¿Cómo podemos ayudar?

La vista de Gantt

 

Cuando pensamos en los diagramas de Gantt, lo que generalmente nos viene a la mente es una herramienta rígida y separada del flujo de trabajo y los miembros del equipo. Pero aquí en monday.com, ¡el diagrama de Gantt es donde tu proyecto cobra vida! Ya que se agrega a tu tablero como una vista de tablero, el diagrama de Gantt trabaja contigo, es flexible y reacciona frente a los giros y cambios durante el desarrollo de tu proyecto. ¡Veamos juntos cómo usarlo! 

 

¿Cómo funciona?

Revisemos las partes que componen a la vista de Gantt. Está dividida en dos secciones: a la izquierda, tenemos una lista de todos los elementos en nuestro tablero, con sus nombres y fechas. A la derecha, tenemos una representación visual de cada uno de los elementos en forma de barras, con líneas que indican la conexión y dependencia entre ellos. La vista entera funciona como una cuadrícula, en la que los elementos se enumeran verticalmente y las fechas se presentan en un calendario horizontal. Si pasamos el cursor por encima de uno de los elementos, toda la fila se resalta en nuestra vista de Gantt para que podamos aislar ese detalle importante en nuestro proyecto, como vemos a continuación:

 

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No te preocupes si algo suena un poco confuso. Repasaremos todo en este artículo.

 

Configuración de Gantt

¡La vista de Gantt trabaja con los datos de tu tablero para ofrecerte una visualización clara, colorida y organizada de la planificación de tu proyecto! 

Para empezar, tenemos que asegurarnos de que nuestro tablero tenga:

Estas columnas no son obligatorias, pero son las que realmente llevan nuestro diagrama de Gantt al siguiente nivel:

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Una vez que todos nuestros datos están ingresados en estas columnas, y nuestro proyecto está configurado en el tablero, ¡estamos listos para agregar la vista!

 

Agregar la vista de Gantt

Para agregar la vista de Gantt a nuestro tablero, hacemos clic en la opción "Agregar vista", en la parte superior izquierda de nuestro tablero. Luego, seleccionamos "Gantt" como vemos aquí:

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Configurar como vista predeterminada

Podemos configurar la vista de Gantt como nuestra vista predeterminada para que cada vez que abramos nuestro tablero, se abra directamente en la vista de Gantt. Solo tienes que hacer clic en el menú de los tres puntos a la derecha del nombre de nuestra vista de Gantt y luego en "Establecido como predeterminado del tablero", como vemos a continuación: 

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Para saber más sobre los tableros predeterminados, revisa la sección "Tablero predeterminado" en este artículo

 

Configuración y personalización

La vista de Gantt se puede personalizar por completo para que puedas visualizar tu proyecto de la manera que mejor se adapte a tus necesidades. Haz clic en el ícono de rueda dentada en la parte superior derecha de tu tablero para abrir las opciones de configuración de la Vista a la derecha de tu pantalla.

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  • Elegir la columna de tiempo

Si tenemos más de una columna de tiempo en nuestro tablero (columna cronograma, columna fecha o columna semana), podemos elegir cuáles se mostrarán en nuestra vista de Gantt. Todo lo que tenemos que hacer es marcar o desmarcar la casilla a la izquierda de nuestras columnas para indicar si queremos o no ver sus datos en nuestra vista de Gantt. ¡También podemos marcar "Todas las columnas" para incluir todas las columnas de tiempo de nuestro tablero!

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Nota:  Estamos trabajando para poder traer tus subelementos a la vista de Gantt, pero esto no es posible aún. Por ahora, si quieres ver subelementos en tu vista de Gantt, puedes crear un widget de Gantt en un panel. Nuestro widget de Gantt admite subelementos e incluso puedes conectar más de un tablero para obtener una visión general de tus proyectos aun mejor en un diagrama de Gantt. 

 

  • Agrupar elementos

Aquí tenemos la opción de organizar los elementos en nuestra vista de Gantt como más nos guste. Podemos agruparlos en función de algunas de las columnas o de los grupos del tablero. Esto puede ayudarnos a gestionar nuestras tareas, recursos, o simplemente brindarnos una vista general del estado de todo. Por ejemplo, en la siguiente captura de pantalla, hemos agrupado nuestro Gantt según los grupos de nuestro tablero. Dado que los grupos organizan la estructura de nuestro proyecto por fases, esta configuración nos proporciona un gran diagrama de cascada de nuestras tareas en orden cronológico.

