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Guide
Disponible pour les comptes Entreprise
Avez-vous un processus de travail que vous aimeriez recréer sur l'ensemble de votre compte ? Souhaitez-vous que tous les tableaux créés à partir de ce modèle restent alignés une fois les modifications apportées ? Notre fonction de Modèles de gestion permet aux créateurs de processus de mieux gérer les processus de travail normalisés à l'échelle.
Créez un modèle à partir d'un espace de travail ou d'un tableau qui servira de « modèle principal ». Tous les nouveaux processus de travail créés à partir de ce modèle (appelés « instances de modèle ») recevront les mises à jour effectuées sur le modèle de gestion afin de maintenir l'alignement de tous les processus de travail connexes.
Comment ça marche
La création d'un modèle de gestion avec des instances de modèle normalisées se déroule comme suit :
- Définir un espace de travail comme modèle de gestion : Choisissez ou créez un tableau ou un espace de travail contenant votre contenu (tableaux, tableaux de bord, workdocs, etc.) à utiliser comme modèle. Les modèles de tableaux dans cet espace de travail pourront alors envoyer des mises à jour à tous les tableaux créées à partir de celui-ci.
- Créer des instances de modèles: Ajoutez le nouveau contenu modèle à n'importe quel espace de travail de votre compte. Lorsqu'un modèle de gestion comprend plusieurs composants (par exemple, des tableaux, des docs et des tableaux de bord), ces éléments sont combinés en une seule instance de modèle lorsqu'ils sont utilisés ensemble à partir du même modèle. Une fois créées, ces instances reçoivent automatiquement des mises à jour du modèle de gestion chaque fois que des modifications sont publiées.
- Publish updates made: Workspace owners will be able to publish changes made to a board to the connected instances by using the "Publish" button.
Pour transformer un tableau unique en un modèle de gestion, cliquez sur le menu à 3 points situé à côté du nom du tableau et cliquez sur « Enregistrer comme modèle ».
À partir de là, vous pouvez choisir de déplacer le tableau d'origine directement dans un centre des modèles pour qu'il n'apparaisse qu'à cet endroit ou de le dupliquer pour qu'il apparaisse à la fois dans le centre des modèles et dans le panneau de gauche :
Une fois que vous avez choisi de déplacer ou de dupliquer le tableau d'origine, la fenêtre suivante s'affiche, vous demandant de choisir entre un modèle standard et un modèle de gestion :
Après avoir sélectionné le type de modèle, la dernière étape vous permet de nommer votre modèle et de choisir de le rendre public ou privé, ce qui vous permet de contrôler qui peut l'utiliser (l'installer).
Les modèles privés sont visibles par tous les utilisateurs du compte, mais ne peuvent être utilisés par des utilisateurs spécifiques de l'équipe invités par le propriétaire du modèle sur la page des modèles pour les membres.
Les collaborateurs qui n'ont pas été ajoutés en tant que membres du modèle verront un bouton grisé « Modifier dans un nouvel onglet » ainsi qu'une option « Demande d'adhésion » lorsqu'ils trouveront un modèle privé dans le centre des modèles. En cliquant sur « Demande d'adhésion », le propriétaire du modèle sera notifié pour approbation. Une fois l'accès accordé, les collaborateurs pourront utiliser le modèle.
Pour transformer un espace de travail en modèle de gestion, cliquez sur le menu à 3 points situé à côté du nom de l'espace de travail et cliquez sur « Enregistrer comme modèle ».
L'ensemble de votre espace de travail est maintenant transféré dans le Centre des modèles.
Poursuivez la lecture de l'article ci-dessous pour vous plonger dans la rubrique Modèles de gestion sur monday.com.
Quels sont les changements qui sont transférés ?
