Visão geral
O Sequences é uma poderosa ferramenta que oferece à sua equipe uma forma centralizada de gerir o engajamento multietapas. Com ele você pode criar um fluxo de interação com o cliente automatizado do início ao fim. Esse fluxo pode incluir e-mails automáticos, e-mails manuais, tarefas e chamadas telefônicas.
Quando você designar qualquer tarefa manual (como uma chamada telefônica), vai receber uma notificação quando o prazo para realizar tal tarefa estiver se aproximando.
Sequências abertas
Você pode acessar o Sequences em dois locais diferentes. O local onde você acessa o Sequences determinará as sequências exibidas.
1. Nível da conta. Para ver todos os Sequences na sua conta do CRM, abra o Sequence no menu de navegação à esquerda:
2. Nível do quadro. Você também pode visualizar sequências no nível do quadro por meio dos quadros de contatos e leads.
Se você é um membro da equipe individual que tem uma lista definida de clientes ou contas, esta é uma ótima forma de acompanhar os Sequences sob sua responsabilidade.
Para ver todos os Sequences relacionados a um quadro, abra o quadro e selecione Sequences no topo:
Criar uma sequência
Após abrir o Sequences, você poderá criar uma nova sequência clicando no botão + Nova sequência no canto superior esquerdo:
Comece fornecendo um nome para sua sequência. Esse é o nome que sua equipe utilizará para aplicar a sequência. Escolha um nome que seja claro, conciso e único.
Em seguida, selecione o quadro que deseja conectar à sequência. Você também pode pular esta etapa e fazer isso mais tarde.
Agora é hora de criar sua sequência! Escolha um componente no menu. Você tem várias opções:
- Adicionar tempo de espera. Você pode adiar as etapas na sequência para controlar o timing entre as ações, garantindo que as etapas ocorram na ordem e no prazo desejados.
- E-mails automáticos. E-mails enviados automaticamente com base no cronograma e nas condições definidas na sequência. Estes e-mails usam campos dinâmicos para personalizar o conteúdo.
- E-mails manuais. Crie uma tarefa no app Emails & Activities e receba um lembrete para enviar um e-mail.
- Tarefas gerais. Crie uma tarefa personalizada no app Emails & Activities e receba um lembrete no período designado. Ela pode inclui qualquer ação não relacionada a e-mails que deve ser realizada manualmente.
- Tarefas de chamada. Crie uma tarefa no app Emails & Activities para fazer uma chamada e receba um lembrete no período designado na sequência.
Definir condições para etapas manuais
Ao configurar sua sequência, você pode indicar se a sequência vai ou não esperar que tarefas manuais sejam marcadas como feitas por um representante de vendas antes de avançar para a próxima etapa.
Veja como funciona:
- Habilitado. Quando o lead inscrito chegar na etapa manual, a sequência será pausada automaticamente. Um elemento será adicionado ao cronograma do E-mails e atividades para aquele lead. Quando a tarefa for marcada como Feito no cronograma, a sequência vai voltar à ativa e ir para a próxima etapa.
- Desabilitado. Quando o lead inscrito chegar na etapa manual, uma notificação de lembrete será enviada ao representante de vendas. Depois da notificação ter sido enviada, a sequência vai voltar à ativa e continuar para a próxima etapa.
Ao configurar um E-mail manual, Tarefa de chamada ou Tarefa geral, você encontrará essa configuração na parte inferior do compositor no canto direito da sua tela. Ela diz Pausar a sequência até que a etapa seja marcada como feita:
Quando essa configuração está habilitara, você também verá uma indicação de que a etapa vai Aguardar até ser marcado como feito nas etapas ordenadas no canto esquerdo da sua tela:
Existem duas opções para marcar uma etapa manual como Feito quando essa configuração está habilitada.
1. Cronograma do E-mails e atividades. A tarefa estará visível no cronograma do E-mails e atividades. Você pode Marcar como feito no cronograma.
