Descripción general
Secuencias es una herramienta poderosa que le brinda a tu equipo una forma centralizada de gestionar la participación de múltiples pasos. Te permite crear un flujo de interacción con el cliente automatizado de principio a fin. Este flujo puede incluir e-mails automáticos, e-mails manuales, tareas y llamadas telefónicas.
Cuando designes cualquier tarea manual (como una llamada telefónica), se te notificará cuándo debe completarse.
Abrir secuencias
Puedes acceder a Secuencias en dos lugares diferentes. El lugar donde accedes a Secuencias determinará qué secuencias ves.
1. Nivel de cuenta. Para ver todas las Secuencias en tu cuenta de CRM, abre Secuencias desde el menú de navegación de la izquierda.
2. Nivel del tablero. También puedes ver secuencias en el nivel del tablero a través de los tableros Contactos y Leads.
Si eres un miembro individual del equipo que tiene una lista definida de clientes o cuentas, esta es una excelente manera de hacer seguimiento de las secuencias de las que eres responsable.
Para ver todas las secuencias relacionadas con un tablero, abre el tablero y selecciona Secuencias en la parte superior del tablero:
Crear una secuencia
Una vez que hayas abierto Secuencias, puedes crear una nueva secuencia haciendo clic en el botón + Nueva secuencia a la izquierda:
Comienza nombrando tu secuencia. Este es el nombre que usará tu equipo para aplicar la Secuencia. Es mejor elegir un nombre que sea claro, conciso y único.
Luego, selecciona el tablero que deseas conectar a la secuencia. Puedes omitir este paso y completarlo más tarde.
¡Ahora es el momento de construir tu secuencia! Elige un bloque de construcción del menú. Tendrás varias opciones:
- Agregar tiempo de espera. Puedes retrasar los pasos de la secuencia para controlar el tiempo entre acciones, garantizando así que los pasos se realicen en el orden y en el período de tiempo deseados.
- E-mails automáticos. Son e-mails que se envían automáticamente según el cronograma y las condiciones definidas en la secuencia. Estos e-mails utilizan campos dinámicos para personalizar el contenido.
- E-mails manuales. Crea una tarea de E-mails y actividades y recibe un recordatorio para enviar un e-mail.
- Tareas generales. Crea una tarea personalizada de E-mails y actividades y recibe una notificación recordatoria a la hora designada. Estos pueden incluir cualquier acción que no sea de e-mail y que deba realizarse manualmente.
- Tareas de llamadas. Crea una tarea de E-mails y actividades para realizar una llamada y recibir un recordatorio en el momento designado en la secuencia.
Establecer condiciones para los pasos manuales
Al configurar tu secuencia, puedes indicar si una secuencia esperará o no a que un representante de ventas marque las tareas manuales como realizadas antes de pasar al siguiente paso.
Así es cómo funciona:
- Activado. Cuando el lead inscrito llega al paso manual, la secuencia se pausará automáticamente. Se agregará un elemento al cronograma de E-mails y actividades para ese lead. Cuando la tarea esté marcada como Terminada en el cronograma, la secuencia reanudará su ejecución y pasará al siguiente paso.
- Desactivado. Cuando el lead inscrito llega al paso manual, se enviará una notificación recordatoria al representante de ventas. Una vez enviada la notificación, la secuencia reanudará su ejecución y continuará con el siguiente paso.
Al configurar un E-mail manual, una Tarea de llamada o una Tarea general, encontrarás esta configuración en la parte inferior del compositor, en el lado derecho de la pantalla. Dice Pausar la secuencia hasta que el paso se marque como completado:
Cuando esta configuración esté activada, también verás una indicación de que el paso Esperará hasta que se marque como listo en los pasos ordenados en el lado izquierdo de tu pantalla:
Para marcar un paso manual como Listo cuando esta configuración está activada, tienes dos opciones.
1. El cronograma de E-mails y actividades La tarea será visible en el cronograma de E-mails y actividades. Puedes Marcar como listo desde el cronograma.
