Pouvons-nous vous aider?

C'est quoi le Journal des activités ?

 

Vous vous demandez comment suivre l'activité de votre équipe ? Le journal des activités est votre solution. Restez informé en permanence en suivant les modifications apportées au tableau au même endroit !

Il existe deux types de journaux des activités différents : le Journal des activités du tableau et le Journal des activités des éléments. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur chacune de ces fonctionnalités très utiles !

 

Où trouver le journal des activités du tableau

Le journal des activités du tableau affiche toutes les actions effectuées sur un tableau dans une seule liste ! Vous pouvez voir les dates et les statuts qui ont été modifiés, tout ce qui a été déplacé d'un groupe à l'autre et bien plus encore !

Pour accéder au journal des activités de votre tableau, cliquez sur « Activités » en haut à droite de votre tableau, comme indiqué ci-dessous :

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Lorsque vous cliquez sur « Activités », un panneau s'ouvre sur le côté droit de votre tableau comme ceci :

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Vous pouvez redimensionner le panneau pour un meilleur look en cliquant sur l'icône en pointillés à gauche du panneau et en le faisant glisser à gauche pour obtenir la taille souhaitée, comme dans la capture d'écran ci-dessous :

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Dans ce menu, vous pouvez voir quand et qui a mis à jour un statut, modifié ou ajouté une colonne et plus encore.

 

Comment cela fonctionne-t-il ?

Les informations affichées dans le journal des activités du tableau varient en fonction de la version que vous utilisez. Avec la version Basic, vous pouvez uniquement voir l'activité de la semaine dernière. La version Standard conserve les données d'activité pendant 6 mois, tandis que les versions Pro et Enterprise les conservent pendant un an. Pour en savoir plus sur nos versions, cliquez ici

 

Chaque entrée du journal est composée de cette structure (de gauche à droite) :

  • La date à laquelle la modification a été effectuée
  • La personne ayant effectué la modification
  • Le nom de l'élément ou du groupe dans lequel la modification a été effectuée
  • La colonne dans laquelle la modification a été effectuée
  • La valeur précédente -> La nouvelle valeur

Voici un exemple :

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  • Cette modification a eu lieu il y a 8 jours
  • Elle a été modifiée par Kayla
  • L'élément où la modification a été effectuée est appelé « Daniella »
  • La colonne modifiée était une colonne de statut appelée « RSVP »
  • Le statut a été changé de « Non reçu à » -> « Reçu ». 

 

Suivez vos automatisations

Vous pouvez même voir les modifications apportées par les automatisations que vous avez définies sur votre tableau ! Par exemple, voici une liste des automatisations que nous utilisons pour ce tableau :

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Une fois qu'une automatisation a été déclenchée, le journal des activités du tableau est mis à jour avec les modifications qu'elle a été programmée à apporter ! L'icône du robot représentant les automatisations apparaît à l'endroit où la personne qui a effectué la modification est affichée. Cliquez ici pour en savoir plus sur les automatisations !

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Suivez les changements de permission

Vous pouvez également voir les changements de permissions sur votre tableau ! Par exemple, ci-dessous, vous pouvez voir tous les changements récents apportés aux paramètres de permission de ce tableau :

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Comment filtrer le Journal des activités

Vous pouvez filtrer le journal des activités du tableau pour n'afficher que les mises à jour que vous devez voir immédiatement ! Cliquez simplement sur « Filtrer le journal » et sélectionnez les filtres que vous souhaitez appliquer ! Vous pouvez filtrer en fonction de la date des mises à jour, du groupe qui a été mis à jour ou de la colonne qui a été mise à jour !

Remarque : l'utilisation du journal des filtres n'est disponible que sur les versions Pro et Enterprise. Les versions Basic et Standard ne peuvent filtrer qu'en fonction de l'auteur de la modification.

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Ci-dessous, vous pouvez voir que nous avons filtré notre journal pour n'afficher que les changements survenus aujourd'hui. Lorsque nous avons terminé avec ce filtre, il nous suffit de cliquer sur « Effacer » pour revenir à notre journal des activités du tableau complet !

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 Vous pouvez filtrer en fonction de l'auteur de la modification en tapant le nom de l'utilisateur du tableau dans la barre de recherche « Filtrer par nom », ou en cliquant sur l'icône de la colonne des personnes ici :

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Vous pouvez utiliser la barre de recherche « Filtrer par nom » pour filtrer le journal par nom de l'élément ! Ceci est très utile si vous recherchez des éléments ou des groupes spécifiques qui ont été supprimés ou archivés il y a longtemps ! 