2. Aba de inscrições do Sequence. Quando você abrir a aba de Inscrições da sequência, você verá uma lista completa de todos os leads inscritos na sequência. Se uma etapa manual precisar ser concluída e marcada como Feito, você verá Ação necessária ao lado do nome. Nesta aba, você poderá clicar em Ir para a tarefa ou Marcar a tarefa como feita.
Adicionando um adiamento
Este recurso permite definir cada grupo de etapas e especificar o adiamento (em dias) entre esses grupos.
Por exemplo, você pode ter uma sequência que siga a seguinte estrutura:
- Executar etapas iniciais
- Após 2 dias
- Realizar as próximas etapas
Você pode adicionar um espaço de tempo entre as etapas selecionando a opção Adicionar tempo de espera no botão + Adicionar :
Você pode selecionar o número desejado de dias de espera entre etapas:
Sequenciamento de e-mail
Se você tem mais de um e-mail automático incluído em uma sequência, o campo de seleção Sequenciamento de e-mail permite escolher se o e-mail seguinte será enviado como resposta ao e-mail automático anterior enviado (na mesma conversa) ou como um novo e-mail (na conversa da caixa de entrada).
Ordene as etapas
Para mudar a ordem das suas etapas, você poderá usar a alça na esquerda de cada uma das etapas:
Além disso, você pode optar por personalizar etapas clicando no menu de três pontos à direita de cada etapa e escolhendo uma das opções no menu suspenso:
Salve seu rascunho
Após criar as etapas, você pode salvar um rascunho da sua sequência. Ele ficará inativo até que você conclua as Regras e notificações, sobre as quais falaremos mais à frente neste artigo.
Escrever e-mails
Você pode configurar e-mails manuais ou automáticos na sua sequência. Os e-mails são escritos e enviados através do app Emails & Activities. Você notará que o compositor de e-mails é estruturado da mesma forma. Você pode criar textos, editá-los, formatá-los e incluir links.
E-mails manuais
Ao criar um e-mail manual, lembre-se de que ele pode ser personalizado antes do envio. A linha de assunto será exibida à esquerda para ajudar você a acompanhar as etapas dentro da sua sequência.
E-mails automáticos
Você pode personalizar o e-mail o quanto quiser. Como o e-mail será enviado automaticamente, pode valer a pena usar campos dinâmicos para personalizá-lo. Para inserir campos dinâmicos ao seu e-mail, use o botão { } colunas. Se optar por usar campos dinâmicos, você pode obter dados de qualquer coluna do seu quadro.
Seus rascunhos de e-mail serão salvos automaticamente na sequência.
Você também pode adicionar um link de inscrição a qualquer e-mail automático:
Adicionar anexos a e-mails automáticos
Você pode adicionar anexos a e-mails automáticos na sua sequência. Há um limite de 15 MB para todos os anexos de e-mails. Para adicionar um anexo, basta arrastar e soltar um arquivo ou clicar no ícone de clipe de papel para selecionar no seu computador:
Criar assinatura
Para criar sua assinatura, abra as configurações do CRM no menu suspenso. Selecione Assinatura de e-mail no menu à esquerda. Crie sua assinatura e salve-a:
Aqui, você também pode habilitar a configuração para incluir automaticamente sua assinatura ao criar um novo e-mail.
Cada usuário em sua conta pode definir apenas uma assinatura de e-mail. As assinaturas não podem ser compartilhadas entre usuários.
Adicionar sua assinatura de e-mail
Caso não inclua automaticamente assinaturas em novos e-mails, você pode adicionar sua assinatura manualmente. Para adicionar ou remover uma assinatura de e-mail no criador de e-mails, clique no botão Adicionar assinatura:
Regras e notificações
Abra a aba Regras e notificações para terminar de configurar sua sequência. Há várias opções de personalização para configurar sua sequência.
