El cronograma: ¿qué es y cómo se usa?

El cronograma es la vista que te permite ver todas tus tareas de manera tal que te muestra dónde se está trabajando. Es como el diagrama de Gantt, ¡pero más bonito!

 

 Importante: La función Cronograma está disponible a partir del plan Estándar. Para obtener más información, consulta nuestra página de precios.

 

¿Cómo se configura?

Todo lo que tienes que hacer es agregar la columna Cronograma haciendo clic en el signo + a la derecha de un grupo de elementos.  Una vez que la hayas agregado, podrás hacer clic en una celda del cronograma y aparecerá una vista del calendario.  Allí puedes seleccionar tus fechas de inicio y fin. 

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También puedes abrir el cronograma haciendo clic en el botón de la vista Agregar tablero, en la esquina superior derecha, y elegir el Cronograma como se indica a continuación:

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Una vez que hayas configurado tus fechas de inicio y fin, puedes hacer clic en cualquier celda del cronograma para abrir la vista Cronograma.

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Dentro de esta vista, puedes hacer clic en una barra específica (elemento) y verás su tarjeta de elementos; de este modo puedes ver rápidamente todos los atributos relevantes.

 

Gestiona visualmente tu tareas

El cronograma es ideal para cuando tienes un proyecto o tareas que se extienden por varios días. Te permite tener una representación visual de tus proyectos; así, puedes ver quién está trabajando en cada tarea, y cuándo se espera que las terminen. 

Supongamos que tienes varios proyectos grandes programados para este mes. Tu equipo ya está trabajando en estos proyectos, algunos aún no han comenzado o se han demorado por circunstancias inesperadas.  Has creado un tablero de descripción de alto nivel para poder ver todos los proyectos programados y se ve como el siguiente:  

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Como se puede apreciar, puedes ver en qué fase está cada proyecto, pero es un poco más complicado ver cuánto tiempo está demorando cada proyecto, en particular si hay demoras.  

Aquí es donde entra en juego el cronograma: una vez que hayas configurado tus fechas de inicio y fin, puedes hacer clic en cualquier celda del cronograma para abrir la vista Cronograma.

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Si las fechas del cronograma cambian por alguna demora, puedes ajustarlo rápidamente; simplemente arrastra y suelta las barras como se muestra a continuación:

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Además, si tienes varios cronogramas en tu tablero, puedes seleccionarlos para verlos a todos juntos en una sola vista de cronograma.

Gestiona visualmente tu recursos

El cronograma también es útil para controlar la carga de trabajo de tu equipo. Imagina esta situación: tu cliente de largo plazo te está rogando que incorpores un trabajo más este mes. No estás seguro de tener el tiempo suficiente o la capacidad suficiente para trabajar en este proyecto, pero no quieres decirle que no a un cliente valioso. Puedes ver las cargas de trabajo de tus equipos y decidir si alguno puede gestionar un proyecto más.   


Si filtras la visualización por persona, puedes ver exactamente en qué está trabajando cada miembro del equipo, así como su carga de trabajo para los próximos meses.  Puedes optar por ver la información por días, semanas, meses o, incluso, años en caso de que necesites planificar con antelación.

Además, ¡el cronograma está codificado por color! Como puedes ver, el color que se muestra en el cronograma se corresponde con el color del grupo de elementos del que proviene.

Modifica tu cronograma por "X" días

Imagina que tienes un tablero de flujo de trabajo con una columna de cronograma. Cada pulso es una tarea y su cronograma comienza cuando termina el cronograma de la tarea anterior. Terminas todas las tareas a tiempo, pero el coordinador ahora te pide que agregues un día imprevisto fuera de las instalaciones. Deberás mover las fechas de inicio y fin del cronograma de cada pulso un día…

¡Ya no más! Ahora, puedes seleccionar los elementos que desees y cambiar todos los cronogramas juntos por la cantidad de días que necesites modificarlos.  

Primero, selecciona los elementos cuyos cronogramas quieres cambiar. Luego, haz clic en una de las flechas de la columna Cronograma. Aparecerá el selector de fechas, como se muestra a continuación:


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En el selector de fechas, selecciona "Seleccionar elementos por días" en la parte inferior.

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Introduce la cantidad de días y listo: se cambiarán los cronogramas para todos los elementos seleccionados. 

Obtén recordatorios de alertas cuando una tarea esté por vencer

En la columna Cronograma hay tres opciones en total para los recordatorios:

  • Integración con tu calendario; aquí te explicamos cómo funciona.
  • Modo fecha límite: en este artículo te contamos todo lo que necesitas saber al respecto.
  • Recordatorios de fechas con automatizaciones. Este es el tema que veremos en la sección siguiente. 

Los recordatorios de fecha de vencimiento, que se usan para el modo fecha límite y los recordatorios de fecha, están dentro del menú de la columna. En el menú desplegable, selecciona "Configurar recordatorio de fecha". 

Cuando el modo fecha límite esté habilitado, si seleccionas "Configurar recordatorios de fecha", esta acción te llevará derecho a una instrucción de automatización que indica lo siguiente: "Cuando llegue la fecha y el estado no sea algo". Haz clic en cada sección subrayada para configurar los parámetros de tu automatización y crear una notificación.

En caso de que la columna no esté en modo fecha límite, verás la siguiente instrucción: 

En caso de que ya tengas automatizaciones para fechas de vencimiento configuradas en tu tablero, al hacer clic en el botón, la acción te dirigirá a la página de la lista de automatizaciones del tablero, y el nombre del botón cambiará como corresponde:


   

¿Dónde puedes encontrar tus ajustes de notificación? Busca el menú de tres barras en el tablero y selecciona: Centro de notificación.

 

¿Puedo imprimir o exportar el cronograma?

¡Claro que sí! Tu cronograma puede exportarse a un archivo de Excel. Para obtener más información, consulta este artículo

 

¿Puedo ver mis cronogramas de varios tableros en la misma vista?

¡Con nuestros nuevos Paneles, puedes! El widget Cronograma te permite obtener cronogramas de distintos tableros y recopilarlos todos en una sola vista. Puedes leer más sobre los paneles aquí , y sobre el widget Cronograma aquí

 

¿Quieres ver cómo utilizaron otros usuarios el cronograma en sus flujos de trabajo?         Visita https://monday.com/stories/ para leer historias reales de nuestros usuarios sobre distintas categorías, en las que cuentan cómo monday.com los ayuda a fijar metas y mejorar su trabajo en equipo.

Si tienes más dudas sobre el Cronograma, puedes escribirnos a [email protected].