E-mails et activités a révolutionné votre façon de travailler sur monday.com Mais comment cela fonctionne-t-il ? Si vous vous êtes déjà demandé quand, où et pourquoi certaines informations sont enregistrées dans l'application, nous sommes là pour vous aider à lever le voile sur ce mystère ! 🕵️

Dans cet article, vous trouverez des informations sur :

• ce qui détermine l'endroit où l'e-mail est enregistré sur votre tableau
• comment supprimer des e-mails de votre échéancier E-mails et activités
• et comment cesser d'enregistrer les e-mails
• comment le suivi des e-mails fonctionne dans E-mails et activités

 

PARTIE I : Ce que nous enregistrons

Installation

Tout d'abord, configurez l'application E-mails & Activities dans votre compte monday. Vous trouverez des instructions sur la façon de le faire dans cet article. Lors de la configuration de l'appli, vous aurez la possibilité de connecter le compte de messagerie électronique que vous avez choisi à monday.com.

 

 

Créé dans le compositeur E-mails et activités de l'élément

Tous les fils de discussion envoyés par le compositeur d'e-mails sur un élément sont enregistrés dans l’échéancier de l’appli E-mails et activités de cet élément. Lorsque l'e-mail est envoyé à partir de l’appli E-mails et activités, il est enregistré même si le contact n'est pas inclus dans la colonne e-mail de l'élément.

 

Envoyé/reçu du contact de l’élément

Les e-mails sortants et entrants qui comprennent à la fois : (1) l'adresse e-mail figurant dans la colonne E-mail de l'élément et (2) l'adresse e-mail que vous avez connectée à E-mails et activités.

L'adresse e-mail répertoriée et votre adresse e-mail connectée doivent faire partie du fil de discussion d'une manière ou d'une autre : elles peuvent correspondre à l'expéditeur, au destinataire ou en Cc/Cci.

Éléments et activités enregistrera les e-mails entrants et sortants des contacts répertoriés dans toutes les colonnes e-mail de l'élément. S'il y a trois colonnes d'e-mails avec trois contacts différents, E-mails et activités enregistrera les e-mails liés aux trois contacts. 

Exemples :

1. Vous êtes l'expéditeur : vous avez envoyé un e-mail au contact répertorié dans la colonne E-mail de l'élément. Le contact dans le champ Cc/Cci. L'e-mail sera enregistré dans E-mails et activités.
2. Le contact est l'expéditeur : vous avez reçu un e-mail de l'adresse électronique indiquée dans la colonne E-mail de l'élément. L'e-mail sera enregistré.

Exceptions :

1. E-mails et activités n'enregistrera pas les e-mails provenant d'une adresse e-mail figurant dans la colonne E-mail si cette adresse e-mail est utilisée dans plus de 250 colonnes E-mails sur le compte.
2. E-mails et activités n'enregistrera pas les e-mails provenant d'une adresse e-mail figurant dans la colonne E-mail si cette adresse e-mail est utilisée comme connexion active dans E-mails et activités.
   • Imaginons par exemple que vous connectez user@email.com à E-mails et activités. L'élément A a user@email.com dans la colonne e-mail. L'élément B a contact@email.com dans la colonne e-mail. Un e-mail est envoyé à user@email.com et contact@email.com. Cet e-mail sera enregistré sur l'élément B où contact@email.com se trouve dans la colonne E-mail, mais il ne sera pas enregistré sur l'élément A où user@email.com est dans la colonne E-mail.

 

Envoyé au/par le contact sur un élément connecté

Les e-mails sortants et entrants qui comprennent à la fois : (1) l'adresse e-mail figurant dans la colonne E-mail de l'élément et (2) l'adresse e-mail que vous avez connectée à E-mails et activités.

L'adresse e-mail sur l'élément connecté et votre adresse e-mail doivent faire partie du fil de discussion d'une manière ou d'une autre : elles peuvent correspondre à l'expéditeur, au destinataire ou en Cc/Cci.

Lorsque le fil de discussion de l'e-mail est lié à un élément connecté, vous verrez l'emplacement de l'élément connecté au bas du message. Il sera listé comme suit : Nom du tableau > Nom du groupe > Nom de l'élément

 

Partie d'un fil de discussion en cours

Les conversations par e-mail sont enregistrées sous forme de fils de discussion dans l’échéancier de l’appli E-mails et activités. Une fois qu'un e-mail est enregistré dans votre échéancier E-mails et activités, toutes les actions de suivi y sont également enregistrées. Cela inclut les réponses, le transfert de l'e-mail ou l'utilisation du même fil d'e-mail de quelque manière que ce soit, même si les destinataires sont supprimés ou entièrement remplacés.

Exemples :

1. Vous démarrez un fil d'e-mail avec le contact A qui figure dans la colonne E-mail de l'élément (ou d'un élément connecté). Vous répondez à l'e-mail en supprimant le contact A du fil de discussion et en ajoutant son collègue à la place. La réponse sera enregistrée.
2. Vous commencez un e-mail avec le contact A et le transférez ensuite au contact B. L'e-mail transféré sera enregistré.

 

PARTIE II : Gérer votre échéancier

Supprimer des e-mails de l'échéancier d'un élément

Il existe deux façons de supprimer des e-mails de la l’échéancier de l’appli E-mails et activités d'un élément spécifique.

 

1. Supprimez les e-mails que vous ne voulez pas voir.

L'utilisateur qui possède le compte de messagerie connecté à E-mails et activités peut supprimer des fils d'e-mails spécifiques de l’échéancier. Pour ce faire, cliquez sur le menu à trois points situé dans le coin supérieur droit du message.

