Voir une série de tâches marquées comme Fait sur votre tableau est l'un des sentiments les plus satisfaisants pendant une journée de travail. Vous êtes-vous déjà demandé ce que vous devriez faire ensuite avec toutes vos tâches marquées Fait ?

Il existe plusieurs automatisations qui peuvent vous aider à garder votre tableau rangé, organisé et clair. Voici les options dont vous disposez.

Archiver automatiquement vos tâches terminées

Une fois vos tâches marquées comme terminées, vous pouvez les archiver automatiquement grâce aux automatisations. Vous pouvez accéder et restaurer vos éléments archivés à tout moment.

Cliquez sur le bouton Automatiser en haut de votre tableau sur lequel vous voulez travailler :

Cliquez sur l'onglet Créer. À partir de là, vous pourrez choisir parmi une gamme de modèles d'automatisation ou construire votre propre automatisation personnalisée :

Utilisez la barre de recherche pour rechercher les modèles liés aux archives. Cliquez sur le modèle « When a status changes to something, archive the item » (Lorsqu'un statut change, archivez l'élément).

Ensuite, configurez le modèle de manière à ce que lorsque le statut passe à « Fait », l'élément soit supprimé :

Votre automatisation est désormais configurée : 

Ce vous donnera une meilleure visibilité sur les tâches non achevées restantes.

Remarque : Les éléments archivés ne peuvent pas être utilisés dans les widgets du tableau de bord à des fins de rapport.

Supprimer automatiquement vos tâches terminées

Une fois vos tâches marquées comme terminées, vous pouvez les archiver automatiquement grâce aux automatisations. Lorsque vous supprimez une tâche, elle reste dans votre corbeille pendant 30 jours. Après 30 jours, elle sera complètement supprimée et vous ne pourrez pas la récupérer.

Cliquez sur le bouton Automatiser, puis sur l'onglet Créer et recherchez le modèle suivant :

Ensuite, configurez le modèle de manière à ce que lorsque le statut passe à « Fait », l'élément soit supprimé :

Désormais, chaque fois que vous marquerez un statut comme « Fait », toutes ces tâches seront automatiquement supprimées.

Créer un groupe de vos tâches terminées

C'est l'option que nous recommandons le plus, car il arrive souvent que vous ne souhaitiez pas archiver ou supprimer vos tâches. Par exemple, vous pouvez souhaiter que les tâches terminées apparaissent sur le tableau afin de pouvoir les consulter ultérieurement, ou vous pouvez souhaiter les intégrer dans la Vue de diagramme. 

Nous avons donc mis en place un groupe nommé « Fait » au bas de chaque tableau :

Ensuite mettez en place une automatisation qui déplacera une tâche vers le groupe « Fait » une fois qu'elle aura été marquée comme terminée. Pour configurer l'automatisation, cliquez sur le bouton Automatiser, puis sur l'onglet Créer. Sélectionnez ensuite le modèle suivant :

Définissez ensuite le modèle qui permet le déplacement d'un élément vers le groupe pour les tâches terminées lorsque l'état change.

À présent, regardez-la fonctionner :

Voilà, vos tâches marquées « Fait » seront désormais organisées comme vous le souhaitez et votre tableau restera bien ordonné.