monday.com 管理者という立場からは、シンプルかつ効率よいアカウントのユーザー管理をお望みでしょう。この記事では、押さえておくべき管理事項をすべて順を追って説明いたします。🙌
ユーザー管理セクションの場所を確認する
ユーザー管理にアクセスするには、プロフィール画像をクリックし、管理を選択します。次に、左パネルのディレクトリセクションに移動し、展開されたメニューからユーザーを選んでください。
ユーザーのフィルタリング
アカウントの拡充に伴い、ユーザーを効率よく管理するにはフィルタリングが重要になります。検索バーを活用して、特定ユーザーの検索をスピードアップする、フィルターボタンをクリックして、役割、ステータス、製品メンバーシップなどの詳細オプションを設定するといったことが可能です。
ユーザーの無効化または再有効化
チームメンバーが退職した場合や、メールアドレス複数で登録された重複ユーザーがいる場合に、アカウントを整理し安全性を保つ目的で、こうしたユーザーを無効化できます。リストから該当のユーザーを見つけ、ユーザー名の横にある3点リーダーメニューをクリックし、ユーザーを無効化を選択した上で、以降のプロンプトに従ってください。無効化後、ご利用のアカウントへそのユーザーがアクセスすることはできなくなります。
ユーザーを無効化すると、そのユーザーが作成した 自動化や 統合も無効になります。実行を継続するには、別のアクティブユーザーにオーナーシップを移転することができます。自動化が設定されている場合は、無効化の完了に先立ち、以下のように新しいオーナーを選択するよう求められます。
無効化されたメンバーはどうなりますか？
チームメンバーが無効化された場合は、以下の点にご留意ください。
- 無効化されたユーザーはグレー表示され非アクティブ状態となりますが、割り当てされていたタスクは、引き続きそのユーザーに割り当てされたままとなり、投稿した更新内容はアイテム上に残ります。
- 無効化されたユーザーが唯一のボードオーナーで、それ以外のユーザーがボードオーナーに設定されていない場合、プライベートボードと共有ボードにアクセスできなくなります。アカウント管理者は、こちらにある手順に従い、管理セクション内でボードのオーナーシップを移転してボードへのアクセス権を取得できます。
- メインボードは引き続きアクセス可能で、アカウント管理者は、登録者ダイアログまたは前述の管理セクションからオーナーシップを申請できます。
- 無効化されたユーザーが作成したワークスペースは有効なままになります。アカウントの管理者は、「ワークスペース」ページからワークスペースの所有権を主張できます。
無効化されたユーザーを再有効化するには、ユーザーステータスでフィルタリングして非アクティブユーザーのみを表示するか、検索バーを使い無効化済みユーザーを検索します。
そこから、以下のように左側にある3点リーダーメニューを選択し、ユーザーを有効化をクリックします。
ユーザーの完全削除
ユーザー情報を完全に削除するには、まずそのユーザーを無効化する必要があります。無効化後、非アクティブユーザーをフィルターで絞り込むか名前で検索し、以下のように該当するユーザー名の横にある3点リーダーメニューを開き、ユーザ―の詳細情報を削除を選択してください。
表示されるポップアップで削除内容を確認し、削除後にユーザー名がご利用のアカウントでどう表示されるかを選択できます。準備が整えば、メンバーを削除をクリックして操作を確定します。
完全に削除されたユーザーはどうなりますか？
削除したユーザーは復元できない点にご留意ください。つまり、完全に削除すると、同じメールアドレスで同じ ユーザーをアカウントに再登録した場合でも、削除されたユーザーと新しいユーザーの詳細を関連付けすることはできないということです。
以上を踏まえ、ユーザーの完全削除後は、以下の点にご留意ください。
- 削除したユーザーの個人情報（名前、メールアドレス、役職など）はアカウントから完全に削除されます。ただし、ボード、アイテム、更新情報など、そのユーザーが作成したコンテンツは、匿名でアカウントに残ります。
- このユーザーのアイコンが表示されていた箇所（アイテムに割り当てされていた際に投稿した更新情報、ボード上部にある「最終閲覧日時」アイコンなど）はすべて、一般的なグレーのアイコンに変更されます。
- このユーザーの名前が表示される箇所（ユーザーカラムのアイコンにカーソルを合わせたときに、このユーザーが投稿した更新情報やタグ付けされた更新情報など）は、名前を表示するよう設定済みの場合を除き、「削除済みメンバー」と表示されるようになります。