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En el ejemplo debajo, hemos agrupado nuestros elementos según la columna personas de nuestro tablero, lo que significa que podemos ver claramente quién es responsable de cuántas tareas, y cuáles en particular. Dado que nuestro Gantt se construye con dependencias, poder agrupar por Personas nos ayuda a ver quién está trabajando en las tareas que vienen antes de la nuestra, de modo que sabemos a quién dirigirnos para actualizaciones y preguntas. 

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Una vez que hayamos elegido cómo nos gustaría ver agrupadas las barras de cronograma, ¡podemos personalizar aún más al contraer o expandir grupos específicos! Simplemente hacemos clic en el grupo para contraerlo, y luego hacemos clic nuevamente si lo queremos expandir.

 

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  • Etiqueta tus elementos como más te guste

Podemos decidir cómo se etiquetan los elementos de nuestra vista de Gantt, abriendo el menú desplegable "Etiquetar por" y seleccionando una de las opciones. Puedes etiquetarlos por el nombre del elemento, por el grupo al que pertenecen o por los valores de las columnas de tu tablero.

 

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Añádeles color a tus elementos como más te guste

Podemos usar el menú desplegable para elegir cómo queremos que se codifiquen los colores de las barras de cronograma. Podemos colorearlas en función del color del grupo del que provienen, de las etiquetas de nuestra columna estado o de las personas a las que están asignadas en la columna personas, ¡y mucho más! Por ejemplo, si elegimos colorear por grupo, cuando veamos eventos verdes, sabremos que son de nuestro grupo de color verde, y cuando veamos eventos morados, sabremos que son de nuestro grupo de color morados.

 

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Una vez que hayas elegido cómo deseas colorear tus elementos, puedes marcar la casilla "Mostrar leyenda de color" en las opciones de configuración para generar una leyenda en la parte inferior del tablero. La leyenda te muestra lo que significan todos los colores de tu vista de Gantt para que puedas entender todo fácilmente. 

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  • Mostrar resumen de grupo

Un resumen de grupo muestra la cantidad total de tiempo con fechas específicas que abarca cada uno de nuestros grupos de Gantt. El "grupo" en este caso se refiere a cómo elegimos agrupar los elementos o tareas en nuestra vista de Gantt, y no necesariamente se refiere a los grupos de nuestro tablero. Por ejemplo, si decidimos agrupar nuestras tareas según la columna estado, veremos un resumen de cada una de las etiquetas en nuestra columna estado. En el siguiente ejemplo, elegimos agrupar nuestros elementos según los grupos del tablero, de modo que podamos ver que el Grupo 2, llamado "Fase 2: ejecución" se extiende del 3 al 13 de enero, es decir, 11 días. 

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Podemos eliminar estas barras de resumen desmarcando la casilla "Mostrar resumen de grupo" que se muestra en la imagen anterior. 

 

Mostrar dependencias

Si establecimos dependencias entre nuestros elementos, podemos visualizarlas automáticamente con flechas en nuestra vista de Gantt. La línea de dependencia conecta la primera tarea que debe realizarse con la tarea que depende inmediatamente de su realización, mediante una flecha que señala la tarea dependiente. Las flechas nos ayudan a ver claramente las conexiones entre nuestras tareas, pero podemos eliminarlas fácilmente al seleccionar la opción "Mostrar dependencias", como se muestra a continuación.

 

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Ha surgido un imprevisto y necesitamos cambiar o extender las fechas de los elementos dependientes en nuestro cronograma de Gantt. ¡Es tan fácil cuando tenemos automatizaciones de dependencia configuradas! En lugar de cambiar todas las fechas de las tareas dependientes, podemos seleccionar la tarea que se ha atrasado y mover todas sus tareas dependientes según los días que necesitemos. Simplemente haz clic en una barra de cronograma y arrastra el número exacto de días que se ha atrasado: ¡verás cómo cambia como por arte de magia! También puedes pasar el cursor por la derecha o por la izquierda de la barra de cronograma hasta que aparezca una flecha en la que podemos ampliar el cronograma en cualquier dirección.

