Séquences est un outil puissant qui offre à votre équipe un moyen centralisé de gérer l'engagement en plusieurs étapes. Qu'il s'agisse de campagnes d'e-mails, de rappels ou de notifications de tâches,Séquences vous permettra de suivre les interactions avec les clients du début à la fin.

 

Qu'est-ce que Séquences ?

Les séquences vous donnent la possibilité de créer un flux d'interaction automatisé avec le client de A à Z. Il peut s'agir d'e-mails automatiques, d'e-mails manuels, de tâches et d'appels téléphoniques. Lorsque vous désignez des tâches manuelles, vous êtes averti lorsqu'il est temps de les accomplir.

 

Ouvrir Séquences

Vous pouvez accéder à Séquences à deux endroits différents. L'endroit où vous accédez à Séquences déterminera les séquences que vous verrez.

1. Niveau du compte. Pour afficher toutes les séquences de votre compte CRM, ouvrez Séquences dans le menu de navigation de gauche. En haut du menu, vous trouverez « Séquences » :

2. Niveau du tableau. Vous pouvez également visualiser les séquences par le biais des tableaux Contacts et Prospects. Si vous êtes un collaborateur individuel qui possède ses propres comptes, c'est un excellent moyen de suivre les séquences dont vous êtes responsable. Pour visualiser toutes les séquences liées à un tableau, ouvrez le tableau et sélectionnez « Séquences » en haut du tableau :

 

Créer une séquence

Une fois que vous avez ouvert Séquences, vous pouvez créer une nouvelle séquence en cliquant sur le bouton « + Nouvelle séquence » en haut à gauche :

Commencez par donner un nom à votre séquence. Il s'agit du nom que votre équipe utilisera pour appliquer la séquence. Il est préférable de choisir un nom clair, concis et unique. 

Ensuite, choisissez un module de création dans le menu de gauche. Vous disposez de quatre options :

1. E-mails automatiques. Il s'agit d'e-mails qui sont envoyés automatiquement en fonction de l'horaire et des conditions définis dans la séquence. Ces e-mails utilisent des champs dynamiques pour personnaliser le contenu.
2. E-mails manuels. Créez une tâche d'e-mails et d'activités et recevez une notification de rappel pour envoyer un e-mail
3. Tâches générales. Créez une tâche d'e-mails et d'activités et recevez une notification de rappel à l'heure prévue. Il peut s'agir de toutes les actions non liées à l'e-mail qui doivent être effectuées manuellement.
4. Tâches d'appel. Créez une tâche E-mails et activités pour passer un appel et recevoir un rappel au moment désigné dans la séquence.
5. Étapes du retard. Cela contrôle la synchronisation entre les actions, garantissant que les étapes se déroulent dans l'ordre et le délai souhaités.

Ordonner les étapes

Au fur et à mesure que vous ajoutez des étapes, vous pouvez définir le moment où l'étape se déroulera. Si une tâche doit être achevée le troisième jour de la séquence, vous pouvez procéder à cet ajustement en cliquant sur l'étape et en ajoutant le numéro du jour dans le coin supérieur droit ou en ajustant le numéro sur le côté gauche :

Pour déplacer un pas vers le haut ou vers le bas dans une séquence, utilisez les flèches vers le haut et vers le bas à droite :

Le menu à trois points situé à droite vous permet de supprimer ou de dupliquer une étape, d'ajouter un temps d'attente ou d'ajouter une étape avant ou après :

Sauvegarder votre brouillon

Une fois que vous avez terminé de construire les étapes, vous pouvez enregistrer un brouillon de votre séquence. Il sera inactif jusqu'à ce que vous remplissiez les « Règles et notifications » qui sont abordées plus loin dans cet article. 

 

Rédiger des e-mails

Vous pouvez mettre en place des e-mails manuels ou automatisés au sein de votre séquence. Les e-mails sont composés et envoyés à l'aide de E-mails et activités. Vous remarquerez que le compositeur d'e-mails est structuré de la même manière. Vous pouvez composer du texte, le modifier, le mettre en forme et y inclure des liens.

E-mails manuels

Lorsque vous rédigez un e-mail manuel, n'oubliez pas qu'il peut être personnalisé avant d'être envoyé. La ligne d'objet apparaîtra à gauche pour vous aider à suivre les étapes de votre séquence.

E-mails automatiques

Vous pouvez personnaliser l'e-mail comme vous le souhaitez. Comme l'e-mail sera envoyé automatiquement, il peut être utile d'utiliser des champs dynamiques pour personnaliser l'e-mail. Pour insérer des champs dynamiques dans votre e-mail, utilisez le symbole « {} ». Si vous choisissez d'utiliser des champs dynamiques, vous pouvez extraire des données de n'importe quelle colonne de votre tableau. 

