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機能
monday.com では、プロジェクト管理用の共同作業ツールとして workdoc がもたらす価値を認識しておりますが、それをすぐに実感いただけます。workdoc は、ワークスペースへの組み込みが容易で、ドキュメントカラムを介してボードに直接追加できます。
3️⃣、2️⃣、1️⃣で、作業を簡素化しましょう。
ワークスペースの追加
ワークスペースに workdoc を追加するには、左ペイン上部の「+」アイコンをクリックし、ドロップダウンメニューから「ドキュメント」を選択します。
ここから、「新規ドキュメント」を最初から作成するか、既存のドキュメントテンプレートを選択して開始するかを選択できます。
workdoc にタイトルを付け、ドキュメントに割り当てる権限の種類を選択できるウィンドウが表示されます。ドキュメントがワークスペースに追加されれば、必要に応じカスタマイズ可能です。
ドキュメントカラムの追加
ボード上のアイテムにドキュメントを付けたい場合は、ボードに「monday ドキュメント」カラムを追加することができます。カラムを追加するには、カラムの右にある「+」をクリックして、ドロップダウンメニューから「monday ドキュメント」を選択します。
カラムを追加すると、名前の変更やカラム集計の追加などでカスタマイズが可能になります。新しいドキュメントを追加するには、ドキュメントを追加したいセルをクリックするだけで、空白のドキュメントが開きます。タイトルには、ボード上のアイテム名が付けられます。
カラムのドキュメントを削除するには、セル内のドキュメント右側にある「x」をクリックし、ポップアップウィンドウで「削除」をクリックします。
ドキュメントカラムで作成された各ドキュメントは、この場所にのみ存在するため、カラムから削除すると、アカウントから完全に削除されます。 削除したドキュメントは、ゴミ箱セクションから復元可能です。ゴミ箱には、アクセスや復元する権限のあるドキュメントのみが表示されます。
ドキュメントボードビューを追加する
workdoc はボードビュー内で直接作成できるため、そのボードで作業中に、作成したドキュメントをすぐに利用することが可能です。ドキュメントボードビューを追加するには、ボードビュー名の横にある「+」アイコンをクリックし、ドロップダウンリストから「ドキュメント」を選択します。ボードビューとして新しいドキュメントが作成され、カスタマイズを開始できます。
ブロックを使って始める
新規ドキュメントを作成すると、様々なブロックオプションが提供されます。これらのブロックは workdoc の一番上にあるドキュメントタイトルの下に表示され、ドキュメントを作成する際の効率性を高めるためのショートカットとして機能します。
workdoc に追加するブロックをクリックし、プロンプトに従い接続するボードを選択します。
ドキュメントテンプレートの使用
ワークスペースまたはドキュメントカラムに追加するたびに、まったく新しいドキュメントを作成する必要はありません。workdocs でテンプレートを扱うには複数の方法があります。ひとつずつ見てみましょう。
- クイックテンプレートを選択する
新しいドキュメントを作成するときは、白紙の状態から始めますが、もう少し構造を強化したい場合は、最初から始める必要はありません。新しいドキュメントの下部に「クイックスターター」という見出しがあり、その下にいくつかのテンプレートが表示れています。テンプレートにカーソルを合わせるとプレビューが表示され、クリックするだけでお好みのテンプレートを使い始めることができます。
ドキュメントの左上にある「+ 追加」をクリックし、「もっと見る」を選択すると、設定パネルでテンプレートが表示されます。次に、「テンプレート」タブを選択し、カーソルを合わせてプレビューを表示するか、検索バーを使いアカウントにある他のテンプレートを検索してください。
- 独自のテンプレートを作成する
ドキュメントの右上隅にある三点リーダーのアイコンをクリックし、ドロップダウンメニューから「テンプレートとして保存」を選択することで、アカウントにある既存のドキュメントからテンプレートを作成することもできます。
- カラム全体のテンプレートを設定する
ドキュメントカラム全体にドキュメントテンプレートを設定することもできます。これを行うと、新しいドキュメントを作成するたびに、あらかじめ設定したテンプレートが自動で適用されるようになります。設定するには、カラム名の横にある3点リーダーをクリックし、「設定」、「ドキュメントテンプレートを設定」の順にクリックします。
次に、既存のテンプレートを使用するか、新しいテンプレートを作成するかを選択するオプションが表示されます。自分のテンプレートを使用したい場合は、「自分のテンプレートを使用」をクリックし、テンプレートセンターで、アカウントで使用できるテンプレートをスクロールして決定します。検索バーを使って見つけることもできます。
ドキュメントカラムのアイテムすべてに適用するテンプレートを新規作成するには、「新規作成」をクリックします。次に、テンプレートを作成します。ここで入力した内容は、このカラムで新しいドキュメントを作成するたびに初期設定として適用されますので、特定のアイテムに固有の詳細を含まないフレームワークを構築するようにしてください。
ワークスペース内のドキュメントとドキュメントカラムの違い
ワークスペースで作成した workdoc と、ドキュメントカラムで作成した workdoc には、注意すべき違いが何点かあります。以下が具体的な内容です。
- ドキュメントの共有は、それぞれのドキュメントの権限に基づいてのみ許可されます
- 新しいドキュメントは、それぞれのボード、アイテム、カラムの権限を継承します
また、ファイルカラムとドキュメントカラムで作成したドキュメントには、以下のような違いがあります。
- ドキュメントをテンプレートとして保存する機能は、Docs on file では利用できません
- アカウントのゲストは Docs on file を作成できません
- ドキュメントの共有は、ボードの権限ではなく、それぞれのドキュメントの権限を基準に許可されます。
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