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Como criar tarefas recorrentes

Embora possamos estar sempre inovando e crescendo em nosso local de trabalho, às vezes nosso fluxo de trabalho continua seguindo certos padrões ou repetições. Isso geralmente significa que na monday.com, repetimos algumas ações, usamos as mesmas notificações, estrutura de quadros, grupos ou até mesmo elementos para muitos dos nossos projetos! É por isso que queremos compartilhar algumas dicas e truques para criar tarefas recorrentes, simplificando assim o seu fluxo de trabalho! 🤩

 

Reiniciar um grupo periodicamente

  • Caso de uso

Na nossa pequena empresa de sabonetes, temos um quadro de "Agendamento" com reuniões e tarefas que fazemos no mesmo dia da semana, todas as semanas. 

No final de cada semana, reiniciamos a coluna de status para que possamos preenchê-la com base na semana seguinte! Ao invés de fazê-lo manualmente a cada semana, para que não nos esqueçamos ou fiquemos confusos, usamos uma automação! Confira como isso é feito automaticamente com um modelo de automação!

 

 

  • Automação

Clique no ícone "automações" para abrir a central de automações:

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Na categoria "Recorrente", no painel à esquerda, escolha a automação "Every time period, clear column". 

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Agora, você pode personalizar todas as frases sublinhadas. Na imagem abaixo, personalizamos nossa automação para reiniciar a coluna de status:

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Em seguida, personalizamos com que frequência queremos que a coluna seja reiniciada! Na imagem abaixo, selecionamos "Semanalmente" às segundas-feiras, às 9h. 

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Podemos adicionar essa automação a cada uma das colunas do nosso quadro para começar todas as semanas com um quadro vazio!

 

 

Notificar sua equipe periodicamente

Descobrimos que nossa equipe de vendas estava esquecendo de repor as prateleiras das nossas lojas no início de cada semana, e não queremos que nossos clientes vejam prateleiras vazias! Para resolver esse problema, adicionamos essa automação:

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Personalizamos a automação para notificar toda a equipe de vendas, às 9h todas as segundas-feiras, com a mensagem "Lembrete para repor prateleiras!". Agora, começamos todas as semanas com uma loja cheia de produtos e clientes felizes!

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Dica:  podemos usar essa automação para notificar qualquer pessoa sobre qualquer coisa! Por exemplo, usamos isso para lembrar toda a nossa equipe de preencher as horas que trabalharam no nosso calendário de faturamento no final de cada mês! Também usamos uma automação para notificar nossa equipe de que o alarme será ativado no fim do dia às sextas-feiras para que eles possam fazer log off e sair do prédio a tempo! As possibilidades são infinitas!

 

Criar um grupo periodicamente

  • Caso de uso

Acompanhamos todos os pedidos de estoque da nossa loja ao longo de cada mês. Toda vez que uma loja precisa repor um produto, eles solicitam o produto e a quantidade usando esse quadro, e assim podemos fazer a contagem no final do mês para ver quanto temos que produzir na fábrica!

Alguns dos gerentes das nossas lojas estavam esquecendo de criar novas solicitações de pedidos em um novo grupo no início do mês, e nossas estatísticas estavam distorcidas. Então, começamos a usar essa automação que cria um novo grupo para nós no início de cada mês!

 

 

  • Automação 

 

Na sua Central de Automações, selecione "Every time period, create a new group", como mostrado abaixo:

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Agora, basta personalizar o modelo como fizemos abaixo! Você pode escolher com que frequência um novo grupo é criado, e exatamente a que horas!

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Você pode usar uma automação semelhante para criar um novo elemento periodicamente! 

 

 

Duplicar um grupo periodicamente

  • Caso de uso

Todo mês lançamos um novo produto! Toda vez que lançamos um novo produto, seguimos o mesmo fluxo de trabalho, que rastreamos com o nosso quadro "Lançamento de produto". Cada grupo nesse quadro é um novo produto diferente, e os elementos em cada grupo são os diferentes eventos relacionados ao seu lançamento. Ao invés de reescrever cada elemento toda vez que um novo produto é lançado, usaremos uma automação para duplicar o grupo!

 

  • Automação

Na nossa Central de Automações, selecionamos a automação "Every time period, duplicate a group". 

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Agora podemos escolher qual grupo queremos duplicar e exatamente quando! Optamos por duplicar "Spray de maçã cristalizada", mas eles são todos iguais, portanto, nesse caso não importa. Optamos por duplicar o grupo no dia 1º de cada mês às 9h para que possamos começar a trabalhar no lançamento do nosso novo produto logo no início do mês!

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Agora temos um novo grupo criado bem no topo do nosso quadro! 

Como o nosso grupo foi criado de forma idêntica ao grupo original "Spray de maçã cristalizada", queremos limpar todos os dados usando ações em lote! Primeiro, vamos mudar o nome e a cor do nosso novo grupo. Em seguida, vamos passar o mouse sobre o lado esquerdo de cada elemento, para selecionar cada elemento no grupo. Agora, nós só temos que reiniciar cada coluna, da seguinte forma:

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 Leia este artigo para descobrir todas as ações incríveis que você pode fazer com o recurso de ações em lote!

 

 

 

Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco pelo e-mail support@monday.com. Estamos disponíveis 24 horas por dia.