¿Cómo podemos ayudar?

Cómo mantener tu cuenta organizada

Guardamos TODO en nuestros tableros: reuniones, calendarios, tareas, proyectos, listas de tareas pendientes, flujos e indicadores de rendimiento, ¡e incluso algunas cosas personales! Nos encanta tener todo en un solo lugar, pero a veces puede resultar un poco abrumador. Por eso, hemos creado esta guía con las mejores sugerencias y trucos para ayudarte a mantener tu cuenta organizada.

 

Clasificar tu cuenta 

  • Espacios de trabajo

Los espacios de trabajo son la forma ideal de separar el trabajo de distintos departamentos o equipos. Son una especie de carpeta grande que guarda todos los tableros relacionados. Por ejemplo, supongamos que toda la empresa comparte la cuenta de monday.com.  Podemos dividir nuestra cuenta en espacios de trabajo para cada departamento, como por ejemplo: finanzas, marketing, TI y ventas. Dentro de cada espacio de trabajo, distintos equipos pueden trabajar dentro de sus propios tableros y carpetas, mientras siguen teniendo acceso a los tableros de sus departamentos. 🗃

Como puedes ver aquí, nuestra empresa tiene varios espacios de trabajo, los cuales están enumerados en el panel izquierdo de la pantalla.

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En este ejemplo, la mayoría de nuestros espacios de trabajo representa un departamento de la empresa, pero no es necesario que sigas esas categorías. Puedes elegir organizar tus espacios de trabajo de la forma que te resulte más cómoda y lógica. Se pueden organizar por proyecto, cliente, ubicación de la oficina o del cliente, o por períodos de tiempo.

 

  • Carpetas

En cada espacio de trabajo, los equipos pueden agregar carpetas para agrupar tableros relacionados y organizar mejor los procesos de trabajo. Las carpetas agregan una capa adicional de detalle y organización, y aseguran que los equipos puedan manejar la cuenta fácilmente. 📂

Por ejemplo, nuestro departamento de marketing lleva a cabo diferentes tipos de proyectos a la vez. Hemos creado un espacio de trabajo para todo el equipo de marketing, pero hemos separado sus proyectos en carpetas, como se ve debajo. Cada carpeta contiene todos los tableros relevantes para el proyecto correspondiente. 

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  • Organizar tu panel izquierdo

Ahora que tenemos tantos espacios de trabajo y carpetas, el panel izquierdo está un poco desordenado. Un buen consejo para facilitar la visualización es contraer las carpetas.

Contrae o abre una carpeta simplemente haciendo clic sobre el nombre de la carpeta.

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Para contraer el panel de los espacios de trabajo, simplemente haz clic en el ícono de cuadrícula de los espacios de trabajo en la parte superior. ¡También puedes seguir los mismos pasos para volver a abrir el panel!

 

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¡Observa la siguiente imagen para apreciar lo organizada que se ve tu cuenta cuando el panel izquierdo está contraído!

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Encuentra lo que buscas

A veces, sabemos exactamente qué estamos buscando, pero no podemos encontrarlo. En lugar de revisar todos los tableros y buscar en toda la cuenta cada vez que necesitas encontrar algo, echa un vistazo a estos atajos que te ayudarán a encontrar las cosas más rápido. 🔍

 

  • Favoritos

¿Hay algún tablero o panel que uses seguido y que sea fundamental para tu flujo de trabajo?  La configuración de favoritos te permitirá seleccionar tus tableros preferidos y más usados, para que aparezcan en la parte superior de tu panel izquierdo y que puedas acceder a ellos de forma más rápida y simple⭐️

Para agregar un tablero a tus favoritos haz clic en la estrella gris que se encuentra junto al nombre del tablero.

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¡Cuando haces click en la estrella, se volverá amarilla, como en el siguiente GIF! ⭐️

¡Ahora puedes ver todos tus tableros favoritos juntos en el panel izquierdo encima de tus espacios de trabajo, para que los puedas encontrar siempre!

