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Integración de Google Calendar

Ya tienes un flujo de trabajo claro y organizado en tu cuenta de monday.com, pero ¿qué pasa con todas las reuniones y recordatorios de tu calendario externo? Te mostraremos cómo sincronizar todos tus elementos y tareas con tu calendario externo para que puedas ver todo en un solo lugar. 

Ve un paso más allá y configura Recordatorios de alertas con tu calendario externo para que nunca te pierdas un plazo, pase lo que pase. Sigue leyendo para descubrir cómo usarlos con la integración de Google Calendar. 

 

Sincronización bidireccional con Google Calendar

Hay dos formas en las que puedes conectar tu cuenta de monday.com con Google Calendar. Primero, veremos cómo crear una sincronización bidireccional. Las siguientes instrucciones detalladas se pueden usar para configurar la sincronización bidireccional para tu cuenta.

 

Paso 1: Agrega una columna de Fecha y ubica los modelos de integración.

Primero, asegúrate de que tu tablero incluya una columna de Fecha:

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Después de que hayas completado todos tus datos en la columna de Fecha, podrás configurar la integración.

Para comenzar con la sincronización bidireccional de Google Calendar, haz clic en el botón "Integrar", en la parte superior de tu tablero. En el Centro de integraciones, selecciona la integración Google Calendar como se muestra a continuación:

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Allí, encontrarás tres modelos separados de integración de Google. Deberás agregar dos modelos a tu tablero para que funcione la sincronización bidireccional:

  • Uno que crea un evento en Google Calendar basándose en una acción en monday.com.
  • Uno que crea un elemento basándose en un evento nuevo en Google Calendar.

Más adelante aprenderemos cómo hacerlo.

 

Paso 2: Agrega el primero modelo

Después de localizar los modelos, es hora de agregar los que quieras en tu tablero.

Comienza por seleccionar un modelo que cree un evento en Google Calendar basándose en un elemento de tu tablero (como uno de los dos destacados en rojo más abajo), y luego sigue los pasos en tu pantalla para conectar tu cuenta de Gmail.

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Cabe señalar que cuando conectes tu cuenta de Gmail,  deberás seleccionar los siguientes campos para que la integración funcione correctamente.

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Paso 3: Configura el primer modelo de integración

Después de completar la conexión de tu cuenta, se te redireccionará al modelo que hayas elegido.

Allí, haz clic en los campos subrayados en el modelo para configurarlo. En nuestro ejemplo, seleccionamos el campo "evento" para determinar cómo aparecerá Google Calendar según las columnas en nuestro tablero.

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En este ejemplo, cuando se crea o actualiza un elemento nuevo en tu tablero, se creará un evento en Google Calendar con la duración del evento según la fecha de inicio y fecha de finalización del elemento, el título del evento como nombre del elemento, y el estado como la etiqueta de estado Fase I que tiene el elemento.

Nota: Para que este modelo de integración funcione, deberás agregar una hora de inicio y finalización en las columnas de Fecha del elemento en tu tablero.

 

Paso 4: Agrega el segundo modelo y configúralo

Ahora que tu primer modelo está completo y podrás crear un evento en Google Calendar basado en un elemento de tu tablero, llegó el momento de agregar un segundo modelo para crear un elemento en tu tablero basado en un evento de Google Calendar.

Haz clic para agregar otra integración y asegúrate de elegir el modelo de integración de Google Calendar que dice "When an event is created in Google Calendar, create an item, and sync future changes from Google Calendar" (Cuando se crea un evento en Google Calendar, crear un elemento, y sincronizar cambios futuros de Google Calendar).

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Esta vez, selecciona el campo "elemento" y determina cómo quieres que se cree un elemento nuevo en tu tablero según los eventos de Google Calendar que agregaste.

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Paso 5: ¡Observa cómo ocurre la magia!

Una vez que los dos modelos de integración de Google Calendar estén configurados, la sincronización bilateral estará sincronizada. Ahora, cada elemento nuevo que se crea o asigna a una persona específica aparecerá como un evento en el calendario conectado, y cada evento nuevo en el calendario aparecerá como un elemento en tu tablero. 🎉

 

Columna de integración con Google Calendar

Cuando agregues un modelo de integración de Google Calendar, se agregará una columna de integración automáticamente en tu tablero con un enlace para cada uno de los eventos de Google Calendar. Si haces clic en uno de los enlaces, irás directamente al evento en tu propio calendario.

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Campos aptos para la sincronización bidireccional

Se pueden usar los siguientes campos con la sincronización bidireccional de Google Calendar.

 

Campos aptos de Google Calendar a monday.com

  • Título
  • Estado
  • Ubicación
  • Hora de inicio
  • Hora de finalización
  • Asistentes
  • Descripción
  • Creador de eventos

Campos aptos de monday.com a Google Calendar

  • Título
  • Ubicación
  • Hora de inicio
  • Hora de finalización
  • Asistentes
  • Descripción

 

Muestra las fechas de monday.com en tu Google Calendar

La segunda forma en que puedes sincronizar tu tablero es a través de una sincronización unidireccional con Google Calendar. Esta acción te permitirá mostrar las fechas de tu tablero directamente en tu calendario. Las siguientes instrucciones detalladas se pueden usar para configurar la sincronización unidireccional para tu cuenta.

 

Primer Paso

Primero, asegúrate de que tu tablero incluya una columna de Fecha:

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O una columna de Cronograma:

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Después de que hayas completado todos tus dato en una columna de Cronograma o Fecha, podrás configurar tu calendario.

Haz clic en el costado derecho del título de tu columna de Fecha o Cronograma para abrir el menú de la columna, y haz clic en "Configuración de columna" como se muestra a continuación:

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Paso 2

 Google Calendar es el calendario predeterminado, así que ya aparece aquí, debajo de "Sincronizar columna con el calendario". Todo lo que debemos hacer es hacer clic en "Sincronizar":

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Paso 3

Aparecerá esta ventana, lo que nos permitirá elegir si queremos sincronizar solo los "Elementos que me asignaron" o "Todos los elementos de este tablero". Después de seleccionar una opción, ¡solo tenemos que hacer clic en "Sincronizar"!

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Ahora, recibiremos este mensaje que nos notificará que todo funcionó tal como lo configuramos. 

 

Nota:  El tablero se integrará como un calendario nuevo (puedes modificar su nombre en el panel izquierdo). 

 

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Paso 4

¡Habilita recordatorios para tus tareas! Ve a la configuración de Google Calendar y en "Configuración de eventos" selecciona "Notificaciones de escritorio" o "Alertas". 

 

Eliminar la integración con Google Calendar

Si en algún momento quieres eliminar tus elementos de monday.com de tu Google Calendar, puedes seguir estos simples pasos:

Primer Paso

Haz clic en este vínculo para abrir la configuración de permisos de Google Calendar. 

Paso 2

Desplázate hasta que veas "Aplicaciones de terceros con acceso a la cuenta" y haz clic en '"Administrar acceso de terceros".

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Paso 3

Haz clic en "monday.com tiene acceso a Google Calendar" para administrar estas preferencias.

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Paso 4

Ahora, solo tenemos que hacer clic en "ELIMINAR ACCESO", ¡y nuestra cuenta de monday.com se desconectará de nuestro Google Calendar!

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Si tienes dudas, comunícate con nuestro equipo a través de nuestro formulario de contacto. ¡Estamos disponibles las 24horas y será un gusto ayudarte!

 

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