Lorsque nous avons développé nos automatisations, un de nos principaux objectifs était de créer une base stable pour les liens de dépendances entre différents éléments. Attention, roulement de tambours... Nous sommes fiers de vous présenter la première étape : les dépendances des échéances 🙌
Ajouter la colonne Dépendance
Vous avez des éléments dont les échéances dépendent les unes des autres ? Un élément ne peut pas commencer tant que l'autre n'est pas terminé ? C'est là que la colonne Dépendance entre en jeu. La colonne Dépendance crée des connexions indispensables entre les éléments, ce qui vous aidera à mieux gérer vos projets.
Ajoutez la colonne en cliquant sur l'icône « + » à droite de votre dernière colonne, et sélectionnez « Ajout de colonnes » :
Vous pouvez à présent sélectionner la colonne Lien dans la section « Boostez votre tableau » du Centre de colonnes ou bien la rechercher à l'aide de la barre de recherche.
Configurer des dépendances
Dès que vous ajoutez votre colonne, une fenêtre s'affiche pour vous inviter à choisir la colonne de temps dont vos éléments dépendront. Vous pouvez connecter n'importe quelle colonne de temps, notamment :
Si votre tableau contient plusieurs colonnes de délais, vous pouvez en choisir une dans le menu déroulant. S'il n'en comporte qu'une seule (comme dans l'exemple ci-dessous), elle sera automatiquement sélectionnée, sauf si vous décidez d'ajouter une nouvelle colonne de délais.
Lorsque vous avez choisi votre colonne, cliquez sur « Connecter les colonnes ».
Une fois vos colonnes connectées, vous verrez une petite icône de lien à côté du nom de la colonne, indiquant que la connexion est active ! Vous pouvez maintenant commencer à indiquer quels éléments dépendent d'autres éléments. Pour configurer des dépendances, cliquez sur une cellule de la colonne Dépendance.
Lorsque vous cliquez dessus, un menu déroulant s'ouvre, vous permettant de sélectionner n'importe quel élément de votre tableau.
Notez que les colonnes Date ou Échéances ne se rempliront pas automatiquement quand vous aurez défini les éléments dépendants dans la colonne Lien. Pour que les dépendances fonctionnent, vous devez remplir la colonne Date ou la colonne Échéances pour chaque élément. Une fois que toutes les dates seront définies, une date de la colonne Lien ne changera automatiquement que lorsque vous modifierez la date dont elle dépend.
Notre tableau « Suivi du projet Boulevard Voltaire » suit l'évolution d'un de nos projets BTP du début jusqu'à la fin !
Comme nous réalisons notre projet dans un ordre précis, nous avons organisé notre tableau dans l'ordre chronologique, avec la première tâche à faire en haut du tableau et la dernière étape tout en bas. Afin de créer notre échéancier et de paramétrer nos dépendances en conséquence, nous avons configuré notre colonne Lien de sorte que chaque élément dépende de l'élément précédent. Cela signifie que le premier élément de notre tableau n'a pas de dépendance, le deuxième élément dépend du premier, le troisième élément dépend du deuxième, etc. Nous ne verrons de modification pour un élément que lorsque l'élément dont il dépend sera modifié.
Automatiser
Lorsque vous ajoutez la colonne Dépendance, une automatisation est automatiquement ajoutée à votre tableau. Pour la consulter, cliquez sur l'icône « Automatisations » en haut de votre écran :
Grâce à cette automatisation, vous avez la garantie que l'élément dépendant ne commence jamais avant l'élément dont il dépend.
Cette fonctionnalité joue un rôle essentiel lorsqu'un élément est retardé. Disons, par exemple, que la phase « Fouilles et terrassement » de notre projet de construction du boulevard Voltaire est retardée de deux semaines. Nous n'avons pas encore changé le statut de notre phase en « Fait », et nous avons rallongé de deux semaines l'échéancier de cette phase. Cette automatisation fera en sorte que la date de début de la phase suivante, « Béton et charpente », sera automatiquement décalée de deux semaines.
- Autres formules
Si l'automatisation préprogrammée ne répond pas à vos besoins, vous pouvez vous rendre dans le Centre des automatisations pour sélectionner l'une de nos formules de dépendance :
Ignorer les week-ends lorsque vous utilisez des dépendances
Avec ces formules d'automatisation, vous pouvez sauter les week-ends dans les colonnes Échéances mais pas dans les colonnes Date.
Si vous ne souhaitez pas tenir compte des week-ends, vous devez d'abord configurer cette option dans vos paramètres d'administration. Pour ce faire, accédez à la photo/avatar de votre profil en bas à gauche de votre compte. Sous l'en-tête « Général », cliquez sur l'onglet « Compte ». Vous y trouverez l'option « Masquer les week-ends » sous « Échéances des week-ends». Pour en savoir plus, consultez cet article.
Formules de dépendance et cas d'utilisation
1. Faire en sorte que la {date} d'un élément débute toujours après la date de son élément de {dependency} :
Dans ce cas d'utilisation, à l'aide de la colonne Dépendance et de la formule ci-dessus, nous avons conservé notre flux de travail en cascade et nous sommes assurés qu'aucun calendrier ne démarrera avant que l'autre ne se termine :
2. Ajuster la {date} d'un élément pour répercuter les modifications apportées à la date de son élément de {dependency}
Cette formule nous sert lorsqu'un changement survient et que nous devons donc repousser les dates des éléments dépendants. Dans l'exemple ci-dessous, lorsqu'une date du calendrier est décalée de X jours, les élément qui en dépendent sont par conséquent décalés de X jours.
3. Faire en sorte que la {date} d'un élément commence toujours après son {another date}
Pour cet exemple, nous avons un ensemble de tâches dans la « Phase A » et nous voulons conserver l'ordre chronologique de notre flux de travail. Pour ce faire, nous devons nous assurer que la date d'échéance de l'« État de révision » commence après la date d'échéance de l'« État de conception ». C'est là que l'automatisation des dépendances ci-dessous entre en jeu :
4. Ajuster la {date} d'un élément en fonction de la modification de cette autre date
Dans ce cas d'utilisation, chaque élément a deux colonnes Date qui dépendent l'une de l'autre. En utilisant la formule ci-dessus avec la deuxième formule (Ajuster la {date} d'un élément en fonction de la modification de la date de son élément de {dependency}), nous avons configuré un flux de travail dans lequel les dates changent de manière dépendante et en s'adaptant automatiquement.
Formules de dépendance
- Faire en sorte que la date d'un élément soit toujours postérieure à la date de son élément de dépendance.
- Faire en sorte que cette date dans l'élément arrive toujours après que cette autre date est passée.
- Remarque : les formules « faire en sorte » vous permettront de définir une date antérieure à la date dont dépend l'élément. L'automatisation « faire en sorte » ne se déclenche que lorsqu'une modification est apportée à une date dépendante.
- Quand le statut passe à quelque chose, faire passer le statut de sa dépendance à quelque chose
- Ajuster cette date pour répercuter la modification de cette autre date du même élément.
- Ajuster la date d'un élément pour répercuter la modification de la date de son élément de dépendance
Si vous voulez en savoir plus sur toutes nos automatisations, veuillez consulter cet article.
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.
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