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  • Buscar todo

La Barra de búsqueda general te permite buscar cualquier cosa entre todos tus tableros ¿Quieres filtrar qué tareas están "detenidas" en todos tus tableros? ¡Puedes hacerlo! ¿Quieres saber cuánta carga de trabajo tiene un compañero de trabajo? ¡Busca su nombre! ¿Quieres saber qué tienes que hacer esta semana? Busca qué elementos tienes asignados y luego fíltralos por fecha. 🔍

Para ello, simplemente haz clic en el ícono de la lupa que se encuentra sobre tu foto de perfil en el panel izquierdo.

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En la Barra de búsqueda general, puedes buscar algo específico, como una actualización, un archivo o una etiqueta y mucho más.

 

  • Filtrar tu lista de tableros

Puedes reducir la cantidad de tableros que ves en el panel izquierdo al usar la opción la barra de búsqueda "Filtrar tableros". Ve a la barra de búsqueda en "Espacios de trabajo" y escribe el nombre del tablero que estás buscando o un grupo de tableros con temas similares.

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Puedes filtrar los tableros que quieres ver en tu panel izquierdo al pasar el cursor sobre la barra de búsqueda "Filtrar tableros" y hacer clic sobre el ícono del tornado. 🌪Desde aquí, puedes seleccionar qué tipos de tableros te gustaría ver, así también como la opción de ver solo los tableros a los cuales estás suscripto.

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Búsqueda rápida

¿Te encuentras a menudo cambiando entre tableros mientras trabajas? Nosotros también, por eso es que nos encanta usar la Búsqueda rápida para pasar de un tablero al otro sin interrupciones. En lugar de buscar por todas tus carpetas para encontrar el tablero que necesitas, la Búsqueda rápida te permite buscar y navegar fácilmente de un tablero a otro. 

Para abrir la Búsqueda rápida, haz clic en el ícono del rayo que aparece en la parte superior izquierda de tu pantalla.⚡️

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¡Escribe el nombre del tablero al que quieres acceder para cambiar de tablero tan rápido como un rayo! ¡Incluso puedes usar esta ventana para buscar carpetas!

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Sugerencia: ¡Usa un atajo del teclado para abrir la Búsqueda rápida! En Mac, presiona Command + B  y en Windows, presiona Ctrl + B.

 

Limpia lo que no necesitas

¿Sigues guardando elementos y tableros viejos por mucho tiempo por si llegas a necesitar la información más adelante? Si ese es tu caso, las funciones "Organizar" y archivar te van a encantar. En lugar de conservar información vieja, puedes archivarla para despejar tu lista de tableros o la cantidad de elementos de tus tableros. ¡Siempre tienes la opción de restaurar el contenido si lo vuelves a necesitar! 🗄

 

Organizar

En la sección Admin de tu cuenta, puedes encontrar la función "Organizar" que te ayuda a mantener tu cuenta organizada. En esta sección, puedes encontrar un resumen de todos los tableros activos que tienes actualmente dentro de tu cuenta y puedes archivarlos directamente desde allí, si lo deseas. Además, puedes acceder a todos los tableros archivados haciendo clic en "tableros archivados". 

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Archivar elementos y tableros 

  • Archivar un tablero 

Puedes archivar un tablero haciendo clic en el menú de los 3 puntos en la esquina superior derecha del tablero, luego en "Eliminar/Archivar tablero" y por último en "Archivar tablero". Siempre puedes eliminar un tablero si estás seguro que no volverás a necesitarlo, pero es preferible archivarlo para que tengas la opción de restaurarlo si así lo deseas.

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Si en algún momento quieres restaurar un elemento o un tablero que haya sido archivado, sigue los pasos de este artículo

  • Archivar un elemento

Puedes archivar un elemento haciendo clic en la flecha a la izquierda del elemento y seleccionando la opción "Archivar". 

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Si en algún momento deseas restaurar el elemento que hayas archivado, sigue los pasos de este artículo.

  • Archivar automáticamente

Incluso es posible archivar elementos usando automatizaciones como esta:

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  • Archivar tus automatizaciones

Si tienes una automatización que no deseas usar activamente pero tampoco quieres eliminarla por completo, ¡puedes desactivarla! Cuando desactivas una automatización, esta permanece en la lista de automatizaciones de tu tablero para que puedas volver a activarla cuando lo desees.