2. Pestaña de inscripciones de secuencias Cuando abres la pestaña de inscripciones de secuencias, verás una lista completa de todos los leads inscriptos en la secuencia. Si es necesario completar y marcar como listo un paso manual, verás Acción requerida al lado de su nombre. Desde esta pestaña, puedes hacer clic en Ir a la tarea o Marcar tarea como lista.
Agregar un retraso
Esta función te permite definir cada grupo de pasos y especificar el retraso (en días) entre estos grupos.
Por ejemplo, puedes tener una secuencia que siga la siguiente estructura:
- Realizar los pasos iniciales
- Esperar 2 días
- Realizar los siguientes pasos
Puedes agregar un retraso entre los pasos seleccionando la opción Agregar tiempo de espera en el botón +Agregar:
Puedes seleccionar cuántos días quieres esperar entre los pasos:
Cadenas de e-mail
Si tienes más de un e-mail automático incluido en una secuencia, la casilla de verificación Hilo de e-mail te permite elegir si el siguiente e-mail se enviará como respuesta al e-mail automático anterior enviado (en la misma conversación) o como un nuevo e-mail (una nueva conversación en el buzón).
Ordena los pasos
Para cambiar el orden de tus pasos, puedes usar el "tirador" a la derecha de cada uno de tus pasos:
Además, puedes optar por personalizar los pasos haciendo clic en el menú de tres puntos en el lado derecho del paso y eligiendo una de las opciones del menú desplegable:
Guarda tu borrador
Una vez que hayas construido los pasos, puedes guardar un borrador de tu secuencia. Estarás inactivo hasta que completes las Reglas y notificaciones que se analizan más adelante en este artículo.
Redactar e-mails
Puedes configurar e-mails manuales o automatizados dentro de tu secuencia. Los e-mails se redactan y envían mediante E-mails y actividades. Notarás que el redactor de e-mail está estructurado de la misma manera. Puedes redactar texto, editarlo, formatearlo e incluir enlaces.
E-mails manuales
Al redactar un e-mail manual, ten en cuenta que se puede personalizar antes de enviarlo. La línea de asunto aparecerá a la izquierda para ayudarte a hacer seguimiento de los pasos dentro de la secuencia.
E-mails automáticos
Puedes personalizar el e-mail tanto como quieras. Dado que el e-mail se enviará automáticamente, puede ser útil utilizar campos dinámicos para personalizarlo. Para insertar campos dinámicos en tu e-mail, utiliza el botón { }Columnas. Si eliges utilizar campos dinámicos, puedes extraer datos de cualquier columna del tablero.
Tus borradores de e-mail se guardarán automáticamente dentro de la secuencia.
También puedes agregar un enlace para cancelar la suscripción en cualquier e-mail automático:
Cómo agregar adjuntos en los e-mails automáticos
Puedes agregar adjuntos en e-mails automáticos en tu secuencia. Hay un límite de 15 MB para todos los adjuntos de e-mail. Para agrega un adjunto, puedes arrastrar y soltar un archivo o hacer clic en el ícono de clic para explorar en tu computadora:
Crear una firma
Para crear tu firma, abre la configuración de CRM desde el menú superior. Selecciona Firma de e-mail en el menú de la izquierda. Redacta tu firma y guárdala:
Desde aquí, también puedes activar la configuración para incluir automáticamente tu firma al redactar un nuevo e-mail.
Cada usuario de tu cuenta solo puede definir una firma de e-mail. Las firmas no se pueden compartir entre usuarios.
Agrega tu firma de e-mail
Si no incluyes firmas automáticamente en e-mails nuevos, puedes agregar tu firma manualmente. Para agregar o eliminar una firma de e-mail en el editor de e-mail, utiliza el botón Agregar firma:
Reglas y notificaciones
Abre la pestaña Reglas y notificaciones para terminar de configurar tu secuencia. Hay varias opciones de personalización para configurar la secuencia.
Activación de secuencias y datos de secuencias
En la parte superior verás:
- Activación de la secuencia. Cuando hayas terminado de completar los demás pasos de configuración, activa esta opción para activar tu secuencia. También puedes usar esto para desactivar tu secuencia.
