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Fonctionnalité
utilisateurs monday CRM
Disponible uniquement pour les comptes Entreprise
Parfois, lorsque notre équipe est pressée, elle peut oublier des détails importants en mettant à jour un contrat. Grace à notre dernier ajout à monday CRM, vous pouvez définir des conditions pour les mises à jour, en vous assurant que les détails importants ne sont plus jamais oubliés. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment mettre en place des changements de statut conditionnels.
Introduction de changements de statut conditionnels
Notre nouvelle fonctionnalité de changement de statut conditionnel vous permet d'imposer des champs obligatoires lors de la modification d'une étiquette de statut. Cela signifie que certaines conditions, définies par le propriétaire du tableau, doivent être remplies pour qu'un de vos collaborateurs puisse modifier une colonne Statut en lui attribuant une étiquette spécifique. Par exemple, pour marquer un contrat comme « Conclu », le collaborateur doit remplir le champ « Montant ».
Conditions préalables
Pour mettre en place cette fonctionnalité, les conditions suivantes doivent être remplies :
- vous êtes abonné à un compte Entreprise
- vous devez utiliser monday CRM
- vous devez également être le propriétaire du tableau dans lequel vous souhaitez mettre en place ces conditions
Si toutes ces conditions sont remplies, vous pouvez définir des conditions sur des étiquettes de statut spécifiques.
Fonctionnement
Pour en savoir plus sur le fonctionnement de cette fonctionnalité, prenons un exemple.
Dans cet exemple, vous êtes responsable d'une équipe commerciale. Votre vice-président souhaite obtenir une ventilation des secteurs d'activité dans lesquels votre équipe a reçu des opportunités. Pour recueillir ces informations sans avoir à envoyer des rappels à votre équipe, vous pouvez définir un statut conditionnel. De cette façon, votre équipe est obligée de remplir le champ « Secteur » pour une opportunité lorsqu'elle définit le statut « Priorité ».
Pour commencer, accédez au tableau dans lequel vous souhaitez définir le statut conditionnel. En haut de la colonne Statut, sélectionnez le menu latéral. Sélectionnez « Paramètres », puis l'option « Configurer les conditions de modification d'étiquette » :
Colonnes prises en charge
Le changement de statut conditionnel ne peut être déclenché que par la modification de l'étiquette d'une colonne Statut.
Les colonnes suivantes sont prises en charge en tant que conditions de modification d'un statut :
Restrictions et messages d'erreur
Vous pouvez définir des restrictions pour contrôler qui peut sélectionner les étiquettes de la colonne Statut et quelles informations sont collectées lorsqu'une étiquette est sélectionnée.
Colonnes déroulantes
Vous avez la possibilité de limiter le nombre d'étiquettes qu'un collaborateur peut sélectionner dans la colonne déroulante. Cette limite sera appliquée lorsque vous associerez la colonne déroulante à un changement d'état conditionnel.
Pour ce faire, ouvrez le menu Colonne déroulante et sélectionnez Paramètres > Personnaliser la colonne déroulante :
Cochez ensuite la case à gauche de l'option de limite et choisissez le nombre d'étiquettes que vous souhaitez appliquer.
Lorsqu'un collaborateur sélectionne l'état connecté, la limite que vous fixez détermine le nombre maximum d'étiquettes qu'il peut choisir. Une fois la limite atteinte, les étiquettes restantes sont grisées.
Dans cet exemple, le collaborateur qui a choisi « Bloqué » n'a pu choisir que deux étiquettes pour indiquer la raison du retard :
Restreindre les autorisations de modification
Si vous avez défini des autorisations de colonne pour restreindre les modifications à certains utilisateurs, cette restriction sera reportée lorsque cette colonne sera liée à un changement d'état conditionnel. Si un collaborateur sélectionne le statut corrélé et n'a pas le droit de modifier la colonne connectée, il recevra un message d'erreur :
Colonnes masquées
Si vous avez restreint l'accès à une colonne, les utilisateurs qui n'ont pas l'autorisation de le voir ne pourront pas sélectionner un statut correspondant à cette colonne. S'ils sélectionnent le statut, ils recevront un message d'erreur :
Supprimer des colonnes
Si une colonne liée à un changement de statut conditionnel a été supprimée, tout collaborateur qui sélectionne ce statut recevra un message d'erreur :
De votre côté, vous pourrez constater que le changement d'état conditionnel renvoie à une colonne supprimée.
Pour ce faire, ouvrez les paramètres de votre colonne Statut et sélectionnez Définir les conditions de changement d'étiquette. Vous verrez le message « Colonne indisponible » suivi d'un identifiant unique pour la colonne supprimée :
Informations importantes
Quelques mesures de protection ont été mises en place pour garantir le bon déroulement de vos opérations.
- Les conditions que vous avez définies pour un changement de statut seront ignorées si ce statut est modifié à partir d'une automatisation, d'actions groupées ou d'un appel API.
- Les éléments seront également ignorés si le statut d'un élément est modifié dans un tableau de bord.
- Actuellement, cette fonctionnalité ne fonctionne que lorsque vous ou votre équipe utilisez monday.com à partir d'un navigateur web. Généralement, monday.com s'utilise sur mobile lorsque votre équipe est en déplacement. Nous ne voulons pas vous ralentir ! Pour l'instant, cette fonctionnalité n'est donc pas active sur mobile.
Autres remarque :
- Si le champ conditionnel contient déjà une valeur, celle-ci apparaîtra dans le formulaire lorsque votre collaborateur modifiera le statut. De cette façon, il n'a pas besoin de saisir à nouveau les données.
Nous espérons que vous apprécierez cette nouvelle amélioration de monday CRM. Si vous souhaitez que cette fonctionnalité soit développée ou modifiée à l'avenir, n'hésitez pas à nous en faire part. Faites nous part de vos commentaires.
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.
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