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Fonctionnalité
E-mails et activités a révolutionné votre façon de travailler sur monday.com Mais comment cela fonctionne-t-il ? Si vous vous êtes déjà demandé quand, où et pourquoi certaines informations sont enregistrées dans l'application, nous sommes là pour vous aider à lever le voile sur ce mystère ! 🕵️
Dans cet article, vous trouverez des informations sur :
- comment l'enregistrement des e-mails fonctionne dans E-mails et activités
- ce qui détermine l'endroit où l'e-mail est enregistré sur votre tableau
- comment le suivi des e-mails fonctionne dans E-mails et activités
- comment supprimer des e-mails de votre échéancier E-mails et activités
- et comment cesser d'enregistrer les e-mails
comment l'enregistrement des e-mails fonctionne dans E-mails et activités
Avant d'entrer dans les détails, voici une explication rapide de l'enregistrement des e-mails dans E-mails et activités. 🔎
E-mails et activités permet aux utilisateurs de connecter leur compte Gmail ou Outlook dans les paramètres. Lorsqu'un utilisateur connecte son compte e-mail, nous l'authentifions à l'aide d'OAuth. OAuth donne à monday.com les autorisations nécessaires pour lire et écrire des e-mails en votre nom.
PARTIE I : Ce que nous enregistrons
Installation
Pour commencer, configurez l'application E-mails & Activities dans votre compte monday. Vous trouverez les instructions nécessaires dans l'article « E-mails et activités sur monday.com . Lors de la configuration de l'appli, vous aurez la possibilité de connecter le compte de messagerie électronique que vous avez choisi à monday.com.
Créé dans le compositeur E-mails et activités de l'élément
Tous les fils de discussion envoyés par le compositeur d'e-mails sur un élément sont enregistrés dans l’échéancier de l’appli E-mails et activités de cet élément. Lorsque l'e-mail est envoyé à partir de l’appli E-mails et activités, il est enregistré même si le contact n'est pas inclus dans la colonne e-mail de l'élément.
Envoyé/reçu du contact de l’élément
Les e-mails sortants et entrants qui comprennent à la fois : (1) l'adresse e-mail figurant dans la colonne E-mail de l'élément et (2) l'adresse e-mail que vous avez connectée à E-mails et activités.
L'adresse e-mail répertoriée et votre adresse e-mail connectée doivent faire partie du fil de discussion d'une manière ou d'une autre : elles peuvent correspondre à l'expéditeur, au destinataire ou en Cc/Cci.
Éléments et activités enregistrera les e-mails entrants et sortants des contacts répertoriés dans toutes les colonnes e-mail de l'élément. S'il y a trois colonnes d'e-mails avec trois contacts différents, E-mails et activités enregistrera les e-mails liés aux trois contacts.
Exemples :
- Vous êtes l'expéditeur : vous avez envoyé un e-mail au contact répertorié dans la colonne E-mail de l'élément. Le contact dans le champ Cc/Cci. L'e-mail sera enregistré dans E-mails et activités.
- Le contact est l'expéditeur : vous avez reçu un e-mail de l'adresse électronique indiquée dans la colonne E-mail de l'élément. L'e-mail sera enregistré.
Exceptions :
- E-mails et activités n'enregistrera pas les e-mails provenant d'une adresse e-mail figurant dans la colonne E-mail si cette adresse e-mail est utilisée dans plus de 250 colonnes E-mails sur le compte.
- E-mails et activités n'enregistrera pas les e-mails provenant d'une adresse e-mail figurant dans la colonne E-mail si cette adresse e-mail est utilisée comme connexion active dans E-mails et activités.
- Imaginons par exemple que vous connectez user@email.com à E-mails et activités. L'élément A a user@email.com dans la colonne e-mail. L'élément B a contact@email.com dans la colonne e-mail. Un e-mail est envoyé à user@email.com et contact@email.com. Cet e-mail sera enregistré sur l'élément B où contact@email.com se trouve dans la colonne E-mail, mais il ne sera pas enregistré sur l'élément A où user@email.com est dans la colonne E-mail.
