En monday.com, lo más importante es la transparencia y la comunicación. Creemos que una de las cosas más preciadas en tu espacio de trabajo es la comunicación entre los compañeros de equipo. Crear equipos te permite notificar, actualizar, asignar tareas y chatear de forma simple con todos los compañeros de equipo en tu cuenta a la vez.

Además, crear equipos es otra manera de mantener la seguridad de la información en tu cuenta. Al compartir tableros privados o compartibles específicos con un equipo, te aseguras de que las personas adecuadas tengan acceso a la información correcta en todo momento. 🙌

 

¿Qué es un equipo?

Un equipo es cualquier grupo de individuos que trabajan juntos para lograr un objetivo en común. En el lugar de trabajo, puede tratarse de un departamento, el equipo de un proyecto, un equipo de departamento funcional, un equipo interfuncional (o interdepartamental), un equipo de gestión o cualquier otro tipo de equipo que trabaje en tu empresa.

¡Los miembros de los equipos que crees en tu cuenta de monday.com pueden recibir notificaciones, actualizaciones y comunicarse entre ellos como equipo!

 

La página de equipos 

¡La página Equipos es tu lugar principal para ver y administrar los equipos en tu cuenta! Para encontrarla, haz clic en tu foto de perfil y selecciona "Equipos" en el menú. 

 

 

Aquí podrás ver una lista de todos los equipos actuales de tu cuenta. Para acceder al equipo que estás buscando, búscalo o haz clic en su nombre en el lado izquierdo de la pantalla.

 

 

 

Cómo crear un equipo

Para crear un nuevo equipo en tu cuenta, comienza haciendo clic en "+ Nuevo equipo" en la esquina superior izquierda.

En la pantalla emergente que aparece, puedes nombrar el equipo, agregar una imagen que lo represente y empezar a agregar miembros del equipo. ¡No olvides hacer clic en el botón azul “Crear” cuando hayas terminado!

 

 

 

Equipos con invitados

 

Al crear un nuevo equipo, tienes la posibilidad de asignar invitados al equipo marcando la casilla que dice "Permitir invitados en este equipo". Una vez que se permiten invitados en un equipo, puedes asignarlos a un elemento o suscribirlos a un tablero.

Si bien un equipo puede incluir tanto miembros como invitados, ten en cuenta que este tipo de equipo solo podrá unirse a tableros compartibles. Recuerda, una vez creado un equipo, su tipo no se puede cambiar.

 

Limitaciones

Los equipos que incluyan invitados tendrán estas limitaciones:

• Un equipo con invitados no puede ser parte de la jerarquía de un equipo, es decir, equipos dentro de equipos
• Los equipos con invitados no pueden ser propietarios de contenido (incluidos tableros, docs, paneles y espacios de trabajo)
• Los invitados no pueden ser asignados como propietarios del equipo

Define quiénes son los responsables del equipo

Una vez que hayas agregado miembros a tu equipo, puedes definir quiénes serán considerados "responsables del equipo". Los responsables del equipo serán los únicos que podrán realizar acciones para editar el equipo, como agregar o eliminar miembros, cambiar el nombre y la imagen del equipo, crear subequipos y más. 

Para definir a alguien como responsable del equipo, simplemente haz clic en el ícono de la corona a la derecha de su nombre, como se muestra a continuación:

 

 

Cómo gestionar tu equipo

• Agregar miembros

Para agregar miembros a tu equipo, comienza seleccionando a tu equipo en el lado izquierdo de la pantalla. A continuación, haz clic en el botón "Agregar miembros del equipo", selecciona los miembros del equipo que desees agregar y luego haz clic en el botón azul "Agregar".

También puedes agregar usuarios pendientes aquí, para que se incluyan en tu equipo en cuanto se unan a tu cuenta. 🙌

 

 

• Eliminar miembros

Para eliminar miembros del equipo, haz clic en el menú de tres puntos a la derecha del nombre y luego en “Eliminar del equipo”.

 

 

• Cómo eliminar un equipo

Para eliminar un equipo, haz clic en el menú de tres puntos en la parte superior derecha de la página del equipo y selecciona “Eliminar equipo”. 

 

 

• Crear calendario de trabajo del equipo

El administrador de la cuenta puede agregar o ajustar calendarios de trabajo para diferentes usuarios asignados a un equipo, según su ubicación, días laborables, tiempo libre y horario de trabajo. ¡Varios equipos pueden compartir el mismo calendario de trabajo!

El administrador solo puede asignar el calendario de trabajo a un equipo y no a usuarios individuales. Si un calendario de trabajo no está personalizado, el calendario de trabajo predeterminado se aplicará a todos los usuarios de una cuenta.

 

 

Crear subequipos

 

Con los subequipos, puedes crear múltiples equipos diferentes dentro de otro equipo, lo que te permite gestionar una jerarquía más sólida de personas y contenido dentro de tu organización. Veamos un caso de uso para entender mejor cómo funciona esta característica.

