Secuencias es una herramienta poderosa que le brinda a tu equipo una forma centralizada de gestionar la participación de múltiples pasos. Desde campañas por e-mail hasta recordatorios y notificaciones de tareas, Secuencias te permitirá hacer seguimiento de las interacciones con los clientes de principio a fin.

 

¿Qué son las secuencias?

Secuencias te brinda la posibilidad de desarrollar un flujo de interacción con clientes de principio a fin, que está automatizado. Puedes incluir e-mails automáticos, e-mails manuales, tareas y llamadas telefónicas. Cuando designes tareas manuales, se te notificará cuando sea el momento de completarlas.

 

Abrir secuencias

Puedes acceder a Secuencias en dos lugares diferentes. El lugar donde accedes a Secuencias determinará qué secuencias ves.

1. Nivel de cuenta. Para ver todas las secuencias en tu cuenta de CRM, abre Secuencias desde el menú de navegación de la izquierda. En la parte superior del menú, encontrarás "Secuencias":

2. Nivel del tablero. También puedes ver secuencias en el nivel del tablero a través de los tableros Contactos y Leads. Si eres un miembro individual del equipo que posee sus propias cuentas, esta es una excelente manera de hacer seguimiento de las secuencias de las que eres responsable. Para ver todas las secuencias relacionadas con un tablero, abre el tablero y selecciona "Secuencias" en la parte superior del tablero:

 

Crear una secuencia

Una vez que hayas abierto Secuencias, puedes crear una nueva secuencia haciendo clic en el botón "+ Nueva secuencia" a la izquierda:

Comienza nombrando tu secuencia. Este es el nombre que usará tu equipo para aplicar la Secuencia. Es mejor elegir un nombre que sea claro, conciso y único. 

Luego, selecciona un bloque de construcción en el menú de la izquierda. Tienes cuatro opciones:

1. E-mails automáticos. Son e-mails que se envían automáticamente según el cronograma y las condiciones definidas en la secuencia. Estos e-mails utilizan campos dinámicos para personalizar el contenido.
2. E-mails manuales. Crea una tarea de E-mails y actividades y recibe un recordatorio para enviar un e-mail.
3. Tareas generales. Crea una tarea personalizada de E-mails y actividades y recibe una notificación recordatoria a la hora designada. Estos pueden incluir cualquier acción que no sea de e-mail y que deba realizarse manualmente.
4. Tareas de llamadas. Crea una tarea de E-mails y actividades para realizar una llamada y recibir un recordatorio en el momento designado en la secuencia.
5. Pasos de retraso. Estos controlan el tiempo entre acciones, garantizando que los pasos se realicen en el orden y período de tiempo deseados.

Ordena los pasos

A medida que agregas pasos, puedes definir cuándo se realizará el paso. Si una tarea debe completarse el día 3 de la secuencia, puedes realizar ese ajuste haciendo clic en el paso y agregando el número de día en la esquina superior derecha o ajustando el número en el lado izquierdo:

Para mover un paso hacia arriba o hacia abajo en una secuencia, utiliza las flechas hacia arriba y hacia abajo a la derecha:

Utilizando el menú de tres puntos de la derecha, puedes eliminar o duplicar un paso, agregar tiempo de espera o agregar un paso antes o después:

Guarda tu borrador

Una vez que hayas terminado de construir los pasos, puedes guardar un borrador de tu secuencia. Estará inactivo hasta que completes las "Reglas y notificaciones" que se analizan más adelante en este artículo. 

 

Redactar e-mails

Puedes configurar e-mails manuales o automatizados dentro de tu secuencia. Los e-mails se redactan y envían mediante E-mails y actividades. Notarás que el redactor de e-mail está estructurado de la misma manera. Puedes redactar texto, editarlo, formatearlo e incluir enlaces.

E-mails manuales

Al redactar un e-mail manual, ten en cuenta que se puede personalizar antes de enviarlo. La línea de asunto aparecerá a la izquierda para ayudarte a hacer seguimiento de los pasos dentro de la secuencia.

E-mails automáticos

Puedes personalizar el e-mail tanto como quieras. Dado que el e-mail se enviará automáticamente, puede ser útil utilizar campos dinámicos para personalizarlo. Para insertar campos dinámicos en tu e-mail, utiliza el símbolo "{}". Si eliges utilizar campos dinámicos, puedes extraer datos de cualquier columna del tablero. 

