Vous avez sans doute entendu parler d'« action » dans le cadre des automatisations et des intégrations, ainsi que des applications Monday, mais qu'est-ce qu'une « action » exactement ? Poursuivez votre lecture pour en savoir plus et apprendre à suivre et gérer les actions de votre compte.

 

Qu'est-ce qu'une « action » ?

Chaque modèle d'automatisation comporte un déclencheur et une action (ou plusieurs actions).

Prenons un exemple : « When a status changes to something, delete the item » (Lorsqu'un statut passe à quelque chose, supprimer l'élément)

Dans ce cas, le déclencheur est « When a status changes to something » (Lorsqu'un statut passe à quelque chose). L'action est « delete the item » (supprimer l'élément).

Ainsi, chaque fois qu'un élément est supprimé, une action est utilisée. Si vous déclenchez ce modèle trois fois, trois éléments seront supprimés et cela comptera pour trois actions utilisées.

 

 

Combien d'actions une automatisation utilise-t-elle ?

Le plus souvent, le fait de déclencher un modèle d'automatisation aura pour conséquence d'utiliser une action.

Toutefois, quelques modèles effectueront plusieurs actions chaque fois qu'elles sont déclenchées. En voici quelques exemples :

 

Exemple 1 : When status changes to something, create an item in board (Quand le statut passe à quelque chose, créer un élément dans le tableau).

Si un modèle mappe des données dans un nouvel élément, les actions ne sont pas utilisées de la même manière qu'avec les autres modèles. Chaque fois que des données sont mappées dans un élément, si les colonnes Statut, Hashtag, Personnes, Menu déroulant ou la section des mises à jour sont mappées, chacune comptera pour une action utilisée. De plus, une action sera utilisée pour créer l'élément.

Prenons par exemple ce modèle :

 

Si vous utilisez ce modèle et que vous mappez les données de l'élément de la façon suivante :

 

Chaque fois que l'automatisation sera déclenchée, trois actions seront utilisées. étant donné que deux colonnes Statut sont mappées et qu'un élément est créé.

 

Exemple 2 :. When a status changes to something, notify board subscribers (Quand un statut passe à quelque chose, envoyer une notification aux abonnés du tableau)

Toute les modèles de notification peuvent être configurées pour envoyer une notification aux abonnés du tableau ou à une équipe plutôt qu'à une personne :

 

Dans ce cas, une action sera utilisée pour chaque notification envoyée. Cela signifie que si votre tableau compte six abonnés, six actions seront utilisées chaque fois que l'automatisation s'exécute.

 

Exemple 3 : When status changes to something, send an email to Text Column (Lorsque le statut passe à quelque chose, envoyez un e-mail à la colonne Texte).

Les intégrations de Gmail ou d'Outlook peuvent envoyer un e-mail à une colonne E-mail ou à une colonne Texte. Alors qu'une colonne E-mail ne peut contenir qu'une adresse e-mail, une colonne Texte peut en comporter plusieurs. Ces intégrations peuvent également envoyer un e-mail à une équipe ou aux abonnés du tableau. Toutes ces instances utiliseront plusieurs actions.

Regardons par exemple, ce modèle :

 

Ce modèle aura pour effet d'utiliser deux actions, car la colonne Nom contient les informations suivantes :

 

 

Exemple 4 : « Every time period, create an item » (Tous les x intervalles temporels, créer un élément)

Un modèle qui se produit tous les x intervalles temporels est un modèle récurrent. Dans le cas du modèle ci-dessous, un élément sera créé chaque jour. Une action sera utilisée à chaque fois que le modèle s'exécutera et créera un élément.

Si les colonnes Statut, Hashtag, Personnes, Menu déroulant ou la section des mises à jour sont mappées lors de la création de l'élément, chacune comptera pour une action supplémentaire utilisée.

 

Modèles personnalisés avec plus d'une action.

