Changements de statut conditionnels

5 min de lecture

Fonctionnalité

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Qui peut utiliser cette fonctionnalité :

utilisateurs monday CRM

Disponible uniquement pour les comptes Entreprise

Parfois, lorsque notre équipe est pressée, elle peut oublier des détails importants en mettant à jour un contrat. Grace à notre dernier ajout à monday CRM, vous pouvez définir des conditions pour les mises à jour, en vous assurant que les détails importants ne sont plus jamais oubliés. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment mettre en place des changements de statut conditionnels.

Introduction de changements de statut conditionnels

Notre nouvelle fonctionnalité de changement de statut conditionnel vous permet d'imposer des champs obligatoires lors de la modification d'une étiquette de statut. Cela signifie que certaines conditions, définies par le propriétaire du tableau, doivent être remplies pour qu'un de vos collaborateurs puisse modifier une colonne Statut en lui attribuant une étiquette spécifique. Par exemple, pour marquer un contrat comme « Conclu », le collaborateur doit remplir le champ « Montant ».

Conditions préalables

Pour mettre en place cette fonctionnalité, les conditions suivantes doivent être remplies :

vous êtes abonné à un compte Entreprise
vous devez utiliser monday CRM
vous devez également être le propriétaire du tableau dans lequel vous souhaitez mettre en place ces conditions

Si toutes ces conditions sont remplies, vous pouvez définir des conditions sur des étiquettes de statut spécifiques.

Fonctionnement

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de cette fonctionnalité, prenons un exemple.

Cas d'utilisation

Dans cet exemple, vous êtes responsable d'une équipe commerciale. Votre vice-président souhaite obtenir une ventilation des secteurs d'activité dans lesquels votre équipe a reçu des opportunités. Pour recueillir ces informations sans avoir à envoyer des rappels à votre équipe, vous pouvez définir un statut conditionnel. De cette façon, votre équipe est obligée de remplir le champ « Secteur » pour une opportunité lorsqu'elle définit le statut « Priorité ».

Installation

Pour commencer, accédez au tableau dans lequel vous souhaitez définir le statut conditionnel. En haut de la colonne Statut, sélectionnez le menu latéral. Sélectionnez « Paramètres », puis l'option « Configurer les conditions de modification d'étiquette » :

La fenêtre contextuelle vous aidera à définir des conditions. Choisissez d'abord l'étiquette de statut pour laquelle vous souhaitez définir des conditions, puis le champ à remplir lorsque ce statut est sélectionné :

Cochez la case « Requis » pour rendre cette condition obligatoire. Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque rouge. Dans l'exemple ci-dessous, la case « Requis » est cochée. Cela signifie que votre équipe ne pourra pas modifier le statut en priorité « élevée » sans avoir au préalable rempli le champ « Secteur ».

Vous pouvez également ajouter plusieurs champs pour un même statut et choisir si chaque champ est obligatoire ou non.

Pour appliquer une condition à votre tableau, sélectionnez « Appliquer » :

Vous pouvez ajouter des conditions supplémentaires en sélectionnant « Nouvelle condition de modification d'étiquette » :

Cliquez sur le bouton « Terminé » pour enregistrer vos conditions.

Désormais, lorsque votre équipe modifie un statut, elle reçoit un formulaire :

Et voilà ! En quelques clics, vous pouvez rationaliser un travail d'équipe.

Colonnes prises en charge

Le changement de statut conditionnel ne peut être déclenché que par la modification de l'étiquette d'une colonne Statut.

Les colonnes suivantes sont prises en charge en tant que conditions de modification d'un statut :

Colonne Statut
La colonne Personne
Colonne date
Colonne Liens
Colonne Texte
Colonne texte long
Colonne Numéro
Colonne Téléphone
Colonne E-mail
Colonne Déroulante

Remarque : il est important de noter que vous ne pouvez poser comme condition qu'un seul champ soit rempli lors de la modification d'une étiquette de statut. Pour l'instant, cette fonctionnalité ne permet pas de définir une condition telle que : Lorsque la colonne Statut A est remplacée par l'étiquette X, le collaborateur doit également remplacer la colonne Statut B par l'étiquette Y. Si c'est ce que vous souhaitez faire, il est préférable d'utiliser les automatisations.

Informations importantes

Quelques mesures de protection ont été mises en place pour garantir le bon déroulement de vos opérations.

Les conditions que vous avez définies pour un changement de statut seront ignorées si ce statut est modifié à partir d'une automatisation, d'actions groupées ou d'un appel API.
Les éléments seront également ignorés si le statut d'un élément est modifié dans un tableau de bord.
Actuellement, cette fonctionnalité ne fonctionne que lorsque vous ou votre équipe utilisez monday.com à partir d'un navigateur web. Généralement, monday.com s'utilise sur mobile lorsque votre équipe est en déplacement. Nous ne voulons pas vous ralentir ! Pour l'instant, cette fonctionnalité n'est donc pas active sur mobile.

Autres remarque :

Si le champ conditionnel contient déjà une valeur, celle-ci apparaîtra dans le formulaire lorsque votre collaborateur modifiera le statut. De cette façon, il n'a pas besoin de saisir à nouveau les données.
Si certains collaborateurs n’ont pas l'autorisation de voir une colonne, celle-ci n'apparaîtra pas dans la liste des colonnes disponibles lors de la définition des conditions.

Nous espérons que vous apprécierez cette nouvelle amélioration de monday CRM. Si vous souhaitez que cette fonctionnalité soit développée ou modifiée à l'avenir, n'hésitez pas à nous en faire part. Faites nous part de vos commentaires.

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.

Cassandra Eddington - Quality check 24 juillet 2024 18:12