概要
シーケンスは、チームがステップ複数にわたりエンゲージメントを一元管理できる強力なツールです。 顧客とのやり取りの流れを始めから終わりまで自動化して構築できます。このフローには、自動メール、手動メール、タスク、および電話が含まれる場合があります。
手動タスク（電話など）を指定すると、完了期限になると通知が届きます。
シーケンスを開く
シークエンスには2つの場所でアクセスできます。どこでシーケンスにアクセスするかによって、どのシーケンスが表示されるかが決まります。
1. アカウントレベル。CRM アカウントのシーケンスをすべて表示するには、左側にあるナビゲーションメニュからシーケンスを開いてください。
2.ボードレベル。また、連絡先ボードやリードボードを通してボードレベルでシーケンスを確認することもできます。
特定の顧客やアカウントを担当する個人チームメンバーの場合に、自身が担当しているシーケンスを把握するのに最適な方法です。
ボードに関連するシーケンスをすべて表示するには、ボードを開き、ボード上部にあるシーケンス を選択します。
シーケンスを構築する
シーケンスを開くと、左上にある+ 新規シーケンスボタンをクリックして新しいシーケンスを構築できる状態になります。
まず、シーケンスに名前をつけます。これは、チームがシーケンスを適用する際に使用する名前になります。明確かつ簡潔、そしてユニークな名前がベストです。
次に、シーケンスに接続するボードを選択します。この手順はスキップして、後で行っても構いません。
これで、シーケンス構築の準備が整いました。メニューからビルディングブロックを選択してください。以下のオプションが用意されています。
- 待機時間の追加。シーケンス内のステップに遅延を設けることで、アクション間のタイミングをコントロールし、ステップが確実に意図した順序とタイムフレームで実行されます。
- 自動メールこれらのメールはスケジュールやシーケンスで定義されている条件に応じて自動的に送信されます。これらのメールは、動的フィールドを使用してコンテンツをカスタマイズします。
- 手動メール。メールとアクティビティタスクを作成してメール送信のリマインダーを受け取ります。
- 一般タスク。カスタムのメールとアクティビティタスクを作成して、指定時間にリマインダー通知を受け取ります。これには、手動で実行する必要のあるメール以外の操作も含まれます。
- 通話タスク。メールとアクティビティを作成して通知し、シーケンスでの指定時間にリマインダーを受け取ります。
手動ステップの設定条件
シーケンスを設定する際、営業担当者が手動タスクを完了に変更するまでシーケンスを待機状態にするか、次のステップへ進むかを指定できます。
仕組みは以下のようになっています。
- 切り替えオン。登録済みのリードが手動ステップに達すると、シーケンスを自動で一時停止し、そのリードのメールとアクティビティタイムラインにアイテムが追加されます。タイムラインでタスクが完了に変更されると、シーケンスの実行が再開され、次のステップへ進みます。
- 切り替えオフ。登録済みのリードが手動ステップに達すると、営業担当者へリマインダー通知を送信し、送信後、シーケンスの実行が再開され、次のステップへ進みます。
この設定は、手動メール、電話タスク 、または一般タスクの設定時に、画面右側のコンポーザー下部で確認でき、以下では、ステップが完了に変更されるまでシーケンスを一時停止と表示されています。
切り替えをオンに設定すると、画面左側の順序付きステップで、そのステップが完了に変更されるまで待機する旨も表示されます。
切り替えをオンに設定した状態で手動ステップを完了に変更するには、以下2種類の方法があります。
1. メールとアクティビティのタイムライン。タスクは、メールとアクティビティのタイムラインに表示されます。このタイムラインから、完了に変更できます。
2. シーケンスの登録タブ。シーケンスの登録タブを開くと、そのシーケンスに登録されているリードがすべて一覧で表示されます。手動ステップを完了し、ステータスを完了に変更する必要がある場合、アクション名の横に要アクションと表示されます。このタブから、タスクに移動またはタスクのステータスを完了に変更をクリックできます。
遅延の追加
この機能により、各ステップのグループを定義し、グループ間の遅延（単位：日数）を指定できます。
たとえば、次のような構造のシーケンスを作成できます。
- 初期ステップを実行
- 2日間待つ
- 次のステップを実行
+追加 ボタンから待機時間を追加のオプションを選択すると、ステップの間に遅延を追加できます。
ステップ間の待機日数を選択できます。
メールスレッド