Si vous créez un nouveau modèle personnalisé, il est probable que votre modèle implique plusieurs actions. Tout modèle personnalisé que vous créez sera comptabiliser dans votre limite d'actions d'automatisation. Même si le modèle ne comprend que des blocs d'intégration, toute action résultant du déclenchement du modèle sera comptabilisée dans votre limite d'action d'automatisation.

 

Que se passe-t-il si je dépasse ma limite d'actions ?

Limites des automatisations et des intégrations

Chaque compte dispose d'une limite d'actions pour les automatisations et les intégrations. Cette limite dépend du forfait choisi. Elle se remet à zéro tous les mois. Pour vous résumer brièvement comment ça marche :

 

Le forfait Standard

Si une compte dépasse son enveloppe d'actions mensuelle, le nombre d'actions utilisées au-delà de la limite de 250 actions sera déduit de l'enveloppe du mois suivant. Par exemple, si 280 actions d'automatisation sont utilisées en avril, 220 actions d'automatisation seront disponibles en mai. 

En général, lorsque vous créez une automatisation, toutes les actions utilisées sont comptabilisées dans votre limite d'automatisation. Lorsque vous créez une intégration, toutes les actions utilisées seront comptabilisées dans votre limite d'intégration.

Toutefois, lorsque vous créez un modèle personnalisé qui comprend à la fois des blocs d'automatisation et d'intégration, les actions de ce modèle seront prises en compte dans la limite d'automatisation. Cela est vrai quels que soient les blocs que comprend votre modèle. Ceci est également vrai pour les applications Monday apps : les actions qui se produisent en relation avec n'importe quelle application monday compteront pour votre limite d'automatisation.

 

Quand vous excédez votre limite

Si vous vous rapprochez de votre limite d'actions mensuelles, le contact pour la facturation recevra un e-mail l'avertissant que le nombre d'actions utilisées pour le mois a atteint 50 %, 75 % et 100 % du total d'action disponibles.

 

 

Il est possible d'utiliser tellement d'actions que l'on épuise la limite du mois en cours et celle du mois suivant. Cela signifie qu'il est possible de commencer un mois avec 0 action disponible. Dans ce cas, vous ne pourrez pas travailler avec des automatisations pendant tout le mois. Dans ce cas, nous vous recommandons de mettre à niveau votre compte.

Pour choisir le forfait le plus adapté à vos besoins, consultez l'article Tarif des automatisations et des intégrations.

 

Suivre et contrôler les actions

Les contacts de facturation recevront un e-mail lorsque leur compte approche de sa limite d'action. Cependant, vous pouvez contrôler à tout moment le nombre d'actions utilisées par votre compte.

Pour ce faire, naviguez vers n'importe quel tableau et cliquez sur le bouton Automatiser ou Intégrer. Cliquez ensuite sur l'onglet Utilisation. Vous pouvez y voir le nombre d'actions disponibles et le nombre d'actions utilisées par votre compte pendant le mois en cours.

 

Autorisations de la page d'utilisation du compte

Les admins du compte peuvent définir des autorisations dans la page Administration pour que les utilisateurs, les observateurs et les invités puissent voir la page Utilisation du compte.

Pour ce faire, cliquez sur votre photo de profil dans le coin supérieur droit de l'écran, sélectionnez « Administration », puis l'onglet « Autorisations » à gauche de la page Administration.

Vous trouverez la section « Voir la page d'utilisation de l'automatisation » sous les autorisations de l'admin. 

 

Actions et tarification

L'action est une des principales composantes de notre modèle tarifaire. Pour découvrir de quelle façon les actions influent sur la tarification, consultez l'article Tarif des automatisations et des intégrations.

Puis-je acheter des actions ?

Pour l'instant, seuls les clients Enterprise peuvent acheter des actions supplémentaires pour leur compte. Si vous bénéficiez d'un forfait Entreprise, veuillez contacter votre interlocuteur monday.com pour en discuter. Si vous ne bénéficiez pas d'un forfait Entreprise, les seules actions disponibles sur votre compte sont celles qui sont incluses lors de l'achat du forfait.

Puis-je payer pour que mes actions soient réactivées ?

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.