar o usuário relevante. Na coluna “Departamento”, clique no menu suspenso e selecione o departamento específico ao qual deseja atribuir os usuários, conforme exibido abaixo.

 

Na aba ”Departamentos”, você também pode alocar um número específico de usuários para cada departamento. Ao fazê-lo, será fácil saber quantos usuários cada departamento reservou ou atribuiu, ou quantos estão disponíveis — e você também pode ver se um departamento está usando mais ou menos usuários que o pretendido.

Para reservar um número específico de usuários para um departamento, clique na aba “Departamentos” na seção de gerenciamento de usuários e edite o número à direita de um determinado departamento na coluna “Usuários reservados”. Agora, sempre que você atribuir um departamento a alguém, ele será deduzido do número de usuários reservados definido!

 

Adicione ou remova usuários de uma equipe

Na coluna "Equipes" na seção de gerenciamento de usuários, você pode visualizar e gerenciar facilmente as equipes das quais cada usuário faz parte.

 

Para adicionar um usuário a uma equipe, basta clicar na coluna "Equipes" e escolher uma equipe (ou várias) à qual deseja adicionar esse usuário. Por outro lado, você pode remover um usuário de uma equipe clicando na coluna "Equipes" e, em seguida, clicando no "x" à direita da equipe da qual ele já faz parte.

 

Faça alterações em vários usuários ao mesmo tempo

Se você deseja editar o tipo de usuário de várias pessoas simultaneamente, comece marcando a caixa à esquerda de seus nomes. Em seguida, use o painel na parte inferior da tela para alterar o tipo de usuário (admin, membro, convidado, visualizador) ou status (ativar, desativar) dos usuários selecionados.

 

 

Da mesma forma, para adicionar ou remover vários usuários de uma equipe de uma só vez, basta selecionar a caixa à esquerda dos nomes dos usuários e clicar em "Gerenciar equipes" no painel inferior. A partir daqui, selecione a equipe para a qual você gostaria de adicionar ou remover os usuários e, em seguida, a alteração será feita para todos os usuários selecionados!

 

Ao mudar o tipo/status do usuário de várias pessoas de uma só vez, existem coisas importantes a serem lembradas. Leia abaixo para saber mais. ⬇️

 

Ao alterar o tipo de usuário, as seguintes ações não são possíveis:

• Alterar um usuário para Convidado se esse usuário tiver o mesmo domínio de e-mail que o restante da conta.
• Alterar um usuário para Convidado se o domínio de e-mail do usuário fizer parte da lista de bloqueios do domínio convidado ou não estiver na lista de permissões. Confira mais informações aqui.
• Alterar de administrador para não administrador um usuário que tenha tokens SCIM associados a ele. Confira mais informações aqui.

 

Ao alterar o status de usuário, as seguintes ações não são possíveis:

• Alterar o status de um usuário quando ele ainda está pendente (ainda não aceitou o convite).
• Desativar um admin que tem tokens SCIM associados a ele. Confira mais informações aqui. 

 

Alguns lembretes gerais:

• Você não pode se incluir nas ações em lote.
• Você pode selecionar e alterar o tipo de usuário ou o status de até 200 usuários. Usar o botão "Selecionar tudo" selecionará os primeiros 200 usuários que aparecem na tabela.

 

Alterando o endereço de e-mail de um usuário

Se você for o administrador da sua conta, poderá editar facilmente o endereço de e-mail de outro usuário diretamente na seção de gerenciamento de usuários! Para isso, basta clicar no menu de três pontos à direita do nome e selecionar "editar endereço de e-mail".

 

Na tela pop-up que aparecerá, insira o novo endereço de e-mail do usuário e clique em "alterar endereço de e-mail" para continuar:

Depois disso, o usuário receberá um e-mail de confirmação no endereço recém-inserido. Ele deve confirmar o endereço em até três dias para concluir essa alteração. Caso o usuário não confirme o e-mail em até três dias, o endereço de e-mail não será alterado na conta da monday.com. 

Se você quer substituir um usuário por outro, pode primeiramente alterar o endereço de e-mail dele conforme descrito acima. Em seguida, clique no nome e em “Editar perfil” para editar as demais informações em conformidade.

 

Você também pode editar em massa os domínios de e-mail de múltiplos usuários selecionados para alterar com facilidade e eficácia seus domínios àquele que deseja que utilizem!

Para fazer isso, basta clicar na pequena caixa à esquerda dos nomes de usuário desejados e selecionar “Domínio de e-mail” no painel de seleção exibido na parte inferior da tela. Em seguida, digite o novo domínio de e-mail e clique em “Alterar domínio de e-mail”. Por fim, após os usuários confirmarem a alteração selecionada, estará tudo pronto!

 

Alterar e-mails de usuários em massa a partir de CSV

Quer alterar o endereço de e-mail de vários usuários ao mesmo tempo em sua conta? Tem um arquivo CSV pronto e com as alterações necessárias? Nesse caso, você está com sorte! Agora você pode alterar instantaneamente o endereço de e-mail de usuários em massa carregando um arquivo CSV que contenha as alterações necessárias. 🙌

 

Para começar, clique no menu de três pontos na parte superior direita da seção de gerenciamento de usuários e selecione “Importar dados do CSV”. Em seguida, clique no botão azul “Carregar” ou arraste e solte o arquivo CSV do seu computador para a tela exibida.

Após enviar seu arquivo CSV, basta selecionar a coluna do seu arquivo CSV que contenha os endereços de e-mail atuais dos usuários em sua conta. Em seguida, selecione a coluna do seu arquivo CSV que indique os novos endereços de e-mail aos quais deseja alterar os endereços antigos. Após a conclusão, clique em “Iniciar importação”, e pronto!

 

Editando um perfil de usuário

Como admin da conta, você também pode editar algumas informações do perfil de outro usuário. Para fazê-lo, basta localizar o usuário e selecionar sua foto de perfil. Em seguida, clique para editar seu perfil da seguinte forma:

 

Clicar na aba "Notificações" permitirá editar as configurações de notificações deste usuário.

 

Ver data da última atividade do usuário

Para entender facilmente quando cada usuário esteve ativo pela última vez na sua conta, confira a coluna "ativo pela última vez" na seção de gerenciamento de usuários! Ao passar o mouse sobre "ativo pela última vez", você verá duas setas pequenas que permitem ordenar a lista de usuários pela data da última atividade em ordem crescente ou decrescente.

Chega de adivinhar quando cada usuário acessou sua conta pela última vez. Você pode ver facilmente essas informações diretamente na seção de gerenciamento de usuários. 🙌

 

Exportar dados de usuários para CSV

Quer baixar toda a lista de usuários da sua conta para Excel ou CVS, incluindo as informações que eles adicionaram ao seu perfil da monday.com? Nesse caso, você pode fazê-lo clicando no botão com os três pontos ao lado do botão "Convidar" e selecionando "Baixar CSV" no menu suspenso.

 

 

 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!