シーケンスに自動メールが複数設定されている場合は、 メールスレッド化のチェックボックスを使い、次のメールを、直前に送信された自動メールへの返信（同じ会話内）と新しいメール（受信トレイ内の新規会話）のいずれとして送信するかを選択できます。
ステップの順序
ステップの順序を変更するには、各ステップの右側にあるハンドルを使用します。
また、ステップの右側にある3点リーダーメニューをクリックし、ドロップダウンメニューからいずれかのオプションを選択すると、ステップのカスタマイズが可能です。
下書きの保存
ステップの構築が完了すると、シーケンスの下書きを保存できます。ルールと通知 （後ほどこの記事にて説明します）を完了するまでは無効な状態となります。
メールの作成
シーケンス内で手動または自動メールを設定できます。メールは、メールとアクティビティを使用して作成、送信します。メールコンポーザーも同じように構築されることにお気づきでしょうか。テキストの作成、編集、書式設定、リンクの追加が可能です。
手動メール
手動でメールを作成する際は、送信前にカスタマイズできることを覚えておくと良いでしょう。件名は左側に表示されるため、シーケンス内でステップを容易に追跡できます。
自動メール
メールはご自由にカスタマイズできます。メールは自動で送信されるため、動的フィールドを使いメールをパーソナライズすると良いでしょう。メールに動的フィールドを挿入するには、{ } カラム ボタンを使用します。動的フィールドの使用を選択すると、ボード上の任意のカラムからデータを取り込みできます。
メールの下書きはシーケンス内に自動的に保存されます。
自動送信メールには、配信停止のリンクを追加することもできます。
添付ファイルを自動メールに追加する
シーケンスで自動メールに添付ファイルを追加できます。メールの添付ファイルには、15MB のサイズ制限があります。添付ファイルを追加するには、ファイルをドラッグ＆ドロップするか、クリップアイコンをクリックしてお使いのコンピューターから選択します。
署名の作成
署名を作成するには、オーバーヘッドメニューの CRM 設定を開きます。左のメニューからメールの署名を選択します。署名を作成して保存します：
こちらから、新しいメールを作成するときに署名を自動的に含める設定をオンにすることもできます。
アカウントのユーザーは、それぞれひとつずつメールの署名を作成することができます。署名はユーザー間で共有することはできません。
メールの署名を追加する
新規メールに自動的に署名を含めるようにしない場合は、手動で加えることができます。メール作成でメールの署名を追加または削除するには、署名を追加ボタンを使用します：
ルール・通知
ルールと通知タブを開いて、シーケンスの設定を完了します。シーケンスの設定には、カスタマイズのオプションが複数用意されています。
シーケンスアクティビティとシーケンスデータ
上部には次の内容が表示されます。
- シーケンスの有効化。他の設定手順を完了したら、これをオンに切り替えてシーケンスを有効にします。また、これを使用してシーケンスを無効にすることもできます。
次に、シーケンスデータセクションを見て行きましょう。このセクションでは、次の指定を行うことができます。
- メールの送信。ここで、シーケンスのメールを送信するメールアドレスを指定します。
- ボード。このシーケンスがデータを取得するボードを選択します。おそらく、連絡先ボードまたはリードボードを選択することになるでしょう。
- 連絡先情報。メールアドレスと電話番号を入力するボードのカラムを選択します。
タイムゾーン・送信の時間帯
次のセクションでは、自動送信メールのタイムゾーンと送信ウィンドウを指定します。
- タイムゾーン。これは、次の日付と時刻のルールが一致されるタイムゾーンです。
- これらの日にメッセージを送信。週末や他の曜日をスキップすることもできます。選択された日は青緑色でハイライトされます。
- この時間にメッセージを送信。メールを送信する時間帯を選択することができます。
やりとりと削除のルール
次のセクションでは、削除ルールについて説明します。ここで、連絡先やリードをシーケンスから削除するために、どの条件を満たす必要があるかを指定します。ルールはいくつでも指定できます。ルールをオンに切り替え、シーケンスに適用します。
オプションは以下の通りです：
- このシーケンスにあるメール対し返信があった連絡先を削除
- このシーケンスにあるメールを開封した連絡先を削除
- メールが配信ができなかった連絡先を削除
- このシーケンスからメールのリンクをクリックした連絡先を削除
- このシーケンスのメールに自動返信があった場合は、連絡先を削除 （この設定はベータ版です）
上記のオプションいずれかを選択すると、シーケンスデータに示されたボードのステータスカラムを選択し、そのステータスを特定のラベルに変更するオプションも利用できます。
