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Comment créer des tâches récurrentes

 

 

Si nous innovons et nous développons toujours sur notre lieu de travail, il arrive que notre flux de travail suive encore certains schémas ou comporte certaines répétitions. Cela signifie souvent que sur monday.com, nous répétons certaines actions, utilisons les mêmes notifications, la même structure de tableau, les mêmes groupes, ou même les mêmes éléments pour beaucoup de nos projets.

Dans cet article, nous allons partager quelques conseils et astuces pour créer des tâches récurrentes afin de rendre votre flux de travail plus fluide. 🤩

 

Créer un groupe de manière récurrente

Dans notre petite savonnerie, nous utilisons le tableau ci-dessous pour garder une trace de toutes les commandes de stock de nos magasins tout au long de chaque mois. Chaque fois qu'une boutique doit réapprovisionner un produit, elle demande le produit et la quantité en utilisant ce tableau, puis nous pouvons comptabiliser les chiffres à la fin du mois pour savoir quelle quantité nous devons produire à l'usine.

 

Puisque chaque groupe de notre tableau représente un mois de commandes, nous devons créer un nouveau groupe au début de chaque mois. Pour qu'un nouveau groupe soit instantanément créé en début de mois, nous utilisons une automatisation récurrente. 🙌

Pour ce faire, accédez d'abord au centre des automatisations, puis à l'outil de création d'automatisations personnalisées. Ensuite, créez l'automation « Every time period, then create a group » (Créer un groupe de manière récurrente) :

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À présent, il vous suffit de personnaliser la formule comme nous l'avons fait ci-dessous. Vous pouvez choisir la fréquence à laquelle un nouveau groupe est créé et à quelle heure.

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Grâce à cette automatisation, nous ne sommes plus obligés de nous rappeler de créer un groupe au début de chaque mois puisque monday.com s'en charge automatiquement pour nous. 🙌

 

Créer un élément de manière récurrente

De même, si vous avez un élément (ou une tâche) qui doit être répété à intervalles réguliers, vous pouvez utiliser une automatisation récurrente pour que cet élément soit instantanément créé à la fréquence voulue.

Pour revenir à notre exemple, nous gérons le tableau de planification ci-dessous pour maîtriser toutes les tâches quotidiennes de notre savonnerie. Dans notre cas, nous tenons une réunion quotidienne et nous devons donc nous assurer que cette réunion est constamment ajoutée au tableau à temps.

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Pour qu'un nouvel élément soit créé chaque jour pour notre réunion quotidienne, nous configurons l'automatisation ci-dessous. Désormais, tous les matins à 10 h, un nouvel élément nommé « Réunion quotidienne » est créé de façon automatique, ce qui nous évite d'oublier de le créer.

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Notifiez votre équipe de manière récurrente

Nous avons découvert que notre équipe commerciale oubliait de réapprovisionner les rayons de nos boutiques au début de chaque semaine. Or, nous ne voulons pas que nos clients voient des rayons vides. Pour résoudre ce problème, nous avons ajouté cette formule d'automatisation :

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Nous avons personnalisé l'automatisation afin d'envoyer le message « Rappel : réapprovisionner les rayons » à toute l'équipe commerciale tous les lundis matin à 9 h. Désormais, nous débutons chaque semaine avec une boutique bien approvisionnée et des clients satisfaits.

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Conseil :  nous pouvons utiliser cette automatisation pour notifier n'importe qui à propos de tout. Par exemple, nous l'utilisons pour rappeler à tous nos collaborateurs d'indiquer les heures de travail dans notre calendrier de facturation à la fin de chaque mois, ou pour informer notre équipe que l'alarme sera réglée à la fin de chaque vendredi afin qu'ils éteignent leurs ordinateurs et quittent l'immeuble à temps. Les possibilités sont infinies !

 

Dupliquer un groupe de manière récurrente

À la savonnerie Thorn & Thistle, nous lançons chaque mois un tout nouveau produit. À chaque fois, nous utilisons le même flux de travail, que nous suivons avec notre tableau « Lancement de nouveau produit ». Chaque groupe du tableau est un nouveau produit, et les éléments de chaque groupe sont les différents événements liés à sa mise sur le marché. Plutôt que de réécrire chaque élément à chaque fois qu'un nouveau produit est lancé, nous utiliserons une automatisation pour dupliquer le groupe.

 

Il nous suffit simplement de configurer l'automatisation ci-dessous. Nous choisissons de dupliquer le groupe tous les 1ers du mois à 9 h. Il ne nous reste ensuite qu'à le rebaptiser pour lui donner le nom du nouveau produit et nous pouvons commencer à travailler sur le lancement de ce produit dès le début du mois. 📆

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Comme notre groupe créé est identique au groupe d'origine « Spray pomme d'amour », nous voulons effacer toutes les données qu'il contient à l'aide d'actions par lots. Tout d'abord, nous allons modifier le nom et la couleur de notre nouveau groupe. Ensuite, nous allons survoler la case à gauche de chaque élément du groupe afin de tous les sélectionner. Maintenant, nous devons simplement réinitialiser chaque colonne, comme ceci :

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Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.

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