Acompanhar os prazos que se aproximam é certamente uma tarefa que você pode relegar às automações. Com as automações da monday, você pode criar um lembrete de data limite agendando uma automação baseada em uma coluna de data ou cronograma.

Você pode definir lembretes de data limite na sua página de automações do quadro ou diretamente no menu da coluna de data ou cronograma. Veja como definir esses lembretes úteis no seu fluxo de trabalho.

Alertas da página de notificações do quadro 

Você pode encontrar uma ampla gama de templates de automação na aba Datas da página de automações do quadro.

O parâmetro Quando acima pode ser configurado como:

• Executar exatamente quando a data chegar
• Agendar a automação para ser executada em um horário recorrente
• Quando a data passou (o que significa que a automação será executada à meia-noite, após a data ter passado — o template não funciona de forma retroativa)

Nota: saiba como configurar sua automação no artigo Automações da monday.

Alertas com automações personalizadas

Você também pode criar lembretes automáticos com automações personalizadas.Esse método é particularmente útil se você estiver usando uma coluna de cronograma e quiser definir um lembrete ou alerta para a data inicial do cronograma, o que só será possível com as automações personalizadas.

Nota: você não pode definir lembretes para a data inicial de uma linha do tempo se não estiver usando as automações personalizadas.

Alertas do menu da coluna

Você também pode adicionar um alerta diretamente a partir de uma coluna de data ou cronograma. Será apresentado a você duas seleções diferentes, dependendo se a sua coluna de data está configurada como prazo ou não.

A coluna de data não está configurada como prazo:

Para definir lembretes diretamente a partir da coluna, clique nos três pontos na coluna. A partir do menu suspenso, clique em Configurações e selecione Adicionar/editar lembretes de data.

O seguinte template de automação será aberto: "Quando a data chegar, notifique alguém". A coluna especificada será preenchida automaticamente. Você só precisará escolher quando deseja que a notificação seja enviada e quem deseja notificar.

A coluna de data está configurada como modo prazo:

Se você já tiver vinculado a coluna de data ou de cronograma a uma coluna de status no modo prazo, o processo de configuração será um diferente. Abra o menu da coluna, no qual verá a opção Definir lembretes de prazo.

Será aberto o seguinte template de automação: Quando a data chegar e o status estiver configurado com determinado valor, notifique alguém". Novamente, a coluna que você selecionou será pré-preenchida, assim como a coluna de status à qual ela está vinculada. Você precisará definir o campo quando, bem como quem você deseja que seja notificado.

Nota: Você também pode definir seus próprios alertas para prazos de elementos ao conectar a monday.com ao seu calendário. Saiba mais sobre como definir lembretes usando a integração do calendário.  

Como configurar o campo "notificação"

Caso queira enviar uma mensagem personalizada no campo notificar, você pode adicionar tags incluídas na seção campos compatíveis para automaticamente preencher campos a partir de elementos do quadro.

Nota: no momento, a seção de notificação não é compatível com o formato HTML. 

Colunas compatíveis com o campo "notificar"

Alguns tipos de coluna abaixo atualmente não são compatíveis com o campo "notificar" de uma automação:     

Mostre-me quais colunas

• Fórmula
• Numeração automática
• Progresso
• Dependência
• Link para Elemento

Nota: ao adicionar uma coluna de data ao campo notificar do template, a notificação enviada suporta apenas o formato de *data europeu*.

Histórias de uso

Precisa de inspiração? Vamos ver alguns casos de uso 😀 

Todos os dias, se {due date} tiver passado e somente se {status} for {something}, {notify} {someone}

Este exemplo usa um template. Este template não pode ser criado com o criador de automação personalizada.

Caso de uso: uma equipe de vendas precisa enviar e-mails de acompanhamento para um cliente “x” dias após uma chamada. Se o status do e-mail do cliente não estiver marcado como “feito” até o prazo, um lembrete será enviado ao lead de vendas até que o status seja atualizado. 

Usaremos o seguinte template de automação: 

Lembre-se! Este template faz a verificação todos os dias à meia-noite para conferir se o status de algum elemento foi alterado. Se a data tiver passado sem qualquer alteração ao status, a automação será acionada.

Quando {Birthday Date} chegar, {notify} {someone} e mover {Birthday Date} para {12 months}

Caso de uso: a equipe de experiência do funcionário precisa acompanhar o aniversário de todos os funcionários para enviar uma mensagem e um presente no dia especial deles. Para agilizar esse processo, ela precisa criar lembretes recorrentes para aniversários.

A coluna de data de cada elemento será definida para a data do próximo aniversário — seja no ano corrente, caso o aniversário ainda venha a ocorrer em um mês posterior, ou no ano seguinte, se o aniversário já tiver ocorrido. 

Usaremos o seguinte template de automação: 

Agora a automação estará pronta para ser acionada novamente no ano seguinte nessa mesma data.