配信停止設定
このセクションでは、登録解除リンクの設定と、登録解除したユーザーに対するシーケンスの動作を変更できます。
オプションは2つあり、以下のいずれかを選択できます。
- グローバル配信停止リストに登録されている連絡先をこのシーケンスから削除。monday CRM アカウントから送信したやりとりにある「配信停止」を宛先のユーザーがクリックすると、そのメールアドレスがシーケンスから削除されます。
- このシーケンスにあるメールで配信を停止した連絡先を削除。シーケンス内のいずれかのメールにある配信停止リンクを受信者がクリックすると、そのメールアドレスがシーケンスから削除されます。
通知
最後のセクションでは、通知設定を選択できます。オプションは以下の通りです：
- 電話をかける、またはメールを送信する時間になったら通知する。デフォルトでは、このオプションはオンになります。
- エンゲージメントによりシーケンスが終了したときに通知する。これは、削除ルールセクションにあるルールを参照しています。誰かがメールに返信したりメールを開いたりした人を削除するよう指定する場合は、この通知ルールをオンにしておくと通知を受け取ることができます。
-
通知先。このセクションで通知をオンにすると、通知を受ける人を選択することができます。通知がオンになっている場合は、シーケンスデータセクションで指定されているボードからユーザーカラムを選択しなければなりません。
- ユーザーカラムで割り当てられていないユーザーがいる場合は、シーケンス作成者は個別の連絡先やリードに関する通知を受け取ります。
- このセクションで通知がオフになっている場合は、ユーザーカラムを選択する必要はありません。
シーケンスの有効化
シーケンスの構築とルールと通知のカスタマイズが完了したら、右上にあるシーケンスを保存をクリックします。シーケンスマネージャーにリダイレクトされます。
そこで、シーケンス名にカーソルを合わせて以下のように開くをクリックすると、シーケンスが表示されます。
右上にあるシーケンスを編集をクリックして変更します。
ルールと通知タブを開き、シーケンスの有効化セクションでシーケンスをオンに切り替えてください。
シーケンスでリードを登録する
シーケンスが有効になると、連絡先やリードを手動で登録できるほか、sidekick を使う、新規リードや連絡先を自動登録する自動化を設定するといったことが可能になります。
リードはシーケンスのどの段階でも登録が可能です。
sidekick で登録する
monday sidekick に、ボード上のアクティブなシーケンスを一覧表示するように依頼できます。そのままリードをシーケンスに登録してもらうこともできるので、作業がスムーズになります。
手動登録方法 #1
リードをシーケンスに登録するには、シーケンスを開いてから登録タブを開きます。
画面下部にあるボタン、または左上のボタンをクリックしてシーケンスにリードを登録します。
シーケンスに紐付けされたボードにリダイレクトされますので、登録したい連絡先の左側にあるボックスにチェックを入れます。アイテムは複数選択が可能で、これはバッチアクションと呼ばれます。詳細につきましては、「バッチアクション」の記事をご覧ください。
連絡先（複数可）を選択したら、シーケンスに追加をクリックします。
利用可能なシーケンスのリストが表示されます。手動踏力を使用すると、以下が表示されます：
- 所持しているシーケンス
- メールアドレスが接続されているシーケンス
- あなたまたは全アカウントと共有されているメールアドレスと接続されているシーケンス
リストからシーケンスを選択します。新しい連絡先をシーケンス内で開始するステップを選択し、アイテムを1つ追加を選択します。
自動登録方法 #1
新着のリードや新規作成された連絡先を自動で登録するには、シーケンスアプリで自動化を作成します。ボードの右上にある統合をクリックし、続いてその他の統合機能をクリックします。
「シーケンス」を検索してアプリをすばやく見つける：
「ステータスがあるステータスに変更されると、シーケンスにアイテムを登録する」テンプレートを使って、自動的にリードまたは連絡先を特定のシーケンスに登録します。
たとえば、「ステータスが関心ありに変わったとき」をトリガーに使うとします。ボード上でリードが「関心あり」に変更されるたび、そのリードが指定のシーケンスに登録されるようになります。
自動化用のシーケンスを選択すると、以下が表示されます：
- 所持しているシーケンス
- メールアドレスが接続されているシーケンス
- 全アカウントと共有しているメールアドレスと接続されているシーケンス
自動化の設定を完了して保存し、今後適用します。
注：新規登録した連絡先に対しシーケンスが開始されるまでに、登録後、最大15分かかる場合があります。