Luego, verás la sección Datos de secuencia. En esta sección podrás realizar las siguientes designaciones:
- Enviar e-mail como. Aquí es donde designas desde qué dirección de e-mail se enviarán los e-mails de tu secuencia.
- Tablero. Selecciona el tablero desde donde esta secuencia extraerá datos. Probablemente querrás elegir el tablero Contactos o Leads.
- Información de contacto Elige qué columnas del tablero deseas utilizar para ingresar la dirección de e-mail y el número de teléfono.
Zona horaria y ventana de envío
La siguiente sección es donde indicarás la Zona horaria y ventana de envío para tus e-mails automáticos.
- Zona horaria. Esta es la zona horaria con la que se alinearán las siguientes reglas de día y hora.
- Enviar mensaje en estos días. Puedes elegir saltarte los fines de semana o cualquier otro día de la semana. Cuando un día está resaltado en verde azulado, está seleccionado.
- Enviar mensaje en este momento. Puedes elegir un intervalo de tiempo durante el cual se enviarán tus e-mails.
Reglas de interacción y eliminación
En la siguiente sección, verás las Reglas de eliminación. Aquí es donde se designan las condiciones que se deben cumplir para que un contacto o lead se elimine de la secuencia. Puedes aplicar tantas reglas como quieras. Activa la regla para aplicarla a tu secuencia.
Las opciones son:
- Eliminar un contacto si responde a un e-mail en esta secuencia
- Eliminar un contacto si abre un e-mail en esta secuencia
- Eliminar contacto si el e-mail rebota
- Eliminar contacto si hizo clic en un enlace de un e-mail de esta secuencia
- Eliminar contacto si un e-mail en esta secuencia recibe una respuesta automática (esta configuración está en versión Beta)
Al elegir cualquiera de estas opciones, también tendrás la opción de seleccionar una columna Estado en el tablero indicado en Datos de secuencia y cambiar ese estado a una etiqueta específica.
Cancelar la suscripción del control
En esta sección, puedes modificar la configuración de tus enlaces para cancelar la suscripción y el comportamiento de tu secuencia para usuarios que cancelaron la suscripción.
Hay dos opciones. Puedes hacer lo siguiente:
- Eliminar un contacto de esta secuencia si está en la lista de cancelar suscripción global. Esto hace que se elimine una dirección de e-mail de tu secuencia si hacen clic en “cancelar suscripción” en cualquier comunicación enviada desde tu cuenta de monday CRM.
- Eliminar un contacto si cancela la suscripción desde un e-mail en esta secuencia. Esto hace que se elimine una dirección de e-mail de tu secuencia si el destinatario hace clic en el enlace para cancelar la suscripción en cualquiera de los e-mails de la secuencia.
Notificaciones
En la última sección, puedes elegir tu configuración de Notificaciones. Tienes las siguientes opciones:
- Notificarme cuando sea hora de hacer una llamada/enviar un e-mail. De forma predeterminada, esta opción estará activada.
- Notificarme cuando una secuencia haya terminado por un compromiso. Esto hace referencia a la regla de la sección Reglas de eliminación. Si indicas que deseas que se elimine a alguien si responde o abre un e-mail, puedes activar esta regla de notificación para recibir una notificación cuando esto ocurra.
-
Destinatario de las notificaciones. Si activas las notificaciones en esta sección, podrás elegir quién recibirá las notificaciones. Si las notificaciones están activadas, debes elegir una columna Personas del tablero designado en la sección Datos de secuencia.
- Si alguien no está asignado en la columna Personas, el creador de la secuencia recibirá la notificación para ese contacto o lead individual.
- Si las notificaciones están desactivadas en esta sección, no es necesario seleccionar ninguna columna Personas.
Activar una secuencia
Cuando hayas terminado de crear tu secuencia y personalizar las Reglas y notificaciones, haz clic en Guardar secuencia en la parte superior derecha. Serás redirigido al gestor de Secuencias.
Allí, puedes abrir una secuencia colocando el cursor sobre el nombre de la Secuencia y haciendo clic en Abrir:
Haz clic en Editar secuencia en la esquina superior derecha para realizar cambios:
Abre la pestaña Reglas y notificaciones y activa la secuencia en el centro de Activación de secuencia:
Registrar un lead en una secuencia
Cuando la secuencia esté activa, podrás inscribir manualmente contactos y leads, usar sidekick o configurar una automatización para registrar automáticamente los leads entrantes o contactos recién creados.