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Cancelar la suscripción a un tablero

¿Estás recibiendo demasiadas actualizaciones en tu bandeja de entrada? Una forma de reducir la cantidad es cancelar la suscripción a los tableros de los cuales no necesitas ver las actualizaciones.

Haz clic en el ícono de personas para que abra la lista completa de todos los miembros del tablero y luego haz clic en la "X" al lado de tu nombre para cancelar tu suscripción. ¡Ya no recibirás actualizaciones de este tablero en tu bandeja de entrada!

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Limitar tus notificaciones

A veces iniciamos sesión en nuestra cuenta y nos sentimos bombardeados con tantas notificaciones de campana y correos electrónicos de monday.com. ¡Consulta estas soluciones que te ayudarán a limitar tus notificaciones para que solo veas lo que necesites ver! 🔕

Gestionar tus notificaciones

Para cambiar la configuración de tus notificaciones, haz clic en tu foto de perfil y luego en "Mi perfil".

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Selecciona la pestaña Notificaciones y verás una lista de todas las notificaciones por correo electrónico posibles, incluidas las actualizaciones diarias. Puedes seleccionar cualquier notificación por correo electrónico que quieras recibir. En mi cuenta, no tengo notificaciones por correo electrónico activadas, porque ya recibo notificaciones sobre todo lo que necesito dentro de la plataforma, y no hay necesidad de que también reciba correos electrónicos. ✉️

En esta pestaña, ¡también puedo activar o desactivar mis notificaciones de escritorio! Si he iniciado sesión con mi cuenta en el teléfono, este botón me permitirá recibir notificaciones push allí.

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Gestionar tu bandeja de entrada 

Tu bandeja de entrada es donde verás todas las actualizaciones de todos los tableros a los que te hayas suscripto. Tenemos algunas sugerencias que te ayudarán a gestionar todas las actualizaciones que necesitas.

  • Filtrar por tablero

Si no puedes cancelar tu suscripción a un tablero determinado, pero notas que estás recibiendo demasiadas actualizaciones en tu bandeja de entrada que no te interesan, ¡tenemos este consejo! Ve a "Actualizaciones de la bandeja de entrada" en las"Opciones de vistas del buzón y verás las opciones de "Filtrar por tablero" con una lista de todos los tableros de los que recibes actualizaciones. Selecciona un tablero para ver solo las actualizaciones de ese tablero. En la parte superior de tu bandeja de entrada, verás una opción para "Cerrar todas" las actualizaciones. Al hacer clic en ella, cerrarás todas las actualizaciones de ese tablero sin tener que revisarlas.

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  • Me mencionaron

Si no tienes mucho tiempo y solo quieras revisar las actualizaciones más importantes, puedes ver tu bandeja de entrada según la opción "Me mencionaron". De este modo, limitarás el contenido para ver solo las actualizaciones que sean directamente relevantes para ti o tu equipo. Puedes utilizar esta vista para enfocarte primero en las cosas más relevantes y abordar el resto cuando tengas un poco más de tiempo.

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  • Marcar actualizaciones como favoritas

¿Tienes un par de minutos para despejar tu bandeja de entrada pero no tienes tiempo para ocuparte de cada elemento que necesita una acción de tu parte? Puedes marcar las actualizaciones como favoritas para revisarlas más tarde. Solo tienes que hacer clic en la flecha en la esquina superior derecha de tu actualización y seleccionar "Marcar como favorito".

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¡Cuando elijas "Actualizaciones favoritas" en las Opciones de vistas de la bandeja de entrada en el panel derecho, verás una lista de todas las actualizaciones que has marcado como favoritas!

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Dejar de seguir actualizaciones

 Si recientemente has indicado que te gusta una actualización o has publicado una respuesta en ella, recibirás notificaciones de campana para todas las futuras respuestas que reciba esa actualización. Si no quieres recibir más notificaciones sobre esa actualización, simplemente haz clic en la flecha en la esquina superior derecha de la actualización y selecciona "Dejar de seguir conversación". 

