Temps de lecture : 4 min

Fonctionnalité

Qui peut utiliser cette fonctionnalité :

Utilisateurs monday CRM uniquement

Disponible sur les forfaits Pro et Ultimate

Vue globale

Les e-mails groupés sont une fonctionnalité de l'appli E-mail et activités. L'envoi d'e-mails groupés est un outil idéal pour les équipes commerciales qui souhaitent envoyer des messages à plusieurs destinataires simultanément.

Quelques bonnes façons d'utiliser cette fonctionnalité :

• envoyer des présentations et des documents à plusieurs prospects
• suivre plusieurs clients en même temps
• envoi d'e-mails groupés à petite échelle avec HTML

Fonctionnement

Voici les principaux détails :

• Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité sur n'importe quel tableau doté d'une colonne E-mail dans monday CRM.
• Vous pouvez envoyer un e-mail groupé qui génère plusieurs fils de conversation individuels, pour chaque destinataire. L'e-mail n'indiquera pas le nombre de destinataires.
• Vous pouvez envoyer un e-mail groupé à partir de n'importe quelle adresse e-mail ajoutée à E-mails et activités. Pour apprendre à connecter une adresse e-mail, consultez la rubrique « E-mails et activités sur monday.com » article. 

Comment créer un e-mail groupé

1. Sur tout tableau comportant une colonne e-mail dans votre monday CRM, utilisez la colonne la plus à gauche pour cocher la case de chaque contact que vous souhaitez ajouter en tant que destinataire.

2. En bas de votre fenêtre, vous verrez une barre avec plusieurs options. Sélectionnez E-mail groupé :

Remarque : si vous avez plus d'une colonne E-mail sur votre tableau, seules les adresses e-mail de la première colonne seront prise en compte.

3. Vérifiez que l'adresse e-mail en haut à droite est bien celle à partir de laquelle vous souhaitez envoyer votre e-mail groupé. Si l'adresse e-mail n'est pas correcte, utilisez la flèche du menu déroulant pour la modifier.

4. Composez votre e-mail ou utilisez un modèle.

Lorsque vous composez votre e-mail, vous avez la possibilité d'utiliser des champs dynamiques. Cela signifie que vous pouvez extraire du texte de n'importe quelle colonne de votre tableau. Pour chaque e-mail que vous envoyez, le texte sera inséré dans l'e-mail à partir de la colonne correspondante. C'est une excellente option lorsqu'il s'agit de personnaliser un e-mail de masse. 

Pour ajouter des champs dynamiques, ouvrez le menu  {}Columns dans votre e-mail et sélectionnez la colonne à partir de laquelle vous souhaitez alimenter automatiquement votre e-mail :

Vous pouvez également ajouter des champs dynamiques à la ligne d'objet de votre e-mail en cliquant sur le symbole {} à droite de la ligne d'objet :

5. Lorsque votre e-mail est prêt, il est temps de l'envoyer. Cliquez sur Envoyer ! Une fois l'e-mail envoyé, vous recevrez une notification confirmant que les e-mails ont bien été envoyés à vos destinataires.

En cas de problème, vous recevrez également une notification indiquant que l'envoi a échoué. Dans ce cas, il se peut que vous ayez atteint la limite de votre hébergeur d'e-mail pour la journée. Pour en savoir plus sur les limites de Gmail, consultez notre article Limites de l'intégration Gmail.

Envoyer un e-mail de test

Vous avez la possibilité de tester un e-mail avant de l'envoyer. C'est une excellente option si vous utilisez des champs dynamiques dans vos e-mails, comme ceux mis en évidence dans l'image suivante :

Pour envoyer un e-mail de test, cliquez sur la flèche vers le bas à droite du bouton Envoyer. Cela ouvrira un menu. Sélectionnez « Envoyer un e-mail de test » dans le menu :

Vous pouvez choisir l'adresse e-mail à laquelle envoyer l'e-mail de test. Par défaut, l'adresse à partir de laquelle vous envoyez l'e-mail groupé sera répertoriée. Toutefois, vous pouvez saisir n'importe quelle adresse e-mail :

Pour vérifier l'e-mail et voir à quoi il ressemblera une fois envoyé, consultez la boîte de réception de l'e-mail que vous avez indiqué. L'e-mail apparaîtra comme s'il était adressé au premier utilisateur de votre liste d'e-mails de masse.

Vous pouvez revenir à monday CRM et modifier ou envoyer l'e-mail lorsque vous êtes prêt.

Suivre vos e-mails

Vous pouvez suivre l'évolution de vos campagnes à l'aide de la fonctionnalité de suivi de l'envoi groupé d'e-mails. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez l'article Suivi d'envoi groupé d'e-mails.

E-mails planifiés

Après avoir rédigé votre e-mail groupé, vous pouvez choisir de planifier l'envoi de l'e-mail à une date ultérieure.

Pour ce faire, cliquez sur la flèche vers le bas à droite du bouton « Envoyer ». Sélectionnez Planifier l'e-mail pour le configurer :

2. Dans la fenêtre suivante, vous pouvez choisir le jour et l'heure de l'envoi de l'e-mail programmé. Cliquez sur Planifier l'e-mail pour terminer :

3. Une fois l'e-mail planifié, une notification contextuelle s'affiche pour vous le confirmer. Cliquez sur « Voir l'e-mail programmé » pour accéder à la page Suivi d'envoi groupé d'e-mails :

Mise en page HTML de l'e-mail

Vous pouvez également utiliser le langage HTML pour formater vos e-mails. Pour appliquer le langage HTML à votre e-mail, procédez comme suit :

1. Ouvrez le compositeur d'e-mail et localisez le bouton Mise en page HTML de l'e-mail :

2. Écrivez ou collez votre HTML dans le champ de texte. Prévisualisez ensuite votre mise en page dans la partie droite de l'éditeur. Vous pouvez prévisualiser la façon dont l'e-mail s'affichera pour vos destinataires sur ordinateur de bureau et sur mobile :

3. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer le code HTML à votre e-mail. Cliquez sur Envoyer et nous vous ferons savoir quand votre e-mail sera diffusé.

