¿Tienes elementos en tu tablero con vencimientos que dependen entre sí? ¿Un elemento no puede comenzar hasta que el otro no esté completo? ¡Ahí es donde entran en juego las dependencias! Las dependencias ayudan a crear conexiones vitales entre los elementos que dependen unos de otros para gestionar los proyectos mejor y con más eficiencia.
Agregar la columna dependencia
Para empezar a trabajar con las dependencias, primero deberás agregar la columna dependencia en tu tablero. Con la columna dependencia, podrás definir las relaciones de dependencia entre los elementos de tu tablero.
Para agregar esta columna, haz clic en el ícono “+” a la derecha de la última columna y selecciona “Más columnas”. En el Centro de columnas, busca la columna dependencia y haz clic en “Agregar al tablero”, como se muestra a continuación:
Nota: Solo puedes agregar una columna dependencias por tablero.
Establece tu configuración de dependencias
Cuando agregues una columna dependencia, aparecerá una ventana emergente que te pedirá que elijas cómo funcionarán las dependencias, además de la columna tiempo de la que dependerán tus elementos.
En cuanto a la configuración del modo en que funcionarán tus dependencias, puedes elegir entre los modos “Flexible”, “Estricto” o "Sin acción":
Flexible: garantiza que no haya superposición entre las fechas de los elementos que dependen entre sí.
Estricto: ajusta las fechas de un elemento para reflejar los cambios exactos en los tiempos hechos en base al elemento del que depende.
Sin acción: los elementos no cambiarán automáticamente; solo mostrarán las relaciones de dependencia sin hacer cambios, incluso si hay un conflicto de dependencia.
El modo de dependencia que se seleccione aquí determinará cómo los elementos se actualizarán automáticamente cuando se hagan cambios en los elementos de los que dependen.
En la misma ventana, deberás elegir la columna tiempo de la que dependerán tus elementos. Puedes conectar cualquier columna tiempo, incluidas las siguientes:
Si tienes más de una columna tiempo en tu tablero, puedes elegir una de ellas en el menú desplegable. Cuando hayas seleccionado una columna, haz clic en "Guardar".
Define relaciones de dependencia entre los elementos
Cuando hayas establecido tu configuración de dependencias, ¡es hora de definir qué elementos dependerán de otros elementos! Es importante establecer esto para que puedas controlar cómo cambian tus elementos cuando se hacen cambios en los elementos de los que dependen.
Comienza con un clic en una celda en la columna dependencias. Se abrirá un menú de barra lateral que te permitirá seleccionar cualquier elemento del tablero.
Cuando creas o editas una dependencia, puedes buscar por un ID de tarea además de por su nombre (estos ID vienen de la “columna ID de elemento”). Abre la columna dependencias, empieza a escribir el ID y elige la tarea exacta, incluso cuando los nombres sean similares:
Cuando hayas establecido todas tus fechas, solo verás un cambio automático en una fecha una vez que se haga un cambio en la fecha dependiente, según el modo de dependencia que hayas configurado.
Es importante tener en cuenta que la columna fecha o la columna cronograma no se completarán automáticamente después de configurar los elementos dependientes en la columna dependencias. Debes completar la columna fecha o la columna cronograma de cada elemento para que funcionen las dependencias.
Uso de la columna duración
Las dependencias solo cambian las fechas que ya existan en tu columna fecha o columna cronograma. No crean cronogramas para tus elementos de forma automática. La columna duración (también conocida como columna combo de cronograma + números) te permite completar rápidamente las fechas de inicio y fin para que tu cadena de dependencias comience a funcionar.
Para empezar, agrega la columna combo cronograma + números a tu tablero. Se crearán dos columnas lado a lado: una columna duración y una columna cronograma. Si usas dependencias en proyectos, este combo ya está diseñado en el tablero de proyectos y puedes usarlo de inmediato.