登録済みシーケンスカラム
ボード上のシーケンスの追跡には、登録済みシーケンスカラムを使用することができます。このカラムを連絡先ボード（または任意のボード）に追加することで、各連絡先がどのシーケンスに登録されているかを視覚化することができます。
カラムをボードに追加するには、ボードの + 記号に続いてその他のカラムをクリックして、「登録済みシーケンス」を検索します。
アイテムが次の状態になるとカラムが更新されます：
- シーケンスに登録された
- シーケンスから削除された
- シーケンスの全ステップが完了した
シーケンスと monday の自動化
シーケンスで使用できる専用の自動化テンプレートがいくつか用意されています。テンプレートにアクセスするには、ボードの自動化センターを開きます。「シーケンス」を検索し、アプリのアイコンをクリックすると、利用可能なテンプレートが表示されます。
選択できるレシピは複数あります。ステータスの変更、ボタンのクリック時、アイテムの移動時、アイテムの作成時、アイテムへの担当者の割り当て時など、さまざまなトリガーに基づいて、自動的にアイテムをシーケンスに登録または登録解除することができます。
さらなるオプションが近日公開予定
必要な自動化機能が見当たりませんか？ご安心ください。皆様からのフィードバックを基に、シーケンス自動化機能の拡充に鋭意取り組んでおります。ご要望をお知らせいただける場合は、こちらのフォームにご記入ください。皆様からのご意見をお待ちしております。
monday 自動化に関する詳細は、「monday 自動化を始める」の記事をお読みください。
シーケンスとワークフロービルダー
エンタープライズプランでのみ利用可能です。エンタープライズプランはオプトインが必要です。
シーケンスのセットアップが完了したので、ワークフロービルダーで利用することができます。ワークフロービルダーには、自動化、統合、遅延開始、直感的なインターフェイスが組み込まれており、仕事に必要な調和を生み出すのに役立ちます。ドラッグ＆ドロップブロックを使ってワークフローを構築し、まったく新しい方法で顧客にアプローチすることができます。
トリガー
ワークフロービルダーでトリガーとして使用できるシーケンスブロックは4つあります：
- シーケンスの実行完了時
- シーケンスの失敗または停止時
- シーケンスへのアイテム登録時
- シーケンスメールが開封されたとき
- シーケンスメールのリンクがクリックされたとき
- シーケンスのメールに新しい返信があった場合
- シーケンスメールが自動返信されたとき
アクション
ワークフロービルダーでアクションとして使用できるシーケンスブロックは3つあります：
- アイテムをシーケンスに登録
- シーケンスから登録解除
- アイテムをすべてのシーケンスから登録解除
適切なワークフローを設定すれば、シーケンス内のメールに反応したリードにフォローアップ情報を送信し、空き状況とポテンシャルに基づき担当者を割り当て、リードを新たなパイプラインに追加し、リードが持つポテンシャルの現実化を始めることができます。
ワークフロービルダーに関する詳細は、「ワークフロービルダーを始める」の記事をお読みください。
シーケンスの追跡
シーケンスが有効になり、連絡先またはリードが登録されると、以下の4か所からシーケンスを追跡できます
- シーケンスマネージャー
- 登録タブ
- メールとアクティビティタイムライン
- アクティビティボード
また、登録済みシーケンスカラムの追加によりシーケンスを追跡する別の方法も選択可能です。
このカラムの詳細につきましては、本記事の登録済みシーケンスカラムセクションをご覧ください。その他のオプションについては、このセクションで説明します。詳しくは続きをお読みください。
シーケンスマネージャーと分析
ここでは、シーケンスの全体的なパフォーマンスに関する主要な統計情報をユーザーを確認できます。
このタブでは、左側にリードの名前が表示され、その後に12のカラムが続きます。カラムでは、リードに関する以下の情報を確認できます：
- 作成者。このカラムでは、チーム喉のメンバーがシーケンスを作成したか見ることができます。
- ボード。シーケンスに接続されているボードを確認できます。
- ステップ。シーケンス内のステップ数が表示されます。
- 日。シーケンスをすべて実行し完了するまでにかかった日数が表示されます。
- 有効登録数。このカラムでは、現在シークエンスに参加しているアクティブなユーザー数を確認できます。
- 総登録数。シーケンスに登録したユーザー数が表示されます。
- 開封率。これはシーケンスの開封率です。
- 返信率。これはシーケンスの返信率です。
- クリックスルー率。これはシーケンスのクリックスルー率です。