Ativação e dados de sequência
No topo, você verá o seguinte:
- Ativação da sequência. Após concluir o preenchimento das outras etapas de configuração, habilite esta opção para ativar sua sequência. Você também pode usá-la para desativar a sequência.
Em seguida, você verá a seção Dados da sequência. É possível fazer as seguintes designações nessa seção:
- Enviar e-mail como. É aqui que você designará o endereço de e-mail a partir do qual os e-mails na sua sequência serão enviados.
- Quadro. Escolha o quadro a partir do qual esta sequência extrairá dados. Você provavelmente deverá escolher o quadro de contatos ou leads.
- Informações de contato. Escolha as colunas do seu quadro que serão usadas para extrair o endereço de e-mail e número de telefone.
Fuso horário e janela de envio
Na próxima seção, você indicará o fuso horário e janela de envio para seus e-mails automáticos.
- Fuso horário. Este é o fuso horário ao qual as seguintes regras de dia e hora se alinharão.
- Enviar mensagens nestes dias. Você pode optar por pular fins de semana ou qualquer outro dia da semana. Quando um dia estiver ressaltado em azul-marinho, ele estará selecionado.
- Enviar mensagem neste horário. Você pode escolher uma janela de tempo durante a qual seus e-mails serão enviados.
Regras de interação e remoção
Na próxima seção, você verá regras de remoção. É aqui que você determina quais condições devem ser atendidas para que um contato ou lead seja removido da sequência. Você pode aplicar quantas regras quiser. Ative a regra para aplicá-la à sua sequência.
As opções são as seguintes:
- Remover contato se ele responder a um e-mail nesta sequência
- Remover contato se ele abrir um e-mail nesta sequência
- Remover contato se o e-mail dele for devolvido
- Remover contato se ele clicar em um link em um e-mail desta sequência
- Remover contato se um e-mail nesta sequência receber uma resposta automática (esta configuração está em fase Beta)
Ao escolher qualquer uma dessas opções, você também poderá selecionar uma coluna de status no quadro indicada nos Dados da sequência e alterar esse status para uma etiqueta específica.
Cancelar inscrição de controle
Nesta seção, você pode modificar as configurações dos seus links de cancelamento de inscrição e o comportamento da sua sequência para usuários que cancelaram a inscrição.
Há duas opções. Você pode:
- Remover um contato desta sequência se o contato fizer parte da lista global de cancelamento de inscrição. Isso removerá um endereço de e-mail da sua sequência se o destinatário tiver clicado em "cancelar inscrição" em qualquer comunicação enviada a partir da sua conta do monday CRM.
- Remover um contato se o contato cancelou a inscrição através de um e-mail nesta sequência. Isso removerá um endereço de e-mail da sua sequência se o destinatário clicar no link de cancelamento de inscrição em qualquer um dos e-mails da sequência.
Notificações
Na última seção, você pode escolher suas configurações de notificações. Você tem as seguintes opções:
- Avise-me quando for a hora de fazer uma chamada/enviar um e-mail. Por padrão, esta opção estará ativada.
- Avise-me quando uma sequência terminar devido ao engajamento. Refere-se à regra na seção Regras de remoção. Caso indique que deseja que alguém seja removido se responder ou abrir um e-mail, você poderá ativar esta regra de notificação para ser avisado quando o evento ocorrer.
-
Destinatário da notificação. Se você ativar as notificações nesta seção, poderá escolher quem será notificado. Se as notificações estiverem ativadas, você deverá escolher uma coluna de pessoas no quadro designado na seção Dados da sequência.
- Se alguém não estiver atribuído na coluna de pessoas, o criador da sequência receberá a notificação para esse contato ou lead individual.
- Se as notificações estiverem desativadas nesta seção, nenhuma coluna de pessoas precisa ser selecionada.
Ativar uma sequência
Quando terminar de criar sua sequência e personalizar as Regras e notificações, clique em Salvar sequência no canto superior direito. Você será redirecionado ao gerenciador de sequências.
