monday.com では、プロジェクト管理のための共同作業ツールとしてのワークドキュメントの価値を認識することができるでしょう。workdoc をワークスペースに簡単に組み込んだり、ドキュメントカラムを介してボードに直接組み込んだりすることができます。 

3️⃣、2️⃣、1️⃣で、作業を簡素化しましょう。 

 

ワークスペースの追加

ワークスペースに workdoc を追加するには左ペインの上部にある「+」アイコンをクリックし、ドロップダウンメニューから「ドキュメント」を選択します。 

 

ここから、「新規ドキュメント」をゼロから作成するか、既存のドキュメントテンプレートを選択して開始するかを選択できます。 

 

 

workdoc にタイトルを付けたり、ドキュメントに割り当てる権限タイプを選択したりできるウィンドウが表示されます。ワークスペースにドキュメントが追加されると、ニーズに応じてドキュメントをカスタマイズすることができます。 

 

ドキュメントカラムの追加

ボード上のアイテムにドキュメントを付けたい場合は、ボードに「monday ドキュメント」カラムを追加することができます。カラムを追加するには、カラムの右にある「+」をクリックして、ドロップダウンメニューから「monday ドキュメント」を選択します。

 

 

カラムが追加されると、名前の変更やカラムサマリーの追加など、カスタマイズが可能になります。新しいドキュメントを追加するには、ドキュメントを追加したいセルをクリックすると、ボード上のアイテム名がタイトルになった空白のドキュメントが開きます。

 

 

カラムのドキュメントを削除するには、セル内のドキュメント右側にある「x」をクリックし、ポップアップウィンドウで「削除」をクリックします。 

ドキュメントカラムで作成された各ドキュメントは、この場所にのみ存在するため、カラムから削除すると、アカウントから完全に削除されます。 削除したドキュメントは、ゴミ箱セクションから復元可能です。ゴミ箱には、アクセスや復元する権限のあるドキュメントのみが表示されます。

 

 

ブロックを使って始める

新規ドキュメントを作成すると、様々なブロックオプションが提供されます。これらのブロックは workdoc の一番上にあるドキュメントタイトルの下に表示され、ドキュメントを作成する際の効率性を高めるためのショートカットとして機能します。 

workdoc に追加したいブロックをクリックし、プロンプトに従って接続ボードを選択します。 

 

ドキュメントテンプレートの使用

ワークスペースまたはドキュメントカラムに追加するたびに、まったく新しいドキュメントを作成する必要はありません。workdocs でテンプレートを扱うには複数の方法があります。ひとつずつ見てみましょう。

• クイックテンプレートを選択する 

新しいドキュメントを作成するときは、白紙の状態から始めますが、もう少し構造を強化したい場合は、最初から始める必要はありません。新しいドキュメントの下部に「クイックスターター」という見出しがあり、その下にいくつかのテンプレートが表示れています。テンプレートにカーソルを合わせるとプレビューが表示され、クリックするだけでお好みのテンプレートを使い始めることができます。

また、これらのテンプレートやその他のテンプレートは、ドキュメントの左上隅にある「+ 追加」をクリックし、「もっと見る」を選択して設定パネルで表示することもできます。開いたパネルから、「テンプレート」タブを選択します。これらの上にカーソルを置くとプレビューが表示され、検索バーを使用してアカウント内の他のテンプレートを探すこともできます。 

 

• 独自のテンプレートを作成する

ドキュメントの右上隅にある三点リーダーのアイコンをクリックし、ドロップダウンメニューから「テンプレートとして保存」を選択することで、アカウントにある既存のドキュメントからテンプレートを作成することもできます。 

 

• カラム全体のテンプレートを設定する

また、ドキュメントカラム全体にドキュメントテンプレートを設定することもできます。こうすることで、新しいドキュメントを作成するたびに、あらかじめ決められたテンプレートが自動的に使われるようになります。設定するには、カラム名の横にある三点リーダーをクリックし、「設定」>「ドキュメントテンプレートの設定」の順でクリックします。 

次に、既存のテンプレートを使用するか、新しいテンプレートを作成するかを選択するオプションが表示されます。自分のテンプレートを使用したい場合は、「自分のテンプレートを使用」をクリックし、テンプレートセンターで、アカウントで使用できるテンプレートをスクロールして決定します。検索バーを使って見つけることもできます。 

ドキュメントカラムの全アイテムに使用する新しいテンプレートを作成するには、「新規作成」をクリックします。次に、テンプレートを作成します。ここに入力した内容は、このカラムで新しいドキュメントを作成した際の出発点となるので、どのアイテムに対しても具体的な詳細のないフレームワークを構築するようにしてください。 

 

 

ワークスペース内のドキュメントとドキュメントカラムの違い

ワークスペースで作成されたワークドキュメントと、ドキュメントカラムのドキュメの間にはには、覚えておくべき重要な違いがあります。具体的には以下の通りです。

• ドキュメントの共有は、それぞれのドキュメントの権限に基づいてのみ許可されます
• 新しいドキュメントは、それぞれのボード、アイテム、カラムの権限を継承します

また、ファイルカラムとドキュメントカラムで作成されたドキュメントには、以下のような違いがあります：

• ドキュメントをテンプレートとして保存する機能は、Docs on file では利用できません
• アカウントのゲストは Docs on file を作成できません
• ドキュメントの共有は、ボードの権限ではなく、それぞれのドキュメントの権限ンに基づいてのみ許可されます。

 

 

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