Tus borradores de e-mail se guardarán automáticamente dentro de la secuencia.

Crear una firma

Para crear tu firma, abre la configuración de CRM desde el menú superior. Selecciona Firma de e-mail en el menú de la izquierda. Redacta tu firma y guárdala:

Desde aquí, también puedes activar la configuración para incluir automáticamente tu firma al redactar un nuevo e-mail.

Cada usuario de tu cuenta solo puede definir una firma de e-mail. Las firmas no se pueden compartir entre usuarios.

Agrega tu firma de e-mail

Si no incluyes firmas automáticamente en e-mails nuevos, puedes agregar tu firma manualmente. Para agregar o eliminar una firma de e-mail en el editor de e-mail, utiliza el botón Agregar firma:

 

Reglas y notificaciones

Abre la pestaña "Reglas y notificaciones" para terminar de configurar tu secuencia. Hay varias opciones de personalización para configurar la secuencia.

Activación de secuencias y datos de secuencias

En la parte superior verás:

• Activación de la secuencia. Cuando hayas terminado de completar los demás pasos de configuración, activa esta opción para activar tu secuencia. También puedes usar esto para desactivar tu secuencia.

Luego, verás la sección Datos de secuencia. En esta sección podrás realizar las siguientes designaciones:

• Enviar e-mail como. Aquí es donde designas desde qué dirección de e-mail se enviarán los e-mails de tu secuencia.

• Tablero. Selecciona el tablero desde donde esta secuencia extraerá datos. Probablemente querrás elegir el tablero Contactos o Leads.
• Información de contacto Elige qué columnas del tablero deseas utilizar para ingresar la dirección de e-mail y el número de teléfono.

Reglas de eliminación y zona horaria

En la siguiente sección, verás las Reglas de eliminación. Aquí es donde se designan las condiciones que se deben cumplir para que un contacto o lead se elimine de la secuencia. Puedes aplicar tantas reglas como quieras. Activa la regla para aplicarla a tu secuencia.

Las opciones son:

• Eliminar un contacto si responde a un e-mail en esta secuencia
• Eliminar un contacto si abre un e-mail en esta secuencia
• Eliminar contacto si el e-mail rebota
• Eliminar contacto si hizo clic en un enlace de un e-mail de esta secuencia
• Eliminar contacto si un e-mail en esta secuencia recibe una respuesta automática (esta configuración está en versión Beta)

Al elegir cualquiera de estas opciones, también tendrás la opción de seleccionar una columna Estado en el tablero indicado en Datos de secuencia y cambiar ese estado a una etiqueta específica.

La siguiente sección es donde indicarás la Zona horaria y ventana de envío para tus e-mails automáticos.

• Zona horaria. Esta es la zona horaria con la que se alinearán las siguientes reglas de día y hora.
• Enviar mensaje en estos días. Puedes elegir saltarte los fines de semana o cualquier otro día de la semana. Cuando un día está resaltado en verde azulado, está seleccionado.
• Enviar mensaje en este momento. Puedes elegir un intervalo de tiempo durante el cual se enviarán tus e-mails.

Notificaciones

En la última sección, puedes elegir tu configuración de Notificaciones. Tienes las siguientes opciones:

• Notificarme cuando sea hora de hacer una llamada/enviar un e-mail. De forma predeterminada, esta opción estará activada.
• Notificarme cuando una secuencia haya terminado por un compromiso. Esto hace referencia a la regla de la sección Reglas de eliminación. Si indicas que deseas que se elimine a alguien si responde o abre un e-mail, puedes activar esta regla de notificación para recibir una notificación cuando esto ocurra.
• Destinatario de las notificaciones. Si activas las notificaciones en esta sección, podrás elegir quién recibirá las notificaciones. Si las notificaciones están activadas, debes elegir una columna Personas del tablero designado en la sección Datos de secuencia. Si alguien no está asignado en la columna Personas, el creador de la secuencia recibirá la notificación para ese contacto o lead individual. Si las notificaciones están desactivadas en esta sección, no es necesario seleccionar ninguna columna Personas. 

