Chez monday.com, la transparence et la communication sont au cœur de nos préoccupations. La communication entre vos collaborateurs compte parmi les éléments les plus importants sur votre lieu de travail. Créer des équipes vous permet de notifier, mettre à jour, assigner des tâches et discuter avec vos collaborateurs sur le même compte, le tout aisément et simultanément.

En outre, grâce aux équipes, vous disposez d’un autre moyen de sécuriser les informations sur votre compte. En partageant des tableaux privés ou partagés spécifiques avec une équipe, vous garantissez que les bonnes personnes ont accès aux bonnes informations à tout moment.🙌

 

 

Qu'est-ce qu'une équipe ?

Une équipe désigne un groupe d’individus travaillant ensemble dans le but d’atteindre les mêmes objectifs. Sur un lieu de travail, il peut s’agir d’un service, d’une équipe de projet, d’une équipe de projet fonctionnelle, d’une équipe plurifonctionnelle (ou interdépartementale), d’équipes de gestion, ou encore de tout autre type d’équipe travaillant au sein de votre entreprise.

Les membres des équipes que vous créez sur votre compte monday.com peuvent recevoir des notifications, des mises à jour, et communiquer avec l'ensemble des membres en tant qu'équipe.

 

La page Équipes 

La page Équipes est l'endroit incontournable pour afficher et gérer les équipes de votre compte. Pour y accéder, cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez « Équipes » dans le menu. 

 

 

Sur cette page, vous pouvez voir la liste de toutes les équipes qui existent sur votre compte. Pour accéder à celle qui vous intéresse, recherchez-la ou cliquez sur son nom à gauche de l'écran.

 

 

Comment créer équipe ?

Pour créer une nouvelle équipe sur votre compte, commencez par cliquer sur « + Nouvelle équipe » dans le coin supérieur gauche.

Sur l'écran qui s'affiche, vous pouvez nommer l'équipe, ajouter une image pour la représenter et ajouter des utilisateurs. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton bleu « Créer » une fois que vous avez terminé.

 

 

 

Définir les admins de l'équipe

Une fois que vous avez ajouté des utilisateurs à votre équipe, vous pouvez définir celui qui sera considéré comme « admin de l'équipe ». Les admins d'équipe sont les seuls à pouvoir faire certaines actions qui vont modifier l'équipe, comme ajouter ou supprimer des utilisateurs, changer le nom et l'image de l'équipe, créer des sous-équipes, etc. 

Pour désigner un utilisateur comme admin, il suffit de cliquer sur l'icône en forme de couronne tout à droite de son nom, comme indiqué ci-dessous :

 

 

Comment gérer votre équipe ?

• Ajouter des utilisateurs

Pour ajouter des utilisateurs à votre équipe, commencez par la sélectionner à gauche de l'écran. Ensuite, cliquez sur le bouton « Ajouter des utilisateurs », sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur le bouton bleu « Ajouter ».

Vous pouvez même ajouter des utilisateurs en attente ici afin qu'ils soient inclus dans votre équipe dès qu'ils auront rejoint votre compte. 🙌

 

 

• Retirer des utilisateurs

Vous pouvez retirer des collaborateurs d’une équipe en cliquant sur le menu latéral à droite de leur nom, puis sur « Retirer de l’équipe ».

 

 

• Supprimer une équipe

Vous pouvez supprimer n’importe laquelle de vos équipes en cliquant sur le menu latéral dans le coin supérieur droit de la page de l’équipe concernée, et en sélectionnant « Supprimer l’équipe ». 

 

 

• Créer un horaire de travail pour l'équipe

L'admin du compte peut ajouter ou ajuster des horaires de travail pour les différents utilisateurs affectés à une équipe, en fonction de leur localisation, de leurs jours de travail, de leurs congés et de leurs heures de travail. Plusieurs équipes peuvent partager le même horaire de travail.

L'horaire de travail ne peut être attribué par l'administrateur qu'à une équipe, et non à des utilisateurs individuels. Si un horaire de travail n'est pas personnalisé, l'horaire de travail par défaut sera appliqué à tous les utilisateurs d'un compte.

 

 

Créer des sous-équipes

 

Grâce aux sous-équipes, vous pouvez créer plusieurs équipes différentes au sein d'une autre équipe, ce qui vous permet de gérer une hiérarchie plus solide de personnes et de contenus au sein de votre organisation. Regardons un cas d'utilisation pour mieux comprendre cette fonctionnalité.

Chez monday.com, l'équipe Centre de connaissances regroupe à la fois des rédacteurs et des vidéastes. En créant des sous-équipes, nous pouvons séparer l'équipe de contenu et l'équipe vidéo et les imbriquer dans l'équipe plus large du Centre de connaissances. Pour cela, nous ouvrons la page de l'équipe Centre de connaissances et cliquons sur la flèche à coté de « Ajouter des utilisateurs » en haut à droite, puis sur « Créer une nouvelle sous-équipe » : 

 

 

Ensuite, nous nommons cette première sous-équipe « Auteurs » et y ajoutons les collaborateurs concernés avant de cliquer sur « Créer », comme vous le voyez ci-dessous. 

