メールとアクティビティでは、クライアントや顧客との関係を一元管理できます。AI 搭載のメールとアクティビティ作成ツールを使えば、メールの送受信、独自メールテンプレートの作成、イベントのスケジュール設定などが可能です。AI が生成する要約により、視覚的に最適化されたタイムラインで顧客関係を簡単に確認できます。
この記事では、アプリのメール機能についてご紹介します。記録が可能なさまざまなアクティビティに関する詳細につきましては、メールとアクティビティ：アクティビティの管理の記事をご覧ください。
メールとアクティビティを開く
メールとアクティビティは、monday CRM のエンティティボードすべてにプリインストールされています。エンティティには、連絡先、リード、アカウント、案件のボードが含まれます。この機能を利用するボードに移動し、任意のアイテムのタイムライン概要アイコンを開きます。
デフォルトでは、以下のように、メールとアクティビティは概要タブに表示されます。
+ 記号をクリックしてビューを追加することで、別の専用ビューを追加することもできます。アイテムビューリストのメールとアクティビティを選択します：
メールを接続する
Gmail または Outlook のメールアカウントをメールとアクティビティに接続できます。メールアカウントを接続するには、アプリの右上隅にある歯車アイコン（）をクリックします。
これにより、メールとアクティビティ設定が開きます。＋アカウントを追加 をクリックして、セットアップを始めます：
メニューが開きます。リストからメールプロバイダーを選択します。こちらの例では、Gmail を使用します。
メールプロバイダーを選択したら、接続セットアップのページが開きます。接続をクリックします：
プロンプトに従って、メールアカウントを monday.com に接続します。メールとアクティビティを使用するには、monday.com とのデータ共有を許可する権限が求められた際に、許可を選択する必要があります。メールはすべて、ご利用のメールクライアントのサーバーから送信されます。
接続時のエラー
メールアカウントの接続を試みた際に、赤いエラーメッセージが表示される場合は、そのアカウントが既に別の monday.com アカウントに接続されていることが考えられます。現在のところ、お使いのメールアドレス1つにつき統合できるのは、monday.com アカウントのユーザープロフィール1件のみとなっています。
Gmail をご利用でこの問題が発生した場合は、Google アカウントのセキュリティ診断にアクセスし、サードパーティの接続セクションを開きます。Gmail への接続を示す monday のアイコンを探し、アクセスを削除をクリックして統合を解除した上で、別の monday.com アカウントに再接続してください。
こちらの手順に従って Outlook アカウントからサードパーティーのアクセスを取り消します。
メール接続を削除する
メールとアクティビティの使用を停止したいとお考えですか？お任せください。Gmail または Outlook アカウントから monday.com との接続を解除する前に、必ず monday.com 側で接続を削除してください。
これを行うには、ボードの右上にある統合をクリックし、統合センターを選択します。そこから Gmail または Outlook を選び、用意されている統合レシピのいずれかをクリックしてください。
以下の画面で示されているゴミ箱アイコン（）をクリックして、メール接続を削除します。
メールを送信する
新しい下書きを作成する
メールとアクティビティでメールを送るのは簡単です。まず、以下のように、左上にある新規メールボタンをクリックします。
メール作成画面（コンポーザー）がポップアップ表示されます。ボードにメールカラムがあり、そこにメールアドレスが含まれている場合は、そのアドレスが宛先フィールドに自動入力されます。そうでない場合もご心配は不要です。メールは任意のメールアドレスに送信できます。
メールを作成する
このアプリには、フル機能を備えたテキストエディタが搭載されています。テキストの作成、テキストの編集、リンクの挿入、ファイルのアップロードや添付などが可能です。
メールの作成には、AI メールコンポーザーをぜひご利用ください。一度に複数のメールを送信する場合は、動的受信者設定などでメールをカスタマイズ可能です。エディタ右下の {} カラムを選択すると、ボードにある任意のカラムからデータを取得できます。テンプレート作成時にも便利な機能です。
ファイルを添付
また、テキストエディタ左下にあるクリップアイコンを使ってファイルを添付することもできます。
メッセージを入力し、送信を押して会話を始めてください。アプリから送信したメールはすべて、メールアカウントの送信済み フォルダに表示されます。
メールを追跡する
メールエディタの下部にあるメール追跡にチェックを入れると、アプリ内に既読確認が表示され、送信後のメールメッセージを追跡できます。
送信したメッセージの右上隅に、メッセージが開かれたかどうか、またその回数が表示されます：
右上のテキストにカーソルを合わせると、メールの開封日時を確認できます。
リードの最新情報の追跡
自動化を設定するオプションもあり、メールや通話、その他のアクティビティがメールとアクティビティに投稿された際に、ボードにある日付カラムが更新されます。これにより、最近そのリードとチームでやり取りがあったかを一目で確認できます。
この自動化を設定するには、自動化センターへ移動し、メールとアクティビティを検索して、アプリの結果まで下へスクロールします。