Nele, você pode abrir uma sequência passando o mouse sobre o nome da sequência e clicando em Abrir:
Clique em Editar sequência no canto superior direito para fazer as alterações:
Abra a aba Regras e notificações e ative a sequência na seção ativação de sequências:
Inscrever um lead em uma sequência
Quando a sequência estiver ativa, você poderá inscrever manualmente contatos e leads, usar o Sidekick ou criar uma automação para inscrever automaticamente novos leads ou contatos recém-criados.
Você pode inscrever seu lead a qualquer ponto na sequência.
Inscrever com o Sidekick
Você pode pedir ao monday sidekick para listar as sequências ativas em seu quadro. Também é possível usar o sidekick para inscrever seus leads em sequência.
Método de inscrição manual #1
Para inscrever um lead em uma sequência, abra sua sequência e clique na aba Inscrições.
Usando o botão na parte inferior da página ou o botão no canto superior esquerdo, clique para inscrever um lead na sua sequência:
Você será redirecionado ao quadro conectado à sua sequência. Marque a caixa de seleção à esquerda do contato que deseja inscrever. Você pode selecionar múltiplos elementos. Isso é chamado de "ações em lote". Confira o artigo "Ações em lote" para saber mais.
Após selecionar seu(s) contato(s), clique em Adicionar à sequência.
Em seguida, você verá uma lista de sequências disponíveis. Ao usar a inscrição manual, você verá o seguinte:
- sequências de sua propriedade
- sequências às quais seu endereço de e-mail está conectado
- e sequências que estão conectada a um endereço de e-mail que foi compartilhado com você ou com toda a conta
Selecione sua Sequência na lista. Em seguida, escolha a etapa a partir da qual seu novo contato será iniciado na sequência e selecione Adicionar 1 elemento:
Método de inscrição automática #1
Para inscrever automaticamente novos leads e contatos recém-criados, você pode criar uma automação no app Sequences. Clique em Integrações no canto superior direito do seu quadro e, em seguida, clique em mais Integrações:
Pesquise "sequence" para localizar o app rapidamente:
Use o template "Quando o status mudar para algo, inscrever o elemento no template da sequência" para inscrever automaticamente leads ou contatos em uma sequência específica.
Por exemplo, você pode usar "Quando o status mudar para Interessado" como gatilho. Sempre que um lead for marcado como "Interessado" no seu quadro, ele será inscrito na sua sequência designada.
Ao escolher uma sequência para sua automação, você verá o seguinte:
- sequências de sua propriedade
- sequências às quais seu endereço de e-mail está conectado
- e sequências que estão conectada a um endereço de e-mail que foi compartilhado com toda a conta
Conclua a configuração da automação e salve para aplicá-la de agora em diante.
Nota: pode levar até 15 minutos após a inscrição para que a sequência comece para o contato recém-inscrito.
Coluna de sequências inscrita
Para ajudá-lo a acompanhar as sequências nos seus quadros, você pode usar a coluna de sequências inscritas. Essa coluna pode ser adicionada ao seu quadro de contatos (ou a qualquer quadro à sua escolha) para visualizar em quais sequências cada contato está inscrito.
Para adicionar a coluna ao seu quadro, clique no sinal + no seu quadro, selecione Mais colunas e pesquise a coluna "Sequências inscritas":
A coluna será atualizada quando um elemento for:
- inscrito em uma sequência
- removido de uma sequência
- ou quando todas as etapas da sequência estiverem concluídas
Sequências e automações da monday
Há vários templates de automação dedicados disponíveis para usar com o Sequences. Para acessá-los, abra a central de automações de quadro. Pesquise por "sequences" e clique no ícone do app para visualizar os templates disponíveis:
Há vários modelos disponíveis à sua escolha. Você pode inscrever ou desinscrever automaticamente um elemento em uma sequência de acordo com vários gatilhos, como alterações de status, quando um botão for clicado, quando um elemento for movido, quando um elemento for criado ou quando uma pessoa for atribuída a um elemento.
