¿Cómo podemos ayudar?

La referencia del diagrama de Gantt

 

Uno de los aspectos más importantes de tus proyectos es mantenerte al día con tus cronogramas. Es fundamental terminar el proyecto a tiempo y cumplir con todos los plazos de los hitos que son parte del proceso. Pero también entendemos tanto como tú que a veces los cambios inesperados pueden desviar a tu proyecto de su trayectoria planeada. Es por eso que hemos creado la línea de referencia. Repasemos esta función de Gantt juntos para entender cómo podemos agregar una muestra de referencia para estar siempre al tanto de dónde se encuentra nuestro proyecto y cómo retomar el camino sin importar qué ocurra.

 

Nota: Esta función está disponible únicamente en nuestros planes Pro y Corporativo. 

 

¿Qué es una referencia?

Una referencia se usa en la gestión de proyectos para delimitar el cronograma objetivo del proyecto. Una vez que se establece una referencia, se puede utilizar como punto de comparación para comparar la progresión actual del proyecto después de cualquier retraso o cambio en el cronograma original. Es una excelente manera de comprender visualmente la progresión general del proyecto a través del tiempo. En monday.com, podemos agregar una línea de referencia en nuestra vista de Gantt o widget de Gantt para que podamos evaluar nuestro proyecto y realizar los ajustes que sean necesarios. Es mejor agregar una referencia al comienzo de un proyecto para que pueda ser un punto de comparación a lo largo de toda la duración del proyecto. ¡Veamos cómo agregarla!

 

Sugerencia: Si tienes subelementos en tu tablero y quieres que se vean reflejados en tu línea de referencia, crea una referencia en el widget de Gantt en un panel en lugar de en la vista de Gantt. 

 

Cómo agregar una referencia

¡Antes de que podamos agregar una referencia, ¡debemos configurar una vista o un widget de Gantt! Una vez que configuramos nuestro Gantt para mostrar exactamente cuál es nuestra línea de referencia, ¡estamos listos para crear una muestra! Para empezar, hagamos clic en el botón "Referencia" en nuestro encabezado. 

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Nota: Es importante asegurarnos de que hayamos seleccionado todas las columnas de tiempo que queramos usar como referencia antes de crear la muestra, porque no podemos editarla manualmente después. Si el Gantt refleja todo lo que deseas ver en tu referencia, ¡ya está todo listo para agregar una muestra!

 

Al hacer clic en el botón "Referencia" se nos redirigirá a una nueva sección de configuración de la referencia en la parte inferior de nuestro menú de ajustes sobre el lado derecho. Echemos un vistazo allí. 

Si tenemos otras líneas de referencia, veremos una lista de todas nuestras referencias existentes, nombradas según la columna de tiempo que reflejen y la fecha en que fueron creadas. Podemos seleccionar las referencias que nos gustaría ver para comparar dónde se ubicaron nuestros proyectos en ciertos períodos de tiempo. 

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Si esta es nuestra primera referencia, no veremos nada en esta sección además de la opción de "Agregar una muestra nueva". ¡Hagamos clic aquí!

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Una vez que hagamos clic en este botón, veremos una ventana emergente que explica lo que sucede a continuación. Podemos hacer clic en "Agregar referencia" para continuar. 

 

Nota: La referencia puede tardar unos segundos en cargarse en tu diagrama de Gantt, pero no te preocupes, ¡está en camino!

 

¿Cómo se reflejan los cambios en el cronograma?

Cuando se crea una referencia, nuestros elementos se convierten en una muestra en gris que permanece bloqueada en su posición, independientemente de lo que suceda con el cronograma de nuestros elementos a lo largo del tiempo. 

Cuando todos nuestros elementos se desarrollan según lo planeado, se muestran en verde. Cuando retrasamos o extendemos uno de nuestros elementos, este se vuelve rojo, junto a cualquier otro elemento dependiente. No importa si nuestros elementos se completan a tiempo o tarde; nuestra referencia siempre permanecerá bloqueada como una sombra gris sobre nuestros elementos para que siempre podamos comparar usando esta referencia para ver cuál fue el plan original. 

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Configuración de la referencia

Ahora que hemos agregado nuestra referencia en nuestro Gantt, veamos algunas de las configuraciones y y aprendamos cómo funciona. 

  • Color por estado 

Si no vemos una línea de referencia en nuestro diagrama de Gantt, tenemos la opción de colorear nuestros elementos según varios parámetros diferentes. Sin embargo, al ver una referencia, la configuración "Colorear por" se desactiva automáticamente y nuestros elementos se colorean en función de su estado en relación con nuestra referencia. 

La referencia siempre se mostrará como una sombra gris sobre el elemento exactamente en la posición en la que estaba cuando se creó la muestra. Si un elemento está a tiempo, aparecerá en verde y si un elemento está demorado, aparecerá en rojo. ¡Hay una leyenda en la parte inferior de la pantalla para ayudarnos si alguna vez olvidamos lo que significan los colores! 

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  • Ocultar y mostrar la referencia

Podemos alternar fácilmente entre nuestra referencia y nuestro diagrama de Gantt actual haciendo clic en "Mostrar referencia" u "Ocultar" en la parte inferior de nuestro menú de configuración. 

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  • Comparar referencias

También podemos cambiar entre diferentes muestras de referencia marcando y desmarcando la casilla junto al nombre de la referencia. Esto es especialmente útil si queremos comparar muestras de diferentes etapas del proyecto o si estamos usando el widget y queremos comparar diferentes proyectos. 

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Si no seleccionamos referencias, veremos dónde se encuentran nuestros elementos actualmente en un gris claro sin una referencia en gris oscuro para compararlos. ¡Hay una leyenda en la parte inferior de nuestra pantalla si alguna vez olvidamos lo que representan los colores! Si deseas volver al diagrama de Gantt con los colores usuales, simplemente haz clic en "Ocultar" para desactivar el modo de referencia. 

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¿Qué sucede con mi tablero?

Nuestra vista de Gantt o widget de Gantt no son las únicas cosas que cambian una vez que agregamos una línea de referencia. ¡También ocurren algunos cambios en nuestro tablero! Veamos esos cambios.

  • Se duplica la columna de tiempo

Cuando se crea una referencia, básicamente estamos creando una muestra de la columna de tiempo en la que se basa nuestro diagrama de Gantt. Pero sabemos que a lo largo del camino, puede haber cambios en estos elementos debido a algún retraso. Para asegurarnos de que nuestra referencia se mantenga vigente y, al mismo tiempo, poder realizar todos los cambios necesarios en el futuro, esta función duplica automáticamente la(s) columna(s) de tiempo de nuestro tablero y las bloquea en su lugar. De esta manera, siempre hay una columna fecha o cronograma que refleje las fechas originales, mientras que la otra columna fecha o cronograma refleja la situación actual. 

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  • Se crea una columna fórmula

El segundo cambio que ocurre dentro de nuestro tablero una vez que agregamos una referencia es que se agrega una columna fórmula. Ahora que tenemos una columna que muestra las fechas originales y una columna que muestra las fechas actuales, es posible que queramos entender cuál es la diferencia. ¡La columna fórmula se crea automáticamente para calcular la diferencia en días entre las fechas de estas dos columnas! 

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La columna fórmula se bloquea, lo que significa que no podemos realizar cambios manuales. 

 

Nota: Eliminar estas dos columnas también eliminará la referencia de tu diagrama de Gantt. 

 

 

 

 

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