Criar tarefas recorrentes na monday.com ajuda a automatizar trabalhos repetitivos e manter seus projetos no caminho certo. Você pode definir tarefas para repetir diariamente, semanalmente ou em uma frequência personalizada para que sua equipe nunca perda prazos ou atualizações importantes.

Criar um novo grupo a cada período de tempo

Para mostrar como a criação de tarefas recorrente pode ser útil, vamos mostrar nosso caso de uso de uma pequena empresa de fabricação de sabonetes chamada Thorn & Thistle. 

Na nossa pequena empresa de sabonetes, usamos o quadro abaixo para acompanhar todos os pedidos de estoque da nossa loja ao longo de cada mês.

Toda vez que uma loja precisa repor um produto, eles solicitam o produto e a quantidade usando esse quadro. Ao final do mês, podemos fazer a contagem para ver quanto temos que produzir na fábrica!

Como os grupos em nosso quadro representam cada mês de pedidos, precisamos criar um novo grupo no início de cada novo mês. Para fazer com que um novo grupo seja criado instantaneamente todos os meses, usamos uma automação recorrente. 

Para fazer isso:

1 Clique no botão Automatizar para abrir a página de automações do quadro

2 Clique na aba Criar

3 Clique em Criar do zero

4 Crie uma automação do tipo "A cada período, criar um grupo"

Em seguida, personalize o template como fizemos abaixo. Você pode escolher com que frequência um novo grupo é criado, bem como seu nome e exatamente a que horas!

Criar um novo elemento a cada período de tempo

Da mesma forma, se você tiver um único elemento (ou tarefa) que precisa ser repetido de vez em quando, poderá usar uma automação recorrente para criá-lo instantaneamente de acordo com a cadência desejada.

Em nosso exemplo de empresa de sabonete, gerenciamos o quadro de agendamento abaixo para acompanhar todas as nossas tarefas diárias. Nesse caso, temos uma reunião todos os dias que precisamos garantir que seja consistentemente adicionada ao nosso quadro a tempo.

Para garantir que tenhamos um novo elemento para nossa reunião diária todos os dias, configuramos a automação abaixo. Agora, todas as manhãs, às 10h, um novo elemento intitulado "Reunião diária" será criado automaticamente para garantir que nunca dê errado!

Dica: Tente usar o Aplicativo de tarefas recorrentes para conhecer outra maneira de criar tarefas recorrentes instantaneamente e com facilidade! 

Notificar sua equipe periodicamente

Descobrimos que nossa equipe de vendas estava esquecendo de repor as prateleiras das nossas lojas no início de cada semana, e não queremos que nossos clientes vejam prateleiras vazias. Para resolver esse problema, adicionamos este template de automação:

Personalizamos a automação para notificar toda a equipe de vendas, às 9h todas as segundas-feiras, com a mensagem "Lembrete para repor prateleiras!". Agora, podemos começar todas as semanas com uma loja cheia de produtos e clientes felizes.

Dica:  podemos usar essa automação para notificar alguém sobre qualquer coisa. Por exemplo, podemos usá-la para lembrar toda a nossa equipe de preencher as horas que trabalharam no nosso calendário de faturamento no final de cada mês.

Duplicar um grupo periodicamente

Na empresa de sabonete Aromas, lançamos um novo produto a cada mês. Toda vez que isso acontece, seguimos o mesmo fluxo de trabalho, que rastreamos com o nosso quadro "Lançamento de produto". Cada grupo nesse quadro é um novo produto diferente, e os elementos em cada grupo são os diferentes eventos relacionados ao seu lançamento. Ao invés de reescrever cada elemento toda vez que um novo produto é lançado, usamos uma automação para duplicar o grupo.

Precisamos apenas configurar a automação abaixo. Optamos por duplicar o grupo no dia 1º de cada mês às 9h para que possamos renomear nosso grupo de acordo e começar a trabalhar no lançamento do nosso novo produto logo no início do mês! 📆

Como o nosso grupo foi criado de forma idêntica ao grupo original "Spray de maçã cristalizada", queremos limpar todos os dados usando ações em lote.

Primeiro, vamos mudar o nome e a cor do nosso novo grupo. Em seguida, vamos passar o mouse sobre o lado esquerdo de cada elemento, para selecionar cada elemento no grupo. Agora, precisamos apenas reiniciar cada coluna, da seguinte forma:

Automações baseadas em tempo

Talvez você esteja se perguntando como as automações baseadas em tempo funcionam. Vamos conferir como o campo de data funciona no seguinte template: Quando a data chegar, notificar alguém.

A automação será executada segundo o fuso horário do computador desktop da pessoa que a configurar. Isso significa que, se eu estiver em Nova York e configurar a automação para ser executada às 9h, ela será executada diariamente às 9h ET, independentemente do fuso horário de outro colega. Se meu colega estiver em Los Angeles, ele receberá uma notificação às 6h PT.

 

Nota: se você estiver usando um template do tipo "Quando a data passar...", a automação será disparada à meia-noite desse dia.

FAQ

Como faço para criar tarefas recorrentes na monday.com?

Você pode criar tarefas recorrentes usando uma automação que duplique um elemento em um período definido, como diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Posso personalizar a frequência de repetição de uma tarefa na monday.com?

Sim, você pode personalizar completamente a recorrência selecionando dias, horários ou intervalos específicos ao configurar sua automação.

As tarefas recorrentes atualizam automaticamente elementos existentes?

Não, cada tarefa recorrente cria um novo elemento, em vez de atualizar um elemento existente, ajudando você a acompanhar cada instância separadamente.

Por que minha automação de tarefa recorrente não está funcionando?

Verifique se a sua automação está ativa, se o limite de automações do seu quadro não foi atingido e se o seu plano suporta automações de tarefas recorrentes.