Vos brouillons d'e-mails seront automatiquement enregistrés dans la séquence.

Créer une signature

Pour créer votre signature, ouvrez vos Paramètres CRM dans le menu supérieur. Sélectionnez Signature d'e-mails dans le menu de gauche. Composez votre signature et enregistrez :

À partir de là, vous pouvez également activer le paramètre permettant d'inclure automatiquement votre signature lors de la composition d'un nouvel e-mail.

Chaque utilisateur de votre compte ne peut définir qu'une seule signature d'e-mail. Les signatures ne peuvent pas être partagées entre les utilisateurs.

Ajouter votre signature d'e-mail

Si vous n'incluez pas automatiquement des signatures dans les nouveaux e-mails, vous pouvez ajouter votre signature manuellement. Pour ajouter ou supprimer une signature d'e-mail dans le compositeur d'e-mails, utilisez le bouton Ajouter une signature :

 

Règles et notifications

Ouvrez l'onglet « Règles et notifications » pour terminer la configuration de votre séquence. Il existe plusieurs options de personnalisation pour configurer votre séquence.

Activation de la séquence et données de la séquence

En haut de la page, vous verrez :

• Activation de la séquence. Lorsque vous avez terminé les autres étapes de configuration, activez cette option pour activer votre séquence. Vous pouvez également l'utiliser pour désactiver votre séquence.

Ensuite, vous verrez la section Données de séquence. Vous pouvez effectuer les désignations suivantes dans cette section :

• Envoyer des e-mails en tant que. C'est ici que vous désignez l'adresse e-mail à partir de laquelle les e-mails de votre séquence seront envoyés.

• Tableau. Choisissez le tableau dont cette Séquence tirera les données. Vous voudrez sans doute choisir le tableau Contacts ou Prospects. 
• Coordonnées. Choisissez les colonnes de votre tableau dans lesquelles vous souhaitez insérer l'adresse e-mail et le numéro de téléphone.

Règles de suppression et fuseau horaire

Dans la section suivante, vous verrez les règles de suppression. C'est ici que vous indiquez les conditions qui doivent être remplies pour qu'un contact ou un prospect soit retiré de la séquence. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Activez la règle pour l'appliquer à votre séquence.

Les options sont les suivantes :

• Supprimer un contact s'il a répondu à l'un des e-mails de la séquence
• Supprimer un contact s'il a ouvert l'un des e-mails de la séquence
• Supprimer un contact dont l'e-mail a été rejeté
• Supprimer un contact s'il a cliqué sur un lien dans un e-mail de cette séquence
• Supprimer le contact si un e-mail de cette séquence reçoit une réponse automatique. (version Beta)

Lorsque vous choisissez l'une de ces options, vous avez également la possibilité de sélectionner une colonne Statut sur le tableau indiqué dans Données de séquence et de changer ce statut en une étiquette spécifique.

C'est dans la section suivante que vous indiquerez le fuseau horaire et la fenêtre d'envoi pour vos e-mails automatiques.

• Fuseau horaire. Il s'agit du fuseau horaire sur lequel s'aligneront les règles relatives au jour et à l'heure suivants.
• Envoyer des messages ces jours-là. Vous pouvez choisir de sauter le week-end ou tout autre jour de la semaine. Lorsqu'un jour est surligné en bleu sarcelle, il est sélectionné.
• Envoyer des messages pendant cette période. Vous pouvez choisir une fenêtre horaire pendant laquelle vos e-mails seront envoyés.

Notifications

Dans la dernière section, vous pouvez choisir vos paramètres de Notifications. Vous disposez des options suivantes :

• M'avertir lorsqu'il est temps de passer un appel/d'envoyer un e-mail. Par défaut, cette option est activée.
• M'avertir lorsqu'une séquence est terminée en raison d'un engagement. Cela renvoie à la règle énoncée dans la section Règles de suppression. Si vous souhaitez qu'une personne soit supprimée si elle répond à un e-mail ou l'ouvre, vous pouvez activer cette règle de notification afin d'être averti lorsque cela se produit.
• Destinataire de la notification. Si vous activez les notifications dans cette section, vous pouvez choisir qui en sera informé. Si les notifications sont activées, vous devez choisir une colonne Personne dans le tableau désigné dans la section Données de séquence. Si personne n'est assigné dans la colonne Personne, le créateur de la séquence recevra la notification pour ce contact individuel ou ce prospect. Si les notifications sont désactivées dans cette section, il n'est pas nécessaire de sélectionner la colonne Personne. 