 

 

 

Ensuite, nous répétons ces étapes pour ajouter une sous-équipe appelée « Vidéastes » et y ajoutons les collaborateurs pertinents.

À présent, lorsque nous ouvrons la page de l'équipe Centre de connaissances et que nous cliquons sur l'onglet Sous-équipes, nous trouvons les deux nouvelles équipes que nous venons de créer. À partir de chaque page de sous-équipe, il est possible d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs, d'accorder la propriété de l'équipe aux utilisateurs et de modifier l'icône et l'en-tête de la page de la sous-équipe.

 

 

 

Superviser le contenu de l'équipe

Pour savoir ce que fait votre équipe, consultez l'onglet « Contenu » de la page des équipes . Dans cet onglet, vous trouverez une liste de tous les tableaux, tableaux de bord, documents et espaces de travail auxquels votre équipe est abonnée.

 

 

Identifiez votre équipe en un clic

Notre équipe, le « Groupe de travail caramel », travaille dur pour créer le meilleur nouveau parfum caramel pour notre boutique de glaces. Nous voulons que tous les membres de l'équipe restent informés de tous les changements rapides dans notre entreprise. Découvrez les différentes façons de taguer tout le monde en même temps.

• Inscrire votre équipe 

Il n'est pas nécessaire d'abonner individuellement chaque collaborateur aux tableaux pertinents. Vous pouvez abonner simultanément toute une équipe aux tableaux correspondants. Commencez par cliquer sur le bouton « Inviter » dans le coin supérieur droit :

 

 

Plutôt que de saisir le nom de chaque collaborateur, saisissez simplement le nom de l'équipe. Cliquez et voilà ! Désormais, tous les collaborateurs apparaitront sur la même page.

 

 

Par ailleurs, lorsque vous passez la souris sur une équipe affectée à un élément, vous pouvez voir un certain nombre de détails tels que le nom de l'équipe et le nom de tous les membres qui la composent :

 

 

• Assignez des tâches à l'ensemble de votre équipe

Nous préférons utiliser la colonne Personnes pour nous assurer que chaque individu est informé de ses responsabilités. Mais parfois, nous travaillons sur un projet en tant qu'équipe. Dans ce cas, nous assignerons une tâche ou un projet à toute l'équipe.

Cliquez simplement sur une cellule dans la colonne Personnes et sélectionnez votre équipe plutôt qu’un individu, comme suit :

 

 

Communiquez avec votre équipe

La création d’une équipe rend la communication avec tout le monde à la fois fluide et facile. Si vous devez tenir informée toute votre équipe sur l’un de vos projets communs, vous pouvez contacter tout le monde en même temps. 

• « @ mentionner » votre équipe

Nous préférons utiliser la section mises à jourpour tenir tous les abonnés au courant de toutes les mises à jour concernant un élément. Lorsque nous voulons attirer l'attention sur une mise à jour, nous pouvons « @ mentionner » les personnes qui doivent voir ce message, et elles recevront une notification par son de cloche et ainsi, ne rateront rien d'important.

Lorsque nous voulons nous assurer que toute notre équipe voit un message important, nous pouvons @ mentionner toute l'équipe en tapant « @ » suivi du nom de l'équipe, comme ceci :

 

 

De cette façon, tous les membres de l'équipe recevront une notification attirant leur attention sur cette mise à jour.

 

• Mettez à jour votre équipe de manière automatique

Nous souhaitons que tous nos collaborateurs prennent part à chaque test de dégustation de nos nouvelles saveurs afin que nous puissions choisir ensemble les meilleures. Afin de nous assurer que chaque personne sait quand un test de dégustation est programmé, nous avons ajouté la formule d' automatisation suivante :

 

 

Nous avons personnalisé la formule afin de tenir informée toute l'équipe du « Comptables » chaque fois qu'une étiquette de la colonne d'état « Disponible » passe à « Indisponible ». Nous avons même personnalisé la notification exacte, tel qu'indiqué ci-dessous. Cette automatisation n'est qu'une façon de notifier notre équipe à l'aide d'automatisations. Rendez-vous dans le Centre des automatisations pour découvrir toutes les formules.

 

Demande d'adhésion à une équipe

Vous avez envie de rejoindre une équipe ? Vous pouvez à présent envoyer une requête. Pour ce faire, il suffit de localiser la page principale de l'équipe et de cliquer sur le bouton « Demande d'adhésion ». Une demande sera alors envoyée à l'admin ou au collaborateur qui a la capacité d'approuver ce type de demande.

 

 

Vous pouvez également demander à rejoindre une équipe en passant la souris sur l'icône de l'équipe lorsqu'elle est affectée à un élément, puis en cliquant sur « Demande d'adhésion », comme illustré ci-dessous : 

 

 

La création d’équipes à travers votre compte représente un excellent moyen de vous assurer que tout le monde reste à jour et informé. Faites-en l’essai avec votre équipe dès aujourd’hui. 🙌

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.