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Comment attribuer des tâches à vos collaborateurs

Lorsqu'une équipe a de nombreuses tâches à accomplir, des doutes et un manque de clarté peuvent subsister quant au rôle de chacun. La meilleure façon d'améliorer l'efficacité et l'organisation d'une équipe, c'est d'assigner des responsabilités à ses membres. En attribuant des tâches à vos collaborateurs, vous avez la garantie que chacun connaît son rôle et sait qui travaille sur des tâches liées aux siennes. Ils peuvent ainsi collaborer et atteindre ensemble (voire dépasser) les objectifs de l'équipe.

 

Comment attribuer des tâches ?

Vous pouvez attribuer des éléments du tableau à n'importe quelle personne de votre compte à l'aide de la colonne Personnes. Voyons comment l'ajouter à notre tableau.

Cliquez sur le signe « + » situé à droite de vos colonnes pour en ajouter une nouvelle. Vous trouverez la colonne Personnes dans la catégorie « Indispensables » ou en effectuant une recherche dans la barre de recherche.

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Une fois la colonne ajoutée, vous pouvez affecter vos collaborateurs à des tâches en cliquant dans la cellule, puis en saisissant leur nom.

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La colonne Personnes vous permet d'affecter plusieurs personnes et même des équipes entières à une tâche :

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Lorsque vous attribuez une tâche à l'un de vos collaborateurs, celui-ci reçoit une notification sur son icône en forme de cloche. Il sait donc en permanence quelles sont ses responsabilités.

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Les utilisateurs peuvent également choisir de recevoir les notifications par e-mail. 

 

Puis-je attribuer des tâches à des utilisateurs qui ne font pas partie de mon compte ?

La colonne Personnes ne vous permet de taguer que des utilisateurs de votre compte. Pour attribuer des tâches à des collaborateurs qui n'en font pas partie, vous pouvez soit les inviter à le rejoindre, soit utiliser la colonne Texte. 

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Dans la colonne Texte, saisissez dans la cellule le nom de la personne à qui vous attribuez la tâche afin que tous vos collaborateurs sachent qui est en responsable.

 

Comment consulter toutes mes tâches ?

Il existe plusieurs façons d'afficher au même endroit toutes les tâches qui vous sont attribuées. Parcourons-les ensemble. 

  • FILTRER UN TABLEAU

Dans le coin supérieur droit de chaque tableau se trouvent quelques options de filtre. L'icône Personne vous permet de filtrer les tâches par personne affectée à celles-ci dans la colonne Personnes. Vous pouvez sélectionner autant de personnes que vous le souhaitez. Vous avez aussi la possibilité de ne sélectionner que vous pour savoir de quelles tâches du tableau vous êtes responsable.

Vous pouvez même « Enregistrer cet affichage » pour réutiliser ce filtre à tout moment.

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  • Ma semaine

Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône du calendrier au-dessus de votre photo de profil pour accéder à « Ma semaine ». Cette fonctionnalité rassemble toutes les tâches de votre compte qui vous sont attribuées et/ou qui sont attribuées à vos collaborateurs. Ma semaine se base sur les tâches attribuées via la colonne Personnes. Pour exploiter cette fonctionnalité avec plus d'efficacité, nous vous recommandons d'utiliser une colonne Date ou Échéances pour chacune des tâches de vos tableaux. 

En cliquant sur Ma semaine, vous verrez par défaut toutes les tâches qui vous sont assignées pour la semaine en cours. 

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  • Tout rechercher

Dans le panneau de gauche, au-dessus de votre photo de profil, cliquez sur la loupe pour ouvrir Tout rechercher. Vous pouvez alors rechercher votre nom pour afficher tous les éléments qui vous sont attribués dans tous les tableaux. Vous avez aussi la possibilité de rechercher le nom de vos collaborateurs.

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Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.