Puedes inscribir a tu lead en cualquier punto de una secuencia.
Registrar con sidekick
Puedes pedirle a monday sidekick que enumere las secuencias activas en tu tablero. También puedes usar sidekick para registrar leads en una secuencia.
Método manual de inscripción 1
Para inscribir un lead en una secuencia, abre tu Secuencia y luego abre la pestaña Personas.
Utilizando el botón en la parte inferior de la pantalla o el botón en la parte superior izquierda, haz clic para inscribir un lead en tu secuencia:
Te redirigiremos al tablero conectado con tu secuencia. Marca el casillero en la izquierda del contacto que te gustaría inscribir. Puedes seleccionar varios elementos. Esto se llama acciones por lote. Consulta el artículo “Acciones por lote” para obtener más información sobre esto.
Después de seleccionar tus contactos, haz clic en Agregar a secuencia.
Luego verás una lista de secuencias disponibles para ti. Al utilizar la inscripción manual, verás lo siguiente:
- secuencias que te pertenecen
- secuencias a las que está conectada tu dirección de e-mail
- y secuencias que están conectadas a una dirección de e-mail que se ha compartido contigo o con la cuenta completa
Elige tu secuencia en la lista. Luego elige el paso donde quieres que empiece el contacto nuevo en la secuencia y selecciona Agregar 1 elemento:
Método automático de inscripción 1
Para inscribir automáticamente a los leads entrantes y a los contactos recién creados, puedes crear una automatización con la app Secuencias. Haz clic en Integraciones en la parte superior derecha de tu tablero y luego haz clic en Más integraciones:
Busca "secuencia" para localizar rápidamente la app:
Utiliza la plantilla "Cuando el estado cambia a algo, inscribir elemento en secuencia" para inscribir automáticamente leads o contactos en una secuencia específica.
Por ejemplo, podrías usar "Cuando el estado cambia a Interesado" como disparador. Cada vez que un lead esté marcado como "Interesado" en tu tablero, se inscribirá en la secuencia designada.
Al elegir una secuencia para tu automatización, verás:
- secuencias que te pertenecen
- secuencias a las que está conectada tu dirección de e-mail
- y secuencias que están conectadas a una dirección de e-mail que se ha compartido con toda la cuenta
Completa la configuración de automatización y guárdala para aplicarla en el futuro.
Nota: El inicio de la secuencia para tu contacto recién inscrito puede demorar hasta 15 minutos después de la inscripción.
Columna Secuencias registradas
Para ayudarte a hacer un seguimiento de las secuencias en tus tableros, puedes utilizar la columna Secuencias inscritas. Esta columna se puede agregar a tu tablero de Contactos (o a cualquier tablero de tu elección) para visualizar en qué secuencias está inscripto cada contacto.
Para agregar la columna a tu tablero, haz clic en el signo + en el tablero, haz clic en Más columnas y busca la columna "Secuencias inscritas":
La columna se actualizará cuando un elemento se:
- inscriba en una secuencia
- elimine de una secuencia
- o cuando se hayan completado todos los pasos de la secuencia de ejecución
Secuencias y automatizaciones de monday
Hay varios modelos de automatización dedicados disponibles para usar con Secuencias. Para acceder a ellos, abre el Centro de automatizaciones del tablero. Busca "secuencias" y haz clic en el ícono de la app para ver las plantillas disponibles:
Hay varios modelos disponibles para elegir. Puedes inscribir o cancelar automáticamente la inscripción de un elemento en una secuencia en función de una variedad de disparadores, como cambios de estado, cuando se hace clic en un botón, cuando se mueve un elemento, cuando se crea un elemento o cuando se asigna una persona a un elemento.
Más opciones pronto
¿No ves la automatización que necesitas? ¡No hay problema! Estamos trabajando diligentemente para expandir nuestras ofertas de automatización para secuencias en función de tus comentarios. Para hacernos saber tus necesidades, por favor completa este formulario. ¡Esperamos saber de ti!
