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La vue et le widget Diagramme de Gantt

 

 

Vous recherchez un moyen de simplifier les projets complexes et d'utiliser des fonctionnalités plus dynamiques afin d'améliorer votre flux de travail ? Chez monday.com, nous adorons utiliser des diagrammes de Gantt pour donner vie à nos projets. Flexible, le diagramme de Gantt s'adapte aux moindres changements de votre projet. Découvrons ensemble comment l'utiliser comme vue du tableau ou comme widget sur un tableau de bord.

 

 Remarque : la fonctionnalité Vue de diagramme Gantt est disponible dans les forfaits Standard et supérieurs. La fonctionnalité Jalon et Chemin critiquedans la vue de diagramme et le widget Gantt ne sont disponibles que dans les forfaits Pro et Entreprise.

 

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de Gantt est l'une des méthodes les plus classiques et les plus utiles d'afficher les activités et leur durée. C'est un diagramme à barres horizontales qui montre le planning prévisionnel d'un projet, ainsi que ses tâches ou ses événements entre une date de début et une date de fin. Chaque barre du diagramme de Gantt représente une tâche, tandis que les dates apparaissent horizontalement. 

 

Comment l'utiliser

Examinons la composition du diagramme de Gantt. À gauche se trouve la liste de tous les éléments du tableau, avec leurs noms et dates. Les éléments sont représentés par des barres, et des flèches représentent les dépendances entre les éléments. Cette vue est semblable à une grille, dans laquelle les éléments sont listés verticalement dans un calendrier horizontal. Si vous passez la souris sur un élément, la ligne entière est surlignée, ce qui facilite la visualisation.

WM- Critical Path.png

 

Configurer la vue Gantt

La vue Gantt se base sur les données du tableau et présente de façon claire, colorée et organisée le planning de votre projet. Commençons ! 🎉 

 

Voir les colonnes nécessaires dans un diagramme de Gantt.

Les colonnes suivantes ne sont pas obligatoires, mais améliorent l'utilisation du diagramme de Gantt :

 

Après avoir complété ces colonnes avec vos données, il ne vous reste plus qu'à ajouter la vue à un tableau ou le widget à un tableau de bord. 

 

Ajouter la vue Gantt à un tableau

Pour ajouter la vue Gantt à votre tableau, cliquez sur le en haut de votre tableau (« Ajouter une vue » s'affiche lorsque vous passez la souris dessus) et sélectionnez « Gantt » dans le menu déroulant :

 

Groupe

 

Vous pouvez également ajouter une nouvelle vue du tableau en cliquant sur « Tableaux Power-Ups » Cliquez sur les trois points dans l'angle supérieur droit de votre écran pour trouver cette option. Sélectionnez « Vues de tableau » et choisissez « Gantt » parmi toutes les vues :

 

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Conseil : vous souhaitez définir le diagramme de Gantt comme vue par défaut du tableau ? Cliquez sur le menu latéral à côté de « Gantt » dans la vue du tableau et sélectionnez « Définir en vue par défaut » dans le menu déroulant. Pour en savoir plus sur les vues par défaut, consultez le paragraphe « Vue par défaut » de cet article

 

Ajouter le widget Gantt à un tableau de bord

Pour ajouter le widget Gantt à un tableau de bord ou à une vue de tableau de bord, sélectionnez « Gantt » dans les widgets proposés :

 

Groupe

 

Paramètres et personnalisation

Personnalisez entièrement votre diagramme de Gantt afin de visualiser votre projet de la manière qui vous convient le mieux. Cliquez sur le menu latéral en haut à droite du diagramme et sélectionnez « Paramètres » dans le menu déroulant pour accéder aux options de personnalisation :

 

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  • Choisir des colonnes d'échéances

Choisissez les colonnes Échéances que vous souhaitez afficher dans votre diagramme de Gantt. Par exemple, si vous avez plusieurs colonnes Échéances, colonnes Date ou colonnes Semaine, vous pouvez choisir celles à afficher :

 

Groupe

 

Conseil : les sous-éléments sont désormais compatibles avec la vue Gantt et avec le widget Gantt. Sélectionnez les colonnes de sous-éléments à afficher dans la section « Choisir des colonnes d'échéances » des paramètres. 🎉 

 

  • Choisissez comment grouper les données de votre diagramme de Gantt

Regroupez les éléments de votre diagramme de Gantt par groupe, tableau ou colonnes afin d'obtenir un aperçu visuellement parlant et adapté à vos besoins. Par exemple, si vos groupes sont organisés par phases de projet, vous verrez en un coup d'œil toutes vos tâches classées par ordre chronologique. Sélectionnez ce que vous préférez dans la section « Grouper par » du menu déroulant des paramètres.

 

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  • Étiquetez vos éléments de différentes façons

Choisissez d'étiqueter vos éléments comme bon vous semble. Vous pouvez les étiqueter par groupe, par nom de l'élément, par tableau, par admin ou par statut. Vous pouvez aussi n'attribuer aucune étiquette. Retrouvez toutes les options dans la section « Étiquetez par » du menu déroulant des paramètres :

 

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  • Colorez vos éléments

Visualisez votre diagramme de Gantt dans les couleurs de votre choix. Dans le menu déroulant des paramètres, accédez à « Colorer par » afin de colorer votre diagramme de Gantt par groupe, colonne (par exemple, selon la colonne Statut), tableau ou pour n'appliquer aucune couleur. Les couleurs qui s'appliquent sont celles que vous avez définies dans la vue principale du tableau. 

