En monday.com, nos encanta tomar decisiones en base a datos. Medimos todo: el progreso hacia los KPI, el rendimiento y los kilos de pistachos que come el equipo. Sabemos lo importante que es para cualquier empresa contar con informes detallados y precisos. 

Los informes ayudan a todos a comprender cómo se están desempeñando en relación con sus objetivos y a descubrir puntos para mejorar. En resumen, los informes nos muestran tanto la realidad como nuevas oportunidades.

En esta guía, te presentaremos algunas herramientas básicas para la generación de informes, como fórmulas, filtros avanzados, vistas de gráficos y mucho más. Analizaremos diferentes casos de uso, utilizando una variedad de tableros y flujos de trabajo, para comprender algunas de las formas principales de crear informes basados en tus tableros. ¡Comencemos! 🙌

 

 

Administra tu presupuesto con fórmulas y filtros

• Obtiene una descripción general de tu presupuesto con la columna fórmula

En este caso, veremos cómo administrar el presupuesto de tu empresa. Cada grupo representa un trimestre y cada elemento es un equipo dentro de la empresa. Agregamos dos columnas números para hacer un seguimiento del presupuesto planificado para cada equipo en comparación con el monto real gastado. 

Con nuestra columna fórmula, podrás ver de un vistazo si superas el presupuesto o si estás por debajo de este. La columna fórmula te permite hacer cálculos simples y avanzados en tu tablero, aumentando así tu capacidad de extracción de datos. 

En este ejemplo, usaremos la fórmula "IF" (condición "si") como se indica a continuación: 

 

 

También podemos usar otra fórmula para hacer un seguimiento de cuánto presupuesto queda para cada departamento: 

 

 

• Analiza la información con filtros avanzados

Con los filtros avanzados de tableros, puedes acotar aspectos específicos de tu tablero. Esto es muy útil si tienes un tablero largo lleno de información (porque claro, ¿a quién le gusta desplazarse con el mouse?).

Aquí, por ejemplo, nos interesa ver todos los departamentos que superan el presupuesto para el primer trimestre. Puedes elegir varios filtros para ver la información exacta que necesitas: 

Podemos ver que Marketing, Ventas y el equipo Legal gastaron demasiado en el primer trimestre, por lo que sabemos que tendremos que ser más cuidadosos en los próximos trimestres. 

También puedes guardar esta vista como se muestra a continuación: 

Al guardar tus vistas, podrás acceder a ellas fácilmente con unos simples clics. 

 

Visualiza los datos de tu tablero con gráficos

Las vistas de gráficos te permiten obtener una visión general informativa que te proporciona desgloses y análisis para que tu equipo pueda tomar las decisiones necesarias e informadas. En este ejemplo, somos un equipo de RR. HH. y queremos informar sobre la satisfacción de los empleados. Se envió una encuesta a cada empleado a través de un formulario y todas las respuestas se recopilan en el siguiente tablero: 

La vista de gráfico nos ayudará a comprender mejor todas las respuestas que obtuvimos en nuestra encuesta. Aquí la hemos utilizado para analizar cómo se encuentra la comunicación entre los empleados y los líderes de los equipos. 

Para visualizar los resultados de cada pregunta, también puedes usar los gráficos en los paneles. Esto te permitirá crear varios gráficos en un solo lugar. Esta es una excelente manera de mostrarles a los gerentes de más alto nivel el resultado final de una encuesta que hayas realizado.  🙌 

 

Encuentra cualquier información relevante con la barra de búsqueda general 

La barra de búsqueda general te permite buscar cualquier cosa entre todos tus tableros. ¿Quieres filtrar qué tareas están "detenidas" en todos tus tableros? ¡Puedes hacerlo! ¿Quieres saber cuánta carga de trabajo tiene un compañero de trabajo? ¡Busca su nombre! ¿Quieres saber qué tienes que hacer esta semana? Busca qué elementos tienes asignados y luego fíltralos por fecha.

Supongamos que estoy trabajando en varios proyectos simultáneamente y cada proyecto está en un tablero separado. Para ver todas las tareas que tengo asignadas, simplemente puedo buscar mi nombre en la barra de búsqueda general. Esto mostrará todas las tareas de todos los tableros que se me hayan asignado.