- 削除されたユーザーがボードオーナーに設定されていた場合、オーナーシップは削除と同時に解除されます。ボードのオーナーシップを再申請または移転する方法については、こちらで詳細をご確認ください。
- 削除されたユーザーが作成した自動化はすべて無効化されます。自動化を再有効化するには、このユーザーに設定されていた自動化のオーナーシップを有効なユーザーに移転する必要があります。詳細な手順については、こちらでご覧いただけます。
ユーザーの種類を変更する方法
ユーザーの役割を変更するには、リストから該当ユーザーを探し、ユーザーの役割カラムの下にある現在の役割をクリックします。次に、割り当てする新しい役割（管理者、メンバー、閲覧者、ゲスト、またはカスタムの役割）をドロップダウンメニューから選択してください。
アカウントの部門を管理する
組織が複数の部門に分かれている場合は、部門をアカウントに追加した上で、各ユーザーを該当の部門に割り当てできます。物事の整理がしやすくなり、各部門に所属するユーザー数を簡単に把握できるようになります。
部門を作成するには、ディレクトリセクションの部門タブに移動し、+ 部門を追加のボタンをクリックします。
部門ごとに特定のユーザー数を確保しておくことも可能です。これにより、割り当て済み、予約済み、空きのユーザー数を把握でき、想定したユーザー数を超えている部門があればすぐに特定できます。部門名の横にある予約済みユーザーカラムの数値を編集して設定してください。
部門ごとにユーザー管理を委任する場合は、部門オーナーを1名以上割り当てできます。管理セクションで部門オーナーを割り当てできるのは、管理者に限られます。部門オーナーに設定されたユーザーは、管理セクションへアクセスでき、自身の部門に割り当てされたアカウントメンバーであれば、完全な管理者権限がない場合でも管理が可能です。割り当てされたオーナーには通知が届くとともに、次回ログイン時にポップアップが表示されます。
部門タブで、オーナーの下にあるドロップダウンメニューを使い、各部門にオーナーを割り当てます。
部門のオーナーがユーザー管理を開くと、その部門に所属するアカウントメンバーがフィルタリングされ一覧で表示されます。また、所属部門が決まっていないアカウントメンバーも表示されるため、適切な部門に割り当てできます。この画面から、アカウントでのロールやアクセス権限を必要に応じ調整できるほか、割り当て済みと予約済みのユーザーを含む、自部門のユーザー利用状況を確認できます。部門オーナーが複数の部門を担当している場合でも、それぞれの部門を同じ方法で管理できます。
部門の設定が完了したら、ユーザータブに戻り、部門カラムの下にあるドロップダウンメニューで、各アカウントメンバーを適切な部門に割り当てします。
チームへのユーザーの追加と削除
ユーザー管理セクションにあるチームカラムから、各ユーザーが所属するチームを簡単に表示・管理できます。
チームにユーザーを追加するには、チームカラムをクリックし、ユーザーを追加したいチーム（複数も可）を選択します。逆に、チームカラムをクリックし、そのユーザーがすでに所属しているチームの右側にある「x」 をクリックすることで、チームからユーザーを削除することもできます。
複数のユーザーを一度にまとめて変更する
ユーザー複数のユーザータイプを同時に編集する場合は、まずユーザー名の左側にあるボックスにチェックを入れます。次に、画面下部のパネルで、選択したユーザーのユーザータイプ（管理者、メンバー、ゲスト、閲覧者）、チーム（追加または削除）、ステータス（有効、無効）、メールドメイン、または部門を変更します。
ユーザー複数のユーザータイプ/ステータスを一括変更する場合は、以下の注意点にご留意ください。
ユーザータイプの変更時、以下のアクションはサポート外となります。
- 他のアカウントと同一のEメールドメインを有するユーザーをゲストに変更する。
- ゲストドメインブラックリストに入っている、またはホワイトリストに入っていないEメールドメインを有するユーザーをゲストに変更する。こちらでより詳細をご確認いただけます。
- SCIMトークンが関連付けられているユーザーを管理者から非管理者に変更する。こちらでより詳細をご確認いただけます。
ユーザーステータス変更時、以下のアクションはサポート外となります。
- ユーザーが保留中（まだ招待を受け入れていない）である場合に、ユーザーのステータスを変更する。
- SCIMトークンが関連付けられている管理者を無効化する。詳細はこちらでご確認いただけます。
一般的な注意点：
- バッチアクションに自分自身を含むことはできません。
