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Actions d'automatisation et d'intégration

 

Vous avez sans doute entendu parler d'« action » dans le cadre des automatisations et des intégrations, ainsi que des applications Monday, mais qu'est-ce qu'une « action » exactement ? La première partie de cet article vous l'expliquera en détail.

Dans la seconde partie de l'article, vous verrez comment suivre et gérer les actions de votre compte. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.

 

Qu'est-ce qu'une « action » ?

Chaque formule d'automatisation comporte un déclencheur et une action (ou plusieurs actions). Prenons un exemple de formule : « When a status changes to something, delete the item » (Lorsqu'un statut passe à quelque chose, supprimer l'élément).

Dans ce cas, le déclencheur est « When a status changes to something » (Lorsqu'un statut passe à quelque chose). L'action est « delete the item » (supprimer l'élément). Ainsi, chaque fois qu'un élément est supprimé, une action est utilisée. Si vous déclenchez cette formule trois fois, trois éléments seront supprimés et cela comptera pour trois actions utilisées.

Chaque compte dispose d'une limite d'actions pour les automatisations et d'une autre pour les intégrations. Ces limites sont un peu plus complexes qu'il n'y paraît. Pour en savoir plus sur la limite d'actions de votre compte, consultez le paragraphe « Que se passe-t-il si je dépasse ma limite d'actions ? » de cet article ou consultez la page de tarification.

 

Combien d'actions une automatisation utilise-t-elle ?

Le plus souvent, le fait de déclencher une formule d'automatisation aura pour conséquence d'utiliser une action.

Toutefois, quelques formules effectueront plusieurs actions chaque fois qu'elles sont déclenchées. En voici quelques exemples :

 

1. When status changes to something, create an item in board (Quand le statut passe à quelque chose, créer un élément dans le tableau).

Si une formule mappe des données dans un nouvel élément, les actions ne sont pas utilisées de la même manière qu'avec les autres formules. Chaque fois que des données sont mappées dans un élément, si les colonnes Statut, Hashtag, Personnes, Menu déroulant ou la section des mises à jour sont mappées, chacune comptera pour une action utilisée. De plus, une action sera utilisée pour créer l'élément.

Prenons par exemple cette formule :

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Si vous utilisez cette formule et que vous mappez les données de l'élément de la façon suivante :

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Chaque fois que l'automatisation sera déclenchée, trois actions seront utilisées étant donné que deux colonnes Statut sont mappées et qu'un élément est créé.

Remarque : pour en savoir plus sur le mappage, consultez le paragraphe « Qu'est-ce que le mappage ? » de l'article Automatisations monday.com.

 

2. When a status changes to something, notify board subscribers (Quand un statut passe à quelque chose, envoyer une notification aux abonnés du tableau).

Toutes les formules de notification peuvent être configurées pour envoyer une notification aux abonnés du tableau ou à une équipe plutôt qu'à une personne :

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Dans ce cas, une action sera utilisée pour chaque notification envoyée. Cela signifie que si votre tableau compte six abonnés, six actions seront utilisées chaque fois que l'automatisation s'exécute.

 

3. When status changes to something, send an email to Text Column (Lorsque le statut passe à quelque chose, envoyez un e-mail à la colonne Texte).

Les intégrations de Gmail ou d'Outlook peuvent envoyer un e-mail à une colonne E-mail ou à une colonne Texte. Alors qu'une colonne E-mail ne peut contenir qu'une adresse e-mail, une colonne Texte peut en comporter plusieurs. Ces intégrations peuvent également envoyer un e-mail à une équipe ou aux abonnés du tableau. Toutes ces instances utiliseront plusieurs actions.

Par exemple, cette formule :

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Cette formule aura pour effet d'utiliser deux actions, car la colonne Texte contient les informations suivantes :

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4. Every time period, create an item (Tous les x intervalles temporels, créer un élément)

Une formule qui se produit tous les x intervalles temporels est une formule récurrente. Dans le cas de la formule ci-dessous, un élément sera créé chaque jour. Une action sera utilisée à chaque fois que la formule s'exécutera et créera un élément.

Comme dans l'exemple 1, si les colonnes Statut, Hashtag, Personnes, Menu déroulant ou la section des mises à jour sont mappées lors de la création de l'élément, chacune comptera pour une action supplémentaire utilisée.

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5. Formules personnalisées avec plus d'une action.

Si vous créez une nouvelle formule personnalisée, il est probable que votre formule implique plusieurs actions. Toute formule personnalisée que vous créez, qu'elle comprenne ou non des blocs d'intégration, sera comptabilisée dans votre limite d'actions d'automatisation. Même si la formule ne comprend que des blocs d'intégration, toute action résultant du déclenchement de la formule sera comptabilisée dans votre limite d'action d'automatisation.

 

Que se passe-t-il si je dépasse ma limite d'actions ?

Limites des automatisations et des intégrations

Chaque compte dispose d'une limite d'actions pour les automatisations et les intégrations. Cette limite dépend du forfait choisi. Elle se remet à zéro tous les mois. Pour vous résumer brièvement comment ça marche :

Avec le forfait Standard. Si une compte dépasse son enveloppe d'actions mensuelle, le nombre d'actions utilisées au-delà de la limite de 250 actions sera déduit de l'enveloppe du mois suivant. Par exemple, si 280 actions d'automatisation sont utilisées en avril, 220 actions d'automatisation seront disponibles en mai. 

L'ouverture de cet article décrit un exemple simple d'utilisation de l'action. En général, lorsque vous créez une automatisation, toutes les actions utilisées sont comptabilisées dans votre limite d'automatisation. Lorsque vous créez une intégration, toutes les actions utilisées seront comptabilisées dans votre limite d'intégration.

Toutefois, lorsque vous créez une formule personnalisée qui comprend à la fois des blocs d'automatisation et d'intégration, les actions de cette formule seront prises en compte dans la limite d'automatisation. Cela est vrai quels que soient les blocs que comprend votre formule. Ceci est également vrai pour les applications Monday apps ; les actions qui se produisent en relation avec n'importe quelle application monday compteront pour votre limite d'automatisation.

Quand vous excédez votre limite

Si vous vous rapprochez de votre limite d'actions mensuelles, l'admin recevra un e-mail l'avertissant que le nombre d'actions utilisées pour le mois a atteint 50 %, 75 % et 100 % du total d'action disponibles.

 

Important : si le compte a utilisé toutes ses actions du mois en cours, vous n'aurez plus la possibilité de modifier ni d'ajouter de nouvelles automatisations/intégrations. La notification suivante s'affichera : 

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Dans cette situation, nous vous recommandons de passer au forfait supérieur. Pour choisir le forfait le plus adapté à vos besoins, consultez l'article Tarif des automatisations et des intégrations.

 

Comment suivre et contrôler mes actions ?

Comme nous l'avons évoqué dans le paragraphe précédent, l'admin recevra un e-mail lorsque le compte se rapproche de sa limite d'actions.

Cependant, vous pouvez vérifier à tout moment le nombre d'actions utilisées par votre compte. Pour cela, accédez à un tableau > cliquez sur « Automatiser » ou sur « Intégrer » > cliquez sur l'onglet « Utilisation du compte ». Vous pouvez y voir le nombre d'actions disponibles et le nombre d'actions utilisées par votre compte pendant le mois en cours. 

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Pour afficher un mois différent, modifiez la période dans le menu déroulant situé dans le coin supérieur droit.

 

Actions et tarification

L'action est une des principales composantes de notre modèle tarifaire. Pour découvrir de quelle façon les actions influent sur la tarification, consultez l'article Tarif des automatisations et des intégrations.

 

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.

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