 

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Nota:  Asegúrate de que tu columna dependencia esté configurada para que tu vista de Gantt sepa qué elementos, o tareas, deben estar completados antes de que otras tareas puedan comenzar. Esto garantizará que, si hay alguna tardanza crítica o un cambio en el calendario, todas las tareas dependientes se ajustarán en el cronograma correctamente. ¡Lee este artículo para saber más sobre las dependencias!

 

 

Agregar una referencia 

Uno de los aspectos más importantes de tus proyectos es mantenerte al día con tus cronogramas y cumplir con los plazos de tus hitos a medida que ocurran. Una vez que se establece una referencia, se puede utilizar como punto de comparación para comparar la progresión actual del proyecto después de cualquier retraso o cambio en el plan original. Podemos tomar una muestra de la referencia en nuestra vista de Gantt haciendo clic en "Crear una muestra nueva" en el menú de ajustes, de esta manera:

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Cuando se crea una referencia, nuestros elementos se convierten en una captura gris que permanece bloqueada en su posición, independientemente de lo que suceda con el cronograma de nuestros elementos a lo largo del tiempo. 

Cuando todos nuestros elementos van según lo planeado, se muestran en verde. Cuando retrasamos o extendemos el largo de uno de nuestros elementos, el mismo se vuelve rojo, junto a cualquier otro elemento dependiente. No importa si nuestros elementos se completan a tiempo o tarde; nuestra referencia siempre permanecerá bloqueada como una sombra gris sobre nuestros elementos para que siempre podamos comparar usando esta referencia cuándo se planeó todo originalmente para ser llevado a cabo. 

 

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¡Lee este artículo para obtener más información sobre la función de referencia en el gráfico de Gantt! 

 

Personalización de fecha y hora

  • Seleccionar el período de tiempo

¡Podemos elegir ver los elementos en nuestra vista de Gantt por días, semanas, meses, trimestres o años! Solo tenemos que hacer clic en el menú desplegable en la esquina superior derecha de nuestra pantalla para seleccionar el período de tiempo. 

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¡También podemos elegir qué tan cerca queremos ver nuestros elementos! Podemos alejarnos para tener una vista general a largo plazo, o ver días en detalle. Solo tenemos que hacer clic en los botones "+" y "-" en la esquina superior derecha de nuestra vista para cambiar el zoom. 

 

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  • Ajustar tu Gantt automáticamente

¡Podemos hacer clic en el botón "Ajuste automático" en la parte superior de nuestra pantalla para ajustar el zoom de la vista de Gantt automáticamente y que nos muestre todo nuestro proyecto a la vez!

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  • Mostrar indicación de hoy

La línea azul que se extiende verticalmente en nuestra vista indica la fecha de hoy. Este es un gran punto de referencia para que siempre sepamos dónde nos encontramos en comparación a las fechas de inicio y finalización de las tareas. Además, siempre nos ayudará a ubicarnos y encontrar la fecha de hoy cuando nos deslizamos por la página a lo ancho y largo del calendario. Podemos saltar al día de hoy al hacer clic en el pequeño ícono de calendario en la parte superior de nuestra vista. 

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Podemos eliminar la barra azul al desmarcar la selección de "Mostrar indicación de hoy" como se muestra en la imagen anterior. 

 

  • Establecer el primer día de la semana

¡Podemos elegir si queremos que nuestro cronograma muestre los domingos o los lunes como el primer día de la semana! Para ello tenemos que hacer clic en "Editar" al lado de "Establecer los días de trabajo" en el panel de configuración para ser redirigido a la configuración de días de trabajo en nuestra cuenta.

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Una vez que se nos redirija a la sección de administrador, elegimos si queremos que los domingos o los lunes sean los primeros días de la semana. También podemos elegir ocultar o mostrar los fines de semana en las vistas de Gantt en toda la cuenta.

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Nota:  Solo el administrador de la cuenta puede elegir qué día es el primer día de la semana con ayuda de esta guía. Esta selección se aplicará en toda la cuenta. ¡Si no eres administrador de la cuenta, puedes comunicarte con tu administrador para solicitar un cambio!

 

  • Mostrar fines de semana

¡Nuestras semanas se organizan visualmente en bloques blancos que representan los días de semana y bloques grises que representan los fines de semana! Podemos mantener los fines de semana como parte de nuestro calendario o contraerlos para visualizar las barras del cronograma de nuestras tareas solo teniendo en cuenta los días día trabajo. Podemos marcar o desmarcar la casilla junto a "Mostrar fines de semana" en el panel de configuración, como se muestra a continuación. 