 

Activar una secuencia

Cuando hayas terminado de crear tu secuencia y personalizar las Reglas y notificaciones, haz clic en "Guardar secuencia" en la parte superior derecha. Serás redirigido al administrador de Secuencias.

Allí, puedes abrir una secuencia colocando el cursor sobre el nombre de la secuencia y haciendo clic en Abrir:

Haz clic en Editar secuencia en la esquina superior derecha para realizar cambios:

Abre la pestaña Reglas y notificaciones y activa la secuencia en el centro de Activación de secuencia:

 

Registrar un lead en una secuencia

Una vez que la secuencia esté activa, puedes inscribir manualmente contactos y leads. También puedes configurar una automatización para inscribir automáticamente leads entrantes o contactos recién creados.

Inscripción manual

Método 1:

Para inscribir un lead en una secuencia, abre tu secuencia y luego abre la pestaña Personas .

Utilizando el botón en la parte inferior de la pantalla o el botón en la parte superior izquierda, haz clic para inscribir un lead en tu secuencia:

Sigue las instrucciones para inscribir a tu lead.

 

Método 2:

También puedes inscribir un lead o un contacto directamente desde tus tableros. Para ello, ve a tu tablero y marca la casilla a la izquierda del elemento que representa el lead o contacto que quieres inscribir. Puedes seleccionar varios elementos. Esto se llama acciones por lote. Consulta el artículo "Acciones por lote" para obtener más información sobre esto.

En la ventana emergente en la parte inferior de la pantalla, selecciona "Agregar a la secuencia":

Luego verás una lista de secuencias disponibles para ti. Al utilizar la inscripción manual, verás lo siguiente:

• secuencias que te pertenecen
• secuencias a las que está conectada tu dirección de e-mail
• y secuencias que están conectadas a una dirección de e-mail que se ha compartido contigo o con la cuenta completa

Elige una secuencia para aplicarlo:

Inscripción automática

Para inscribir automáticamente a los leads entrantes y a los contactos recién creados, puedes crear una automatización con la app Secuencias. Haz clic en Integraciones en la parte superior derecha de tu tablero:

Busca "secuencia" para localizar rápidamente la app:

Utiliza la plantilla "Cuando el estado cambia a algo, inscribir elemento en secuencia" para inscribir automáticamente leads o contactos en una secuencia específica. Por ejemplo, podrías usar "Cuando el estado cambia a Interesado" como disparador. Cada vez que un lead esté marcado como "Interesado", se inscribirá en la secuencia designada.

Al elegir una secuencia para tu automatización, verás:

• secuencias que te pertenecen
• secuencias a las que está conectada tu dirección de e-mail
• y secuencias que están conectadas a una dirección de e-mail que se ha compartido con toda la cuenta

Completa la configuración de automatización y guárdala para aplicarla en el futuro.

 

Secuencias y automatizaciones de monday

Hay varios modelos de automatización dedicados disponibles para usar con secuencias. Para acceder a ellos, abre el Centro de automatización. Busca "secuencias" y haz clic en el ícono de la app para ver las plantillas disponibles:

Hay varios modelos disponibles para elegir. Puedes inscribir o cancelar automáticamente la inscripción de un elemento en una secuencia en función de una variedad de disparadores, como cambios de estado, cuando se hace clic en un botón, cuando se mueve un elemento, cuando se crea un elemento o cuando se asigna una persona a un elemento.

Más opciones pronto

¿No ves la automatización que necesitas? ¡No hay problema! Estamos trabajando diligentemente para expandir nuestras ofertas de automatización para secuencias en función de tus comentarios. Para hacernos saber tus necesidades, por favor completa este formulario. ¡Esperamos saber de ti! 

Para obtener más información sobre las automatizaciones de monday, consulta nuestro artículo "Empieza ahora a usar las automatizaciones de monday".

 

Secuencias y flujos de trabajo de monday

Ahora que has configurado una secuencia, puedes usarla en los flujos de trabajo de monday. Los flujos de trabajo de monday incorporan automatización, integración, inicios retrasados y una interfaz intuitiva para ayudarte a crear la armonía que tu trabajo necesita. Puedes utilizar bloques de arrastrar y soltar para crear un flujo de trabajo para llegar a los clientes de una forma totalmente nueva y revolucionar tu forma de trabajar.

