ハイレベルボードと複数のローレベルボードを組み合わせて使用するワークフローは、monday.com でプロジェクト管理を始める上で役に立つため、非常に人気があります。 monday.com でプロジェクト管理を始める上で役に立つため、非常に人気があります。 ハイレベルやローレベルのワークフローを作成することで、チームメンバー全員が全体的な目的と目標をよりよく理解できるようになり、企業に利益をもたらすことができます。 

 

さっそく試してみましょう！ 🏊‍♂️

 

ローレベルボードの作成

ローレベルボードは、タスクやプロジェクトの重要な詳細を管理するのに最適なツールです。プロジェクトの概要を提供する ハイレベルボードと異なり、ローレベルボードは管理したい細かなディテールまで確認するのに役立ちます。

• ボードにグループを作成する

当社の新しい超効率的なワークフローをデザインする最初のステップは、 ボードの グループを 整理することです。 アイテムをグループ分けする方法は無限です。たとえば、管理しているワークフローに応じて、 プロジェクトフェーズ、 部門、 クライアント、キャンペーン、アカウントなどでボードをグループ分けすることができます。

 

• ボードのカラムを選択する

カラム は、ボード上の各アイテムについて必要なデータを提供し、 それぞれ をさまざまな方法で使用することができます。カラムセンターを参照してすべてのオプションをプレビューし、どれが最適かを確認します。

 

• チームメンバーを登録する

最後に、チームメンバーが常に最新情報を把握できるよう、ボードに登録してもらいましょう。 ボードの右上隅にある「招待」ボタンをクリックすると、ボードに登録したユーザーを確認することができます。

 

ハイレベルボードの作成

ハイレベルボードでは、 複数のボードとワークフローをひとつにつなげることで、あらゆる複数のボード上であなたやチームが処理しているものすべての概要を確認することができます。ハイレベルボードは、四半期別、月別、フェーズ別、顧客別、プロジェクト別など、チームに適した方法で整理することができます。 簡単に言えば、ハイレベルボードは、合理的なワークフローを開発するための最初のステップなのです。

 

以下に示すハイレベルボードの構成方法を確認してみましょう。これはあくまで一例であり、ボードの構成はあなた独自のニーズに合わせてカスタマイズできることができます。

• グループ： プロジェクトの各フェーズに応じてグループを整理しました。 

• アイテム： ボードのアイテムは、処理中の各プロジェクトを表しています。

• カラム： ボードのカラムにより、すべての重要なデータポイントを一箇所に記録することができます。ここで重要と思われるカラムタイプをいくつか以下に示します：

• ユーザーカラム ；関連するプロジェクトを監督する1人のプロジェクトマネージャーにオーナーシップを与えます。  

• タイムラインカラム ；各プロジェクトのタイムフレームを追跡します。このカラムがガントビューでどのように表示されるかは、このガイドの後半で説明します。

• ステータスカラム ；各プロジェクトが属する部門を表示します。これらのラベルは好きなようにカスタマイズすることができます。

 

ハイレベルボードとローレベルボードをつなげる

ハイレベルボードの最も役に立つ利点のひとつに、 ローレベルボードとリンクおよび同期することができるという点があります。これにより、情報をボード間で即座に移動させることができます。ハイレベルボードは全体像に焦点を当てていますが、ローレベルボードは、大規模なプロセスの特定のコア詳細と特定の側面を可視化するのに役立ちます。

 

ローレベルボードとハイレベルボードを接続し、すべての関連情報が常に更新されるようにする方法をいくつかご紹介します：

• ボード接続カラムとミラーカラム

 ボード接続カラムと ミラーカラム は、1つまたは複数のボードの情報を現在のボードに接続し、反映させるために連動します。あるボードから別のボードに情報をミラーリングすると、ミラーリングした情報を編集することができ、その変更は自動的に両方のボードに反映されます。

「お茶の輸入プロジェクトポートフォリオ」では、このプロジェクトに関連する4つのローレベルボードの情報を簡単にリンクさせ、反映させたいと考えました。それを実行するため、まずは接続ボードカラムの関連ボードを接続しました：

 

ボードが選択されたら、ミラーカラムを作成するよう求められます。ミラーカラム内で、ローレベルボードのどのカラムを表示するか選択することができます。このカラムは同期されるため、ここで加えられた変更はローレベルボードにも反映されます。（その逆も同様）

 

 

ハイレベルボードの各アイテムは、ローレベルボードのアイテムと同期させることができます。以下の例では、ハイレベルボードの最初のアイテムを、対応するローレベルボード「緑茶の輸入」の4つのアイテムと同期させています。ミラーカラムには、ローレベルボードの各アイテムのステータスが表示されます。

 

• リンクカラム

また、 リンクカラムを使用して、関連ボードへのハイパーリンクを追加することもできます。このカラムタイプを使用すると、ボードの一意の URL を入力するための専用スペースが提供され、ローレベルボードを関連するアイテムに接続することができます。このカラムを使うと、ボード間をシームレスに移動できるようになります。 

 

•  タグカラム

 タグカラム は、異なるボード間でアイテムのグループを整理する方法を提供します。タグを使用して、カテゴリー、部門、四半期などを追跡することができます。 タグ付けや すべて検索を使用すると、アカウント全体にわたって、すべてのボード間のつながりを描くことができます。

 

ワークフローの自動化

自動化は、シンプルでカスタマイズ可能な自動プロセスで、ほんの数分で作成することができます。特定のアップデートのプッシュ通知や、アクションアイテムが完了した時点で実行される自動アクションなどがあります。

以下は、ハイレベルボードをブーストする便利な自動化です： 

• 「アイテムが作成されたら、ボードにアイテムを作成し、カラムとボードを接続する」

この自動化は、ローレベルボードとハイレベルボードを簡単に同期させるために使用できます。ローレベルボードでアイテムが作成されると、自動化によりハイレベルボードにそのアイテムが作成され、選択したカラムとボードを同期させます。

 

• 「期日を迎え、ステータスが特定のものであれば、特定のユーザーに通知する」

この自動化を使うと、期日を超えたり、アイテムが完了していない場合に、プロジェクトマネージャーが通知を受け取ることができます。

 

 

 

 

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