- 変更済み。シーケンスが最後に変更された日付が表示されます。
- ステータス。シーケンスの現在のステータスが表示されます。
- 詳細。このカラムには、実行のステータスに関する関連詳細が表示されます。
行末にある3点リーダーメニューをクリックすると、シーケンスの表示、シーケンスの複製、現在実行中のシーケンスの終了、シーケンスの無効化、シーケンスの削除が可能です。
登録タブ
各シーケンスのステータスは、登録タブで確認できます。
ステータスでは、シーケンスが完了したかどうかを確認できます。ステップでは、どのステップが実行中かをリアルタイムで正確に追跡できます。
以前のバージョンでのシーケンス登録状況を表示するには、以前のバージョンをクリックします。
このタブでは、左側にリードの名前が表示され、その後にカラムがいくつか続き、そこで、リードに関する以下の情報を確認できます。
- 名前
- ステータス。シーケンスの実行に問題が生じた場合は、こちらに表示されます。
- ステップ。 どのステップが実行中かをリアルタイムで正確に追跡します。このセクションにカーソルを合わせると、シーケンス内で現在何が起きているかを正確に示すツールヒントがポップアップ表示されます。
- 詳細。このカラムには、実行のステータスに関する詳細情報が表示されます。
- 登録日。リードがシーケンスに登録された日付が表示されます。
- 登録者。ここには、リードをシーケンスに追加したチームメンバーのアバターが表示されます。
右側の3点リーダーメニューをクリックすると、ユーザーをシーケンスから削除できます。
失敗した実行の管理
メールが正常に送信されなかった場合は、ログに移動し、失敗した実行の右側にある3点リーダーメニューを開きます。失敗した手順からやり直すをクリックし、実行を再開してください。
やり直す（再試行）をクリックすると、シーケンスが直ちにメールの再送信を試みます。
メールとアクティビティのタイムライン
連絡先がシーケンスに登録されると、その進捗状況をメールとアクティビティタイムラインで追跡できます。
メールとアクティビティ：アクティビティボード
シーケンスが公開され使用中になると、そのシーケンスにより生成されたタスクとアクティビティはすべて、アクティビティボードと自動で同期されます。これにより、たとえば必要な電話連絡など、特定のタスクをフィルタリングして表示することが可能になります。
シーケンスの編集
有効なシーケンスを編集すると、シーケンスの現在実行されているもの、およびシーケンスの登録はすべて終了します。そのため有効なシーケンスの編集は、顧客の作業の中断を避けるため、絶対に必要な場合にのみ行うことをお勧めします。
ベストプラクティス
それを念頭に置いて、以下のベストプラクティスを推奨します：
- シーケンスの編集権限を持つチームメイト全員に、このことを周知徹底させるようにしましょう。
- シーケンスを編集する必要がある場合は、進行中のステップを確認し、変更を加える前にステップを完了するか、連絡先またはリードを新しいシーケンスに移動します。
- この場合、新しい連絡先が対象の実行を終了させると同時に、すでにシーケンスを開始している連絡先は実行を完了させることも検討できます。連絡先でシーケンスを完了した後、シーケンスを編集します。
編集方法
シーケンスを編集するには、以下のようにシーケンスを開きます。
開いた画面で、シーケンス名にカーソルを合わせ、開くをクリックすると、シーケンスが表示されます。
右上にあるシーケンスを編集をクリックして変更します。
変更を完了したら右上隅にあるシーケンスを保存をクリックします。
権限
現在、アクセス権限はアカウント内の役割に基づいています。もしあなたが--
- 管理者の場合、すべてのシーケンスにアクセスし編集できます。
- シーケンスの作成者かつオーナーの場合は、ご自身のシーケンスに限りアクセスと編集が可能です。
- アカウントメンバーの場合、すべてのシーケンスを閲覧できます。編集はできません。
- 閲覧者の場合、シーケンスへはアクセスできません。
シーケンスの表示には役割ベースの制限はありませんが、ユーザーはボードへのアクセス権を持っている場合にのみ、ボードレベルでシーケンスにアクセスして表示できます。それ以外の場合は、左側のナビゲーションから全シーケンスを閲覧できます。
自動化アクション
メールシーケンスでは、アカウントに割り当てられた自動化アクションの一部を使用します。シーケンスの各ステップは、自動化アクションとしてカウントされます。
たとえば、シーケンスに5つのステップがある場合、完了には5つの自動化アクションと1つの追加アクションが使用されます。
ご不明な点がございましたら、こちらから担当チームにお問い合わせください。24時間年中無休でお答え致します。