Mais opções estarão disponíveis em breve
Não está vendo a automação desejada? Sem problemas! Estamos trabalhando diligentemente para expandir nossas automações disponíveis para sequências de acordo com seu feedback. Para informar suas necessidades, preencha este formulário. Aguardamos seu contato!
Para saber mais sobre as automações da monday, consulte nosso artigo "Introdução às automações da monday".
Sequências e o criador de fluxos de trabalho
Disponível somente nos planos Corporativos. Os planos Corporativos devem se inscrever.
Agora que criou uma sequência, você pode usá-la no criador de fluxos de trabalho. Ele incorpora automações, integrações, inícios prorrogados e uma interface intuitiva para ajudar você a criar a harmonia necessária ao seu trabalho. Você pode usar blocos de arrastar e soltar para criar um fluxo de trabalho a fim de alcançar os clientes de uma forma inédita e revolucionar sua forma de trabalhar.
GATILHOS
Há quatro blocos de sequência disponíveis para usar como gatilho no criador de fluxos de trabalho:
- Quando a sequência for concluída
- Quando uma sequência falha ou é interrompida
- Quando um elemento for registrado na sequência
- Quando o e-mail da sequência for aberto
- Quando o link do e-mail da sequência for clicado
- Quando houver nova resposta ao e-mail da sequência
- Quando o e-mail da sequência for respondido automaticamente
Ações
Há três blocos de sequência disponíveis para usar como ações no criador de fluxos de trabalho:
- Incluir elemento na sequência
- Remover elemento da sequência
- Remover elemento de todas as sequências
Com o fluxo de trabalho certo, você pode enviar informações de acompanhamento a um lead que responda a um e-mail na sua sequência, atribuir um representante com base na disponibilidade e potencial, adicionar o lead a um novo pipeline e começar a perceber o potencial do seu lead!
Saiba mais sobre o criador de fluxos de trabalho em nosso artigo "Introdução ao criador de fluxos de trabalho".
Acompanhar sequências
Quando uma sequência estiver ativa e contatos ou leads estiverem inscritos, você poderá acompanhá-la em quatro locais:
- gerenciador de sequências
- aba de Inscrições
- cronograma do app Emails & Activities
- e quadro de atividades
Você também pode incluir um método extra para acompanhar sequências adicionando uma coluna de Sequências inscritas.
Você pode ler mais sobre a coluna na seção Coluna de sequências inscritas do artigo. As outras opções serão explicadas nesta seção. Continue lendo para saber mais.
Gerenciador de sequências e análise
Aqui, os usuários podem ver as estatísticas principais sobre o desempenho geral de uma sequência:
Nesta aba, você verá o nome do lead à esquerda, seguido por 12 colunas. As colunas fornecem as seguintes informações para o lead:
- Criado por. Nesta coluna, você pode ver qual membro da sua equipe criou a sequência.
- Quadro. Exibe o quadro conectado à sequência.
- Etapas. Mostra o número de etapas na sequência.
- Dias. Exibe o número de dias necessários para a conclusão de uma rodada completa da sequência.
- Inscrições ativas. Nesta coluna, você pode ver quantas pessoas estão atualmente participando de maneira ativa da sequência.
- Total de inscrições. Mostra quantas pessoas estão inscritas na sequência
- Taxa de abertura. Apresenta a taxa de abertura da sequência.
- Taxa de resposta. Mostra a taxa de resposta da sequência.
- Taxa de cliques. Apresenta a taxa de cliques da sequência.
- Modificado. Mostra a data da última modificação da sequência.
- Status. Mostra o status atual da sequência.
- Detalhes. Nesta coluna, você verá quaisquer detalhes relevantes sobre o status da rodada.
Clicando no menu de três pontos ao final da linha, você pode visualizar a sequência, duplicá-la, encerrar execuções atuais, desativar a sequência e excluí-la.
Aba Inscrições
Você pode acompanhar o status de cada sequência na aba Inscrições.
