Lorsque vous configurez votre compte monday.com, l'une des premières étapes consiste à inviter des collaborateurs à le rejoindre. Poursuivez votre lecture pour savoir comment procéder.
Inviter des collaborateurs sur votre compte
Il existe deux méthodes pour inviter des utilisateurs à rejoindre votre compte. Vous pouvez les inviter via l'icône « Inviter des utilisateurs » dans le panneau de gauche ou directement depuis un tableau.
Icône « Inviter des membres »
Cliquez sur l'icône « Inviter des utilisateurs » en haut à droite de votre écran comme indiqué ci-dessous :
Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez inviter des utilisateurs soit en cliquant sur « Copier » à côté du lien que vous enverrez directement à vos collaborateurs, soit en saisissant leur adresse e-mail dans le champ sous le lien.
Si vous choisissez de saisir l'adresse e-mail du ou des collaborateurs que vous souhaitez inviter, l'étape suivante consiste à choisir le niveau d'accès que vous désirez leur donner. Vous pouvez choisir d'en faire des « utilisateurs » ou des « observateurs », qui ne pourront apporter aucune modification à vos données.
Vous avez également la possibilité d'inviter votre nouveau membre d'équipe directement à une équipe existante dans votre compte. Saisissez le nom de l'équipe (par exemple, RH ou Service client) ou vous pouvez même créer une nouvelle équipe ! Consultez cet article pour savoir comment utiliser des équipes afin d'organiser vos collaborateurs et de rationaliser l'attribution des tâches.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Inviter » et les nouveaux collaborateurs recevront une invitation par e-mail. Après avoir cliqué sur « Accepter l'invitation », ils sont redirigés vers votre compte, où ils peuvent créer un profil et commencer à travailler.
Inviter depuis un tableau
Pour inviter des collaborateurs à rejoindre votre compte via l'un de vos tableaux, cliquez sur l'icône « Inviter » qui figure en haut du tableau, comme vous le voyez ici :
Vous verrez alors apparaître une fenêtre contextuelle contenant la liste des abonnés au tableau. Pour ajouter de nouveaux utilisateurs, saisissez leur adresse e-mail dans la barre de recherche et cliquez sur Entrée.
Dans la liste des abonnés du tableau, vous pourrez voir toutes vos invitations en attente comme ci-dessous :
Tant qu'un utilisateur est en attente (il n'a pas encore accepté l'invitation reçue par e-mail), sa photo de profil est une image générique en noir et blanc. Ce n'est que lorsqu'il finalise son inscription que ses initiales apparaissent sur fond coloré. Par ailleurs, un admin ne peut pas changer la photo de profil d'un utilisateur en attente tant qu'il n'est pas complètement activé sur le compte.
Qui peut inviter des collaborateurs ?
Les admins d'un compte décident de qui est autorisé à y ajouter de nouveaux utilisateurs. Pour contrôler qui peut ajouter de nouveaux utilisateurs au compte, cliquez sur votre photo de profil et accédez à la section Admin.
Ensuite, cliquez sur « Sécurité » à gauche de la section Admin,puis sur l'onglet « Connexion », dans lequel vous pouvez sélectionner l'un des deux paramètres de sécurité et d'authentification suivants :
- Seuls les admins peuvent inviter des utilisateurs.
- Toute personne possédant une adresse e-mail provenant d'un « domaine autorisé » spécifié peut rejoindre le compte.
Passons en revue ces deux options.
Seuls les admins peuvent inviter des utilisateurs.
Ce paramètre est activé par défaut sur tous les comptes. Avec ce paramètre, seuls les admins d'un compte peuvent inviter de nouveaux utilisateurs à le rejoindre. Ils peuvent inviter n'importe quel utilisateur, avec n'importe quelle adresse e-mail.
Domaine autorisé
Par ailleurs, les admins d'un compte peuvent autoriser tous les utilisateurs d'un certain domaine de messagerie (p. ex.,les adresses e-mails qui se terminent par @monday.com) à rejoindre le compte facilement sans invitation. Dans ce cas, l'admin peut ajouter un « domaine autorisé » afin que toute personne utilisant ce domaine de messagerie puisse rejoindre le compte d'elle-même.
Lorsque ce paramètre est activé, les utilisateurs ou observateurs du compte peuvent également choisir d'inviter des utilisateurs du domaine autorisé.
Si vous personnalisez l'un de ces paramètres, cliquez simplement sur « Sauvegarder les modifications » pour les appliquer à votre compte.
Comment supprimer une invitation envoyée par erreur
Vous avez invité un utilisateur ou un invité par erreur et vous souhaitez annuler cette invitation ? Ou alors, vous avez mal orthographié une adresse e-mail et avez malencontreusement envoyé l'invitation à la mauvaise personne ? Pour annuler l'invitation, c'est très simple. Suivez les étapes suivantes :
Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Équipes.
Dans cet écran, cliquez sur le bouton Gérer les utilisateurs en haut à gauche de l'écran. Vous serez alors dirigé vers la page Gestion des utilisateurs sous l'onglet Utilisateurs dans la section Administration.
Cliquez sur l'onglet « Invitation en attente » pour afficher vos invitations en attente. A partir de là, vous pouvez cliquer sur le bouton du menu à trois points sur la gauche et cliquer sur Annuler l'invitation. Vous pouvez également cliquer sur Envoyer à nouveau sous la colonne Actions pour envoyer une autre invitation à un collaborateur.
J'ai besoin d'aide ! Mon collaborateur n'a pas reçu l'invitation
La première chose à faire est de demander à votre collaborateur de vérifier son dossier de spams. Si l'invitation ne se trouve pas dans les spams, essayez de renvoyer l'invitation en suivant les instructions ci-dessus.
Limites
Vous ne pouvez envoyer chaque jour qu'un nombre limité d'invitations. Ce nombre est calculé comme suit : nombre maximum d'utilisateurs autorisés sur votre compte * 3. Cela signifie que, par exemple, si vous avez acheté le forfait de 10 utilisateurs et que vous avez besoin d'agrandir votre équipe, vous pouvez inviter 10*3 = 30 utilisateurs et/ou invités par jour.
Si vous devez inviter d'urgence un nombre d'utilisateurs supérieur à votre limite, veuillez nous contacter ici.
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.
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