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Como criar tarefas recorrentes

 

Embora possamos estar sempre inovando e crescendo em nosso local de trabalho, às vezes nosso fluxo de trabalho continua seguindo certos padrões ou repetições. Isso geralmente significa que na monday.com, repetimos algumas ações, usamos as mesmas notificações, estrutura de quadros, grupos ou até mesmo elementos para muitos dos nossos projetos!

Neste artigo, vamos compartilhar algumas dicas e truques para criar tarefas recorrentes, simplificando assim o seu fluxo de trabalho!  🤩

 

Criar um novo grupo a cada período de tempo

Na nossa pequena empresa de sabonetes, usamos o quadro abaixo para acompanhar todos os pedidos de estoque da nossa loja ao longo de cada mês. Toda vez que uma loja precisa repor um produto, eles solicitam o produto e a quantidade usando esse quadro, e assim podemos fazer a contagem no final do mês para ver quanto temos que produzir na fábrica!

 

Como os grupos em nosso quadro representam cada mês de pedidos, precisamos criar um novo grupo no início de cada novo mês. Para fazer com que um novo grupo seja criado instantaneamente todos os meses, usamos uma automação recorrente. 🙌

Para fazer isso, comece clicando na central de automações e no criador de automação personalizada. A partir daí, crie uma automação que leia "A cada período, criar um grupo":

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Agora, basta personalizar o template como fizemos abaixo! Você pode escolher com que frequência um novo grupo é criado, e exatamente a que horas!

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Usando essa automação, não precisamos mais nos lembrar de criar um novo grupo no início de cada mês, pois a monday.com fará isso automaticamente para nós. 🙌

 

Criar um novo elemento a cada período de tempo

Da mesma forma, se você tiver um único elemento (ou tarefa) que precisa ser repetido de vez em quando, poderá usar uma automação recorrente para criá-lo instantaneamente de acordo com a cadência desejada!

Em nosso exemplo de empresa de sabonete, gerenciamos o quadro de agendamento abaixo para acompanhar todas as nossas tarefas diárias. Nesse caso, temos uma reunião todos os dias que precisamos garantir que seja constantemente adicionada ao nosso quadro a tempo.

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Para garantir que tenhamos um novo elemento para nossa reunião diária todos os dias, configuramos a automação abaixo. Agora, todas as manhãs, às 10h, um novo elemento intitulado "Reunião diária" será criado automaticamente para garantir que nunca dê errado!

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Notificar sua equipe periodicamente

Descobrimos que nossa equipe de vendas estava esquecendo de repor as prateleiras das nossas lojas no início de cada semana, e não queremos que nossos clientes vejam prateleiras vazias! Para resolver esse problema, adicionamos essa automação:

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Personalizamos a automação para notificar toda a equipe de vendas, às 9h todas as segundas-feiras, com a mensagem "Lembrete para repor prateleiras!". Agora, podemos começar todas as semanas com uma loja cheia de produtos e clientes felizes!

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Dica:  podemos usar essa automação para notificar qualquer pessoa sobre qualquer coisa! Por exemplo, usamos isso para lembrar toda a nossa equipe de preencher as horas que trabalharam no nosso calendário de faturamento no final de cada mês ou para notificar nossa equipe de que o alarme será ativado no fim do dia às sextas-feiras para que eles possam fazer log off e sair do prédio a tempo! As possibilidades são infinitas!

 

Duplicar um grupo periodicamente

Na empresa de sabonete Aromas, lançamos um novo produto a cada mês! Toda vez que isso acontece, seguimos o mesmo fluxo de trabalho, que rastreamos com o nosso quadro "Lançamento de produto". Cada grupo nesse quadro é um novo produto diferente, e os elementos em cada grupo são os diferentes eventos relacionados ao seu lançamento. Ao invés de reescrever cada elemento toda vez que um novo produto é lançado, usaremos uma automação para duplicar o grupo!

 

Só precisamos configurar a automação abaixo! Optamos por duplicar o grupo no dia 1º de cada mês às 9h para que possamos renomear nosso grupo de acordo e começar a trabalhar no lançamento do nosso novo produto logo no início do mês! 📆

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Como o nosso grupo foi criado de forma idêntica ao grupo original "Spray de maçã cristalizada", queremos limpar todos os dados usando ações em lote! Primeiro, vamos mudar o nome e a cor do nosso novo grupo. Em seguida, vamos passar o mouse sobre o lado esquerdo de cada elemento, para selecionar cada elemento no grupo. Agora, nós só temos que reiniciar cada coluna, da seguinte forma:

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Se você tiver alguma dúvida, contate nossa equipe usando o nosso formulário de contato. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!

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