 

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Conseil : ajoutez une légende des couleurs en bas du diagramme de Gantt afin de savoir à quoi correspond chaque couleur et d'en faciliter la compréhension. Dans le menu déroulant des paramètres, sous la rubrique « Afficher Paramètres », cochez « Afficher la légende de couleur ».

 

  • Afficher le résumé du groupe

Chacun des groupes du diagramme de Gantt est précédé d'un résumé qui indique ses dates spécifiques et sa durée totale. Dans ce cas précis, le terme « groupe » fait référence à la façon dont sont groupés les éléments ou les tâches sur le diagramme de Gantt, et pas nécessairement aux groupes du tableau. Par exemple, si vous choisissez de regrouper vos tâches en fonction de la colonne Statut, nous verrez un résumé des différentes étiquettes de la colonne Statut. Sélectionnez « Afficher le résumé du groupe » dans la rubrique « Afficher paramètres » des paramètres.

 

Groupe

 

  • Choisir l'année fiscale 

Ce paramètre vous permet de définir le mois de départ de votre année fiscale, qui définira et calculera ensuite les mois, trimestres et semaines de votre diagramme de Gantt. 

WM- Fiscal Year Setting.gif

 

  • Options d'affichage

Ajustez automatiquement le zoom pour afficher l'ensemble du projet grâce à l'option « Ajuster automatiquement » en haut du diagramme de Gantt. Vous pouvez aussi cliquer sur les signes « + » et « - » pour zoomer et dézoomer. Vous avez la possibilité d'accrocher votre widget pour l'afficher en plein écran. Pour cela, cliquez sur le menu latéral et sélectionnez « Accrocher ce widget» :

 

Doc

 

Conseil : développez et réduisez facilement les groupes du diagramme de Gantt à l'aide du raccourci clavier « Ctrl + G ».

 

Afficher les dépendances

L'une des fonctionnalités les plus intéressantes du diagramme de Gantt est qu'il offre la possibilité de visualiser facilement les dépendances entre les éléments, qui sont matérialisées par des flèches. Le lien de dépendance relie une tâche à une autre tâche qui dépend immédiatement de son achèvement, la flèche pointant vers la tâche dépendante. Les flèches nous aident à voir clairement les liens entre nos tâches, mais nous pouvons facilement les supprimer en décochant l'option « Afficher les dépendances », dans la rubrique « Afficher paramètres » des paramètres :

 

Gantt

 

Tout l'intérêt du diagramme de Gantt repose dans le fait qu'il est très simple de décaler les dépendances si des dates changent dans l'échéancier du projet. Il vous suffit de sélectionner une tâche qui a pris du retard et de décaler toutes ses tâches dépendantes d'autant de jours que nécessaire. Pour cela, cliquez sur une barre d'échéance et faites-la glisser du nombre exact de jours de retard, puis regardez la magie opérer. Toutes les modifications apportées ici seront automatiquement reportées dans la vue principale du tableau.

 

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Remarque : assurez-vous de bien configurer votre colonne Dépendance, de sorte que votre diagramme de Gantt sache quels éléments doivent être terminés avant que d'autres tâches puissent commencer. Ainsi, en cas de retard critique ou de modification du planning, toutes les dates des tâches dépendantes seront ajustées en conséquence dans l'échéancier. Consultez cet article pour en savoir plus.

 

Ajouter une ligne de base

La ligne de base est très utile en gestion de projet, puisqu'elle peut servir de cadre de référence permettant d'évaluer la progression actuelle du projet en cas de retard ou de modification du planning initial. Pour créer une ligne de base instantanée, cliquez sur « Ligne de base » en haut de votre diagramme de Gantt, puis dans la section « Lignes de base » des paramètres, sélectionnez l'option « Ajoutez un nouvel aperçu ». 

 

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Lorsque vous créez une ligne de base, vous prenez un instantané des éléments, qui apparaît en gris. Il conservera toujours la même position, même si les échéances des éléments changent en cours de route. Vous avez la possibilité d'afficher ou de masquer la ligne de base. Lorsque les éléments respectent le planning, ils apparaissent en vert. Si nous décalons un élément ou prolongeons sa durée, il devient rouge, tout comme ses éléments dépendants Consultez cet article pour en savoir plus sur la fonctionnalité de ligne de base du diagramme de Gantt. 

 

Aperçu des échéances et du chemin critique

Le chemin critique d'un projet sert à identifier toutes les tâches individuelles qui doivent être accomplies pour terminer un projet à temps. Une fois identifiées, le responsable de projet aura une idée très claire du délai réel d'achèvement de l'ensemble du projet. Un chemin critique permet de visualiser facilement les tâches critiques, les tâches non critiques et les dépendances entre les tâches. Il vous apporte donc la clarté nécessaire pour réussir votre gestion de projet. Consultez cet article pour en savoir plus.