 

Activer une séquence

Lorsque vous avez terminé de créer votre séquence et de personnaliser les règles et notifications, cliquez sur « Enregistrer la séquence » en haut à droite. Vous serez redirigé vers le gestionnaire de séquences.

Là, vous pouvez ouvrir une séquence en survolant le nom de la séquence et cliquer sur Ouvrir :

Cliquez sur Modifier la séquence dans le coin supérieur droit pour apporter des modifications :

Ouvrez l'onglet Règles et notifications et activez la séquence dans le centre Activation de la séquence :

 

Enrôler un prospect dans une séquence

Une fois la séquence active, vous pouvez inscrire manuellement des contacts et des prospects. Vous pouvez également mettre en place une automatisation pour inscrire automatiquement les prospects entrants ou les contacts nouvellement créés.

Inscription manuelle

Méthode n° 1 :

Pour inscrire un prospect dans une séquence, ouvrez votre séquence puis l'onglet Personnes.

En utilisant le bouton en bas de l'écran ou le bouton en haut à gauche, cliquez pour inscrire un prospect dans votre séquence :

Suivez les invites pour inscrire votre prospect.

 

Méthode n° 2 :

Vous pouvez également inscrire un prospect ou un contact directement à partir de vos tableaux. Pour ce faire, allez dans votre tableau et cochez la case à gauche de l'élément qui représente le prospect ou le contact que vous souhaitez inscrire. Vous pouvez sélectionner plusieurs éléments. C'est ce qu'on appelle les actions groupées. Consultez l'article « Actions groupées » pour en savoir plus.

Dans la fenêtre qui s'affiche en bas de l'écran, sélectionnez « Ajouter à la séquence » :

Ensuite, vous verrez une liste de séquences disponibles. Si vous utilisez l'inscription manuelle, vous verrez :

• les séquences que vous possédez
• les séquences auxquelles votre adresse e-mail est connectée
• et les séquences qui sont liées à une adresse e-mail qui a été partagée avec vous ou tout le compte

Choisissez une séquence pour l'appliquer :

Inscription automatique

Pour inscrire automatiquement les prospects entrants et les contacts nouvellement créés, vous pouvez créer une automatisation avec l'appli Séquences. Cliquez sur Intégrations en haut à droite de votre tableau :

Cherchez « séquence » pour trouver rapidement l'application :

Utilisez le modèle « When status changes to something, Enroll item in Sequence» pour inscrire automatiquement des prospects ou des contacts dans une séquence spécifique. Par exemple, vous pouvez utiliser comme déclencheur, : « When status changes to Interested ». Chaque fois qu'un prospect est marqué comme « Intéressé », il sera inscrit dans votre séquence désignée.

Lorsque vous choisissez une séquence pour votre automatisation, vous verrez :

• les séquences que vous possédez
• les séquences auxquelles votre adresse e-mail est connectée
• et les séquences qui sont liées à une adresse e-mail qui a été partagée avec vous ou tout le compte

Terminez la configuration de l'automatisation et enregistrez-la pour l'appliquer à l'avenir.

 

Séquences et automatisations monday

Il existe plusieurs formules d'automatisation spécifiques à utiliser avec Séquences. Pour y accéder, ouvrez le Centre des automatisations. Recherchez « séquences » et cliquez sur l'icône de l'application pour afficher les modèles disponibles :

Vous avez le choix entre plusieurs formules. Vous pouvez inscrire ou désinscrire automatiquement un élément dans une séquence en fonction de divers déclencheurs tels que les changements de statut, un clic sur un bouton, le déplacement d'un élément, la création d'un élément ou l'affectation d'une personne à un élément.

Plus d'informations prochainement

Vous ne trouvez pas l'automatisation dont vous avez besoin ? Ce n'est pas un problème ! Nous travaillons avec diligence pour développer nos automatisations pour Séquences sur la base de vos commentaires. Pour nous faire part de vos besoins, veuillez remplir ce formulaire. Nous avons hâte de poursuivre cette conversation avec vous. 

Pour en savoir plus sur les automatisations de monday, consultez notre article « Commencer avec les automatisations monday ».

 

Séquences et processus de travail monday

Maintenant que vous avez mis en place une Séquence, vous pouvez l'utiliser dans les processus de travail monday. Les processus de travail monday incluent l'automatisation, l'intégration et la simplicité pour vous insuffler un maximum d'harmonie dans votre travail. Vous pouvez utiliser des blocs à glisser-déposer pour créer un processus de travail afin d'atteindre les clients d'une toute nouvelle manière et de révolutionner votre façon de travailler.