DISPARADORES

Hay cuatro bloques de secuencias disponibles para usar como disparador en los flujos de trabajo de monday:

• Cuando la ejecución de la secuencia se haya completado
• Cuando la secuencia se detenga o tenga un error
• Cuando el elemento se ingrese en una secuencia
• Cuando se abra el e-mail de la secuencia
• Cuando se hace clic en el enlace del e-mail de secuencia
• Cuando haya una respuesta nueva a un e-mail de secuencia
• Cuando se responde automáticamente al e-mail de secuencia

Acciones

Hay tres bloques de secuencias disponibles para usar como acciones en los flujos de trabajo de monday:

• Registrar elemento en la secuencia
• Desvincular elemento de la secuencia
• Desvincular elemento de todas las secuencias

Con el flujo de trabajo adecuado, puedes enviar información de seguimiento a un lead que responde a un e-mail en tu secuencia, asignar un representante según la disponibilidad y el potencial, agregar el lead a un nuevo canal y comenzar a aprovechar el potencial del lead.

Puedes obtener más información sobre los flujos de trabajo de monday en nuestro artículo "Empezar ahora a usar los flujos de trabajo de monday".

 

Hacer seguimiento de secuencias

Una vez que una secuencia está activa y se han inscrito los contactos o leads, puedes hacer un seguimiento de la secuencia en cuatro lugares:

• el gerente de Secuencias
• la pestaña Personas
• el cronograma de E-mails y actividades
• y el tablero de Actividades.

También tienes la opción de agregar un método adicional para hacer un seguimiento de secuencias agregando la columna Secuencias. Puedes leer más sobre la columna en la sección de la columna Secuencias.

 

Gestor de secuencias y análisis

Aquí los usuarios pueden ver estadísticas clave sobre el rendimiento general de una secuencia:

En esta pestaña, verás el nombre del lead a la izquierda, seguido de 12 columnas. Las columnas te brindan la siguiente información sobre el lead:

• Creado por. En esta columna puedes ver qué miembro de tu equipo creó la secuencia.
• Tablero. Esto te muestra el tablero conectado a la secuencia.
• Pasos. Esto te muestra el número de pasos en la secuencia.
• Días. Esto te muestra el número de días que lleva completar la ejecución de la secuencia.
• Personas activas. En esta columna puedes ver cuántas personas están participando activamente actualmente en la secuencia.
• Total de personas. Esto te muestra cuántas personas están inscritas en la secuencia.
• Índice de apertura. Este es el índice de apertura de la secuencia.
• Índice de respuesta. Este es el índice de respuesta para la secuencia.
• Índice de clics. Esta es la tasa de clics para la secuencia.
• Modificado. Esto te muestra la fecha en que se modificó la secuencia por última vez.
• Estado. Esto te muestra el estado actual de la secuencia.
• Detalles. En esta columna verás todos los detalles relevantes sobre el estado de la ejecución.

Al hacer clic en los tres puntos al final de la fila, puedes ver la secuencia, abrirla y completar los datos faltantes, duplicarla o eliminarla.

 

Pestaña personas

Aquí los usuarios pueden ver el estado de la secuencia, el último paso completado en la secuencia y quién disparó la secuencia:

En esta pestaña, verás el nombre del lead a la izquierda, seguido de 7 columnas. Las columnas te brindan la siguiente información sobre el lead:

• Pasos completados. Esto te proporciona un resumen simple de cuántos pasos se han completado. En este ejemplo, podemos ver que se han completado 0 de los 2 pasos para este lead.
• Último paso completado. Esto te muestra el último paso del flujo que se completó para este lead.
• Próximo paso. Esto te muestra el siguiente paso en el flujo que ocurrirá para el lead.
• Estado. Si hay un problema con esta ejecución de la secuencia, lo verás aquí. En este ejemplo, la secuencia tiene una etiqueta amarilla que dice "Detenido".
• Detalles. En esta columna verás todos los detalles relevantes sobre el estado de la ejecución. En este ejemplo, podemos ver que la secuencia se "Detuvo" porque "Falta el e-mail del destinatario" en el tablero de Leads.
• Disparada por. Aquí verás el avatar del miembro del equipo que agregó el lead a la secuencia.
• Inscrito. Esto te muestra la fecha en la que el lead se inscribió en la secuencia.