 

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Personnaliser les dates et l'échelle de temps 

  • Sélectionner une échelle de temps

Vous pouvez visualiser les éléments de votre diagramme de Gantt sur plusieurs jours, semaines, mois, trimestres et même sur plusieurs années. Pour cela, cliquez simplement sur le menu déroulant en haut à droite du diagramme :

 

Groupe

 

  • Afficher le conseil du jour

La barre bleue verticale qui traverse le diagramme de Gantt indique la date du jour. C'est un excellent point de repère : vous savez toujours où vous en êtes en ce qui concerne les dates de début et de fin de vos tâches. Pour l'activer, cochez « Afficher l'indicateur du jour » dans la rubrique « Afficher paramètres » des paramètres : 

 

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  • Définir le premier jour de la semaine

Vous pouvez définir le dimanche ou le lundi comme premier jour de la semaine dans votre échéancier. Dans les paramètres, sous « Afficher paramètres », cliquez sur « Modifier » à côté de « Définir les jours de travail » pour être redirigé vers la page Admin afin de modifier ce paramètre du compte.

 

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Remarque : seul l'admin du compte peut définir le premier jour de la semaine, en suivant la procédure décrite dans ce guide. Ce choix s'appliquera à l'ensemble du compte. Si vous n'êtes pas l'admin du compte, n'hésitez pas à contacter le vôtre pour lui demander d'effectuer cette modification.

 

  • Afficher les week-ends

Conservez les week-ends dans le calendrier ou masquez-les afin de n'afficher que les jours ouvrables lorsque vous regardez les barres d'échéances de vos tâches. Pour activer cette fonctionnalité, cliquez sur « Afficher les week-ends » dans la section « Afficher paramètres » des paramètres. Si vous consultez votre diagramme de Gantt en jours, les week-ends apparaîtront sous forme de blocs de couleur grise : 

 

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Définir des jalons

Les jalons sont des dates importantes, qui correspondent à une étape charnière du projet ou à la fin d'une phase spécifique. La diagramme de Gantt permet de ne pas perdre ces dates de vue, car elles y sont représentées par des losanges. Pour définir un jalon dans le diagramme de Gantt, il vous suffit de sélectionner une date et de cliquer sur « Définir comme jalon » en bas de la fenêtre contextuelle du calendrier :

 

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Mettre les éléments à jour directement dans la vue Gantt

Il n'est pas nécessaire de passer d'une vue du tableau à l'autre pour effectuer des modifications. Cliquez simplement sur l'une des barres du diagramme de Gantt pour ouvrir la fiche de l'élément. Vous pouvez ensuite modifier les informations de l'élément ou ses mises à jour. Par exemple, transformez facilement un élément en jalon directement dans le diagramme de Gantt : cliquez sur la colonne Échéances dans sa fiche, puis sur « Définir comme jalon ».

 

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Filtrer vos éléments

Appliquez des filtres à votre diagramme de Gantt pour n'afficher que les informations pertinentes. Les filtres peuvent être appliqués temporairement ou bien enregistrés si on souhaite revenir à cet affichage plus tard.

 

Partager votre diagramme de Gantt

Vous pouvez partager votre diagramme de Gantt avec d'autres personnes à l'aide d'un lien partageable ou d'un code d'intégration. Pour en savoir plus sur le partage des vues de tableau, cliquez ici.

 

Exporter votre diagramme de Gantt

Vous souhaitez exporter votre diagramme de Gantt depuis une vue de tableau ou un tableau de bord ? Différentes options s'offrent à vous. Si vous voulez n'exporter que votre diagramme de Gantt, suivez la procédure décrite ci-dessous afin de l'exporter au format PDF ou Excel.

Pour exporter votre diagramme de Gantt, cliquez sur la flèche dans le coin supérieur droit du widget et sélectionnez l'une des deux options d'exportation. 

 

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Si vous choisissez d'exporter en PDF, le résultat sera un aperçu de l'ensemble de votre diagramme de Gantt. Si vous souhaitez afficher les noms et les dates de vos tâches, veillez à bien déplier le panneau de gauche. Si vous ne souhaitez voir que les tâches dans un échéancier, réduisez le panneau. Vous pouvez également personnaliser les autres éléments visuels dans les paramètres du diagramme de Gantt. Par exemple, vous pouvez masquer des étiquettes, et grouper ou colorer vos éléments.

 

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Le PDF final ressemblera exactement à votre diagramme de Gantt, mais un zoom sera opéré pour afficher l'échéancier complet du projet horizontalement, tandis que toutes vos tâches seront listées verticalement. Les relations de dépendance (les flèches) n'apparaîtront pas dans le PDF exporté. 

 

Remarque : vous pouvez exporter jusqu'à trois à six ans de l'échéancier du projet, et jusqu'à 640 éléments. Un diagramme de Gantt qui dépasse ces limites renverra un message d'erreur. Notre conseil : filtrez les éléments pour masquer ceux dont vous n'avez pas besoin ou les dates au-delà de trois à six ans après la date de début du projet. Si vous rencontrez encore des difficultés, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.