 

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Establecer hitos

Los hitos son fechas importantes que representan un punto de inflexión en un proyecto o el final de una fase específica. La vista de Gantt nos permite estar atentos a estas fechas. Para que los hitos aparezcan en nuestro Gantt, simplemente seleccionaremos una fecha, y haremos clic en "Establecer como hito" en la parte inferior de la ventana emergente del calendario (puedes verlo debajo). 

 

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En tu vista de tablero principal, un hito aparecerá con un diamante con el color del grupo al cual pertenezca. Si tu columna cronograma está configurada en Modo de fecha límite, el diamante tendrá el color del estado del elemento.

  • Diamante verde Rectangle_6.png = Listo 
  • Diamante rojo red.png = Vencido 
  • Diamante del color del grupo Rectangle_8.png = Vence hoy y no está listo
  • Diamante negro blakc.png= No está listo, pero aún hay tiempo

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Una vez que estés en la vista de Gantt, ¡puedes hacer clic con el botón derecho sobre cualquier barra de cronograma para convertirla en un hito! Haz clic en "Establecer/eliminar hito" para convertir a una barra de cronograma en un hito en la fecha final del cronograma.

 

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Actualizar elementos directamente desde la vista de Gantt

¡No es necesario alternar entre las vistas del tablero para hacer cambios! Solo hay que hacer clic en cualquiera de las barras de la vista de Gantt para abrir la tarjeta del elemento. ¡Desde aquí, podemos hacer cualquier cambio y actualización sin tener que ir y venir a la vista de tablero principal! 

 

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Menú de acciones rápidas

¡Haz clic con el botón derecho sobre cualquier barra del cronograma o haz clic sobre la fecha a la izquierda del elemento para acceder al menú de acciones rápidas! Desde allí, puedes establecer o eliminar hitos (como mencionamos en una sección anterior), o puedes editar, duplicar, eliminar o archivar el elemento. 

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Filtrar y ordenar elementos

¡Podemos filtrar nuestra vista de Gantt para mostrar solo la información que queremos ver! Los filtros se pueden aplicar temporalmente o guardar para usarlos más adelante. Si queremos volver a esta vista en el futuro, podemos hacer clic en "Guardar en esta vista" y borrar los filtros haciendo clic en "Borrar". Veamos algunas formas diferentes de filtrar nuestro tablero:

  • Filtros rápidos

Los filtros rápidos nos muestran todas las opciones de filtrado disponibles, ¡y todo lo que tenemos que hacer es elegir los que queremos aplicar! Podemos filtrar por grupos de elementos o por cualquiera de las columnas de nuestro tablero. 

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  • Filtros avanzados 

Podemos aplicar filtros avanzados a nuestra vista mediante condiciones y combinaciones específicas. Consulta este artículo para saber más sobre cómo agregar filtros y cómo funcionan. 

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Sugerencia:  El número al lado del ícono de filtro representa el número de filtros activos actualmente en tu vista. Si te parece que faltan elementos, es posible que hayas activado un filtro, así que revisa el ícono rápidamente para comprobarlo.

 

  • Buscar palabra clave o persona

También podemos filtrar nuestra vista de Gantt al escribir palabras clave en la barra de búsqueda, al filtrar por persona asignada en la columna personas o al hacer clic en el botón "Ordenar" para ordenar nuestros elementos según prioridad, fecha de creación o cualquier otra columna que tengamos en nuestro tablero.

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Compartir tu vista de Gantt

¡Podemos compartir nuestra vista de Gantt con otros! Haremos clic en la pestaña "Todas las vistas" en la parte superior de nuestra pantalla y, a continuación, pasaremos el cursor sobre la vista de Gantt en nuestra lista de vistas del tablero. Cuando aparezcan los 3 puntos, hacemos clic sobre ellos y luego elegimos "Compartir" desde el menú desplegable, de la siguiente forma:

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Luego veremos una ventana emergente que nos permitirá copiar un enlace para compartir o un código para insertar. ¡Podemos enviárselo a quien queramos para que vea nuestro diagrama de Gantt! 

Puedes obtener más información sobre compartir las vistas de tablero aquí.

 

 

 

Si tienes dudas, comunícate con nuestro equipo a través de nuestro formulario de contacto. Estamos disponibles las 24 horas y será un gusto ayudarte :)