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Comment créer des tâches récurrentes

Si nous innovons et nous développons toujours sur notre lieu de travail, il arrive que notre flux de travail suive encore certains schémas ou comporte certaines répétitions. Cela signifie souvent que sur monday.com, nous répétons certaines actions, utilisons les mêmes notifications, la même structure de tableau, les mêmes groupes, ou même les mêmes éléments pour beaucoup de nos projets. C'est pourquoi nous voulons partager quelques conseils et astuces pour créer des tâches récurrentes afin de rendre votre flux de travail plus fluide.🤩

 

Réinitialiser un groupe de manière récurrente

  • Cas d'utilisation

Dans notre petite entreprise de fabrication de savon, nous avons un tableau « Programme » avec des réunions et des tâches que nous faisons le même jour de chaque semaine. 

À la fin de chaque semaine, nous réinitialisons la colonne Statut afin de pouvoir la remplir avec les données de la semaine suivante. Plutôt que de le faire manuellement chaque semaine, nous utilisons une automatisation pour ne rien oublier et ne pas nous embrouiller. Découvrez comment nous faisons cela tout simplement avec une formule d'automatisation.

 

 

  • Automatisation

Cliquez sur l'icône « Automatiser » pour ouvrir le Centre des automatisations :

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Dans la catégorie « Récurrent » sur le panneau de gauche, sélectionnez l'automatisation « Chaque période, vider la colonne ». 

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Vous pouvez désormais personnaliser toutes les expressions soulignées. Dans l'image ci-dessous, nous avons personnalisé notre automatisation pour réinitialiser la colonne Statut :

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Nous avons ensuite personnalisé la fréquence à laquelle nous voulons que la colonne soit réinitialisée. Dans l'image ci-dessous, nous avons sélectionné « Hebdomadaire » le lundi à 9 h. 

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Nous pouvons ajouter cette automatisation pour chacune des colonnes de notre tableau afin de commencer chaque semaine avec un tableau bien clair.

 

 

Notifiez votre équipe de manière récurrente

Nous avons découvert que notre équipe de vente oubliait de réapprovisionner les rayons de nos boutiques au début de chaque semaine, et nous ne voulons pas que nos clients voient des rayons vides. Pour résoudre ce problème, nous avons ajouté cette automatisation géniale :

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Nous avons personnalisé l'automatisation pour avertir toute l'équipe de vente tous les lundis matin à 9 h avec le message « Rappel pour réapprovisionner les rayons ». Désormais, nous débutons chaque semaine avec une boutique bien approvisionnée et des clients satisfaits.

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Conseil : nous pouvons utiliser cette automatisation pour notifier n'importe qui à propos de tout. Par exemple, nous l'utilisons pour rappeler à tous nos collaborateurs d'indiquer les heures de travail dans notre calendrier de facturation à la fin de chaque mois. Nous l'utilisons également pour informer nos collaborateurs que l'alarme sera réglée à la fin de chaque vendredi afin qu'ils éteignent leurs ordinateurs et quittent l'immeuble à temps. Les possibilités sont infinies !

 

Créer un groupe de manière récurrente

  • Cas d'utilisation

Nous gardons une trace de toutes les commandes de stock de notre magasin tout au long de chaque mois. Chaque fois qu'une boutique doit réapprovisionner un produit, elle demande le produit et la quantité en utilisant ce tableau, puis nous pouvons comptabiliser les chiffres à la fin du mois pour savoir quelle quantité nous devons produire à l'usine.

Certains de nos responsables de boutique oubliaient de créer de nouvelles demandes de commandes dans un nouveau groupe au début du mois, et nos statistiques étaient faussées. Nous avons donc décidé d'utiliser cette automatisation géniale pour créer un nouveau groupe au début de chaque mois.

 

 

  • Automatisation 

 

Dans votre centre des automatisations, sélectionnez « Chaque période, creeer un nouveau groupe », comme suit :

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À présent, il suffit de personnaliser la formule comme nous l'avons fait ci-dessous. Vous pouvez choisir la fréquence à laquelle un nouveau groupe est créé et à quelle heure.

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Vous pouvez utiliser une automatisation similaire pour créer un nouvel élément de manière récurrente. 

 

 

Dupliquer un groupe de manière récurrente

  • Cas d'utilisation

Nous lançons chaque mois un tout nouveau produit. Chaque fois que nous lançons un nouveau produit, nous utilisons le même flux de travail, que nous suivons avec notre tableau « Nouveau produit ». Chaque groupe de ce tableau est un nouveau produit, et les éléments de chaque groupe sont les différents événements liés à sa mise sur le marché. Plutôt que de réécrire chaque élément à chaque fois qu'un nouveau produit est lancé, nous utiliserons un système automatisé pour dupliquer le groupe.

 

  • Automatisation

À partir de notre centre des automatisations, nous sélectionnerons l'automatisation « Chaque période, dupliquer un groupe ».

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Maintenant, nous pouvons choisir quel groupe nous voulons dupliquer et à quel moment.Nous avons choisi de dupliquer « Spray pomme d'amour », mais comme ils sont tous identiques, cela a peu d'importance ici. Nous avons choisi de dupliquer le groupe tous les 1er du mois à 9 h pour commencer à travailler sur la sortie de notre nouveau produit dès le début de chaque nouveau mois.

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Nous avons créé un nouveau groupe en haut de notre tableau. 

Comme notre groupe a été créé de la même façon que le groupe « Spray pomme d'amour » d'origine, nous voulons effacer toutes les données à l'aide d'actions par lots. Tout d'abord, nous allons modifier le nom et la couleur de notre nouveau groupe. Ensuite, nous allons survoler le côté gauche de chaque élément, pour sélectionner chaque élément du groupe. Maintenant, nous devons simplement réinitialiser chaque colonne, comme ceci :

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 Lisez cet article pour découvrir tout ce que vous pouvez faire avec les actions par lot.

 

 

 

Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.