自動化「メールとアクティビティでアクティビティ/メールが作成されたら、日付 を今日に設定する」を選択します。
指定した日付カラムを選択し、自動化が機能する様子を確認してください。これで以降は、リード進捗状況の把握が、これまでよりずっと容易になります。
メールを受信する
返信がメールとアクティビティアプリに届くよう設定できます。monday.com で返信があった場合に通知を受け取るには必ず、アプリのメール設定で自動化を設定するか、メールとアクティビティのランディングページ右上にある自動化ボタンをお使いください。これで、返信が新しいものから順にタイムラインの上部に表示されるようになります。
アプリで受信したメールはすべて、ご利用のメールアカウント（例：Gmail）の受信トレイにも送信されます。
メールとアクティビティで受信したメールには、アプリから直接返信できます。以下のように、返信のアイコン（）をクリックすると、メール送信者のみに返信します。
メールの右上にある3点リーダーメニューを開き、以下のように全員に返信を選択すると、メールの受信者全員（CC や BCC で追加された受信者も含む）に返信が送信されます。
クライアント関係設定後は、見込み客や顧客とのやり取りやコミュニケーションの簡潔な要約を monday CRM の AI を活用して作成できます。内容はメールとアクティビティのタイムラインに記録されます。詳細につきましては、メールとアクティビティ：AI による要約の記事をご覧ください。
メールテンプレート
自分用、チーム用のテンプレートをメールとアクティビティ内で作成することができます。
テンプレートの設定や共有方法の詳細につきましては、「メールとアクティビティ：テンプレートの作成」の記事をご確認ください。
メール設定
メールとアクティビティアプリの設定でご利用いただけるオプションの詳細につきましては、「メールとアクティビティ：設定」の記事をご確認ください。
アクティビティの管理
顧客との関係はメールだけではありません。顧客のアクティビティも追跡することができます。会議、電話、その他のやり取りを記録し、イベントの全タイムラインをひとつにまとめて見ることができます。
アクティビティを管理する仕組みにつきましては、「メールとアクティビティ：アクティビティの管理」の記事をご覧ください。
共有とプライバシー
よくあるご質問
Gmail や Outlook との統合機能と、メールとアクティビティアプリには、どのような違いがありますか？
- メール統合ではレシピを使用し、あらかじめ用意されたメール用のテンプレートを送信します。このメール統合では、準備なしにメッセージ送信はできません。事前に内容を計画し、固定のテンプレートを作成しておく必要があります。不在通知と同じような仕組みで、メールとアクティビティにより、メールクライアントの完全な柔軟性やそれを超える機能を実現できます。メールの追跡、Outlook 用の署名、メモ、アクティビティ、そしてこれらすべてを表示するタイムラインが含まれます。
アプリで問題が発生しました。トラブルシューティングの方法を教えてください。
- 大抵の場合は、接続をリセットするだけで解決します。接続のリセット方法につきましては、「Gmail 接続エラー」の記事に記載があります。
コミュニケーションは他のユーザーにはどの程度表示されますか？
- デフォルトでは、アカウントのフルメンバーであれば誰でもコミュニケーションの内容を閲覧できるよう設定されています。ゲストと閲覧者は、メールとアクティビティへのアクセスはできません。プライバシー設定は、設定で管理できます。
メールとアクティビティで、ファイルや添付ファイルを送ることはできますか？
- もちろん可能です。メールエディタの下部にあるクリップアイコンをクリックすると、お使いのコンピューターから添付ファイルをアップロードするか、、ボードにあるファイルカラムから直接添付ファイルを選択できます。
ファイルカラムを使用して、メールとアクティビティ経由で送信するファイルを取得することはできますか?
- はい、可能です。まず、ファイルカラムにファイルを追加します。メール作成時は、メールコンポーザーの左下にあるクリップアイコンをクリックしてください。以下のように、ファイルカラムからをクリックします。
- 添付したいファイルの横にあるボックスにチェックを入れます。ファイルを追加 ボタンをクリックして、メールにファイルを添付します。
メールやメールの署名に HTML を使用できますか？
- メールの署名に使用できるのは HTML に限られます。署名の設定方法につきましては、メール設定にあるメールの署名セクションをご参照ください。
- メールとアクティビティのメールの本文作成に HTML は使用できませんが、一括メールでは HTML を使用できます。この機能に関する詳細につきましては、「メールキャンペーンと一括メール」の記事にある「HTML メールレイアウト」のセクションをご覧ください。
テンプレートで HTML フォーマットを使用できますか？
- 現時点では対応しておりませんが、今後この機能の追加をご希望の場合は、サポートまでご連絡いただきフィードバックをお寄せください。
メールとアクティビティのデータは転送可能ですか？
- メールとアクティビティは外部アカウントとの接続が必要なため、接続されたアカウントに関連するデータを移動することはできません。
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