A veces, cuando nuestro equipo tiene prisa, detalles importantes quedan fuera de la actualización de un acuerdo. Con nuestra última actualización al monday CRM, puedes establecer condiciones para las actualizaciones, ¡asegurándote de que nunca más se omitan detalles importantes! Sigue leyendo para saber cómo configurar cambios de estado condicionales.
Presentando cambios de estado condicionales
Nuestra nueva función de cambio de estado condicional te permite aplicar campos obligatorios al cambiar una etiqueta de estado. Esto significa que se deben cumplir ciertas condiciones, establecidas por el propietario del tablero, para que un miembro del equipo cambie una columna estado a una etiqueta específica. Por ejemplo, para marcar un acuerdo como Cerrado, el miembro de tu equipo debe completar el campo Monto.
Requisitos previos
Para configurar esta función, existen algunos requisitos:
- debes estar suscrito a una cuenta Ultimate
- debes estar usando monday CRM (también disponible con monday service)
- también debes ser el propietario del tablero donde esperas configurar las condiciones
Si se cumplen todos estos requisitos, puede configurar condiciones en etiquetas de estado específicas.
Cómo funciona
Para obtener más información sobre cómo funciona esta característica, usemos un ejemplo.
En este ejemplo, eres el director de un equipo de ventas. Tu vicepresidente quiere un desglose de las industrias de las que tu equipo ha recibido oportunidades. Para recopilar esta información sin tener que enviar recordatorios al equipo, puedes establecer un estado condicional. De esta manera, tu equipo deberá completar el campo Industria para obtener una oportunidad al establecer el estado Prioridad.
Para comenzar, navega hasta el tablero donde deseas establecer el estado condicional. En la parte superior de la columna estado, selecciona el menú de tres puntos. Selecciona Ajustes y luego la opción Establecer condiciones de cambio de etiqueta:
Columnas admitidas
El cambio de estado condicional solo se puede disparar cambiando una etiqueta de columna estado.
Las siguientes columnas se admiten como condiciones para cambiar un estado:
Restricciones y mensajes de error
Puedes establecer restricciones para controlar quién puede seleccionar las etiquetas de la columna Estado y qué información se recopila cuando se selecciona una etiqueta.
Columna menú desplegable
Tienes la opción de restringir la cantidad de etiquetas que un compañero de equipo puede seleccionar en la columna menú desplegable. Esta limitación se aplicará cuando conectes la columna menú desplegable a un cambio de estado condicional.
Para configurar esto, abre el menú Columna menú desplegable y selecciona Configuración > Personalizar columna menú desplegable:
Desde allí, marca la casilla a la izquierda de la opción para establecer una limitación y elige la cantidad de etiquetas que deseas aplicar.
Cuando un compañero de equipo seleccione el estado conectado, el límite que establezcas determina la cantidad máxima de etiquetas que puede elegir. Una vez que se haya alcanzado el límite, las etiquetas restantes aparecerán en gris.
En este ejemplo, al miembro del equipo que eligió Detenido solo se le permitió elegir dos etiquetas para indicar el motivo del retraso:
Restringir permisos de edición
Si has configurado permisos de columna para restringir la edición a ciertos usuarios, esta restricción se mantendrá cuando esa columna esté conectada a un cambio de estado condicional. Si un compañero de equipo selecciona el estado correlacionado y no tiene permiso para editar la columna conectada, recibirá un mensaje de error:
Columnas ocultas
Si has restringido el acceso de visualización para una columna, los miembros que no tengan permiso de visualización no podrán seleccionar un estado que se correlacione con esa columna. Si seleccionan el estado, recibirán un mensaje de error:
Columnas eliminadas
Si se ha eliminado una columna conectada a un cambio de estado condicional, cualquier compañero del equipo que seleccione ese estado recibirá un mensaje de error:
Podrás ver que el cambio de estado condicional dirige a una columna eliminada.
Para ver esto, abre la configuración de la columna Estado y selecciona Establecer condiciones de cambio de etiqueta. Verás Columna no disponible seguido de un ID único para la columna eliminada:
Información importante
Existen algunas protecciones para garantizar que tus operaciones continúen funcionando sin problemas.
- Las condiciones que establezcas en un cambio de estado se omitirán si el estado cambia como resultado de una automatización, acciones por lotes o una conexión por API.
- Las condiciones también se omitirán si se cambia el estado de un elemento en un panel.
- Actualmente, esta función solo funcionará cuando tú o tu equipo utilicen monday.com desde un navegador web. Normalmente, monday.com se utiliza en dispositivos móviles cuando tu equipo está en movimiento. ¡No queremos frenarte! Por ahora, esta función no está activa en dispositivos móviles.
Algunas otras notas que vale la pena mencionar:
- Si ya existe un valor en el campo condicional, éste aparecerá en el formulario cuando tu compañero de equipo cambie el estado. De esa manera, ¡no se tendrán que volver a ingresar los datos!
Esperamos que disfrutes de esta nueva mejora de monday CRM. Si deseas ver adiciones o cambios a esta función en el futuro, ¡queremos saber qué piensas! Coméntale a nuestro equipo tu opinión.
Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.