Déclencheurs

Il existe quatre blocs de séquences pouvant être utilisés comme déclencheurs dans les processus de travail de monday :

• Lorsque l'exécution de la séquence est terminée
• En cas d'échec ou d'arrêt de la séquence
• Lorsque l'élément est inscrit dans la séquence
• Quand un e-mail de la séquence est ouvert
• Lorsque un lien e-mail de séquence est cliqué
• Quand il y a une nouvelle réponse à un e-mail séquentiel
• Lorsque l'e-mail de séquence fait l'objet d'une réponse automatique

Actions

Trois blocs Séquences sont disponibles pour être utilisés comme actions dans les processus de travail monday :

• Intégrer un élément à la séquence
• Enlever l'élément de la séquence
• Enlever l'élément de toutes les séquences

Avec le bon processus de travail, vous pouvez envoyer des informations de suivi à un prospect qui répond à un e-mail dans votre séquence, assigner un représentant en fonction de sa disponibilité et de son potentiel, ajouter le prospect à un nouveau pipeline et commencer à réaliser le potentiel de votre prospect.

Vous pouvez en savoir plus sur les processus de travail monday dans notre article « Commencer avec les automatisations monday ».

 

Suivre les Séquences

Une fois qu'une Séquence est active et que des contacts ou des prospects ont été inscrits, vous pouvez suivre la Séquence à quatre endroits...

• le gestionnaire Séquences
• l'onglet Personnes
• l'échéancier E-mails et activités
• et le tableau Activités.

Vous avez également la possibilité d'ajouter une méthode supplémentaire pour suivre les séquences en ajoutant la colonne Séquences. Pour en savoir plus sur la colonne, consultez la section Colonne Séquences.

 

Gestion et analyse des séquences

Les utilisateurs peuvent y consulter des statistiques clés sur les performances globales d'une séquence :

Dans cet onglet, vous verrez le nom du prospect à gauche, suivi de 12 colonnes. Les colonnes vous donnent les informations suivantes pour le prospect :

• Créé par. Dans cette colonne, vous pouvez voir quel collaborateur a créé la séquence.
• Tableau. Cela vous montre le tableau connecté à la séquence.
• Étapes. Cela vous indique le nombre d'étapes de la séquence.
• Jours. Cela vous indique le nombre de jours nécessaires à l'exécution complète de la séquence.
• Personnes actives. Dans cette colonne, vous pouvez voir combien de personnes participent actuellement à la séquence.
• Nombre total de personnes. Cela vous indique combien de personnes sont inscrites dans la séquence.
• Taux d'ouverture. Il s'agit du taux d'ouverture de la séquence.
• Taux de réponse. Il s'agit du taux de réponse pour la séquence.
• Taux de clics. Il s'agit du taux de clics pour la séquence.
• Modifié(e). Cela vous indique la date à laquelle la séquence a été modifiée pour la dernière fois.
• Statut. Cela vous indique le statut actuel de la séquence.
• Infos. Cette colonne contient tous les détails pertinents sur l'état de l'exécution.

En cliquant sur les trois points au bout de la ligne, vous pouvez visualiser la séquence, l'ouvrir et compléter les données manquantes, la dupliquer ou la supprimer.

 

Onglet Personnes

Les utilisateurs peuvent y voir le statut de la séquence, la dernière étape achevée de la séquence et le nom de la personne qui a déclenché la séquence :

Dans cet onglet, vous verrez le nom du prospect à gauche, suivi de 7 colonnes. Les colonnes vous donnent les informations suivantes pour le prospect :

• Étapes terminées. Vous obtenez ainsi un simple résumé du nombre d'étapes terminées. Dans cet exemple, nous pouvons voir que 0 des 2 étapes ont été franchies pour ce prospect.
• Dernière étape terminée. Cela vous montre la dernière étape du flux qui a été franchie pour ce prospect.
• Prochaine étape. Cela vous indique l'étape suivante du flux pour le prospect.
• Statut. S'il y a un problème avec cette version de la séquence, vous le verrez ici. Dans cet exemple, la séquence porte une étiquette jaune indiquant « Arrêté ».
• Infos. Cette colonne contient tous les détails pertinents sur l'état de l'exécution. Dans cet exemple, nous pouvons voir que la séquence est au statut « arrêté » pour la raison suivante : « Adresse e-mail du destinataire manquante » dans le tableau des prospects.
• Déclenché par. Vous verrez ici l'avatar du collaborateur qui a ajouté le prospect à la séquence.
• Intégré. Cela vous indique la date à laquelle le prospect a été intégré dans la séquence.