Escribe la cantidad de días para cada tarea en la columna duración. Si la columna cronograma está vacía, completará y ajustará automáticamente un rango de fechas que empieza desde hoy según la duración que ingreses. Si la columna cronograma ya tiene un rango de fechas, los cambios en la duración causarán ajustes en la fecha de finalización sin afectar la fecha de inicio.
Puedes configurar tus dependencias antes o después de agregar las duraciones. Cuando los cronogramas se apliquen a tus elementos, todos los cambios en la fecha seguirán el modo de dependencias que hayas seleccionado (flexible, estricto o ninguna acción). Si una tarea usa la columna duración, el cambio en la duración ajustará la fecha de finalización en el cronograma y el cambio de la fecha de inicio o finalización en el cronograma actualizará la duración para que la cantidad de días y el rango de fechas coincidan siempre.
Dependencias por lote
Disponible en el Plan Enterprise para tableros de proyecto
Para acelerar la configuración de los proyectos grandes, selecciona los elementos por lotes en tu tablero de proyectos y selecciona “Dependencias” en la barra de opción múltiple. Las tareas seleccionadas se conectan en secuencia en una sola acción, según el orden que elijas (por ejemplo, tarea A, tarea B, tarea C).
Las dependencias por lote crean enlaces de dependencias entre las tareas seleccionadas. No completan automáticamente las fechas de las tareas que no tengan una fecha ni cronograma aún. Si algunas de las tareas seleccionadas no tienen fechas, la columna fecha o cronograma permanecerá vacía. Cuando agregues fechas o cronogramas en esas tareas, las fechas se ajustarán según el modo de dependencias que configures (por ejemplo, modo estricto) y su cadena de dependencias.
Cuando ejecutas dependencias por lotes en el modo estricto con tareas que ya tienen cronogramas, estos se actualizan para que se sigan uno después del otro, igual que cuando conectas dos tareas con cronogramas de forma manual. Esto te ayuda a crear un cronograma continuo del proyecto rápidamente sin configurar cada dependencia de a una:
En proyectos con múltiples niveles de subelementos, las dependencias por lotes se ejecutan en el modo estricto de forma predeterminada. Cuando seleccionas elementos de varios niveles a la vez, la dependencia se crea en el nivel más alto porque los subelementos se consolidan con sus elementos principales.
Si quieres conectar elementos a un nivel más bajo, selecciona solo los elementos en ese nivel (sin sus elementos principales) y ejecuta otra vez las dependencias por lotes para que se conecten entre sí a ese nivel. También puedes seleccionar subelementos al mismo nivel en un proyecto con múltiples niveles y usar las dependencias por lotes para conectar los subelementos entre sí:
Si cambias de parecer después de ejecutar las dependencias por lotes, selecciona “Deshacer” en la ventana emergente que aparece justo después de terminar la acción. Así se restablece el tablero a su estado original antes de la ejecución de la acción por lotes, incluidas las dependencias que se hayan sobrescrito en lotes:
Si la ventana emergente ya desapareció, igual puedes abrir el registro de actividad en el tablero o elemento relevante y deshacer el paso por lotes allí.
¡Mira cómo ocurre la magia!
Cuando hayas elegido tu configuración de dependencias y configurado las relaciones entre los elementos, es hora de ver tus dependencias en acción.
Ahora, cuando cambies la columna cronograma o fecha relevante en tu tablero, las fechas de los elementos dependientes cambiarán según el modo de dependencia. No solo eso, sino que, además, al arrastrar elementos en la vista de Gantt o de cronograma, podrás ver realmente que todos tus elementos se mueven de la misma forma que los elementos de los que dependen. 🙌
Modos de dependencias disponibles
A la hora de personalizar la forma en la que quieres que funcionen tus dependencias, tienes tres modos para elegir:
Flexible: garantiza que no haya superposición entre las fechas de los elementos que dependen entre sí. Esto significa que, si cambias la fecha de un elemento y no hay superposición entre las fechas de sus elementos dependientes, no se harán cambios en la fecha de los elementos dependientes. Sin embargo, si cambias la fecha de un elemento y hay superposición entre las fechas de los elementos dependientes, la fecha de estos últimos se ajustará para eliminar la superposición.