Em Status, você pode ver se a sequência foi concluída ou não. Em Etapas, você pode acompanhar exatamente qual etapa está sendo executada em tempo real.
Para ver inscrições de versões anteriores da sequência, clique em Versões anteriores.
Nesta aba, você verá o nome do lead à esquerda, seguido por várias colunas. As colunas fornecem as seguintes informações para o lead:
- Nome
- Status. Se houver um problema com esta rodada da sequência, você o verá aqui.
- Etapas. Acompanhe exatamente qual etapa está acontecendo em tempo real. Se você passar o mouse sobre esta seção, uma janela será exibida detalhando exatamente o que está acontecendo em sua sequência.
- Detalhes. Nesta coluna, você verá quaisquer detalhes relevantes sobre o status da rodada.
- Inscrito em. Exibe a data em que o lead foi inscrito na sequência.
- Inscrito por. Aqui, você verá o avatar do membro da equipe que adicionou o lead à sequência.
Você pode remover uma pessoa da sequência clicando no menu de três pontos à direita.
Gerenciar uma execução que falhou
Se o envio de um e-mail falhar, você pode acessar o registro e abrir o menu de três pontos à direita da execução que falhou. Clique em tentar novamente a partir da etapa que falhou para reiniciar a execução.
Ao clicar em tentar novamente, a sequência tenta reenviar o e-mail imediatamente.
Cronograma de e-mails e atividades
Quando um contato estiver inscrito em uma Sequência, seu progresso poderá ser acompanhado no cronograma do E-mails e atividades:
Emails & Activities: quadro de atividades
Quando as sequências forem publicadas e estiverem em uso, todas as tarefas e atividades geradas por uma sequência serão automaticamente sincronizadas com o Quadro de atividades. Com isso, você pode filtrar e visualizar tarefas específicas, como chamadas que devem ser feitas.
Editar sequências
Se você editar uma sequência ativa, todas as rodadas atuais dela e todas as inscrições serão encerradas. Por esse motivo, recomendamos apenas editar sequências ativas quando absolutamente necessário, para evitar interromper a jornada do cliente.
Práticas recomendadas
Com isso em mente, recomendamos seguir as seguintes práticas recomendadas:
- Certifique-se de que todos os colegas com acesso de edição à sua sequência estejam cientes disso.
- Se você precisar editar uma sequência, verifique quais etapas estão em andamento e permita que a etapa seja concluída ou mova o contato ou lead para uma nova sequência antes de fazer alterações.
- Neste caso, você também pode considerar encerrar as rodadas dos novos contatos e permitir que os contatos que já iniciaram a sequência a concluam. Quando eles concluírem a sequência, edite-a.
Como editar
Para editar uma sequência, abra o Sequences:
Nele, você pode abrir uma sequência passando o mouse sobre o nome da sequência e clicando em Abrir:
Clique em Editar sequência no canto superior direito para fazer as alterações:
Quando você concluir as alterações, clique em Salvar sequência no canto superior esquerdo.
Permissões
Atualmente, as permissões são baseadas na sua função na conta. Se você for:
- admin, você poderá acessar e editar todas as sequências.
- criador e responsável pela sequência, você poderá acessar e editar apenas suas sequências.
- membro da conta, você poderá visualizar todas as sequências. Mas não poderá editá-las.
- visualizador, você não pode acessar as sequências.
Embora não haja restrições baseadas em função para visualizar sequências, os usuário somente poderão acessar e visualizá-las no nível do quadro se tiverem acesso ao quadro. Alternativamente, eles podem visualizar todas as sequências através da navegação à esquerda.
Ações de automação
As sequências de e-mail usam algumas das ações de automação alocadas da sua conta. Cada etapa em uma sequência conta como uma ação de automação.
Por exemplo, se uma sequência tiver cinco (5) etapas, ela utilizará cinco (5) ações de automação, além de uma (1) ação adicional para a conclusão.
Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!