Lleva tu cuenta de monday service a otro nivel con el portal de clientes. Este revolucionario centro de soporte te permitirá gestionar todos tus formularios, artículos e información en un lugar centralizado. En este artículo se explica cómo funcionan las configuraciones disponibles y cómo ajustarlas según tus necesidades.
Dónde está la configuración del portal de clientes
Tu portal de clientes es un sitio web con una URL independiente y fuera de monday.com. Eso significa que los visitantes del portal no tienen que ser usuarios de una cuenta de monday.com. Los administradores de cuenta pueden ir a la configuración del portal de clientes con un clic en el ícono de globo en la parte superior del panel izquierdo:
Allí se puede elegir entre las tres categorías principales de la configuración del portal: personalizar, contenido y seguridad. ¡Sigue leyendo para aprender todo al respecto!
Personaliza la configuración
En la pestaña Personalizar del portal puedes cambiar el nombre del portal, ajustar el color del encabezado, subir una imagen de perfil y tu logotipo. También puedes acceder a una vista previa y copiar la URL de tu portal en el portapapeles.
Al expandir la página de inicio de sesión en el portal en la parte de abajo de tu página, puedes personalizar el mensaje que aparece en la página de inicio de sesión de tu portal. Aquí, puedes ingresar un título para la página de inicio de sesión, que puede aparecer como el mensaje principal, y un subtítulo para la página de inicio de sesión, que aparece justo arriba del campo de entrada del e-mail. También puedes agregar un enlace que aparece debajo del subtítulo; ingresa el texto para mostrar del enlace y copia la URL (por ejemplo, Términos y condiciones, un artículo del centro de ayuda o un formulario externo). Selecciona “Guardar” junto a cada campo para aplicar los cambios y aparecerán al instante en la página de inicio de sesión.
Configuración del contenido
Para agregar un recurso al contenido de tu portal, haz clic en “Agregar recurso” y luego elige una de las opciones en el menú desplegable.
Para agregar un WorkForm, selecciona uno de la lista desplegable, ingresa un título, elige un grupo, agrega una descripción, aplica una etiqueta y sube una imagen de fondo. Cuando esté listo, haz clic en “Agregar WorkForm”. Tu formulario aparecerá entonces en el grupo elegido en la configuración de servicio de tu portal.
Para agregar un enlace, haz clic en “Enlace”, pega la URL, ingresa un título y una descripción, elige un grupo, aplica una etiqueta y sube una imagen de fondo. Luego haz clic en “Agregar enlace”. El enlace aparecerá entonces en el grupo seleccionado dentro del contenido de tu portal.
También puedes agregar monday docs a tu portal. Cuando los visitantes del portal abren un doc, se abre en vista previa de solo lectura dentro del portal. Para agregar un monday doc, haz clic en “monday Doc”. En la lista, selecciona el doc que quieres agregar. También puedes seleccionar múltiples docs a la vez y hacer clic en “Siguiente”.
Elige el grupo donde los docs deben aparecer, aplica una etiqueta, elige una imagen de fondo si quieres y haz clic en “Agregar monday Doc”.
El doc aparecerá en el grupo seleccionado dentro del contenido de tu portal. De forma predeterminada, el portal usa el nombre del doc como el título del contenido. Puedes editar el título si quieres.
Cuando agregas un doc al portal, se vuelve accesible a todos los visitantes del portal, incluso si el doc era privado originalmente, siempre que la persona que lo haya agregado tenga acceso para verlo. Los documentos de activos (imágenes, videos y archivos) también se vuelven accesibles para los visitantes del portal. Algunos elementos que se pueden integrar en los docs, como tableros y widgets de monday, no se pueden mostrar dentro de la vista previa del portal por limitaciones de privacidad.
Personaliza el contenido de tu portal con etiquetas personalizadas e imágenes de fondo. Haz clic en “Agregar una etiqueta“ cuando agregues tus recursos, luego elige “+ Agregar etiqueta personalizada”. Personaliza el nombre, el color y el ícono de la etiqueta según tus necesidades. Cuando la etiqueta esté lista, mejora tu enlace o formulario con una imagen de fondo:
Los grupos te ayudan a organizar el contenido del portal para que los visitantes puedan encontrar rápidamente lo que necesitan. Para agregar un grupo, haz clic en “+ Agregar grupo” y personaliza el título del grupo. Luego agrega recursos para completarlo:
Para reordenar el contenido dentro de un grupo, lo puedes arrastrar con el menú de 6 puntos que está a la izquierda de cada elemento, y puedes arrastrar los grupos con el menú de 6 puntos de la misma forma para reordenarlos.
Puedes contraer o expandir un grupo con un clic en la flecha que está junto al encabezado del grupo. Si eliminas un grupo con el ícono de la papelera que está del lado derecho del encabezado, todos los enlaces y formularios dentro del grupo se eliminarán del portal de clientes, pero los WorkForms seguirán dentro de tu cuenta en la ubicación original.