Capacités supplémentaires

Politique de confidentialité. 

Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité dans un e-mail partagé. Les normes de confidentialité de l'appli s'appliquent.

Templates

Les modèles peuvent être utilisés lors de l'envoi d'un e-mail de masse. Les modèles créés pour les e-mails de masse ne peuvent pas être utilisés dans E-mails et activités. De même, les modèles créés dans E-mails et activités ne sont pas accessibles lors de la composition d'un e-mail de masse.

Une fois que vous avez partagé un modèle d'e-mail, tous les administrateurs de monday CRM auront la possibilité d'accéder à votre modèle partagé et de le modifier.

Limites

Limites actuelles

Les limitations actuelles de cette fonctionnalité sont les suivantes :

• Vous pouvez envoyer un maximum de 500 e-mails à la fois
• Vous pouvez envoyer un maximum de 2 000 e-mails par jour
• Votre hébergeur d'e-mail (c.-à-d. Gmail or Outlook) peuvent imposer des limitations supplémentaires

Lorsque vous envoyez des e-mails depuis monday.com à l'aide de la fonctionnalité E-mails et activités, ces e-mails sont envoyés en votre nom via votre compte Gmail ou Outlook, à l'aide des API officielles de Google ou Microsoft.

Pour cette raison, l'envoi d'e-mails est soumis à des limites imposées par Gmail ou Outlook, et non par monday.com.

En arrière-plan
Les fournisseurs de messagerie électronique tels que Google et Microsoft appliquent des limites de débit API par utilisateur afin de protéger leurs systèmes. Ces limites contrôlent le nombre d'actions pouvant être effectuées sur une boîte aux lettres dans un court laps de temps, et pas seulement le nombre d'e-mails envoyés.

Ces actions comprennent :

• Envoyer des e-mails depuis monday.com
• Recevoir et synchroniser des e-mails dans monday.com
• Exécuter des automatisations sur les e-mails ou les séquences
• Autres activités en arrière-plan liées au même compte de messagerie électronique

Si trop d'actions se produisent simultanément, le fournisseur de messagerie électronique peut bloquer temporairement les demandes supplémentaires. Dans ce cas, un message indiquant que l'envoi est limité ou indisponible peut s'afficher.

Pourquoi cela peut affecter un utilisateur mais pas un autre

Chaque boîte de réception a son propre modèle d’utilisation. Deux personnes sur le même compte peuvent rencontrer des limites différentes en fonction de :

• Le nombre d’e-mails qu’ils envoient et reçoivent
• Selon que vous utilisez les automatisations ou les séquences
• L’activité globale de la boîte de réception sur la période concernée

Pour cette raison, même des volumes d’envoi relativement faibles peuvent parfois déclencher une limitation temporaire.

Ce que vous pouvez faire

Ces limites sont imposées par Gmail ou Outlook et ne peuvent pas être contournées par monday.com. Lorsqu’elles s’appliquent :

• L’envoi reprend généralement automatiquement après un certain temps
• Réduire l’activité simultanée à partir de la même boîte de réception peut aider
• Pour un usage à volume plus élevé, les campagnes monday peut être une solution plus adaptée, car les e-mails sont envoyés via un service dédié plutôt que via Gmail ou Outlook.

Dépannage et FAQ

Quelle est la différence entre les campagnes d'e-mails groupés et les campagnes Monday ?

Les e-mails groupés sont une fonctionnalité de monday CRM Il est idéal pour les équipes commerciales qui doivent envoyer le même e-mail à plusieurs destinataires simultanément.

D'autre part, monday campaigns est un produit monday.com spécialement conçu pour les campagnes par e-mail. C'est idéal pour les équipes marketing. Il prend en charge l'envoi simultané de milliers d'e-mails et comprend des fonctionnalités marketing avancées, ce qui en fait une option plus adaptée aux campagnes d'e-mailing à grande échelle.

J'ai sélectionné des éléments à envoyer dans un e-mail groupé, mais le bouton « E-mail groupé » n'apparaît pas. Où se trouve-t-il ?

Les e-mails peuvent être stockés sur votre tableau dans des colonnes Texte et E-mails. Cependant, seules les colonnes E-mail peuvent être utilisées avec l'envoi d'e-mails groupés. Si vous avez sélectionné des éléments mais que seuls des e-mails sont stockés dans une colonne Texte de votre tableau, l'option E-mail groupé n'apparaîtra pas. Vérifiez que la colonne contenant vos e-mails est bien une colonne E-mail en consultant le menu de cette colonne.

J'ai plusieurs colonnes d'e-mails, et les e-mails incorrects apparaissent comme options pour mon e-mail groupé. Que faire ?

Si votre tableau comporte plusieurs colonnes E-mails, seule la première colonne (la colonne la plus proche du nom de l'élément situé à gauche du tableau) sera répertoriée comme destinataire.

Mon e-mail groupé reste bloqué au statut « Envoi ». Que faire ?

Le statut « Envoi » peut rester afficher pendant 24 heures. Cela n'indique pas nécessairement un problème. Au delà de 24 heures, veuillez contacter notre équipe d'assistance.