Para obtener más información sobre las automatizaciones de monday, consulta nuestro artículo "Empieza ahora a usar las automatizaciones de monday".
Las secuencias y el asistente de creación de flujos de trabajo
Disponible solo en planes Enterprise. Los planes Enterprise tienen que activar la opción.
Ahora que configuraste una secuencia, puedes usarla en el asistente de creación de flujos de trabajo. El asistente incorpora automatización, integración, inicios retrasados y una interfaz intuitiva para ayudarte a crear la armonía que tu trabajo necesita. Puedes utilizar bloques de arrastrar y soltar para crear un flujo de trabajo para llegar a los clientes de una forma totalmente nueva y revolucionar tu forma de trabajar.
DISPARADORES
Hay cuatro bloques de secuencias disponibles para usar como disparador en el asistente de creación de flujos de trabajo:
- Cuando la ejecución de la secuencia se haya completado
- Cuando la secuencia se detenga o tenga un error
- Cuando el elemento se ingrese en una secuencia
- Cuando se abra el e-mail de la secuencia
- Cuando se hace clic en el enlace del e-mail de secuencia
- Cuando haya una respuesta nueva a un e-mail de secuencia
- Cuando se responde automáticamente al e-mail de secuencia
Acciones
Hay tres bloques de secuencias disponibles para usar como acciones en el asistente de creación de flujos de trabajo:
- Registrar elemento en la secuencia
- Desvincular elemento de la secuencia
- Desvincular elemento de todas las secuencias
Con el flujo de trabajo adecuado, puedes enviar información de seguimiento a un lead que responda un e-mail en tu secuencia, asignar un representante según la disponibilidad y el potencial, agregar el lead a un proceso nuevo y comenzar a concretar el potencial del lead.
Puedes obtener más información sobre el asistente de flujos de trabajo en nuestro artículo “Empieza ahora con el asistente de creación de flujos de trabajo”.
Hacer seguimiento de secuencias
Una vez que una secuencia está activa y se han inscrito los contactos o leads, puedes hacer un seguimiento de la secuencia en cuatro lugares:
- el gerente de Secuencias
- la pestaña de Inscripciones
- el cronograma de E-mails y actividades
- y el tablero de Actividades
También tienes la opción de agregar un método adicional para hacer un seguimiento de secuencias agregando la columna Secuencias inscriptas.
Puedes leer más sobre la columna en la sección Columna de secuencias inscritas de este artículo. Las demás opciones se cubrirán en esta sección. Sigue leyendo para obtener más información.
Gestor de secuencias y análisis
Aquí los usuarios pueden ver estadísticas clave sobre el rendimiento general de una secuencia:
En esta pestaña, verás el nombre del lead a la izquierda, seguido de 12 columnas. Las columnas te brindan la siguiente información sobre el lead:
- Creado por. En esta columna puedes ver qué miembro de tu equipo creó la secuencia.
- Tablero. Esto te muestra el tablero conectado a la secuencia.
- Pasos. Esto te muestra el número de pasos en la secuencia.
- Días. Esto te muestra el número de días que lleva completar la ejecución de la secuencia.
- Inscripciones activas. En esta columna puedes ver cuántas personas están participando activamente actualmente en la secuencia.
- Inscripciones totales. Esto te muestra cuántas personas están inscritas en la secuencia.
- Índice de apertura. Este es el índice de apertura de la secuencia.
- Índice de respuesta. Este es el índice de respuesta para la secuencia.
- Índice de clics. Esta es la tasa de clics para la secuencia.
- Modificado. Esto te muestra la fecha en que se modificó la secuencia por última vez.
- Estado. Esto te muestra el estado actual de la secuencia.
- Detalles. En esta columna verás todos los detalles relevantes sobre el estado de la ejecución.
Al hacer clic en los tres puntos al final de la fila, puedes ver la secuencia, duplicarla, finalizar la ejecución actual, desactivar la secuencia y eliminarla.
Pestaña de Inscripciones
Puedes hacer un seguimiento del estado de cada secuencia en la pestaña Inscripciones.