Bien que nous travaillions constamment à l'ajout de fonctionnalités supplémentaires pour les Modèles de gestion, pour le moment les mises à jour ou modifications suivantes du tableau seront transférées d'un modèle de gestion à ses instances après avoir cliqué sur le bouton « Publier les modifications » :
Les modifications apportées à un modèle de gestion ne s'appliquent pas toujours aux instances existantes, mais s'appliquent à toutes les nouvelles instances que vous créez.
Nouvelles colonnes ajoutées
Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle colonne à votre tableau et que vous publiez les modifications, les colonnes nouvellement ajoutées sont transférées dans les instances du modèle.
Nouveaux groupes ajoutés
Lorsque vous ajoutez de nouveaux groupes à votre modèle de gestion et que vous publiez les modifications, le nouveau groupe est également ajouté aux instances du modèle.
Nouveaux éléments et sous-éléments ajoutés
Lorsque vous ajoutez de nouveaux éléments et sous-éléments à votre modèle de gestion, ils seront transférés dans vos instances après avoir cliqué sur « Publier les modifications ».
Modification des paramètres des colonnes Status et des colonnes déroulantes
Toute modification apportée aux paramètres de la colonne Statut dans un modèle de tableau de gestion sera synchronisée après la publication :
- Ajouter de nouvelles étiquettes
- Modifier le texte et la couleur des étiquettes
- Définition du statut « Fait ».
- Description et nom de la colonne
- Désactiver les étiquettes
Dans les paramètres de la colonne Statut, nous offrons la possibilité de désactiver les étiquettes de statut. Grâce à cette fonctionnalité, le propriétaire d'un modèle de gestion peut empêcher l'utilisation ultérieure d'une étiquette de statut dans toutes les instances, tout en conservant cette étiquette en place là où elle a été utilisée auparavant. Avec cette possibilité, l'option de suppression complète d'une étiquette n'est pas disponible afin d'éviter la suppression accidentelle de données sur des instances de modèles.
En outre, toutes les modifications apportées aux paramètres de la colonne déroulante seront également transférées après la publication des modifications sur votre modèle.
Autorisations du tableau
Pour avoir un contrôle total sur vos instances, les autorisations des tableaux sont directement synchronisées depuis un modèle de gestion vers tous les tableaux créés à partir de celui-ci.
En définissant des autorisations de visualisation et de modification sur un modèle de gestion, chaque tableau créé à partir de ce modèle héritera des mêmes paramètres d'autorisation, ce qui vous permettra de maintenir la cohérence dans l'ensemble de votre processus de travail.
En suivant cette logique, voici ce que vous verrez lorsque vous essaierez de modifier les autorisations du tableau à partir de n'importe quelle instance :
Identifier un modèle de gestion
Vous pouvez identifier un espace de travail (ou un tableau) qui a été défini comme modèle de gestion par l'icône du symbole de la couronne sous le nom du modèle, comme indiqué ci-dessous :
Créer des instances de modèles
Pour créer des instances à partir du modèle de gestion, ouvrez le volet de gauche, cliquez sur le signe plus bleu, puis sur « Choisir à partir des modèles ».
Dans le centre des modèles, recherchez le nom du modèle ou cherchez-le dans la section « Modèles créés dans votre compte » et cliquez dessus. Après avoir sélectionné le modèle d'espace de travail, cliquez sur le bouton bleu « Utiliser le modèle » pour l'ajouter à votre compte.
Vous pouvez également cliquer sur la flèche orientée vers le bas à droite du bouton « Utiliser le modèle de gestion » pour ajouter le modèle à un espace de travail existant (en tant que dossier avec le contenu de votre modèle d'espace de travail), ou de créer un nouvel espace de travail dans lequel il sera ajouté.
Une fois cette étape terminée, vous verrez un nouvel espace de travail (ou dossier) ajouté à votre compte, contenant exactement les mêmes tableaux, tableaux de bord, workdocs et autres que le modèle d'origine.