Envoyé au/par le contact sur un élément connecté
Les e-mails sortants et entrants qui comprennent à la fois : (1) l'adresse e-mail figurant dans la colonne E-mail de l'élément et (2) l'adresse e-mail que vous avez connectée à E-mails et activités.
L'adresse e-mail sur l'élément connecté et votre adresse e-mail doivent faire partie du fil de discussion d'une manière ou d'une autre : elles peuvent correspondre à l'expéditeur, au destinataire ou en Cc/Cci.
Lorsque le fil de discussion de l'e-mail est lié à un élément connecté, vous verrez l'emplacement de l'élément connecté au bas du message. Il sera listé comme suit : Nom du tableau > Nom du groupe > Nom de l'élément
Partie d'un fil de discussion en cours
Les conversations par e-mail sont enregistrées sous forme de fils de discussion dans l’échéancier de l’appli E-mails et activités. Une fois qu'un e-mail est enregistré dans votre échéancier E-mails et activités, toutes les actions de suivi y sont également enregistrées. Cela inclut les réponses, le transfert de l'e-mail ou l'utilisation du même fil d'e-mail de quelque manière que ce soit, même si les destinataires sont supprimés ou entièrement remplacés.
Exemples :
- Vous démarrez un fil d'e-mail avec le contact A qui figure dans la colonne E-mail de l'élément (ou d'un élément connecté). Vous répondez à l'e-mail en supprimant le contact A du fil de discussion et en ajoutant son collègue à la place. La réponse sera enregistrée.
- Vous commencez un e-mail avec le contact A et le transférez ensuite au contact B. L'e-mail transféré sera enregistré.
PARTIE II : Gérer votre échéancier
Supprimer des e-mails de l'échéancier d'un élément
Il existe deux façons de supprimer des e-mails de la l’échéancier de l’appli E-mails et activités d'un élément spécifique.
1. Supprimez les e-mails que vous ne voulez pas voir.
L'utilisateur qui possède le compte de messagerie connecté à E-mails et activités peut supprimer des fils d'e-mails spécifiques de l’échéancier. Pour ce faire, cliquez sur le menu à trois points situé dans le coin supérieur droit du message.
N'oubliez pas qu'une fois le fil d'e-mail supprimé, il sera retiré de tous les éléments du compte où il a été enregistré.
2. Filtrez pour ne voir que les e-mails pertinents.
Vous pouvez utiliser les filtres pour n'afficher que les activités liées à l'Élément dans votre échéancier. Ainsi, vous ne verrez que les e-mails liés à l'élément ou aux éléments connectés.
Ce filtre ne retient que les e-mails liés à des éléments connectés. Il ne filtre pas les e-mails provenant d'un même contact figurant sur d'autres éléments qui ne sont pas connectés.
Exemple :
L'élément A a contact@email.com dans la colonne E-mail. L'élément B a aussi contact@email.com dans la colonne E-mail. Et l'élément C a aussi contact@email.com dans la colonne E-mail. Vous envoyez un e-mail à contact@email.com, OU recevoir un e-mail de contact@email.com. Le message apparaît dans les échéanciers des éléments A, B et C. Vous ne pourrez pas filtrer les messages de l’échéancier de l’élément.
Comment arrêter l'enregistrement des e-mails ?
Il existe trois façons d'arrêter l'enregistrement des e-mails.
1. Supprimez l'adresse e-mail de la colonne E-mail (ou supprimez entièrement la colonne E-mail).
Lorsque vous retirez une adresse e-mail de la colonne E-mails ou que vous supprimez la colonne E-mails, nous cesserons d'enregistrer les nouveaux e-mails envoyés ou reçus par la ou les adresses e-mail qui figuraient auparavant dans cette colonne. Toutefois, toute réponse à un fil d'e-mails déjà connecté à l'élément sera toujours enregistrée sur l'élément.