En Estado, puedes ver si la secuencia se completó o no. En Pasos, puedes ver exactamente qué paso está sucediendo en tiempo real.
Para ver las inscripciones de versiones previas de la secuencia, haz clic en Versiones previas.
En esta pestaña, verás el nombre del lead a la izquierda, seguido de varias columnas. Las columnas te brindan la siguiente información sobre el lead:
- Nombre
- Estado. Si hay un problema con esta ejecución de la secuencia, lo verás aquí.
- Pasos. Realiza un seguimiento exacto de qué paso está ocurriendo en tiempo real. Si pasas el cursor sobre esta sección, aparecerá una información sobre herramientas que detalla exactamente lo que está sucediendo ahora en tu secuencia.
- Detalles. En esta columna verás todos los detalles relevantes sobre el estado de la ejecución.
- Inscrito en. Esto te muestra la fecha en la que el lead se inscribió en la secuencia.
- Inscrito por. Aquí verás el avatar del miembro del equipo que agregó el lead a la secuencia.
Puedes eliminar una persona de la secuencia haciendo clic en el menú de tres puntos a la derecha.
Cómo se gestiona una ejecución fallida
Si un e-mail no se envía, puedes ir al registro y abrir el menú de tres puntos a la derecha de la ejecución fallida. Haz clic en Reintentar desde donde falló para reiniciar la ejecución.
Cuando haces clic en reintentar, la secuencia intenta enviar el e-mail otra vez de inmediato.
Cronograma de E-mails y actividades
Una vez que un contacto se inscribe en una secuencia, se puede seguir su progreso en el cronograma de E-mails y actividades:
E-mails y actividades: Tablero de actividades
Una vez que las secuencias se publican y están en uso, todas las tareas y actividades generadas por una secuencia se sincronizan automáticamente con el Tablero de actividades. Esto te permite filtrar y ver tareas específicas, como llamadas que deben realizarse.
Editar secuencias
Si editas una secuencia activa, se cancelarán todas las ejecuciones actuales de la secuencia y todas las inscripciones en la secuencia. Por este motivo, recomendamos editar secuencias activas solo si es absolutamente necesario para evitar interrumpir la experiencia del cliente.
Prácticas recomendadas
Con esto en mente, sugerimos las siguientes prácticas recomendadas:
- Asegúrate de que todos los compañeros de equipo que tengan acceso de edición a tu secuencia estén al tanto de esto.
- Si debes editar una secuencia, verifica qué pasos están en curso y permite que el paso se complete o mueve el contacto o lead a una nueva secuencia antes de realizar cambios.
- En este caso, también podrías considerar finalizar las ejecuciones para los nuevos contactos y dejar que los contactos que ya han comenzado la secuencia la completen. Después de que completen la secuencia, edita la secuencia.
Cómo editar
Para editar una secuencia, abre Secuencias:
Allí, puedes abrir una secuencia colocando el cursor sobre el nombre de la Secuencia y haciendo clic en Abrir:
Haz clic en Editar secuencia en la esquina superior derecha para realizar cambios:
Cuando hayas terminado de realizar cambios, haz clic en Guardar secuencia en la esquina superior derecha.
Permisos
Actualmente, los permisos se basan en tu rol en la cuenta. Si tu estas--
- administrador. Puedes acceder y editar todas las secuencias.
- el creador y propietario de la secuencia. Solo puedes acceder y editar tus secuencias.
- un miembro de cuenta, puedes ver todas las secuencias. No puedes editar.
- un espectador, no puedes acceder a las secuencias.
Si bien no existen restricciones basadas en roles para ver secuencias, los usuarios solo podrán acceder y ver secuencias en el nivel del tablero si tienen acceso al tablero. De lo contrario, pueden ver todas las secuencias a través de la navegación de la izquierda.
Acciones de automatizaciones
Las secuencias de e-mail utilizan algunas de las acciones de automatización asignadas a tu cuenta. Cada paso de una secuencia cuenta como una acción de automatización.
Por ejemplo, si una secuencia tiene cinco (5) pasos, utilizarás cinco (5) acciones de automatización más una (1) acción adicional para completarla.
Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.