¿Cómo podemos ayudar?

Cambios de estado condicionales

 

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Quién puede usar esta función:
Usuarios de monday CRM
Solo disponible para cuentas Corporativas

 

A veces, cuando nuestro equipo tiene prisa, detalles importantes quedan fuera de la actualización de un acuerdo. Con nuestra última actualización al monday CRM, puedes establecer condiciones para las actualizaciones, ¡asegurándote de que nunca más se omitan detalles importantes! Sigue leyendo para saber cómo configurar cambios de estado condicionales. 

 

Presentando cambios de estado condicionales

Nuestra nueva función de cambio de estado condicional te permite aplicar campos obligatorios al cambiar una etiqueta de estado. Esto significa que se deben cumplir ciertas condiciones, establecidas por el propietario del tablero, para que un miembro del equipo cambie una columna estado a una etiqueta específica. Por ejemplo, para marcar un acuerdo como "Cerrado", el miembro del equipo debe completar el campo "Cantidad".

 

Requisitos previos

Para configurar esta función, existen algunos requisitos:

  • debes estar suscrito a una cuenta Corporativa
  • debes estar usando monday CRM
  • también debes ser el propietario del tablero donde esperas configurar las condiciones

Si se cumplen todos estos requisitos, puede configurar condiciones en etiquetas de estado específicas. 

 

Cómo funciona

Para obtener más información sobre cómo funciona esta característica, usemos un ejemplo.

Ejemplo de uso

En este ejemplo, eres el director de un equipo de ventas. Tu vicepresidente quiere un desglose de las industrias de las que tu equipo ha recibido oportunidades. Para recopilar esta información sin tener que enviar recordatorios al equipo, puedes establecer un estado condicional. De esta manera, tu equipo debe completar el campo "Industria" de una oportunidad al establecer el estado de "Prioridad".

Configuración

Para comenzar, navega hasta el tablero donde deseas establecer el estado condicional. En la parte superior de la columna estado, selecciona el menú de tres puntos. Selecciona "Configuración" y luego la opción "Establecer condiciones de cambio de etiqueta":

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La ventana emergente te guiará sobre cómo establecer las condiciones. Primero, elige la etiqueta de estado para la que deseas establecer condiciones y luego elige el campo que deseas completar cuando se seleccione ese estado:
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Marca la casilla "Obligatorio" para que esta condición sea un requisito. Los campos obligatorios estarán indicados con un asterisco rojo. En el cuadro anterior a continuación, la casilla "Obligatorio" está marcada. Esto significa que tu equipo no podrá cambiar el estado a prioridad "Alta" sin completar primero el campo Industria.
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También puedes agregar varios campos para un estado y elegir si cada campo es obligatorio o no.
Para aplicar una condición al tablero, selecciona "Aplicar":
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Puedes agregar condiciones adicionales seleccionando "Nueva condición de cambio de etiqueta":
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Haz clic en el botón "Listo" para guardar tus condiciones. 
Ahora, cuando alguien de tu equipo cambie un estado, recibirá un formulario como mensaje:
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¡Eso es todo! Con unos pocos clics, podrás disfrutar de un trabajo en equipo más ágil.

 

Columnas admitidas

El cambio de estado condicional solo se puede disparar cambiando una etiqueta de columna estado.

Las siguientes columnas se admiten como condiciones para cambiar un estado:

  • Columna estado
  • Columna personas
  • Columna fecha
  • Columna enlace
  • Columna texto
  • Columna texto largo
  • Columna números
  • Columna teléfono
  • Columna e-mail
  • Columna desplegable

 

Nota: Es importante tener en cuenta que solo puedes establecer la condición de que se debe completar un campo al cambiar una etiqueta de estado. En este momento, esta función no permite establecer una condición como: Cuando la columna de estado A se cambia a la etiqueta X, el miembro de tu equipo también debe cambiar la columna de estado B a la etiqueta Y. Si esto se parece más a tu resultado deseado, es posible que te sirvan mejor las automatizaciones.

 

Restricciones y mensajes de error

Puedes establecer restricciones para controlar quién puede seleccionar las etiquetas de la columna Estado y qué información se recopila cuando se selecciona una etiqueta. 

 

Columna menú desplegable

Tienes la opción de restringir la cantidad de etiquetas que un compañero de equipo puede seleccionar en la columna menú desplegable. Esta limitación se aplicará cuando conectes la columna menú desplegable a un cambio de estado condicional.

Para configurar esto, abre el menú Columna menú desplegable y selecciona Configuración > Personalizar columna menú desplegable:

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Desde allí, marca la casilla a la izquierda de la opción para establecer una limitación y elige la cantidad de etiquetas que deseas aplicar.

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Cuando un compañero de equipo seleccione el estado conectado, el límite que establezcas determinará la cantidad máxima de etiquetas que podrás elegir. Una vez que se haya alcanzado el límite, las etiquetas restantes aparecerán en gris.

En este ejemplo, al miembro del equipo que eligió "Detenido" solo se le permitió elegir dos etiquetas para indicar el motivo del retraso:

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Restringir permisos de edición

Si has configurado permisos de columna para restringir la edición a ciertos usuarios, esta restricción se mantendrá cuando esa columna esté conectada a un cambio de estado condicional. Si un compañero de equipo selecciona el estado correlacionado y no tiene permiso para editar la columna conectada, recibirá un mensaje de error:

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Columnas ocultas

Si has restringido el acceso de visualización para una columna, los miembros que no tengan permiso de visualización no podrán seleccionar un estado que se correlacione con esa columna. Si seleccionan el estado, recibirán un mensaje de error:

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Columnas eliminadas

Si se ha eliminado una columna conectada a un cambio de estado condicional, cualquier compañero del equipo que seleccione ese estado recibirá un mensaje de error:

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Por tu parte, podrás ver que el cambio de estado condicional dirige a una columna eliminada.

Para ver esto, abre la configuración de la columna Estado y selecciona Establecer condiciones de cambio de etiqueta. Verás "Columna no disponible" seguido de un ID único para la columna eliminada:

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Información importante

Existen algunas protecciones para garantizar que tus operaciones continúen funcionando sin problemas.

  • Las condiciones que establezcas en un cambio de estado se omitirán si el estado cambia como resultado de una automatización, acciones por lotes o una conexión por API.
  • Las condiciones también se omitirán si se cambia el estado de un elemento en un panel.
  • Actualmente, esta función solo funcionará cuando tú o tu equipo utilicen monday.com desde un navegador web. Normalmente, monday.com se utiliza en dispositivos móviles cuando tu equipo está en movimiento. ¡No queremos frenarte! Por ahora, esta función no está activa en dispositivos móviles.

Algunas otras notas que vale la pena mencionar:

  • Si ya hay un valor en el campo condicional, ese valor aparecerá en el formulario cuando tu compañero de equipo cambie el estado. De esa manera, ¡no se tendrán que volver a ingresar los datos!

 

Esperamos que disfrutes de esta nueva mejora de monday CRM. Si deseas ver adiciones o cambios a esta función en el futuro, ¡queremos saber qué piensas! Coméntale a nuestro equipo tu opinión.

 

Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.