En monday.com, el equipo de la Base de conocimientos está formado por escritores de contenido y creadores de videos. Al crear subequipos, podemos agregar un equipo de video y contenido separado que se anidará dentro del equipo más grande de la Base de conocimientos. Para hacer esto, abriremos la página del equipo de la base de conocimientos y haremos clic en la flecha junto a “Agregar usuarios” en la parte superior derecha y luego en “Crear subequipo nuevo”: 

 

 

A continuación, nombraremos a nuestro primer subequipo “Autores” y agregaremos a los miembros del equipo relevantes antes de seleccionar “Crear”, como se muestra a continuación. 

 

 

 

Luego repetiremos este proceso, esta vez creando un subequipo nuevo llamado “Creadores de video” y agregando a los miembros del equipo relevantes.

Ahora, al abrir la página del equipo de la Base de conocimientos, podemos hacer clic en la pestaña “Subequipos” y encontrar los equipos nuevos de escritores de contenido y creadores de videos que creamos. Desde cada una de las páginas del subequipo, podemos agregar o eliminar miembros, brindar la propiedad del equipo a los miembros y ajustar el ícono y el encabezado de la página del subequipo.

 

 

 

Supervisar el contenido del equipo

Para comprender fácilmente todo lo que su equipo está involucrado, consulta la pestaña "Contenido" de la página de equipos. En esta pestaña, encontrarás una lista de todos los tableros, paneles, documentos y espacios de trabajo a los que está suscrito tu equipo.

 

 

Menciona a tu equipo con un solo clic

Nuestro equipo, "Caramel Task Force", está trabajando arduamente para desarrollar el mejor sabor caramelo para nuestra tienda de helados. Queremos que todos en nuestro equipo estén al tanto de todos cambios que ocurren en la empresa. ¡Mira algunas formas en las que puedes etiquetar a todos al mismo tiempo!

• Suscribir a tu equipo 

No hace falta suscribir a cada miembro del equipo de forma individual a los tableros relevantes. Puedes suscribir un equipo entero a los tableros del equipo de una sola vez. Para empezar, haz clic en el botón “Invitar” que está en la esquina superior derecha:

 

 

En lugar de escribir el nombre completo del miembro del equipo, ¡simplemente escribe el nombre del equipo! Haz clic y ¡voilà! Ahora todas las personas del equipo estarán en sintonía.

 

 

 

Además, al pasar el cursor sobre un equipo asignado, podrás ver detalles como el nombre del equipo y los nombres de todos los miembros de ese equipo:

 

 

• Asignar tareas a todo el equipo

Nos encanta usar la columna personas para asegurarnos de que cada uno sepa sus responsabilidades. Pero a veces, todo el equipo trabaja en una tarea. En estos casos, asignamos una tarea o un proyecto al equipo entero.

Simplemente haz clic en una de las celdas de la columna personas y selecciona al equipo en lugar de una sola persona, de esta manera:

 

 

Comunícate con tu equipo

Crear un equipo hace que la comunicación con todos sea fluida y simple. Si quieres enviar actualizaciones a todo el equipo acerca de uno de tus proyectos, ¡escríbeles a todos juntos! 

• "@mencionar" a tu equipo

La Sección de actualizaciones es la opción ideal para mantener a todos los suscriptores al tanto de las actualizaciones de un elemento. Cuando queremos llamar la atención sobre una actualización, podemos “@mencionar” a quienes deben ver este mensaje y ellos reciben una notificación de campana para que nada importante se pase por alto.

Cuando queremos asegurarnos de que todo el equipo vea un mensaje importante, podemos escribir “@” seguido del nombre del equipo para @mencionar al equipo entero, como vemos a continuación:

 

 

De esta forma, ¡todo el equipo recibirá una notificación en el ícono de la campana avisándoles sobre esta actualización!

 

• Enviar actualizaciones automáticamente al equipo

¡Queremos que todos los miembros del equipo prueben los sabores nuevos para elegir los mejores sabores entre todos! Para asegurarnos de que todos en el equipo sepan cuándo se ha programado la degustación, agregamos el siguiente modelo de automatización:

 

 

Hemos personalizado el modelo para notificar a todo el equipo "Los cuidadores de libros" cada vez que una etiqueta en la columna estado "Disponible" cambie a "No disponible". Incluso hemos personalizado la notificación específica, como se muestra arriba. Esta automatización es solo un ejemplo de cómo podemos notificar a nuestro equipo usando automatizaciones. ¡Visita el Centro de Automatizaciones para ver diferentes modelos!

 

Solicitud para unirse a un equipo

¿Encontraste un equipo al que te gustaría unirte? Si es así, ahora es muy fácil solicitar unirte a un equipo en el aún no estás. Para hacerlo, simplemente ve a la página principal del equipo y haz clic en el botón “Solicitar unirme”. Se enviará una solicitud a cualquier administrador o miembro del equipo que tenga la capacidad de aprobar las solicitudes del equipo.

 

 

Para solicitar unirte a un equipo, también puedes pasar el cursor sobre el icono del equipo cuando esté asignado a un elemento y luego hacer clic en “Solicitar unirme”, como se muestra a continuación: 

 

 

Crear equipos dentro de tu cuenta es una manera excelente de asegurarte de que todos estén actualizados. Pruébalo con tu equipo hoy mismo. 🙌

Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.