Estricto: te permite usar dependencias para programar proyectos y garantizar el cronograma más optimizado para un proyecto (con brechas predefinidas o sin brechas). Aquí, al cambiar la fecha de un elemento, la fecha de los elementos dependientes cambiará automáticamente de la misma manera.
Modo sin acción: los elementos en tu tablero no cambiarán automáticamente dependiendo de las relaciones de dependencia que establezcas. Los elementos solo mostrarán visualmente las relaciones de dependencia (a través de las conexiones en la columna dependencia y con flechas en el widget de Gantt) sin realizar ningún cambio en las fechas del elemento, incluso si hay un conflicto de dependencia entre algunos elementos.
Cómo omitir los fines de semana con las dependencias
Para garantizar que se omitan los fines de semana, primero deberás configurarlo en la configuración del administrador. Para eso, ve a tu foto de perfil en la esquina inferior izquierda de la pantalla y haz clic en “Administrador”. Dentro de la sección de administrador, abajo del encabezado “General”, haz clic en la pestaña “Cuenta”. Allí, verás la opción “Ocultar fines de semana” abajo de Cronograma de fines de semana.
Entender los tipos de dependencias
A medida que configures las relaciones entre tus elementos, podrás seleccionar el tipo de dependencia para cada relación individual. Hay cuatro tipos de dependencia: de fin a comienzo, de comienzo a comienzo, de fin a fin y de comienzo a fin.
De fin a comienzo: Solo una vez finalizada la Tarea A, la Tarea B puede comenzar. Este es el tipo de dependencia más comúnmente utilizado.
De comienzo a comienzo: la tarea B solo puede comenzar cuando comienza la tarea A.
De fin a fin: la tarea B solo puede finalizar cuando finaliza la tarea A.
De comienzo a fin: la tarea B solo puede finalizar cuando comienza la tarea A.
Adelanto y retraso ("Lead and lag")
Cuando se administran proyectos con cronogramas estrictos, hay momentos en los que puedes predecir que se necesitará una cantidad determinada de días de espera entre los pasos del proyecto o, alternativamente, algunas superposiciones en diferentes fases, que son importantes para tener en cuenta. Por lo tanto, al usar el tipo de dependencia estricta, puedes usar la función “adelanto y retraso” para definir los retrasos necesarios u oportunidades para ahorrar tiempo en un plan de proyecto directamente desde la columna dependencias.
Retraso: un retraso entre el elemento dependiente y el elemento del que depende, es decir, una cantidad determinada de tiempo que debe pasar antes de que el siguiente paso en el proyecto pueda comenzar.
Por ejemplo, hay dos días de espera obligatoria entre la aplicación de la primera capa de pintura y la segunda.
Para agregar un retraso, simplemente haz clic en el elemento del tablero dentro de la columna dependencias y agrega tu número elegido. Aquí, un número positivo indicará un retraso de la siguiente forma:
Al observar el retraso dentro del Cronograma o el diagrama de Gantt, esto puede verse como una brecha entre los elementos dependientes, como se muestra a continuación:
Adelanto: Una superposición entre un elemento dependiente y el elemento del que depende, es decir, una cierta cantidad de tiempo durante el que un paso puede comenzar anticipadamente en paralelo a otro paso anterior.
Por ejemplo, en monday.com, hay dos días de superposición entre comenzar a desarrollar una función y terminar de diseñar una función.
Para agregar un adelanto, simplemente haz clic en el elemento del tablero dentro de la columna dependencias y agrega tu número elegido. Aquí, un número negativo indicará un adelanto como tal:
Cuando se observa un adelanto dentro del cronograma o el diagrama de Gantt, puede verse como una superposición entre los elementos dependientes, como se muestra a continuación:
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