- ユーザータイプやステータスの変更は、200名まで選択・変更が可能です。「すべてを選択」ボタンをつかって、テーブルに最初に表示された200名まで選択可能です。
ユーザーのメールアドレス変更
ユーザー管理セクションから簡単に、他のユーザーのメールアドレスを直接編集できます。以下のようにユーザー名の右にある3点リーダーメニューをクリックし、メールアドレスを編集をクリックしてください。
表示されるポップアップ画面で、ユーザーの新しいメールアドレスを入力し、メールアドレスを変更をクリックして続行します。そのユーザーに確認メールが届きますので、それを3日以内に承認する必要があります。期限までに確認が行われない場合、monday.com アカウントのメールアドレスは更新されません。
管理者による代理ログイン：他のユーザーとしてログイン
アカウントで特定のメンバーだけに不具合が起きている場合、この機能が役立ちます。管理者による代理ログインでは、管理者が一時的にそのユーザーのアカウント環境へ安全にログインすることで、実際の見え方や権限設定を直接チェックし、スムーズに問題を解決できます。代理ログイン中の操作履歴はすべて監査ログに記録されます。
代理ログインセッションを開始するには、ユーザー一覧から対象のメンバーを探し、名前の横にある3点リーダーメニューをクリックします。このユーザーとしてログインを選択します。
次に、ログインをクリックして確定します。
代理ログインの実行中は、画面上部にどのユーザーとしてログイン中かを確認できるバナーが表示されます。代理ログインを終了するには、この上部バナーにあるセッションを終了ボタンをクリックしてください。
セッションの制限時間15分を過ぎると、手動で終了操作していない場合でも自動でログアウトされ、ログインページに戻ります。
代理ログインの履歴は、不正防止と可視化の目的ですべて記録されます。いつ誰が代理ログインを開始し、終了したかのイベント履歴は、管理 → セキュリティ → 監査へ進むと確認できます。
CSV からユーザーメールを一括変更
大勢のユーザーのメールアドレスを一括で変更したい、そんな時は CSV ファイルが便利です。必要な変更内容が記載された CSV ファイルがお手元にあれば、それをアップロードするだけでメールアドレスをまとめて即座に書き換えできます。🙌
始めるにあたり、まずはユーザー管理セクションの右上にある三点リーダーをクリックし、CSV からデータをインポートを選択します。次に、青色のアップロードボタンをクリックするか、表示された画面にコンピューターから CSV ファイルをドラッグ＆ドロップします。
CSV ファイルのアップロード後、アカウントのユーザーの現在のメールアドレスが含まれているカラムを CSV ファイルから選択します。次に、CSV ファイルから、古いメールアドレスを新しいメールアドレスに変更したいカラムを選択します。選択したら、インポートを開始をクリックすると準備完了です！
ユーザーのプロフィールの編集
アカウント管理者は、ユーザーのプロフィールにある特定の詳細情報を編集できます。ユーザー名をクリックすると、そのユーザーのプロフィールが新しいタブで開きますので、そこで所望の変更を行ってください。
このユーザーの通知設定を調整する場合は、通知タブをクリックします。
ユーザーのパスワードをリセットする
アカウントメンバーがログインできない場合は、ユーザー管理のテーブルからパスワードのリセットを実行できます。アカウントメンバー名の横にある3点リーダーメニューを開き、パスワードをリセットを選択、確定します。パスワードをリセットしたアカウントメンバーは現在のセッションからログアウトされ、新しいパスワードを設定するよう求められます。
ユーザーの最終有効化日時を表示する
各ユーザーが、いつアカウントで最後にアクティブ状態であったかは、ユーザー管理セクションの最終アクセスカラムを確認すると簡単に把握できます。最終アクセスにカーソルを合わせると、矢印が2つ表示され、ユーザーリストを最終アクセス日で昇順または降順に並べ替えできます。
ユーザーの詳細を CSV にエクスポートする
monday.com のプロフィールに記載されている情報を含め、アカウントのユーザーリスト全体を Excel または CSV にダウンロードしたいとお考えですか？その場合は以下のように、招待ボタンのそばにある3点リーダーのボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから CSV をダウンロードを選択してください。
ご不明な点がございましたら、こちらから担当チームにお問い合わせください。24時間年中無休でお答え致します。