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Sugerencias

¡Se siente genial organizar un poco nuestra cuenta, pero podemos mejorarlo aún más! 🧼¡Lee estas sugerencias que hemos recopilado para ayudarte a usar nuestras increíbles funciones para optimizar aún más tu cuenta!

Paneles 

Los paneles son una forma genial de mostrar la información más importante de varios tableros en solo un lugar. En lugar de revisar el progreso y los logros en todos tus tableros, puedes echar un vistazo rápido a un panel para tener una vista general de todo lo que necesitas ver. Actualmente contamos con más de 40 widgets y apps disponibles que te ayudarán a comprender el progreso de un proyecto, hacer seguimientos de presupuestos, estimar la carga de trabajo de tus compañeros de equipo y mucho más. Combina los widgets y las apps para que tú y tu equipo estén siempre motivados y enfocados en los objetivos generales y en aumentar la productividad. 

El panel de marketing que figura a continuación brinda una visión general de todos los tableros del equipo de marketing. Este contiene: 

  • Widget de calendario para mostrar todas las fechas y plazos de entrega de un vistazo.
  • Widget de batería para mostrar una vista general del progreso de todos los proyectos.
  • Widget de gráfico para mostrar el estado de cada campaña de marketing.
  • Widget de cronograma para visualizar la duración de cada proyecto en las próximas semanas.
  • Widget de números para hacer un seguimiento de cuánto ha gastado el equipo de nuestro presupuesto hasta ahora.
  • Widget de gráfico para mostrar el saldo en cada plataforma para cada campaña de marketing.
  • Widget de tabla para mostrar grupos importantes en varios tableros en una vista única.
  • Widget de cita del día, ¡para un poco de inspiración diaria!

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Automatizaciones

Sabemos que estás al tanto de tus tareas, pero a veces hay cosas que se nos escapan. ¡Usa las automatizaciones para asegurarte de que nada se te pierda de vista! Las automatizaciones han sido diseñadas para realizar acciones específicas para ti o para notificarte cuando algo necesite tu atención. Pueden ayudarte a realizar menos acciones manuales y así simplificar un poco tu vida.

Por ejemplo, dado que nuestro tablero está organizado por meses y cada grupo representa un mes diferente, podemos usar la siguiente automatización para crear un grupo nuevo todos los meses:

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La siguiente automatización se usa para un tablero que tenemos, en el que cada grupo representa una fase distintas de nuestro proyecto en curso. En lugar de tener que mover elementos manualmente de un grupo a otro, y posiblemente olvidarnos de hacerlo, hemos agregado automatizaciones para que se muevan por su cuenta cada vez que cambie un estado.

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La siguiente automatización usa los datos de la columna fecha y la columna estado para comprobar que el estado del elemento sea "Completado" antes de la fecha límite especificada. Si no se marca como completado, se notificará a otro miembro del equipo o a un gerente para solucionar el problema y que el proyecto siga avanzando.

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Hay muchas automatizaciones geniales disponibles que facilitarán tu flujo de trabajo y mejorarán la comunicación dentro de tu equipo. ¡Consulta este artículo para convertirte en un experto en automatizaciones!

 

Mi semana

Mi semana es una excelente forma de ver todo lo que tú y tu equipo deben completar esta semana, la semana que viene o incluso ver lo que esté vencido. Funciona mediante la recopilación de todas las tareas de tu cuenta de monday.com que deban completarse esta semana. 📆

Para ver esta función, haz clic en el ícono de calendario encima de tu foto de perfil.

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Desde la sección Mi Semana, puedes ver todas las tareas que tienes que hacer hoy y el resto de la semana, junto a enlaces a los tableros en donde se encuentran. ¡Revisa Mi Semana periódicamente para asegurarte de que nada se te pase por alto!

 

Si tienes dudas, comunícate con nuestro equipo a través de nuestro formulario de contacto. ¡Estamos disponibles las 24 horas y será un gusto ayudarte!