Vous pouvez désinscrire un prospect de la séquence en cliquant sur les trois points situés à la fin de la ligne.

 

Échéancier E-mails et activités

Une fois qu'un contact est inscrit dans une séquence, sa progression peut être suivie grâce à un échéancier qui montre les étapes accomplies :

 

E-mails et activités : tableau Activités

Une fois les séquences publiées et utilisées, toutes les tâches et activités générées par une séquence sont automatiquement synchronisées avec le tableau Activités. Cela vous permet de filtrer et d'afficher des tâches spécifiques, telles que les appels à passer.

 

Colonne Enrolled sequences

Pour vous aider à suivre les séquences sur vos tableaux, vous pouvez utiliser la colonne Enrolled sequences. Cette colonne peut être ajoutée à votre tableau des contacts (ou à tout autre tableau de votre choix) pour visualiser les séquences auxquelles chaque contact est inscrit.

Pour ajouter la colonne à votre tableau, cliquez sur le signe+ sur votre tableau, puis sur Plus de colonnes et recherchez la colonne Séquences intégrées :

La colonne sera mise à jour lorsqu'un élément est :

• ajouté à une séquence
• retiré de la séquence
• ou lorsque toutes les étapes de l'exécution de la séquence sont terminées

 

Modification des Séquences

Si vous modifiez une Séquence active, toutes les exécutions en cours de la séquence et toutes les inscriptions à la séquence seront interrompues. C'est pourquoi nous recommandons de ne modifier les séquences actives qu'en cas d'absolue nécessité, afin d'éviter de perturber le parcours du client.

Bonnes pratiques

Dans cette optique, nous recommandons les meilleures pratiques suivantes :

• Assurez-vous que tous les collaborateurs qui ont un accès de modification à votre Séquence en sont conscients.
• Si vous devez modifier une Séquence, vérifiez quelles sont les étapes en cours et laissez l'étape se terminer ou déplacez le contact ou le prospect vers une nouvelle séquence avant d'apporter des modifications.
  • Dans ce cas, vous pouvez également envisager d'interrompre les exécutions pour les nouveaux contacts et de laisser les contacts qui ont déjà commencé la séquence la terminer. Une fois qu'ils ont terminé la séquence, éditez-la.

 

Comment effectuer des modifications

Pour modifier une séquence, ouvrez Séquences :

Là, vous pouvez ouvrir une séquence en survolant le nom de la séquence et cliquer sur Ouvrir :

Cliquez sur Modifier la séquence dans le coin supérieur droit pour apporter des modifications :

Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur Sauvegarder la séquence dans le coin supérieur droit.

 

Autorisations

Actuellement, les autorisations sont basées sur votre rôle dans le compte. Si vous êtes :

• admin. Vous pouvez accéder à toutes les séquences et les modifier.
• le créateur et le propriétaire de la séquence. Vous ne pouvez accéder qu'à vos séquences et les modifier.
• Un utilisateur du compte ou un observateur. Vous pouvez afficher toutes les séquences. Vous ne pouvez pas les modifier.

Bien qu'il n'y ait pas de restriction basée sur le rôle pour la visualisation des séquences, les utilisateurs ne pourront accéder et visualiser les séquences au niveau du tableau que s'ils ont accès au tableau. Sinon, ils peuvent visualiser toutes les séquences via la navigation à gauche.

 

actions d'automatisation

Les séquences d'e-mails utilisent une partie des actions d'automatisation attribuées à votre compte. Chaque étape d'une séquence compte comme une action d'automatisation.

Par exemple, si une séquence comporte cinq (5) étapes, elle utilisera cinq (5) actions d'automatisation plus une (1) action supplémentaire pour son achèvement.

 

À venir

Nous travaillons activement à l'amélioration de cette fonctionnalité. À l'avenir, vous pouvez vous bénéficier des fonctions suivantes :

• Gestion des jours fériés et des fuseaux horaires. Nous travaillons à la création d'options de programmation plus avancées, y compris le saut de jours fériés et les paramètres de fuseau horaire pour l'envoi des e-mails. 
• Que faudrait-il faire pour que les Séquences soient mieux adaptées à votre équipe ? Nous travaillons sans relâche à l'amélioration des séquences sur la base de vos commentaires. Pour demander une nouvelle fonctionnalité ou nous faire part de vos commentaires, veuillez remplir ce formulaire. Nous avons hâte de poursuivre cette conversation avec vous. 

 

 

 

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.