monday.com の階層構造について理解する

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ガイド

monday.com では、ワークフローを整理するための豊富なオプションをご用意しています。ここでは、すべてのワークフローを広大なスペースにひたすら詰め込んでいくのではなく、体系立てて分類していく方法をご紹介します。それでは、monday.com のさまざまな整頓術を見ていきましょう。

階層構造

monday.com の階層構造の最上位はワークスペースです。すべてのボード、ダッシュボード、workdoc は、アカウントのワークスペース内のいずれかで作成する必要があります。ワークスペース内には、フォルダやサブフォルダを追加して、作業を分類することができます。ボード、ダッシュボード、workdoc 内でどのように作業が分類されているかも含めて確認していきましょう。

ワークスペース

アカウント内のすべてのボード、ダッシュボード、workdoc は、ワークスペース内で作成する必要があります。初期設定では、新規アカウント作成時に、アカウント全体で共有される「メインワークスペース」がひとつ作成されます。必要に応じて新規ワークスペースを追加し、部門別、チーム別、プロジェクト別に整理することができます。

ヒント：ワークスペースは「オープン」と「クローズ」の2種類があり、必要に応じてプライバシーや透明性を促進することができます。

フォルダ

関連するすべてのボード、ダッシュボード、workdoc をひとつのワークスペースにまとめておくと、すぐに雑然としてしまい、整理がつかなくなります。このような状況を避けるために、ワークスペース内にフォルダを設けることをお勧めします。部署全体のデータをチームごとのフォルダに分類したり、ひとつのプロジェクトに関連するすべてのデータをグループ化したりするのに利用できます。

サブフォルダ

さらに一歩進んだフォルダ整理を実現するために、サブフォルダ追加オプションを用意しました。サブフォルダとは、既存のフォルダの中に作成されるフォルダのことです。例えば、「報告」というサブフォルダを作成し、あるプロジェクトに接続されたすべてのダッシュボード、または特定のダッシュボードにリンクされたすべてのボードを格納することも可能です。

ヒント：ボード、ダッシュボード、ドキュメントの横にある小さな星のアイコンをクリックすると、「お気に入り」に追加され、いつでも簡単に参照できるようになります。

ボード

ボードは、ダッシュボードや workdoc と並んで、monday.com の階層構造の最終レベルです。ボードは、この記事の前半3つのセクションのような、作業が収容される場所というよりも、作業が発生する場所と言えます。しかし、階層はそれだけではありません。ボードには独自の階層構造があります。

ボード内の階層構造とは？

グループ

グループでは、ボード内のアイテムを色分けして分類することができます。グループは、週、月、プロジェクト固有のステップ、クライアント、またはチームのニーズに合ったものなど何でも表すことができます。

アイテム

アイテムとは、ボード内のグループにおける個々の行のことです。アイテムはどんなものでもよく、ボード上のコンテキスト構成要素のひとつと言えます。アイテムはプロジェクトのリスト、週間タスク、顧客、場所、その他あなたのワークフローを表すことができます。

カラム

カラムとは、ワークフローからのデータを表示し、カスタマイズすることができるボードの主要な構成要素のひとつです。また、アイテムごとに記入欄が設けられており、データを整理することができます。こちらの一覧から、当社が提供する多彩なカラムをご確認ください。

サブアイテム

サブアイテムは、ボードの構造を崩すことなく、どのアイテムにでも追加でき、より多くのレイヤーを構成することができます。

ヒント：定期的なアカウントの断捨離は必要不可欠です！使用していないボード、ダッシュボード、workdoc を削除するのが難しければ、アーカイブしておくと、後日復元することが可能です。

ダッシュボード

ダッシュボードは複数のボードのデータを集約し、ウィジェットを使って視覚的に表示するものです。ダッシュボードをチームに合わせてカスタマイズするには、ご用意した30種類以上のウィジェットからお選びいただけます。報告、追跡、目標設定、サマリー作成、生産性向上などに優れたツールです。

ダッシュボードでは、それぞれのウィジェットの中でデータをトピックごとに整理することで、さらに階層を増やすことができます。例えば、カレンダーウィジェットは重要な日付を見るのに役立ちますし、数値ウィジェットは把握したい数字の要約や平均を表示します。

ヒント：1つのボードからのデータのみを表示するダッシュボードが必要な場合は、ボードビューから単一ボードのダッシュボードをボードに直接追加できます。

Workdocs

monday workdocs は、あなたとチームがひとつのテーマにまつわるすべてのメモやアイデアを記録できる、柔軟性のあるマルチメディア・ホワイトボードです。workdoc にそれぞれの要素を追加することで、ちょっとした感想やアイデアも monday.com 内の一か所に集められ、他の仕事もすべてそこに保存されます。