N'oubliez pas qu'une fois le fil d'e-mail supprimé, il sera retiré de tous les éléments du compte où il a été enregistré.

 

2. Filtrez pour ne voir que les e-mails pertinents.

Vous pouvez utiliser les filtres pour n'afficher que les activités liées à l'Élément dans votre échéancier. Ainsi, vous ne verrez que les e-mails liés à l'élément ou aux éléments connectés.

Ce filtre ne retient que les e-mails liés à des éléments connectés. Il ne filtre pas les e-mails provenant d'un même contact figurant sur d'autres éléments qui ne sont pas connectés.

Exemple :

L'élément A a contact@email.com dans la colonne E-mail. L'élément B a aussi contact@email.com dans la colonne E-mail. Et l'élément C a aussi contact@email.com dans la colonne E-mail. Vous envoyez un e-mail à contact@email.com OU recevez un e-mail de contact@email.com. Le message apparaît dans les échéanciers des éléments A, B et C. Vous ne pourrez pas filtrer les messages de l’échéancier de l’élément.

 

 

Comment arrêter l'enregistrement des e-mails ?

Il existe trois façons d'arrêter l'enregistrement des e-mails.

 

1. Supprimez l'adresse e-mail de la colonne E-mail (ou supprimez entièrement la colonne E-mail).

Lorsque vous retirez une adresse e-mail de la colonne E-mails ou que vous supprimez la colonne E-mails, nous cesserons d'enregistrer les nouveaux e-mails envoyés ou reçus par la ou les adresses e-mail qui figuraient auparavant dans cette colonne. Toutefois, toute réponse à un fil d'e-mails déjà connecté à l'élément sera toujours enregistrée sur l'élément.

 

2. Supprimez la connexion e-mail dans E-mails et activités.

Vous pouvez supprimer votre connexion e-mail en appuyant sur le bouton à trois points situé à droite. Cliquez sur « Supprimer le compte » :

Une fois qu'une connexion e-mail est supprimée, E-mails et activités cesse d'enregistrer tout nouvel e-mail lié à cette connexion e-mail. À partir de ce moment, les réponses aux e-mails en cours ne seront plus enregistrées.

 

 

3. Supprimez la connexion e-mail.

Pour supprimer complètement la connexion d'un compte e-mail, visitez le Centre des automatisations et cliquez sur Gmail ou Outlook :

L'intégration énumère les e-mails connectés. Sélectionnez l'icône de la corbeille à côté d'une adresse e-mail pour supprimer la connexion :

Une fois la connexion e-mail supprimée, nous cesserons d'enregistrer tout nouvel e-mail lié à cette adresse. Cela inclut les réponses à des fils de discussion d'e-mails existants.

Si vous avez d'autres automatisations qui utilisent cette connexion e-mail, elles cesseront également de fonctionner. .

 

 

PARTIE III : Suivi des e-mails

Comment cela fonctionne-t-il ?

Le suivi des e-mails est génial ! Et plus simple qu'il n'y parait.

Taux d'ouverture des e-mails

Nous suivons les e-mails à l'aide d'une image invisible. Cette image est un simple pixel, un minuscule élément visuel, placé dans l'e-mail. L'image n'est pas jointe à l'e-mail. Elle est chargée à partir d'un serveur par l'intermédiaire d'une URL. Lorsque le client de messagerie qui envoie et reçoit l'e-mail tente de charger cette URL, notre serveur en prend note avec quelques informations de suivi supplémentaires. L'URL est unique et générée de manière aléatoire. De cette façon, nous savons à quel e-mail et à quel élément il se rapporte.

Taux d'ouverture des liens

Nous suivons également l'engagement avec les liens envoyés dans vos e-mails. Si le destinataire clique sur le lien que vous avez inclus, vous le verrez également. Le nombre de fois que le destinataire a ouvert le lien se trouve à droite du mot « cliqué »:

 

Activer ou désactiver le suivi

Si vous souhaitez activer le suivi des e-mails, vous pouvez le faire en cochant la case « Suivi des e-mails » lorsque vous rédigez un message. Pour désactiver le suivi des e-mails, décochez la case :

 

Problèmes potentiels

Parfois, les paramètres de sécurité du client e-mail du destinataire empêchent le chargement automatique de l'URL. Dans ce cas, notre serveur ne saura jamais que l'e-mail a été ouvert. D'autre part, certains logiciels de sécurité chargeront l'URL avant même que l'e-mail n'atteigne la boîte aux lettres du destinataire afin de vérifier qu'il est sûr. Cela peut donner lieu à un faux positif : notre serveur peut penser que l'e-mail a été ouvert alors que le destinataire ne l'a pas encore ouvert.

Le suivi des e-mails n'est pas parfait, mais dans la plupart des cas, il donne un excellent aperçu de l'engagement.

 

Analyser en détail

Le statut de l'e-mail dans la section analytique peut vous donner des indications sur la façon dont l'e-mail a été envoyé. Voici quelques exemples :

• « Le suivi des données n'est pas disponible »  cela indique que l'e-mail a été envoyé par E-mails et activités, mais que le « Suivi des e-mails » a été désactivé par l'utilisateur dans monday.com.
• « L'e-mail n'a pas pu être suivi » : cela indique que l'e-mail a été envoyé à partir de Gmail ou d'Outlook. Dans ce cas, monday.com ne le suivra pas.
• « Pas encore ouvert » : cela indique que le destinataire n'a pas encore ouvert son e-mail. Cela peut également indiquer que l'image du pixel de suivi contenue dans le message n'a jamais été chargée.
• « Vu » : cela indique que le destinataire a ouvert l'e-mail et que le pixel de suivi s'est chargé. 

 

 

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.