Puedes cancelar la inscripción de un lead de la secuencia haciendo clic en los tres puntos al final de la fila.

 

Cronograma de E-mails y actividades

Una vez que un contacto está inscrito en una Secuencia, se puede seguir su progreso a través de un cronograma que muestra los pasos completados:

 

E-mails y actividades: Tablero de actividades

Una vez que las secuencias se publican y están en uso, todas las tareas y actividades generadas por una secuencia se sincronizan automáticamente con el tablero de actividades. Esto te permite filtrar y ver tareas específicas, como llamadas que deben realizarse.

 

Columna Secuencias registradas

Para ayudarte a hacer un seguimiento de las secuencias en tus tableros, puedes utilizar la columna Secuencias inscritas. Esta columna se puede agregar a tu tablero de Contactos (o a cualquier tablero de tu elección) para visualizar en qué secuencias está inscripto cada contacto.

Para agregar la columna a tu tablero, haz clic en el signo + en el tablero, haz clic en Más columnas y busca la columna Secuencias inscritas:

La columna se actualizará cuando un elemento se:

• inscriba en una secuencia
• elimine de una secuencia
• o cuando se hayan completado todos los pasos de la secuencia de ejecución

 

Editar secuencias

Si editas una secuencia activa, se cancelarán todas las ejecuciones actuales de la secuencia y todas las inscripciones en la secuencia. Por este motivo, recomendamos editar secuencias activas solo si es absolutamente necesario para evitar interrumpir la experiencia del cliente.

Prácticas recomendadas

Con esto en mente, sugerimos las siguientes prácticas recomendadas:

• Asegúrate de que todos los compañeros de equipo que tengan acceso de edición a tu secuencia estén al tanto de esto.
• Si debes editar una secuencia, verifica qué pasos están en curso y permite que el paso se complete o mueve el contacto o lead a una nueva secuencia antes de realizar cambios.
  • En este caso, también podrías considerar finalizar las ejecuciones para los nuevos contactos y dejar que los contactos que ya han comenzado la secuencia la completen. Después de que completen la secuencia, edita la secuencia.

 

Cómo editar

Para editar una secuencia, abre Secuencias:

Allí, puedes abrir una secuencia colocando el cursor sobre el nombre de la secuencia y haciendo clic en Abrir:

Haz clic en Editar secuencia en la esquina superior derecha para realizar cambios:

Cuando hayas terminado de realizar cambios, haz clic en Guardar secuencia en la esquina superior derecha.

 

Permisos

Actualmente, los permisos se basan en tu rol en la cuenta. Si tu estas--

• administrador. Puedes acceder y editar todas las secuencias.
• el creador y propietario de la secuencia. Solo puedes acceder y editar tus secuencias.
• un miembro de la cuenta o un espectador. Puedes ver todas las secuencias. No puedes editar.

Si bien no existen restricciones basadas en roles para ver secuencias, los usuarios solo podrán acceder y ver secuencias en el nivel del tablero si tienen acceso al tablero. De lo contrario, pueden ver todas las secuencias a través de la navegación de la izquierda.

 

Acciones de automatizaciones

Las secuencias de e-mail utilizan algunas de las acciones de automatización asignadas a tu cuenta. Cada paso de una secuencia cuenta como una acción de automatización.

Por ejemplo, si una secuencia tiene cinco (5) pasos, utilizarás cinco (5) acciones de automatización más una (1) acción adicional para completarla.

 

Próximamente

Estamos trabajando arduamente para mejorar aún más esta función. En el futuro, puedes esperar:

• Gestión de días festivos y zonas horarias. Estamos trabajando en la creación de opciones de programación más avanzadas, que incluyen omitir días festivos y configuraciones de zona horaria para enviar e-mails. 
• ¿Qué haría que Secuencias sea mejor para tu equipo? Estamos trabajando diligentemente para mejorar Secuencias en base a tus comentarios. Para solicitar una nueva función o enviarnos tus comentarios, completa este formulario. ¡Esperamos saber de ti! 

 

 

 

 

Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.