 

Vu pour la dernière fois

Le dernier journal consulté vous indique qui dans votre équipe a regardé votre tableau pour la dernière fois et quand, afin que vous sachiez qui suit le flux de travail de votre équipe et à quelle fréquence il vérifie !

Dans le journal des activités de votre tableau, cliquez sur l'onglet « Dernière consultation » pour lancer ce journal, comme nous l'avons fait ici :

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Mises à jour

Comment cela fonctionne-t-il ?

Le journal des mises à jour vous montre une liste des mises à jour récentes des éléments de votre tableau ! Vous pouvez voir toute la mise à jour, et même y répondre ou la « liker » à partir de cette fenêtre ! En haut de chaque mise à jour, vous verrez la personne qui l'a mise à jour, le nom du tableau, le nom de la catégorie et le nom de l'élément mis à jour ! À droite de ces informations, vous pouvez voir quand la mise à jour a eu lieu et même définir un rappel d'alerte ! Découvrez-en plus sur les rappels d'alerte ici

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Le Journal des activités des éléments

Le journal des activités des éléments suit toutes les mises à jour apportées à un élément ! Ce journal compile les mises à jour à partir d'un seul élément, plutôt que de l'ensemble du tableau comme le fait le journal des activités du tableau. Pour ouvrir le journal, choisissez d'abord les mises à jour de l'élément que vous souhaitez voir, puis cliquez n'importe où dans la première colonne de l'élément ! 

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Remarque : le seul endroit de cette colonne qui n'ouvre pas le journal des activités des éléments est l'icône crayon à droite du nom de l'élément. Si vous cliquez ici, vous pouvez modifier le nom de l'élément, mais pas le journal des activités. Cliquez n'importe où dans la colonne pour lancer le journal des activités des éléments !

Dans le journal des activités des éléments, vous pouvez voir un historique complet de l'activité liée aux mises à jour de cet élément et le moment exact où elles ont eu lieu ! Toutes les mises à jour sont organisées avec la plus récente en haut, puis en ordre décroissant de la plus récente à la plus ancienne ! Vous pouvez également définir un Rappel d'alerte sur l'une des mises à jour !

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Conseil : si vous passez votre curseur sur la date de la mise à jour, vous verrez la date et l'heure exactes de sa publication !

Cliquez sur l'onglet « Boîtes d'informations » pour ajouter ou afficher des fichiers, des images, des questions-réponses et des notes ! Vous pouvez voir qui a ajouté ces informations et quand ! Il s'agit d'un excellent outil pour regrouper tous les détails pertinents pour un seul élément au même endroit !

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Cliquez sur l'onglet « Journal des activités » dans la fenêtre Mises à jour pour afficher toutes les modifications apportées à cet élément. Les modifications s'affichent comme dans le Journal des activités du tableau mentionné précédemment dans cet article ! La seule différence est qu'ici, vous ne verrez que les mises à jour liées à cet élément spécifique. 

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 Le journal des activités des éléments peut également vous aider à savoir quand un élément a été utilisé :

  • Créé
  • Dupliqué
  • Supprimé
  • Archivé
  • Restauré

 

Filtrez votre Journal des activité des éléments

Parfois, le journal des activités des éléments peut devenir très long et plein de mises à jour. Si vous recherchez quelque chose de spécifique ou souhaitez uniquement voir certaines mises à jour, vous pouvez filtrer la liste ! Vous pouvez filtrer en fonction de l'auteur de la modification en cliquant sur l'icône de la colonne des personnes, ou utiliser l'option Filtrer le journal ! Il suffit de cliquer sur « Filtrer le journal » pour ouvrir la fenêtre des options. Désormais, vous pouvez sélectionner des filtres tels que le moment où une modification a été effectuée et la colonne dans laquelle elle a été effectuée.

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Exporter vers Excel

Vous pouvez vraiment exporter votre journal des activités des éléments ou votre journal des activités du tableau vers Excel. C'est très simple ! Cliquez simplement sur l'icône Excel en haut à droite de votre écran dans l'onglet « Journal des activités » et ouvrez le fichier créé. 

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Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24 h/24, 7 j/7, et nous nous ferons un plaisir de vous aider. 🙂