También puedo buscar mi nombre y un estado específico si, por ejemplo, quiero ver todas mis tareas "detenidas". 

Probemos algo más avanzado: ¡filtremos por un período de tiempo específico!

 

Por último, puedo exportar los resultados de mi búsqueda si quiero compartirlos con personas externas a la cuenta.

 

Obtén información de todos tus tableros con un panel

Los paneles son una excelente manera de mostrar todo lo importante en un solo lugar. Puedes crear informes utilizando datos de uno o varios tableros. Además, los paneles son dinámicos, por lo que se actualizarán automáticamente en función de los datos que se encuentren en los tableros a los que están conectados. No es necesario actualizarlos manualmente. 

Con más de 15 widgets disponibles, los usuarios ahora pueden comprender el progreso de un proyecto, hacer un seguimiento del presupuesto, calcular la carga de trabajo de los compañeros del equipo, ¡y mucho más! Nos permite mantener al equipo enfocado y motivado en base a los objetivos generales y aumentar la productividad.  

Supongamos que somos gerentes de ventas. Estamos trabajando con tres tableros diferentes:

• Un tablero de CRM: nos ayuda a hacer un seguimiento del estado de cada relación con el cliente y a mantener un registro de la información. 
• Un tablero de leads: para mostrar la información de los leads, mantener la comunicación, distinguir los leads con posibilidad de convertirse de los inactivos o poco probables y, por lo tanto, mejorar la conversión.
• Un tablero de flujo de ventas: para hacer un seguimiento visual del progreso de todos los acuerdos en los que está trabajando nuestro equipo de ventas.

El primer paso para crear un panel es seleccionar los tableros de los que deseas extraer los datos. En este caso, serán los tres tableros anteriores. 

Una vez que hagamos eso, podemos comenzar a agregar nuestros widgets. En este ejemplo, hemos usado los siguientes widgets: 

• Widget de números: para mostrar la cantidad de clientes potenciales calificados, la cantidad de acuerdos cerrados y la cantidad de ingresos ganados para el mes de abril.  
• Widget de gráfico: para mostrar el monto cerrado para cada representante, así como el monto total ganado por mes. 

• Widget Board to Globe (del tablero a la esfera): ¡Para visualizar tus clientes potenciales activos en un mapa global interactivo! 
• El calendario: para mostrar todas las reuniones importantes del mes con el widget de calendario. 

Tenemos un montón de widgets para que elijas y, por supuesto, aquí solo hemos mostrado un ejemplo del uso de los paneles. Para obtener más información sobre todos los widgets, consulta este artículo.

 

 

Comparte tus informes para promover la transparencia

¡Puedes compartir un panel principal o privado con quien quieras! Envíales un enlace para compartir o una invitación por correo electrónico directamente desde monday.com. 

Haz clic en el botón "Compartir" ubicado en la esquina superior derecha de tu panel y selecciona "Invitar a este panel":

¡Puedes elegir si quieres invitar a alguien mediante un enlace para compartir o por correo electrónico! Para obtener el enlace para compartir, haz clic en "Copiar" junto al enlace y pégalo donde quieras. Para invitar por correo electrónico, simplemente escribe la dirección de correo electrónico de tu invitado en el recuadro y haz clic en "Enviar". 

 

Compartir tus paneles con tu equipo promueve la transparencia y es una excelente manera de mantener a todos alineados y enfocados en sus objetivos. 

 

Ver y actualizar datos desde cualquier lugar con la aplicación móvil 

La aplicación móvil te permitirá colaborar con tu equipo directamente desde la palma de tu mano. Es perfecta para cuando no estés en tu lugar de trabajo y quieras estar en sintonía con los miembros de tu equipo. Ve tus paneles, vistas de tablero y tableros, y saca tu teléfono de tu bolsillo para actualizar información justo en el momento más relevante. ¡Incluso puedes usar la aplicación móvil en modo fuera de línea para colaborar con tu equipo que trabaja fuera de la oficina, o incluso en el transporte público mientras vas al trabajo! Consulta este artículo para ver cómo empezar ya.

 

 

 Si después de leer esta guía quieres obtener más información sobre los informes en monday.com y si crees que estás listo para avanzar aún más, consulta nuestra guía avanzada de informes aquí. 

 

 

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