2. Supprimez la connexion e-mail dans E-mails et activités.
Vous pouvez supprimer votre connexion e-mail en appuyant sur le bouton à trois points situé à droite. Choisissez Supprimer le compte :
Une fois qu'une connexion e-mail est supprimée, E-mails et activités cesse d'enregistrer tout nouvel e-mail lié à cette connexion e-mail. À partir de ce moment, les réponses aux e-mails en cours ne seront plus enregistrées.
3. Supprimez la connexion e-mail.
Pour supprimer complètement la connexion d'un compte e-mail, visitez le Centre des automatisations et cliquez sur Gmail ou Outlook :
Toutes les formules préétablies pour l'intégration seront chargées. Cliquez sur n'importe quelle formule. Ensuite, l'intégration affichera la liste des adresses e-mail connectées sous Choisissez une connexion de compte. Sélectionnez l'icône de la corbeille à côté d'une adresse e-mail pour supprimer la connexion :
Une fois la connexion e-mail supprimée, nous cesserons d'enregistrer tout nouvel e-mail lié à cette adresse. Cela inclut les réponses à des fils de discussion d'e-mails existants.
Si vous avez d'autres automatisations qui utilisent cette connexion e-mail, elles cesseront également de fonctionner. .
PARTIE III : Suivi des e-mails
Comment cela fonctionne-t-il ?
Le suivi des e-mails est génial ! Et plus simple qu'il n'y parait.
Taux d'ouverture des e-mails
Nous suivons les e-mails à l'aide d'une image invisible. Cette image est un simple pixel, un minuscule élément visuel, placé dans l'e-mail. L'image n'est pas jointe à l'e-mail. Elle est chargée à partir d'un serveur par l'intermédiaire d'une URL. Lorsque le client de messagerie qui envoie et reçoit l'e-mail tente de charger cette URL, notre serveur en prend note avec quelques informations de suivi supplémentaires. L'URL est unique et générée de manière aléatoire. De cette façon, nous savons à quel e-mail et à quel élément il se rapporte.
Taux d'ouverture des liens
Nous suivons également l'engagement avec les liens envoyés dans vos e-mails. Si le destinataire clique sur le lien que vous avez inclus, vous le verrez également. Le nombre de fois que le destinataire a ouvert le lien se trouve à droite du mot Cliqué :
Activer ou désactiver le suivi
Si vous souhaitez activer le suivi des e-mails, vous pouvez le faire en cochant la case Suivi des e-mails lorsque vous rédigez un message. Pour désactiver le suivi des e-mails, décochez la case :
Problèmes potentiels
Parfois, les paramètres de sécurité du client e-mail du destinataire empêchent le chargement automatique de l'URL. Dans ce cas, notre serveur ne saura jamais que l'e-mail a été ouvert.
D'autre part, certains logiciels de sécurité chargeront l'URL avant même que l'e-mail n'atteigne la boîte aux lettres du destinataire afin de vérifier qu'il est sûr. Cela peut donner lieu à un faux positif : notre serveur peut penser que l'e-mail a été ouvert alors que le destinataire ne l'a pas encore ouvert.
Le suivi des e-mails n'est pas parfait, mais dans la plupart des cas, il donne un excellent aperçu de l'engagement.
Analyser en détail
Le statut de l'e-mail dans la section analytique peut vous donner des indications sur la façon dont l'e-mail a été envoyé. Voici quelques exemples :
- « Le suivi des données n'est pas disponible » Cela indique que l'e-mail a été envoyé par E-mails et activités, mais que le Suivi des e-mails a été désactivé par l'utilisateur dans monday.com.
- « L'e-mail n'a pas pu être suivi » : cela indique que l'e-mail a été envoyé à partir de Gmail ou d'Outlook. Dans ce cas, monday.com ne le suivra pas.
- « Pas encore ouvert » : cela indique que le destinataire n'a pas encore ouvert son e-mail. Cela peut également indiquer que l'image du pixel de suivi contenue dans le message n'a jamais été chargée.
- « Vu » : cela indique que le destinataire a ouvert l'e-mail et que le pixel de suivi s'est chargé.
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.