Lorsque vous configurez votre compte monday.com, l'une des premières étapes consiste à inviter des collaborateurs à le rejoindre. Cet article vous présente les différentes façons d'inviter des utilisateurs à rejoindre votre compte et vous explique comment gérer, renvoyer ou annuler des invitations.

Comment inviter des utilisateurs à rejoindre votre compte

Il existe deux méthodes pour inviter des utilisateurs à rejoindre votre compte. Vous pouvez les inviter via l'icône « Inviter des utilisateurs » dans le panneau de gauche ou directement depuis un tableau.

Invitation depuis le volet supérieur

Selon les paramètres de votre compte, vous pouvez inviter d'autres personnes à votre compte en utilisant l'icône Inviter des utilisateurs située en haut à droite du volet supérieur :

Si les paramètres de votre compte ne vous permettent pas d'inviter des utilisateurs directement, vous pouvez utiliser cette icône pour demander à votre administrateur d'envoyer une invitation au compte en votre nom.

Remarque : la seule façon d'ajouter des utilisateurs à votre compte est de les inviter ou de les autoriser à le rejoindre via un domaine de messagerie spécifique. Vous ne pouvez pas leur créer de comptes provisoires.

Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez inviter des utilisateurs de deux manières. Vous pouvez cliquer sur le bouton Copier à côté du lien d'invitation et l'envoyer directement à vos collaborateurs, ou vous pouvez saisir leurs adresses e-mail dans le champ prévu à cet effet.

Remarque : vous n'aurez la possibilité d'envoyer un lien d'invitation que si l'option « Domaine autorisé » est activée dans les paramètres de sécurité de la section Admin.

Si vous invitez quelqu'un par e-mail, choisissez son niveau d'accès : Utilisateur ou Observateur. Les observateurs ont un accès en lecture seule et ne peuvent pas modifier vos données.

Vous pouvez également inviter la nouvelle personne directement dans une équipe existante sur votre compte. Les utilisateurs en attente qui n'ont pas accepté leur invitation auront une photo de profil générique. Une fois qu'ils auront accepté l'invitation, leurs initiales apparaîtront jusqu'à ce qu'ils téléchargent leur propre photo de profil.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Inviter. Les nouveaux collaborateurs reçoivent une invitation par e-mail et, après l'avoir acceptée, sont redirigés vers votre compte où ils peuvent créer un profil et commencer à utiliser le service.

Remarque importante : les utilisateurs en attente qui n'ont pas accepté leurs invitations au bout de 90 jours seront définitivement supprimés et les données les concernant ne pourront pas être récupérées.

Inviter depuis un tableau

Pour inviter des collaborateurs à rejoindre votre compte via l'un de vos tableaux. Cliquez sur le bouton Inviter qui figure en haut du tableau, comme vous le voyez ici :

Une fenêtre contextuelle s'ouvre avec tous les abonnés du tableau. Pour ajouter de nouveaux utilisateurs, saisissez leur adresse e-mail dans la barre de recherche et cliquez sur Entrée :

Dans la liste des abonnés du tableau, vous pourrez voir toutes vos invitations en attente. Tant qu'un utilisateur est en attente et n'a pas encore accepté l'invitation reçue par e-mail, sa photo de profil est une image générique en noir et blanc. Ce n'est que lorsqu'il finalise son inscription que ses initiales apparaissent sur fond coloré. Un administrateur ne peut pas modifier la photo de profil d'un utilisateur en attente tant que celui-ci n'est pas entièrement activé sur le compte.

Remarque :  pour ajouter un invité à votre compte, vous devez utiliser un tableau partagé. Dans ce type de tableau, suivez la même procédure : ouvrez la fenêtre des abonnés au tableau pour ajouter un invité.

Contrôler qui peut rejoindre et qui peut inviter

Les administrateurs du compte contrôlent à la fois qui peut envoyer des invitations et qui peut rejoindre le compte sans invitation. Pour gérer ces paramètres, cliquez sur votre photo de profil, sélectionnez Administration, puis Sécurité, et accédez à l'onglet Authentification, où vous pouvez consulter vos paramètres d'authentification et d'invitation :

Par défaut, sur les nouveaux comptes monday.com, le domaine de messagerie électronique du créateur est automatiquement autorisé. Toute personne disposant de ce domaine peut rejoindre le compte sans invitation. Par défaut, les utilisateurs peuvent également inviter des personnes provenant de n'importe quel domaine de messagerie, sauf si un administrateur restreint les invitations.

Si un administrateur active l'option Domaine autorisé pour la politique E-mail et mot de passe, seules les personnes dont l'adresse e-mail correspond à ce domaine peuvent rejoindre le compte eux-mêmes. Lorsque cette option est activée, toute personne disposant du domaine autorisé peut rejoindre le groupe sans invitation.

Remarque : les administrateurs peuvent toujours inviter des personnes provenant de n'importe quel domaine, et les membres peuvent inviter des personnes qui partagent le domaine autorisé.

Sur les forfaits pris en charge, vous pouvez également utiliser l'authentification unique (SSO), telle que SAML SSO ou Google SSO, afin que seules les personnes autorisées par votre fournisseur d'identité puissent accéder à votre compte monday.com.

Annuler ou renvoyer une invitation en attente

Vous avez invité une personne par erreur et vous souhaitez annuler cette invitation ? Ou alors, vous avez mal orthographié une adresse e-mail et avez malencontreusement envoyé l'invitation à la mauvaise personne ? Vous pouvez annuler l'invitation dans la section Administration.

Cliquez sur votre photo de profil dans le coin supérieur droit, sélectionnez Administration, puis Répertoire, et Utilisateurs. Cela ouvre la page de la gestion des utilisateurs :

À partir de là, vous pouvez utiliser la barre de recherche ou les filtres pour trouver les personnes dont le statut est En attente. Cliquez sur le menu à trois points à côté de la personne en attente et sélectionnez Annuler l'invitation pour révoquer son accès :

Si vous souhaitez simplement corriger l'adresse e-mail ou leur envoyer un rappel, vous pouvez choisir Modifier l'adresse e-mail ou Renvoyer l'invitation dans le même menu.

Mon collaborateur n'a pas reçu l'invitation

Si un collaborateur ne trouve pas son invitation, demandez-lui de vérifier d'abord son dossier spam ou courrier indésirable. Si l'e-mail n'y figure pas, essayez de renvoyer l'invitation à partir de l'onglet Invitations en attente, comme décrit ci-dessus.

Si l'invitation n'arrive toujours pas, vérifiez que l'adresse e-mail est correctement orthographiée et que les filtres ou paramètres de sécurité de votre entreprise ne bloquent pas les messages provenant de monday.com.

Limites d'invitation

Vous ne pouvez envoyer chaque jour qu'un nombre limité d'invitations. La limite correspond au nombre maximal d'utilisateurs autorisés sur votre compte multiplié par trois. Par exemple, si votre forfait comprend 10 utilisateurs et que vous avez besoin d'agrandir votre équipe, vous pouvez envoyer jusqu'à 30 invitations à des membres ou à des invités par jour.

Si vous devez inviter d'urgence un nombre d'utilisateurs supérieur à votre limite, veuillez nous contacter ici.