Publier les modifications apportées au modèle
Une fois que vous avez mis à jour votre tableau, vous pouvez publier les modifications apportées. Ce faisant, le modèle original qui a été créé sera mis à jour avec les modifications apportées, et les instances recevront les modifications correspondantes.
Pour publier des modifications, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Publier les modifications » en haut à droite de votre tableau.
Vous pouvez ensuite inclure des notes de version détaillées expliquant les mises à jour apportées à cette version :
Ces notes seront automatiquement ajoutées en tant que discussion sur le modèle lui-même et sur tous les tableaux créés à partir du modèle, tenant ainsi tout le monde informé.
Une fois les modifications publiées, toutes les instances refléteront les mises à jour et leurs utilisateurs recevront une notification pour s'aligner sur les dernières modifications.
Voir toutes les instances
Depuis la barre supérieure de n'importe quel modèle de gestion, vous pouvez facilement visualiser et accéder à toutes les instances de modèles qui ont été créées à partir de ce modèle en cliquant sur un bouton. Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Instances » en haut de votre écran, et vous pourrez alors voir une liste de toutes les instances connectées et le dernier statut de publication pour chacune d'entre elles, y compris les succès et les erreurs :
La gestion de modèles comportant des dizaines d'instances n'a jamais été aussi simple. Vous y trouverez des instances créées à partir du même modèle, regroupées pour une meilleure vue d'ensemble. Vous pouvez également suivre rapidement l'emplacement de chaque composant, y compris son produit, son espace de travail et son tableau.
Vous devez vous concentrer sur les instances comportant des erreurs de publication ? Utilisez le filtre Statut pour trier et identifier les forums qui rencontrent des problèmes de publication, ce qui permet de les résoudre facilement et efficacement. Grâce à ce filtre, vous pouvez également contrôler le nombre de groupes synchronisés avec succès ou ayant échoué pendant et après la publication.
Créer des tableaux à l'aide d'automatisations
Vous pouvez mettre en place une automatisation personnalisée pour déclencher la création d'une nouvelle instance à partir de l'un de vos modèles de gestion. L'automatisation s'exécutera lorsque la condition définie sera remplie, et une instance sera créée à partir du modèle de gestion choisi.
Par exemple, disons que vous travaillez dans une équipe de RH. Vous pouvez mettre en place une automatisation qui se déclenche à chaque fois qu'un candidat est embauché, le tableau de prise en main sera créé une semaine avant la date d'entrée en fonction de l'employé.
Supprimer le modèle
Si vous souhaitez supprimer votre modèle, vous pouvez le faire à partir du menu à trois points situé à côté de « Instances ». Sélectionnez « Supprimer le modèle », puis choisissez « Supprimer définitivement » ou « Déplacer vers l'espace de travail » afin de le déplacer du centre des modèles vers votre espace de travail.
Vous pouvez également rechercher le modèle que vous souhaitez supprimer dans le centre des modèles, cliquer sur les trois points situés à côté de « Modifier dans le nouvel onglet » et sélectionner « Supprimer le modèle ».
Colonnes prises en charge
Si la plupart des colonnes sont prises en charge lors du transfert de colonnes nouvellement ajoutées d'un modèle de gestion vers une instance, certaines ne sont que partiellement prises en charge.
Limites
Il y a quelques limitations qu'il est important de garder à l'esprit lors de l'utilisation de notre fonctionnalité Modèles de gestion. Ce sont les suivantes :
- Vous ne pouvez publier qu'un maximum de 20 colonnes nouvellement ajoutées à la fois.
- Si vous publiez des modifications avec une colonne non prise en charge, les instances recevront toujours les colonnes prises en charge qui ont été publiées, mais la ou les colonnes non prises en charge ne seront pas ajoutées à l'instance.
- Vous pouvez inclure jusqu'à 30 composants (tableaux, docs, tableaux de bord) et jusqu'à 2500 éléments dans un modèle
- Vous pouvez inclure jusqu'à 100 instances par modèle et 1000 instances par compte.
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.
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