Edita tus enlaces o formularios con un clic en el ícono de lápiz a la derecha del título y la descripción. Se abrirá una ventana donde puedes editar el formulario o el enlace, junto con el título, la etiqueta o la descripción. Cuando hayas terminado, haz clic en “Descartar” o “Guardar cambios”.
Para eliminar un recurso, haz clic en el ícono de la papelera que está a la derecha del título y la descripción.
Finalmente, puedes usar “Anuncios” para que los visitantes del portal no se pierdan los mensajes urgentes, como ventanas de mantenimiento, actualizaciones del servicio o cambios en políticas. Los anuncios aparecen como un banner en la parte superior del portal para que todos vean el mensaje en cuanto se abre.
Para crear uno, abre la sección “Anuncios” y haz clic en “Agregar anuncio”. Agrega el texto de tu anuncio, luego usa “Cronograma” para definir las fechas en las que debería aparecer el banner. En “Estilo”, puedes elegir el color del banner.
Luego, decide si los visitantes pueden cerrar el banner. Para eso, selecciona “Los usuarios pueden descartar el banner”. Si quieres incluir una URL que se pueda presionar, activa “Agregar un enlace”, luego agrega la URL y el texto del enlace. Cuando esté listo, haz clic en “Agregar anuncio” para publicarlo.
Cuando se haya agregado, los visitantes del portal lo verán como un banner en la parte superior del portal durante las fechas que hayas seleccionado.
Configuración de acceso
En la pestaña de acceso, puedes controlar quién puede iniciar sesión en tu portal y cómo se agregan las personas fuera de tu cuenta de monday.com. También puedes elegir si los usuarios del portal pueden iniciar sesión con verificación de e-mail, SSO o ambas.
Permisos de acceso
En “Permisos de acceso”, elige quién puede iniciar sesión en este portal.
“Miembros de la cuenta” está activado de forma predeterminada. Eso permite que los miembros activos en tu cuenta de monday.com inicien sesión en el portal. Haz clic en “Gestionar miembros de la cuenta” para revisar o actualizar los miembros de la cuenta en la sección de gestión de usuarios.
Activa “Usuarios externos” para permitir que las personas fuera de la cuenta de monday.com inicien sesión en el portal.
Métodos de acceso
En “Métodos de acceso”, elige cómo los usuarios externos se agregan en el portal.
Si seleccionas “Acceso restringido”, puedes limitar el acceso del registro a personas específicas que invites y, de ser necesario, personas de dominios aprobados. Luego, tienes algunas formas de gestionar el acceso.
Selecciona “Invitar usuarios” para invitar usuarios externos de inmediato al ingresar una o más direcciones de e-mail. Haz clic en “Gestionar usuarios externos” para abrir la pestaña “Usuarios”, donde puedes ver y gestionar los usuarios externos del portal.
Si quieres otorgar acceso al portal a todos los usuarios con determinado dominio, la opción “Dominio aprobado” es para ti. Agrega uno o más dominios para permitir que las personas con ese e-mail se registren en el portal y accedan al instante:
En aprovisionamiento de SCIM, puedes gestionar los usuarios del portal automáticamente con el proveedor de identidad.
Si seleccionas “Acceso abierto”, cualquiera con cualquier dirección de e-mail se puede registrar y acceder en el portal. Se requiere verificación de e-mail.
Pestaña Usuarios
En la pestaña “Usuarios” se muestran los usuarios externos que tienen acceso al portal:
En esta pestaña, verás la dirección de e-mail del usuario, el estado (activo o pendiente), cuándo se unió y si se creó por una invitación de usuario o dominio aprobado.
Para invitar usuarios externos de la pestaña Usuarios, selecciona “Agregar usuarios”, luego ingresa una o más direcciones de e-mail. Los usuarios invitados aparecerán en la lista de esta página. Los usuarios que se agreguen con “Dominios aprobados” aparecerán después de iniciar sesión por primera vez.
Para gestionar un usuario externo, haz clic en el menú de tres puntos a la derecha del nombre:
Métodos de inicio de sesión
En “Métodos de inicio de sesión”, activa “Permitir inicio de sesión con SSO” para dejar que los usuarios del portal inicien sesión con tu configuración actual de SSO de la cuenta:
Aprovisionamiento del SCIM
Puedes usar el aprovisionamiento de SCIM para crear usuarios automáticamente como usuarios solo del portal en monday service. Para empezar, crea un rol llamado “portal_user” en tu proveedor de identidad.
Asigna este rol a los usuarios o grupos que deberían tener acceso solo a los portales. Revisa que estos usuarios no estén dentro de ningún otro grupo que aprovisione un rol distinto en monday service. En ese caso, el rol común más fuerte tendrá prioridad sobre el rol de usuario del portal.
Cuando el rol se haya asignado correctamente, los usuarios se crearán como usuarios del portal mediante el aprovisionamiento de SCIM:
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